审计学采购与付款循环审计课件.ppt

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1、第九章 采购与付款循环审计,购货与付款循环的控制测试,应付账款审计,固定资产和累计折旧审计,购货与付款循环概述,1,3,2,4,第一节 购货与付款循环的概述,一、涉及的主要凭证与会计记录,1.请购单仓储、产品制造生产部门、资产使用管理部门等部门人员填写谁需要谁填写的书面凭证，经本部门负责预算的主管应付凭单部门批准后送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产。2.订购单采购部门填写统一填写，事先连续编号的书面凭证，向供应商购买订购单上指定的商品、劳务或其他资产。3.验收单收到商品、资产时验收部门统一编制事先连续编号的书面凭证证明收到实物、表明实物流转,列示从供应商处收到的商品、资产种类和数量等内

2、容付款条件之一。,4.卖方发票供应商发票、购货发票供应商开具的账单。载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件填写付款凭单金额的依据等。5.付款凭单注意与付款凭证的区别应付凭单部门统称。谁请购谁付款/批准请购单的部门编制，载明已收到的商品、资产后附验收单或接受的劳务、应付款金额后附卖方发票和付款日期与采购合同、卖方发票上付款条件相关，是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件付款凭单后附订购单、验收单、卖方发票传递给财务部门，据以转账、填写付款凭证、付款。,6.转账凭证7.付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证,是财务部门用来记录库存现金和银行存款已实际发生的支出交易的记账

3、凭证后附付款凭单。8.应付账款明细账9.库存现金日记账和银行存款日记账10.供应商对账单卖方对账单。与销售交易中的客户月末对账单属于同一个事项的不同侧面,二、购货与付款循环的主要业务活动,1.请购商品或劳务环节的控制活动（4个方面）（1）仓储部门填写请购单，通常由仓储部门经理在请购单上签字审批。（2）生产部门填写请购单，通常由生产部门经理在请购单上签字审批。（3）对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字审批。（4）对于资本支出和租赁的请购，应当指定人员请购，需要进行特别授权审批。,2.编制订购单环节的控制活动（5个方面）（1）采购部

4、门负责编制订购单，发出订购单。（2）采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。（3）采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职责应当分离；对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。,（4）采购部门收到请购单后，对金额在人民币元以下的请购单由采购经理负责审批；金额在人民币元至人民币元的请购单由总经理负责审批；金额超过人民币元的请购单需经董事会审批。（5）采购信息管理员根据经恰当审批的请购单编制连续编号采购订单。,3.执行采购环节的控制活动（2个方面）（1）在采用自动化信息系统的被审计单位，采购业务员根据系统显示的“待处理”的采购订单信息，安排供应

5、商发货、开具采购发票以及仓储验收等事宜。（2）每周，财务部门应付账款记账员汇总本周内生成的所有采购订单并与请购单核对，编制采购信息报告。如采购订单与请购单核对相符，应付账款记账员即在采购信息报告上签字。如有不符，应付账款记账员将通知采购信息管理员，与其共同调查该事项。应付账款记账员还需在采购信息报告中注明不符事项及其调查结果。,4.验收商品环节的控制活动（4个方面）（1）验收管理员首先需要比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后盘点商品并检查商品有无损坏。（2）验收管理员对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单。（3）验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的

6、收据，或要求其在验收单的副联上签收。（4）验收管理员将验收单其中的一联送交应付凭单部门。,5.储存商品环节的控制活动（2个方面）（1）储存岗位与验收岗位应当职责分离。（2）限制无关人员接近储存的商品存货。【解读】储存岗位与验收岗位的职责分离可以减少存货舞弊；验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时在验收单副联上签收的控制活动，与固定资产、存货的存在认定相关。,6.编制付款凭单环节的控制活动（1）确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。（2）确定供应商发票计算的正确性。（3）编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证（如订购单、验收单和供应商发票等）。（4）独立检查付款凭单计算的

7、正确性。（5）在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。（6）由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。,第二节 购货与付款循环的内部控制及其测试,一、购货与付款循环的内部控制（一）职责分工控制在购货与付款循环中，不相容职务应当分离。应当分离的职务主要有：物资的采购人员不能同时负责物资的验收保管；物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录；采购人员应与审批付款人员,相分离；审批付款人员应与执行付款人员相分离；记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。（二）请购控制一个企业可以针对不同情况下商品或劳务的请购，制定不同的请购制度，确定不同的请购方法，但无论在什么情况下请购商品或

8、劳务，其关键控制均应包括以下内容：,1、请购商品或劳务应填写请购单，请购单的内容必须完整。请购单主要包括商品或劳务的名称、数量、种类、用途等内容。2、请购单应由仓库管理部门或其他部门根据授权填写。一般来说，企业正常生产经营所需的物资由经一般授权的人员提出请购，并填写请购单；固定资产、无形资产等资本性支出应由经特殊授权的特定人员提出请购，并填写请购单。,3、请购单必须经有关主管人员审批，审批后的请购单送交采购部门。（三）订购控制 无论什么情况下的请购，采购部门在收到请购单后，都应首先明确订购的数量、订购的时间和供货单位等问题，然后及时编制订购单。订购单的关键控制包括：1、订购单内容必须正确、完整

9、。订购单的内容主要包括商品或劳务的名称、数量、种类、价格、供货商名称和地址、付款条件等。,2、订购单应预先连续编号，以确保日后能被完整地保存，会计人员能对所有订货单进行处理。3、在订购单发出前，必须由专人检查订购单是否得到授权人的签字，以及是否有经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证，以确保订购单的有效性。4、由专人复查订购单的编制过程和内容，包括复查从请购单中摘录的资料、有关供货商的主要文件资料、价格和数量及金额的计算等。,5、订购单一式多份，正联送交供应商，副联分别送交企业内部的验收部门、请购部门、会计部门、仓库及采购部门自身留存。（四）验收控制货物的验收应由独立于请购、采购和会计部门的部

10、门及人员来承担，验收部门及人员的主要责任是检验收到货物的数量和质量。,1、验收人员应通过计数、过磅或测量等方法来证明收到的货物与货运单或订购单上所列的数量是否一致。2、验收人员应检验有无因运输造成损坏，并在可能的范围内对货物的质量进行检验。在货物质量检验需要有较高专业知识或者必须经过仪器检验或者实验才能进行的情况下，验收部门应该将部分样品送交专家或实验室对其质量进行检验。,3、验收人员验收完毕之后，必须填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量、质量以及货运人名称、原订购单编号等内容的验收单或验收报告，并经验收人员签字。验收单或验收报告应当预先连续编号，并要求一式多联，分别报送采购部门和会计

11、部门等。（五）记录应付账款控制及时、正确地记录应付账款是内部控制基本要求，记录应付账款控制主要内容包括：,1、应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的人员来进行。2、应付账款的入账必须以审核无误的供货商的发票、付款凭单等凭证为依据。3、企业必须分别设置应付账款的总账和明细账来记录应付账款，并在月末进行总账和明细账余额核对，以防止记账过程中的差错。,（六）支付货款控制企业货款结算有许多方式，不同的结算方式，其相应的内部控制不同，下面以支票结算方式为例，介绍有关的内部控制。（七）对账控制每月月末，应由独立于应付账款明细账记录的人员将来自供应商的对账单与应付账款明细账核对。企业还应定期取得

12、银行对账单并与银行存款余额的核对。,2022/12/9,25,可编辑,第三节 应付账款审计,一、审计目标与认定对应关系表,二、审计目标与审计程序对应关系表,（三）应付账款的实质性分析程序（4个方面）1.将期末应付账款余额与期初余额进行比较，分析波动原因。2.分析长期挂账的应付账款，要求被审计单位解释，并进行以下职业判断：判断被审计单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润，并注意其是否可能无须支付；对确实无须支付的应付账款的会计处理是否正确，依据是否充分；关注账龄超过3年的大额应付账款在财务报表日后是否偿还，检查偿还记录、单据及披露情况。3.计算应付账款与存货的比率，应付账款与流动负债的比率，

13、并与以前年度相关比率对比分析，评价应付账款整体的合理性。4.分析存货和营业成本等项目的增减变动，判断应付账款增减变动的合理性。,四、函证应付账款（3个方面）1.函证的必要性一般情况下，并非必须函证应付账款，因为函证应付账款不能保证查出未记录的应付账款，况且注册会计师能够取得供应商发票等外部审计凭证来证实应付账款的余额。2.函证的情形如果了解被审计单位及其环境后评估采购与付款循环的控制风险较高，某应付账款明细账户金额较大或被审计单位处于财务困难阶段，则应考虑对应付账款实施函证。3.函证对象一般情况下，需要函证应付账款较大金额的债权人的账户，或财务报表日金额不大，甚至为零，但为被审计单位重要供应商

14、的债权人的账户。,五、查找未入账的应付账款（5个方面）1.检查债务形成的相关原始凭证，如供应商发票、验收单或入库单等，查找有无未及时入账的应付账款，确认应付账款期末余额的完整性。2.检查财务报表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证，关注其供应商发票的日期，确认其入账时间是否合理。3.获取被审计单位与其供应商之间的对账单，并将对账单和被审计单位财务记录之间的差异进行调节（如在途款项、在途商品、付款折扣、未记录的负债等），查找有无未入账的应付账款，确定应付账款金额的准确性。,4.针对财务报表日后付款项目，检查银行对账单及有关付款凭证（如银行汇款通知、供应商收据等），询问被审计单位内部或外部的知情

15、人员，查找有无未及时入账的应付账款。5.结合存货监盘程序，检查被审计单位在财务报表日前后的存货入库资料（验收单或入库单），检查是否有大额货到单未到的情况，确认相关负债是否计入了正确的会计期间。,第三节 购货与付款循环实质性测试,一、固定资产和累计折旧实质性测试（一）固定资产实质性测试根据企业会计制度规定，固定资产是指使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他与生产经营有关的设备、器具、工具等，以及不属于生产经营主要设备，但单位价值在2000元以上，并且使用年限超过2年的物品。,2、分析性复核。审计人员对固定资产进行分析性复核，其目的主要在于确定固定资产账户可能出现的问题。,3、

16、审查固定资产的增加。固定资产增加审查主要应审查固定资产增加的合规性、固定资产计价的正确性及会计处理的适当性。固定资产的增加有购置、自制自建、投资者投入、更新改造增加、债务人抵债等多种增加方式，不同的增加方式，其具体审计方法各有不同。对于外购固定资产，通过核对购货合同、发票、保险单、发运凭证等文件，抽查测试其计价是否正确，授权批准手续是否齐备，会计处理是否正确。,对于在建工程转入的固定资产，应检查竣工决算、验收和移交报告是否正确，与在建工程相关的记录是否核对相符，借款费用资本化金额是否恰当；对已经在用或已经达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算的固定资产，检查其是否已经暂估入账，并按规定计提折旧；

17、竣工决算完成后，是否及时调整。对于投资者投入的固定资产，应检查其入账价值与投资合同中关于固定资产作价的规定是否一致，须经评估确认的是否有；,评估报告并经国有资产管理部门等确认；固定资产交接手续是否齐全。对于更新改造增加的固定资产，应查明增加的固定资产原值是否真实；重新确定的剩余折旧年限是否恰当。 对于因债务人抵债而获得的固定资产，应检查产权过户手续是否齐备，固定资产计价及确认的损益是否符合相关会计制度的规定。对于因其他原因增加的，应检查相关的,原始凭证；核对其计价及会计处理是否正确，法律手续是否齐全4、验证固定资产的所有权。审计人员应当抽查有关所有权的证明文件，确定固定资产的所有权是否属于被审

18、计单位。5、审计固定资产的减少。固定资产的减少主要包括出售、向其他单位投资转出、向债权人抵债转出、报废、毁损、盘亏等方式。,6、实地观察固定资产。审计人员实地观察固定资产的目的在于确定所记录的固定资产是否存在或有无未入账的固定资产。7、审查固定资产的租赁。审计人员应当获取租入、租出固定资产相关的证明文件，并检查其会计处理是否正确。8、调查未使用和不需用固定资产。9、检查固定资产购置情况。,10、检查固定资产的抵押、担保情况。 11、审查固定资产减值准备。 12、检查固定资产是否已在资产负债表上恰当披露（二）累计折旧实质性测试 固定资产可以长期参加生产经营而保持原有的形态，但其价值将随着固定资产

19、的使用而逐渐转移到所生产的产品中，或构成了企业的费用。这部分随着固定资产的磨损而逐渐转移的价值就是固定资产的累计折旧。累计折旧与成本费用相关，是否正确、合规。,因此在对固定资产审计时，应关注这些相关项目。累计折旧的审计主要是为了确定固定资产计提的折旧的计算、分配及会计处理累计折旧的实质性测试程序主要有：1、获取或编制固定资产及累计折旧分类汇总表。2、检查被审计单位制定的折旧政策和方法。,3、分析性复核。4、检查本期折旧的计提。审计人员主要从以下三个方面对本期计提的折旧进行检查：计算复核本期折旧费用的计提是否正确。 结合固定资产审计，检查其折旧的计提是否正确无误，并追查至固定资产登记卡。 检查本期固定资产增减变动时有关折旧的会计处理是否符合规定，折旧费用的计算是正确。,5、检查本期折旧的分配。审计人员主要检查本期折旧费用的分配是否合理、合规，与上期分配方法是否一致。6、检查本期计提折旧摊入成本或费用情况。其方法为将“累计折旧”账户贷方的本期计提折旧额与相应的成本费用中的折旧费用明细账户的借方相比较，以查明所计提折旧金额是否已全部摊入本期产品成本或费用。一旦发现差异，应及时追查原因，并考虑是否应建议作适当调整。,7、检查累计折旧的披露是否恰当。会计报表附注通常应分类别披露累计折旧在本期的增减变动情况。,2022/12/9,48,可编辑,