微软项目组合管理解决方案课件.ppt

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1、微软项目组合管理解决方案,Microsoft Project Portfolio Management Solution,项目组合管理理论微软项目组合管理解决方案解决方案概述项目组合管理流程项目组合设计器项目组合优化器项目组合监控器演示,目录,项目组合管理理论,企业高层关注什么,公司总裁怎样将战略付诸实践怎样获得所有高层对战略目标的一致认可财务总监优化投资分配理顺财务预测与跟踪流程信息总监基于业务目标评价项目优先级资源控制与成本控制IT系统运维管理业务主管项目要与收益挂钩清晰的资源需求更高的投资回报率,Solve the each stakeholders pain points,项目组合管理

2、,1952年马克威茨（Markowitz）发表了著名的论文“Portfolio Selection”，建立了现代资产组合理论，获得诺贝尔经济学奖。项目组合管理理论正是源于这里。,项目组合管理是一种管理方法，帮助企业通过评估项目的关键性指标和战略目标，从而获得最大的项目组合价值。项目组合管理帮助企业回答以下的问题：我是否选择了正确的项目？这些项目是否与我们的战略目标一致？我有没有足够的资源来进行这些项目？这些项目是否能在预算内按时完成？这些项目是否产生了预期的利润？已经采用项目组合管理理论的企业，他们的反馈：70.4%认为：项目与企业战略目标更加一致了57.4%认为：我们正在进行正确的项目46.

3、3%认为：我们的资金投入了正确的领域42.6%认为：项目组合管理使我们节省了成本,Project Portfolio Management (PPM),Source: Project Portfolio Management Maturity, Center for Business Practices, 2005,项目组合管理始于“选择”,首先确定项目机会，然后衡量与企业业务目标的一致性，分析成本、收益、风险，最后形成最优的项目组合。,确定项目机会并衡量与业务目标的一致性我们有哪些项目？我们当前的战略与业务目标是什么？这些项目与我们当前业务目标是否一致？进一步分析项目的成本、收益和风险这个项

4、目对资金与人员的要求有哪些？这个项目的价值在哪里？我们对这个项目的风险是否有足够的估量？最后形成最优的项目组合我们要选择哪些项目上马？项目之间相互依赖关系是怎么样的？,Portfolio managementbegins with the selection of portfolio.,Source: “Project Portfolio Management and the Strategic Project Office“, Portfolio Knowledge, Issue 2, 2002,战略与业务目标,制定企业业务目标的要求：明确的(Specific)、可执行的(Actionabl

5、e)和可度量的(Measurable)。,财务指标成本、利润销售额净现值（NPV）经济增加值（EVA）业务目标客户需求市场分额员工满意度商业流程优化,Strategic Objectives / Business Drivers,Source: “Portfolio Management“, PMI Symposium, Chicago, Illinois, Sep. 30, 1997,业务目标举例,12到15个业务目标足够用来进行项目选择成本不应作为直接业务目标使用结构化模型来确定你的业务目标确定业务目标相对权重的最好方法是两两比较明确每个业务目标的评分标准使用过去的一些项目来测试你的业务目

6、标,Consultant Needed,项目组合管理与项目管理,Project Management,项目管理关注怎样将项目分解成具体的任务，分配给具体的人员，并控制项目在一定的时间和成本之内完成；而项目组合管理根据企业的业务目标、资源与成本的限制，来评价企业内哪些项目是应该上马的，并监控当前所有项目进展是否顺利。项目组合管理更关注企业宏观层面，强调项目要适应企业现状，并能为企业带来利益；而项目管理更关注项目的微观层面，强调要将项目按时、保质保量完成。项目管理是项目组合管理的一个不可缺少的阶段，是项目组合选择结果的具体执行，并受项目组合管理的监控。,项目建立,项目选择,项目计划,项目执行与监控

7、,项目组合管理,任务分解,资源分配,成本与进度控制,项目管理,项目组合管理与应用组合管理,Application Portfolio Management (APM),评估,新建或升级,维护,需求,项目选择,项目计划,项目组合管理PPM,项目建立,新建项目,项目执行,建立或强化IT应用,战略与业务目标,IT目标,应用组合管理APM,应用（Application）多指IT应用，如ERP系统，CRM系统等。应用的生命周期包括建造、维护、升级、淘汰，同样要根据企业业务目标来运转。应用组合管理与项目组合管理不同，但有重要联系。,微软项目组合管理解决方案,微软项目组合管理解决方案,Microsoft于2

8、006年1月19日收购了UMT Portfolio Manager 3.3。Office Project Portfolio Server 2007 与 Office Project Server 2007 的紧密结合，为企业提供了完整的端到端的项目组合管理解决方案。,与Project Server集成，覆盖了项目生命周期的全过程，为企业项目组合管理提供最佳实践。,流程与架构,与Project Server紧密集成,Project Server Gateway是Office Project Portfolio Server与Project Server之间的双向接口，项目数据可以在他们之间自动

9、传递。,Project Server Gateway,Project Server Gateway的特性,项目在Project Server与Portfolio Server之间导入导出新建的项目在Portfolio Server和Project Server之间设置按天或按月自动同步数据，或手动同步Portfolio Server中的项目进度只关心阶段和里程碑属性将引用求值的属性导出到Project Server中模板映射自动同步Portfolio Server的属性与Project Server的企业域如Portfolio Server中的概要信息、成本（预算、实际、预测）、优先级、挣值等

10、资源将Project Server中的资源可用性数据通过OLAP Cube同步到Portfolio Server中包括资源的预算、实际、预测值甘特图在Portfolio Server中访问Project Server的甘特图链接多个Project Server每个Project Server对应到不同的组织结构中,组织结构与项目,项目组合（Portfolio）项目（Project）：如ERP建设项目、新产品开发等计划（Program）：如员工培训计划等应用（Application）：如ERP系统、CRM系统等他们都要链接到组织结构，他们之间的关系：项目组合中可以包含项目、计划与应用，是进行分析

11、优化的实体企业组织结构中每一个节点都会默认为一个“项目组合”，可以进行分析计划也可以包含项目项目、计划、应用间可以设置依赖关系,企业组织结构,项目与项目组合,企业的组织结构 （Organization）是分层次的可以根据企业的需要自定义,应用,项目,项目,项目组合,计划,项目,项目组合管理流程,只有项目（Project）有工作流的概念，计划（Program）与应用（Application）则没有系统可维护多工作流，项目根据项目类型（Project Class）不同进入不同的工作流工作流分为几个阶段（建立、选择、计划、管理），为所有工作流公用，使得管理流程更加清晰每个阶段中分为不同步骤，步骤中可

12、以设置必须的提交物内容状态（编辑、只读、隐藏）邮件通知策略当步骤中的提交物齐备和所有成员都签离（Sign-Off）时流程会自动进入下一步继续流转，当然根据审批结果的不同进入的步骤分支也不同，也可以设置手动进入下一步骤,Workflow,项目组合设计器,Portfolio Builder TM,项目建立时需要输入的部分,项目进行中的其他部分,业务影响,成本预算,资源预算,收益,风险,进度,成本跟踪,资源跟踪,文档,其他,基于系统设置的业务目标指标依照项目情况对每个业务目标的影响进行评价,根据时间段、成本结构与成本中心来设定成本预算,基于系统设置的资源类型依照项目情况设定对每种资源的每个时间段的需

13、求数量,根据收益结构设定财务收益根据非财务收益指标设定非财务收益,基于系统设置的风险指标依照项目情况对风险评价量化出风险值,与Project Server同步只关心项目阶段与里程碑,依据时间段、成本结构与成本中心来跟踪项目成本的实际值,对资源类型在各时间段的需求进行预测，并对实际值、变化值进行跟踪,文档版本管理，签入签出等与SharePoint Server集成,当前项目的健康状况察看自定义报表察看问题管理,项目组合设计器用于建立项目组合、项目、计划与应用，并管理系统资源库项目组合设计器为后来的项目分析、选择、计划、执行、监控提供了基础数据一个项目包含很多的信息和属性，其中一部分是在建立的时候

14、就需要提供的，以便进行后续的流程；其余部分需要在以后提供，或是用以协作，或是供系统用户察看监控。,财务管理,Cost & Benefit,财务管理设置,财务管理方法,成本中心设置,成本结构设置,财务收益设置,链接到企业组织结构举例1：按照职能来设置商业IT运营举例2：按照产品线来设置饮料方便面休闲食品,费用内部员工外请人员培训小于10000元的设备或软件其他投资大于10000元的设备或软件建筑物其他,收入增长饮料产品组方面便产品组休闲食品产品组费用降低内部员工外请人员设备或软件维护费用,按照成本结构（收益结构）、成本中心、时间段来察看、修改财务数据设置指标监控财务数据；使用报表察看财务数据,资

15、源库管理,Resource Pool,资源库管理的特点,与项目管理中的资源管理的区别,设置资源类别（建议按照技能分类）可察看资源统计表、资源需求表、资源实际可用情况表（处理资源冲突）可进行资源分析、监控、报表统计等,项目管理中会将资源落实到人，并分配到任务上；而项目组合管理中的资源只关心某一种技能的资源的可用性情况项目管理中会有资源分解结构的概念（RBS, Resource Breakout Structure），用来设置人力资源的部门等结构,自定义属性与指示灯,Attributes and Indicators Management,自定义属性,自定义指示灯,自定义属性包含六种类型列表（Li

16、st）实数（Real）整数（Integer）日期（Date）字符串（String）多行文本（Multiple-Line Text）可度量的属性可以互相引用，支持简单的四则运算与括号用来自定义各种视图的列，显示您所需要的值这些属性可以作为限制条件来进行项目的优化和分析这些属性可以用来建立图表这些属性可以用来定义筛选方式,指示灯有四种颜色可供选择：绿色、红色、黄色、灰色（不可用）指示灯可以联系属性作为它的值，并可以自定义阈值（Threshold）项目属性中的“状态”会出现项目健康状况的指示灯系统监控的平衡记分卡也会有指示灯显示组织结构、项目组合、项目、计划、应用的状态,企业可以根据自己的需要定义相

17、应的属性来扩展系统，指示灯则用来进行监控。,项目组合优化器,Portfolio Optimizer TM,Office Project Portfolio Server的主要目的是使企业的项目组合顺应企业战略目标，在多重限制（如成本、资源等）之下来优化项目组合。项目组合优化器模块的优化步骤为：,比较出数种企业业务目标之间的相对重要性，从而计算出不同的权重评估项目组合中的项目对业务目标的影响根据企业业务目标的优先级，与项目对这些业务目标的影响来计算出项目的优先级将以上步骤得到的优先级列表加上成本或资源等限制条件，进行筛选使用高级分析工具或使用图表进一步分析项目组合确定项目组合的筛选结果，将不必要

18、的项目暂停上马,项目优先级分析,Prioritize the Projects,项目优先级列表,两两比较业务目标,业务目标优先级列表,项目对业务目标的影响,限制条件分析,Constraints Analysis,选择限制条件（Constraints），如资源、成本等，填写限制条件的限制数值（Limit Vector），系统会根据项目优先级给出建议当然，用户也可以根据自己的选择来设置包括或剔出（Force In/Out）某些特定的项目，并让系统计算出结果计算结果（如下图80.49%是所有包括的项目的优先级数值的加总）代表此方案实现了多少业务目标,最优前沿分析,Efficient Frontier

19、,最优前沿分析的概念,寻找拐点,分析限制条件的影响,强制加入或剔出某些项目的影响,最优前沿分析回答了以下问题：在企业的能力范围内实施项目的最好情况我们的项目组合是否挖掘出了最大潜力强制加入或剔出某些项目会有怎样的影响最优前沿曲线上的点，代表了在既定的成本或资源内，所能实现的项目组合的最大价值每次只能分析一种限制条件（X轴），Y轴代表商业价值（项目优先级的数值的加总）,敏感度分析,Sensitivity Analysis,敏感度分析允许您修改项目或业务目标的优先级数值，然后进行计算和比较，察看优先级对项目组合的选择有怎样的影响用户可以将改变的结果保存后进行对比,察看优先级改变的效应,察看项目属性

20、改变的效应,敏感度分析可以察看应该怎样去改变某一个项目的某种属性（如成本、资源需求等）才能使得此项目被包含在项目组合中，建议会以表格的形式给出另外可以使用有图形分析项目的成本收益比，柱状图的长短代表项目的收益/成本，因此在Y轴右侧的项目都是有意义的,一致性评估,Business Alignment Assessment,系统会将为实现每个业务目标所投入的成本与总成本比较计算出百分比，称作相对成本（Relative Cost %）下图中红色柱状图代表业务目标的优先级百分比，蓝色柱状图代表业务目标的相对成本百分比，于是可以看出成本分配是否与业务目标的优先级一致,图表分析,Charts,散点图,泡泡

21、图,饼状图,柱状图,雷达图,条形图,描绘两种属性,描绘三到四种属性,描绘百分比,比较属性之间的值,描绘属性之间的相对权重,描绘趋势,项目组合的决策,Selection,项目决策的状态有：上马（Go）、取消（Kill）、暂缓（Hold）、未定（Blank）决策依据可以包括以前各种分析的结果饼状图可以按照项目的决策状态来察看资源、成本等属性的分配,根据各种分析的结果，可以进行决策了，确定哪些项目应该上马而哪些可以暂缓。,项目组合监控器,Portfolio Dashboard TM,在监控器中，记分卡视图用来监控项目状态，它使用指示灯使得项目健康状态一目了然，它的项目内容是只读的。企业管理层可以用指

22、示灯分辨哪个项目需要注意，并且可以深入察看问题的源头。记分卡视图允许用户自定义，选择自己所需要的指示灯来察看。,项目的执行过程、应用的维护情况和企业的健康状况，都可以在监控器中察看。,报表,Reports,系统预置了多种报表模板可供选择，按照不同级别划分：项目、项目组合项目报表还提供了快照（Snapshot）功能，可以按照一定的时间段来自动生成报表，可以实现周报、月报功能生成的报表可分类，按照：概要、成本、资源、风险等报表提供了三种格式：PDF、Excel或者HTML格式,报表模板,项目报表项目详细信息报表项目财务报表项目组合报表问题报表成本跟踪报表详细成本追踪报表项目列表报表项目成本报表-属性项目成本报表-成本中心应用功能交叠报表引用流程集成报表应用列表报表项目审批报表项目状态报表工作流管理报表项目组合财务报表资源竞争力报表,