行政人员实用公文写作材料写作技巧PPT模板课件.pptx

《行政人员实用公文写作材料写作技巧PPT模板课件.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政人员实用公文写作材料写作技巧PPT模板课件.pptx（45页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、2019-08,讲师,实 用 公 文 写 作,规范 简洁 流畅,目录,公文的基本介绍,1,常用公文写作要领,2,公文写作解决方案,3,公文写作的常见问题,4,1,Part,公文的基本介绍,公文的含义、特点及作用,公文的重要性,公文的基本原则,公文的种类及行文规则,公文的含义、特点及作用,公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行 政管理，具有法定效力和规范体式的文书。,1、指导工作，传达意图2、联系工作，交流情况,公文的五大特点,政策性和权威性,规范性和约束性,针对性和指导性,程序性和严密性,对应性和定向性,公文的作用,3、请示工作，答复问题4、总结工作，推广经验,5、记载工作，积累史料,公

2、文的基本原则,公文的,四个基本原则,1、实事求是原则,发文要务实，要根据实际需要发文办文要切实，要细化办文规范拟文要朴实，文字要简炼精确,2、准确规范原则,认真把好公文的质量关认真把好公文的程序关认真把好公文出入关,公文的基本原则,公文的,四个基本原则,3、精简高效原则,坚持少而精的标准坚持快而好标准,4、安全保密原则,确保公文使用和传递安全确保公文保管安全确保公文销毁安全,公文的重要性,1,公文是企业实现管理职能的重要途径,2,公文是体现企业形象的重要手段,3,公文是员工履行岗位职责的重要工具,4,公文是衡量员工综合素质的重要标尺,公文的种类及行文规则,公文种类很多，常见的有15个文种：,决

3、议,命令,决定,公报,公告,通告,通知,通报,报告,意见,请示,批复,议案,函,会议记要,公文的种类及行文规则,行文关系,上行文,平行文,下行文,泛行文,下级单位向上级单位的发文。 如：请示、报告等,平级单位或不相隶属单位之间的发文。如：通知、函等,上级单位向下级单位的发文。如：命令、决定、决议、指示、通报、通知、批复等,面向全社会、没有特定的主送机关的行文，如公告、通告等。,2,Part,常用公文写作要领,一、请示的写法,四、报告的写法,二、通知的写法,五、函的写法,三、通报的写法,六、会议纪要的写法,一、请示的写法,请 示,妥否，请批示,标题,主体,下级向上级请求指示、批准（上行文）。,请

4、示,请示的结构,、标题：事由文种（关于*的请示）,、主体：,（）起因（）事项（）提出处理意见,、结尾用“妥否，请批示”,1,“理由”部分简明扼要,2,主要内容在正文中表述,3,要有倾向性意见，且具可操作性,4,一事一请示、不越级、不多头请示、请批对应,5,送往政府部门的请示要注明联系人和联系电话,6,请示和报告有本质上的区别,一、请示的写法,请 示应注意的事项,一、请示的写法,XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 关于主斜井施工联络巷与副斜井对打施工的请示,能源投资开发有限公司： 为加快矿建进度，福昌煤业根据实际情况，拟采取从主斜井施工联络巷与副斜井对打施工方案，这样将最少缩短矿建周期3个月以

5、上。 妥否，请批示。 XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2018年5月16日,二、通知的写法,适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发上级单位的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。,通知,通知的分类,1、批转性通知2、转发性通知,5、一般性通知6、事务性通知,3、印发性通知4、指示性通知,7、会议性通知8、任免性通知,主要特点,1、适用范围广、适用性强、形式灵活2、适用频率高3、专项性强,二、通知的写法,通 知,特此通知,标题,正文,意尽言止，不单写结束语。在前言和主体之间，如未用“特通知如下”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。再次明确主题的

6、段落描写,通知的格式,一、标题：制发机关事由通知,二、正文：,通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题，经批准，现将，具体规定通知如下。通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。,三、结尾（三种写法）,二、通知的写法,XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司关于转发集团公司关于厉行节俭反对浪费的六条规定的通 知,各煤业公司，机关各部室： 为积极贯彻中央八项规定、六项禁令，以及省委、省政府有关压缩公务费用开支的规定，集团公司特制定关于厉行节俭反对浪费的六条规定，现转发你们，请认真学习贯彻，严格遵照执行。XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2018年5月16日,转发性通知,三、

7、通报的写法,通 报,标题,开头主体结尾,适用于向下级部门传达信息（下行文）。一般分为表彰性通报和批评性通报。,通报,通报的格式,1、标题：事由文种2、主送部门3、正文：开头主体结尾,主送部门,通报应具备的几个要素,1、引言部分2、事实部分,3、分析处理部分4、号召要求部分,三、通报的写法,关于批评一班组不参加安全法规培训的通报,公司各部门、机关： 近年来，我公司在加快企业建设发展，始终把安全生产工作放在首位，专门举办了安全管理知识培训，但一班组在培训期间思想态度散漫，不重视安全法规学习，多次不参加安全法规培训，为教育本人、提高意识，现将有关事项通报如下：根据XX钢铁公司安全工作管理条例第十条第

8、二款，给予一班组成员通报批评之处分希望广大干部职工高度重视，以此为警告，转变观念，积极参加培训，使本公司安全工作取得长足进步。XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2018年5月16日,四、报告的写法,报 告,标题,正文落款成文日期,主送机关,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,报告,特点,1、广泛性，适用范围广泛2、陈述性，内容以陈述为主3、单向性，下级机关向上级机关单向文4、事后性，“事前请示、事后报告”,结构,标题+主送机关+正文+落款+成文日期,四、报告的写法,汇报工作报告：汇报例行工作，成绩经验，问题教训，今后打算，上级交办的事项完成情况等；反映情况报告：报告特

9、殊、重大、突发事件等； 答复询问报告：被动行文，答复上级机关询问事项。,报告的类型,1、标题：发文机关+事由+文种主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务主管部门。2、正文：发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。报告事项：汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训，上级交办的事项的完成情况，进度等；反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和建议等；答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。3、结尾：今后工作的意见；对事件原因的总结,报告的写法,四、报告的写法,五、函的写法,函,标题,开头主体结尾,部门+年份+数字,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（平

10、行文）。,函,函的格式,1、标题：事由文种 如：“*公司关于调用办公物资的联系函”2、函件编号（部门+年份+数字 ）3、正文：开头主体结尾,五、函的写法,适用范围及分类,、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）、询问或答复问题（问答函）,函的要求,1、对于同级单位，大胆用函。 2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气和结尾方式。3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编号（如：贵公司*号函已收悉，现答复如下）。,五、函的写法,XXXXXX公司关于对新员工开展技能培训的商洽函,*大学：我公司最近招聘了20名新员工，为了使其能够尽快胜任

11、工作，将在近期对新员工进行物探专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下：一、培训内容：物探勘查基本知识二、培训时间：定于2012年9月10日12日，训期3天。三、培训地点：*公司办公楼三层会议室。联系人：*公司联系电话：0351-51* 136*（*经理）特此函询，盼尽速回音。,编号：DC2012001,2013年4月10日,六、会议纪要的写法,会议纪要,标题,主体,用于记载会议主要情况和议定事项。,会议纪要,标题,主要反映会议的性质和范畴。1、会议名称+会议纪要（例行会议）如: *公司月度总结会会议纪要2、关于*问题+会议纪要（专项会议

12、）如: 关于协调*公司开业庆典事宜的会议纪要,导言,六、会议纪要的写法,时 间：*年*月*日下午14：30分地 点：公司办公楼一层会议室主 持：*出 席：* * * * * *缺 席：* *记 录：*主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安排。详细如下：,导言,主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括标题、时间、地点、主持、出席、缺席、记录和主要内容等。,*公司月度总结会会议纪要,六、会议纪要的写法,主体,这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。,1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意

13、见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。3、会议纪要用“会议”作主语，即 “会议听取了”、“会议讨论了” 、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、 “会议强调”等。4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。5、会议纪要没有落款。,3,Part,公文写作解决方案,确立为别人而写的原则,注意逻辑、顺序,掌握公文写作的“三步曲”,紧凑连贯、力求简洁,层次分明、不重复,公文格式具体要求,一、确立为别人而写的原则,拟文的直接目标是“四好”：,好读、好懂、好记、好执行,让你自己明白很重要，但让读者明白更重要,公文“四宜”：,宜短、宜实、宜准、宜平和,二、掌握公文写作的“三步曲”,交代发文的背景

14、、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。,阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。,宜寥寥几笔、谨慎用字。,开头,主体,结尾,三、层次分明、不重复,段落之间分界清晰，一个段落重点阐述一个方面，提行后阐述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。,每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其它地方再讲。,不重复原则：,层次分明：,四、注意逻辑、顺序,表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法注意相互依存关系,有一必有二 有先必有后,逻辑顺序,四有,有好必有坏 有内必有外,思想在先，行动在后原因

15、在先，结果在后综合在先，具体在后铺垫在前，运用在后,八先八后,大事在先，小事在后优点在先，缺点在后上级在先，下级在后别人在先，自己在后,不犯语法错误,五、注意语法、紧凑连贯、力求简洁,主语、谓语、宾语齐全正确运用标点符号不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来,紧凑连贯,能用一句话表达清楚的，绝不用两句话尽量用一个主语把后面的语言串起来语句、段落之间要有连贯性,力求简洁,一份公文只解决一个问题“复文”切忌不厌其烦地引述“来文”在报告和请示中，不要向上级大讲方针政策尽量用简短的句子,准确明了,标题要高度概括全文主旨内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段描述直接表述事由或要求，不要转弯抹角观点明

16、确，不要用模棱两可、易生歧义的词句,六、公文格式具体要求,版面：天头（上白边）为37mm，订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156225mm。无页眉无页脚页码：普通阿拉伯数字、页面底端右侧,标题字体：宋体二号字加粗正文字体：仿宋_GB2312三号字 段落格式：单倍行距，提行空两格行数：每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。,页面设置,正文格式,六、公文格式具体要求,第一层 一、 二、 三 、 第二层 （一）（二）（三） 第三层 1、 2、 3、 第四层 （1） （2） （3）第五层 ,序号的运用,公文标题、引用文件名中有日期的，必须用阿拉伯数字；公文最后的落款日期必须用阿拉拍数字（如：2

17、018年9月10日）；正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用阿拉拍数字。,数字的用法,几点心得,公文写作，简明扼要很重要，要加强这种功力的修炼。语言忌夸张。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修饰”的语言境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。掌握格式是有效途径。标题的草拟很重要。标题要与正文相一致，一目了然。要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。文字是行政人员的职业工具，公文写作水平是衡量一名行政人员业务能力高低的重要标尺。希望各位引起重视、勤学苦练、提高公文质量，维护企业形象。,4,Part,公文写作的常见问题,公文写作的一般要求,公文写作中容易出现的问题,一

18、、公文写作的一般要求,1、正确选用文种，体式规范2、标题准确反映全文的主题3、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了4、简明扼要，直书不曲5、表述紧凑严密6、用语庄重平实7、概念稳定8、用语要礼貌得体9、正确运用标点符号10、准确计算,公文写作的一般要求,语言重复、啰嗦,二、 公文写作中容易出现的问题,1,经公司领导批准同意2016年5月25日5月31日 下午18：45分事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事故后，立即-。工作人员24小时夜以继日轮班作业。 ,词序、语序不当,2,关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，限期要求解决。,修改

19、：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，要求限期解决。,*工程是*市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。,修改：*工程是备受*市委、市政府及广大市民关注的大型市政工程。,二、 公文写作中容易出现的问题,词义混淆,3,词义：制定制作、定出。公文中习惯用在较大场合。举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。词义：制订制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。,制定,制订,和表示两者都是，是并列关系。与表示两者对立，是平等关系。或表示两者其一，是选择关系。

20、举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈攫夺，A公司和B公司一起进入了准决赛，明天，A公司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。,和,与,或,二、 公文写作中容易出现的问题,词语搭配不当,4,借阅人必须履行档案借阅登记制度,分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意,修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度,为杜绝管理漏洞,分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词,修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生,嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为,分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。,修改：嫌疑人应为

21、熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当地环境的本地青年所为,二、 公文写作中容易出现的问题,逻辑混乱,5,*公司领导：,*年*月*日，我公司向*公司呈报了关于*的请示，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。,修改,*年*月*日，我公司向*公司呈报了关于*的请示，在请示中，王总提出了相关意见，妥否，请批示。,总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。,修改,总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折。,二、 公文写作中容易出现的问题,逻辑混乱,5,孤本、秘密档案不予借阅；确需借阅的，须在指定时间内归还。,修改,孤本、秘密档案原则上不予借阅；如因特殊情况确需借阅的，须在指定时间内归还。,*年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次。,修改,*年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次，其它培训6次。,二、 公文写作中容易出现的问题,附件格式不当,6,若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如：详细情况见附件1。,若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如有多份附件，应当逐个列示，格式如下：,附件：1、关于*的办法 2、关于*的通知 3、关于*的方案,2019年10月29日,