局集团有限公司行政公文格式管理办法.doc

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1、行政公文格式管理办法（试行）1 目的 为了规范 集团有限公司行政公文行文格式，确保集团公司公文格式规范统一，特制定本办法。2 适用范围本办法适用 集团有限公司本部和所属各单位。3 引用标准 根据 工程总公司办公室修订的 工程总公司机关公文格式（程办文200011号）的规定和集团公司行政公文处理办法（ 办发200417号）制定本格式。4 术语4.1 公文格式：办理公务文书涉及的发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等内容的规格式样。4.2 字 本格式标识公文横向距离的长度单位，以3号字为基准字。4.3

2、 行本格式标识公文纵向距离的长度单位，以3号字为基准字，行距为3号字的78，每行约占10mm。4.4 字号 本格式不注明字号的均为3号字。4.5 字体 本格式不注明字体的均为仿宋体。4.6 颜色 本格式不注明颜色的均为黑色。4.7 页、面 页：指公文的纸页。面：指公文纸页的一面。5 职责及分工5.1 总经理负责批准、发布、实施本管理办法。5.2 集团公司行政办公室为主管部门，负责本办法的制定、修改、解释。6 管理内容与控制要求6.1 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般采用纸张定量为6080gm2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590，横向耐折度15次，不透明度85，PH值为7.59.5。6.

3、2 公文用纸幅面及版面尺寸6.2.1 公文用纸一般采用国际标准A4型，成品幅面尺寸为210mm297mm。6.2.2 公文页边和版心尺寸 上白边（天头）：37mmlmm 下白边（地脚）：35mmlmm 左白边（订口）：28mm1mm 右白边（切口）：26mm1mm 版心：156mm225mm（不含页码）6.3 排版印刷装订要求6.3.1 排版规格 每面22行，每行28个字。6.3.2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。6.3.3 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨达到色谱所标BLl00，红色油墨达到色谱所标Y80，M80。

4、印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。6.3.4 装订要求左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间的误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各处，允许误差+4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm5mm。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差lmm，四角成90，无毛茬或缺损。6.4 有关集团公司管理类程序文件及支持性管理办法写作格式的有关规定另行发文。6.5 公文各组成部分标识规则 本格式将公文划分为眉首、主体、版记三大组成部分。公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首；红色反线以下至主题词（不含）的部分统称

5、主体；主题词以下部分统称版记。6.5.1 眉首 眉首由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。6.5.2 份数序号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，至少应编两位。6.5.3 秘密等级和保密期限 用黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，后标“”号，不标保密期限视为长期；标保密期限，以“年”、“月”为单位标识在“”号之后，“年”、“月”数用阿拉伯数码。6.5.4 紧急程度 用黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，如需同时标识秘密等级，紧急程度移至第2行。6.5.5 发文机关标识用红色小标宋体或黑体字居中排布，以庄重美观为原则；字号不大于22mm15mm

6、；后加“文件”2字；联合发文主办机关排列在前，“文件”2字右侧上下居中。 发文机关标识上边缘距版心上边缘20mm；上行文的发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm，即增加60mm的空白供领导批示用。6.5.6 发文字号 在发文机关标识之下放一条红色反线，与版心同宽（156mm）与发文机关标识下边缘之间的距离为30mm（3行）。发文字号标识在第3行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码；年份用全称，用六角括号( )括起；序号不编虚位，不加“第”字。6.5.7 签发人上行文应注明签发人，此时，发文字号居左空1字标识；签发人居右空1字标识，“签发人”3字后标全符冒号，签发人姓名用楷体。 如有多个签发人(或

7、会签人)，应利用发文标识与红色反线之间的30mm空间排布，排布不下可下移红色反线；排布时主办机关签发人应置于第1行，最后一个签发人应与发文字号同处一行。6.6 主体 主体由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。6.6.1 标题在红色反线之下空2行，用2号小标宋体字，可分1行或多行，居中排布，回行时应保持词意完整，排列对称美观。6.6.2 主送机关 标题之下空1行左侧顶格标注，回行时仍顶格。最后一个主送机关后标全符冒号。如主送机关过多而使公文首面不能显示正文，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送机关。6.6.3 正文 主送机关之下左空2

8、字标注，回行顶格；以后每起一自然段均左空2字。数字、年份不能回行。6.6.4 附件说明 公文如有附件，应在正文最后另起一段注明附件名称和顺序。“附件”2字后标全符冒号，附件序号用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。6.6.5 成文日期 用汉字书写，“零”写为“O”。具体位置见6.6.6。6.6.6 印章 印章是公文生效的标志，用红色。6.6.6.1 单独发文印章 成文日期右空4字，印章压在成文日期上，端正，居中；印章上弧距正文2mm4mm。当印章下弧无文字时，采用下套方式加盖，即仅以印章下弧压在成文日期上；印章下弧有文字，采用中套方式加盖，即印章中心线压在成文日期上。6.6.6.2 联合行文印

9、章 加盖两个印章，成文日期拉开，左右各空7个字；两个印章均压成文日期，印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。 加盖3个以上印章，为防止出现空白印章，应标注单位名称，印章压在单位名称之上；印章每排3个，两端不得超出版心，最后一排不足3个均居中；最后一排印章之下标注成文日期，右空2个字。 联合行文主办机关印章排列在前，只能采取一种印章加盖方式，以保证印章排列整齐。6.6.6.3 特殊情况说明 当正文之后的空白容不下印章位置时，应采取调整行距或字距的办法，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的办法解决。6.6.7 附注 公文如有需要说明的事项，左空2个字标识在成文日期之下的适当位置，

10、用圆括号括起。6.6.8 附件 公文的附件应在正文之后另起一面排布，附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件的名称应与附件说明的附件名称保持一致。如附件不能与正文一起装订，应在附件首面第一行标识公文的发文字号。6.7 版记 版记由主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。6.7.1 主题词 “主题词”3字用黑体字居左顶格标识，后加全符冒号；词目用小标宋体字，词目之间空1个字。（有关“主题词”索引规则另行文公布）6.7.2 抄送机关 主题词之下左空1字标识“抄送”2字，后标全符冒号；回行时与上一行抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。6.7.3

11、 印发机关和印发时间 抄送机关之下占一行位置。印发机关左空1字；印发日期右空1字，用阿拉伯数码标识。6.7.4 版记中的反线 版记中各部分之下均画一条反线，宽度同版心。6.7.5 版记的位置 版记应置于公文的最后一面，版记的最后一个部分置于最后一行。6.8 页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，左右各放一条4号一字线，置于版心下边缘之下一行，单页码居右空1字，双页码居左空1字。如公文出现空白面，空白面和空白面以后的面不标页码。6.9 公文中表格横排A4型表格，页码置于表格左侧，单页码在左下角，双页码在左上角；表头单页码在订口一边，双页码在切口一边。6.10 特定公文的格式6.10.1 信函式公文

12、(见式样3) 用于平行文或下行文。发文机关标识不加“文件”二字，用红色，居中排布。发文机关名称上边缘距上页边30mm，用小标宋体字，字号酌定。发文机关名称之下放一条红色武文线（上粗下细）；距下页边20mm处放一条红色文武线（上细下粗）；两条线均与版心同宽即156mm。份数序号、秘密等级、紧急程度置于武文线下第1行左侧顶格；发文字号置于武文线下第1行右侧顶格。公文标题自武文线下第4行排布。其余要求均同本格式相应要求。6.10.2 办公会议纪要格式（见式样4） 标识由会议形式加“办公会议纪要”组成，居中排1行，用黑体字或标宋体字，字号酌定，可用黑色或红色。标识上边缘距版心上边缘20mm。标识下空1

13、行标会议纪要序号，用黑体阿拉伯数码，圆括号括起，居中排布。会议纪要序号下空1行标识纪要印发机印发日期；印发机关左侧顶格；印发日期右侧顶格，用汉字书写。印发机关和印发日期下放一条反线，与版心同宽，与标识同色。反线下空1行标识纪要标题；标题下空1行标识正文。纪要用“分送”不用“主送、抄送”，标识方法同“抄送”。其他要求同本格式相关要求。6.10.3 “情况通报”格式（见式样5）用于印发领导讲话或通报情况。标识上边缘距版心上边缘20mm，居中排布，用红色小标宋体字，字号酌定。标识下空1行标期号，期号用黑体阿拉伯数码，标为“第期”，居中排布。期号下空1行标主办部门和印发日期。主办部门左侧顶格；印发日期

14、右侧顶格，用汉字书写。印发机关和印发日期下放一条红色反线，与版心同宽。反线下空1行排布标题。讲话标题下标讲话日期，用阿拉伯数码，楷体，圆括号括起，居中排布。日期下标讲话人姓名，用黑体，居中排布。如有按语，在反线之下空1行左空2字标识，用楷体。正文可根据篇幅长短选用3号或4号字。用“分送”不用“主送、抄送”，标识方法同“抄送”。其他要求同本格式相关要求。6.10.4 发文稿纸格式（见式样6） 用绿色。标识上边缘距上页边30mm，装订线距左页边20mm。版心不变，即156mm225mm。栏目中“限制级别”栏用于标注电子公文发送限制或文件发送特殊要求，如“登情况通报”。“核稿|主办单位”栏用于文件主

15、办部门领导签署姓名。“联系人”栏用于上行文，应填写能对该公文咨询用于机关内部门向领导请示报告工作。用红色。标识上边缘距上页边20mm，装订线距左页边20mm。6.10.5 “签报”格式（见式样7）用于机关内部门向领导请示报告工作。用红色。标识上边缘距上页边20mm，装订线距左页边20mm。6.10.6 “信息简报”格式（见式样8）用于反映情况、汇报工作、交流经验、揭示问题。标识上边缘距版心上边20mm，居中排布，用红色小标宋体字，字号酌定。标识下空1行标期号，期号用黑体阿拉伯数码，标为“第期”，居中排布。期号下空1行标主办部门和印发日期。主办部门左侧顶格；印发日期右侧顶格，用汉字书写。印发机关

16、和印发日期下放一条红色反线，与版心同宽。反线下空1行排布标题。正文选用3号仿宋体字。简报末页用间隔红实线和正文分开，下面注明编辑与审核人姓名。7 附件7.1 中铁九局集团有限公司文件（下行文式样）7.2 中铁九局集团有限公司文件（上行文式样）7.3 中铁九局集团有限公司（函文式样）7.4 中铁九局集团有限公司总经理办公会议纪要（式样）7.5 情况通报（式样）7.6 中铁九局集团有限公司发文稿纸（式样）7.7 中铁九局集团有限公司签报用纸（式样）7.8 信息简报（式样）7.9 用印式样附件1： 机密5年00001 特急中铁九局集团有限公司文件中铁九局发2004号关于通知：。附件：1. 2. 二四

17、年月日（附件只发主送单位）主题词： 抄送： 中铁九局集团有限公司办公室 2004年月日印发附件2： 机密三个月00001 急件中铁九局集团有限公司文件 签发人：中铁九局发2004号 会签人：关于通知：（其他同式样1）附件3：中铁九局集团有限公司中铁九局函2004号关于通知： 二四年月日主题词： 抄送： 中铁九局集团有限公司办公室 2004年月日印发附件4： 机密中铁九局集团有限公司总经理办公会议纪要中铁九局集团有限公司办公室 二四年月日研究问题。出席： 分送：、 附件5：情 况 通 报第 3 期中铁九局集团有限公司办公室中铁九局集团有限公司党委办公室 二四年月日按：现将。在讲话（二四年月日） 。附件6：（为绿色）中铁九局集团有限公司（ ）发文稿纸发 号（日期 ） 缓急 密级签发 会签主送抄送（报）拟稿单位 拟稿人 电 话部（室）核稿 办公室核稿打 字 校 对 份 数附 件主题词标 题附件7：装订线中铁九局集团有限公司签报用纸 编号：批示：主办单位： 负责人签字：标题：附件8：中铁九局信息简报第 期中铁九局集团有限公司办公室 二四年月日（标题）。编辑： 审核人：附件9：一个印章。 二四年月日二个印章。 二 四 年 月 日三个以上印章。 二四年月日主题词：政务工作 公文格式 通知 中铁九局集团有限公司办公室 2004年2月4日印发