电子邮件的规范使用课件.ppt

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1、目 录,一,二,三,四,一、电子邮件的重要性,（一）电子邮件是一种正式、便捷的职场沟通方式；（二）电子邮件是最好的工作记录；（三）电子邮件是最好的证据；（四）电子邮件是展示企业形象的窗口。,电子邮件伴随着互联网的诞生就一直存在，在“互联网+”时代，其重要性也丝毫未减。但实际使用中还存在很多不规范现象，正因为电子邮件的普遍、重要且基础，那么通过此次专题培训，希望对公司员工规范邮件书写，提升职业素养、提升品牌形象起到较好的效果。,为什么电子邮件很重要？,一、电子邮件的重要性,1、正式工作报告2、工作相关各方需要留下书面资料的往来信息3、公告、通知4、知识推荐和信息传递5、没有见面交流条件的其他交流

2、内容6、复杂事项，难以简单说明的事项,什么情况下，需要发邮件？,一,二,三,四,二、电子邮件的书写格式,电子邮件格式与书信格式相同内容构成如下：,问候语写在称呼的下一行空两格，它可以独立段,正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分每个部分开头都应另起一行，空两格落笔,祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等可以紧接着正文写，也可独占一行，空两格写,写完邮件之后，在邮件的右下角写上发件人的姓名,发件日期可写在署名的后边，也可以另起一行因电子邮件的即时性，可省略,问候,正文,祝颂语,日期,称呼,署名,称呼顶格写在第一行加上冒号，表示下面有话要说,常见书写格式问题列举,1.附件名称不规

3、范、不明晰；2.称呼标点符号使用错误，应为逗号；3.正文首行未空两格；4.邮件无签名。,常见书写格式问题列举,1.主题不清晰；2.无称呼、落款，正文未注明附件。总体是一封超级无礼的电子邮件。,正文提及有附件，但邮件漏发附件,标准格式例举,邮件虽短 礼仪俱全！,一,二,三,四,三、电子邮件撰写规则,这些主题恰当吗？1、无主题空白邮件标题是失礼的2、陕西MIC*关于您*年*月*日提出的*问题的回复标题要简明扼要，不宜冗长3、车先生收标题要体现邮件内容和重要性，含糊不清是不可取的4、关于*和*等相关问题的回复一封邮件尽可能针对一个主题，便于整理5、RE应根据需要拟定回复邮件的标题，简单的“RE” 有

4、欠妥当,主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。,（一）主题要明确,三、电子邮件撰写规则,（二）称呼问候要得当,（1）恰当地称呼收件者，拿捏好尺度 （2）Email开头结尾最好要有问候语,三、电子邮件撰写规则,（三）正文完整简洁,三、电子邮件撰写规则,（三）正文完整简洁,（1）Email正文要简明扼要，行文通顺；（2）注意Email的论述语气；史上最牛女秘书“邮件门”.docx（3）Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚；（4）邮件正文不可缺少的三个部分： 需要对方提供哪些信息； 希望对方采取哪些行动

5、措施；需要对方什么时候给予回复。（5）尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查；（6）合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。,三、电子邮件撰写规则,（四）附件处理要科学,（1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件；（2）附件文件应按有意义的名字命名；（3）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；（4）如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；（5）如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，或用QQ邮箱发送超大附件。,（五）结尾署名不能忘,三、电子邮件撰写规则,（1）签名信息不宜过多；

6、（2）不要只用一个签名档；（4）签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。,公司签名格式如何设置: 邮件签名档设置.docx,一,二,三,四,四、电子邮件使用注意事项,1.回复的技巧,四、电子邮件使用注意事项,将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和“垃圾”。,2.正确使用主送、抄送与密送,四、电子邮件使用注意事项,3.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象。,4.转发邮件要突出信息 通常情况，当邮件内容未到达应收者或

7、者邮件内容值得共享时，可以使用转发；如果FW:过多，请删除重复的，避免邮件标题过长； 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收。,四、电子邮件使用注意事项,5.切记收信对象是一个“人”，而不是一台机器 态度友好，措辞得当。避免情绪激动的时候回邮件，如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应或电话沟通。,不要在Email里谈论跟工作无关的事,不要转发有不良影响的Email,保留好发送Email的证据,Email的收发要及时,不要越级发邮件,Email联络工作,树立 企业形象,多用抄送,少用暗送,不要因为Email而忽视电话和当面沟通,附：职场Email八大习惯,