办公自动化实训课件.ppt

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1、办公自动化实训教程,Office2003在工作中的应用,快要工作了，肯定会面临各种各样的电脑文书工作，我能够应付自如吗？,Sure !,本学期实训安排,涵盖Word, Excel, PowerPoint三大办公软件的12个工作实例演示根据实例，每堂课做一次上机实战，作为平时成绩第13周/14周，随堂上机期末考试,实训一：制作培训通知,输入内容（建立文档、日期的插入、拼写和语法的检查、字数的统计）设置文字格式设置段落格式（间距和缩进的设置、格式刷、边框和底纹的设置）项目符号和编号（添加项目符号、添加编号、录入文字时自动创建项目符号或编号）制作回执表保存培训通知打印培训通知使用电子邮件发送培训通知

2、,实训二：制作成绩统计表,初始化页面为表格添加标题插入表格修改表格结构输入表格内容美化表格利用公式进行自动计算排序成绩统计表跨页设置表格标题插入图表,单元格的标识 Word表格中每个单元格都有一个默认的唯一标识，标识的名称由单元格所在的列标和行号组合而成。 列标使用字母A、B、C等表示，行号用数字1、2、3等表示，列标在前，行号在后。如：第三列第二行的单元格标识为C2。,实训二：制作成绩统计表,求平均值的公式 =Average（C2，D2，E2，F2，G2，H2） =Average（C2：H2）,实训二：制作成绩统计表,页面设置（页边距、页面视图） 制作流程图标题（绘制矩形，颜色填充，添加艺术

3、字并编辑文字“双色填充”效果、“朝鲜鼓形状”、设置阴影样式） 绘制流程图框架（画布框的调整，绘制图形准备、过程、决策、结束，复制图形Ctrl+D，改变自选图形） 美化流程图（图形的对齐方式、自定义三维样式、颜色填充） 绘制连接符,实训三：制作购物流程图,绘制连接符 连接符看起来像线条，它始终与附加在一起的图形相连。也就是说，不论怎样拖动各种图形，只要它们是以连接符相连的，就始终连在一起。,实训三：制作购物流程图,实训四：制作产品宣传手册,第一步：设置小册子页面纸张大小-自定义大小-宽度21.2厘米、高度27.8厘米；页边距-纸张横向-上下1厘米、左右1.27厘米；分隔符-分页符；设置虚框，辅助

4、对齐插入表格：1行3列，线型：无边框；,实训四：制作产品宣传手册,第二步：制作小册子封面标题的制作：绘制圆角矩形，调节黄色菱形控制点；设置大小高度1.86厘米，宽度8.33厘米）；设置填充效果（预设-宝石蓝）；将所有图形组合文本框设置：颜色-其他颜色-自定义-模式RGB，红色102、绿色153、蓝色153；粗细-2磅插入图片：浮于文字上方,实训四：制作产品宣传手册,第二步：制作小册子封面（续）说明部分的制作：绘制椭圆，拖动绿色控制点，向左旋转10度，高度1.44厘米，宽度4.78厘米文本框设置：字体二号；格式-字体菜单-字符间距-缩放80%，磅值1；电话信息文本框的填充颜色（红色102、绿色1

5、02、蓝色204)将图片与文本框组合-复制-选择性粘贴-图片（增强型图元文件），使其变为图片格式添加阴影样式6插入剪贴画,实训四：制作产品宣传手册,第三步：制作小册子内页添加背景图片：格式-背景-水印-图片水印-选择图片，缩放150%文本框的链接运用：连续画出2个空白文本框，右键点击第一个，选择“创建文本链接”，鼠标变成小水壶样式，点击第二个空白文本框（作用：当第一个文本框内容填满时，文字会自动移到下一个文本框中）,实训五：制作统一的信函,通过邮件合并，可轻松地批量制作信函、信封、标签、工资条、学生成绩通知单、商品报价单等。,理解邮件合并,邮件合并中，要处理三个不同的元素：主文档；为主文档提供

6、信息的数据源；合并文档（完成的文档集）。 邮件合并并不一定真的是指信函邮件的合并，使用这一功能可以将主文档和数据源合并为一。,理解邮件合并,主文档：Word文档。 数据源：可以是Word表格、Excel工作表、Outlook联系人列表或Access数据库等。 合并文档：主文档的副本，是个Word文档，此文档不必保存。,案例知识点讲解：,掌握邮件合并的三个操作步骤1、建立主文档：简单Word文档2、建立数据源：Word表格（或Excel表格、Outlook表格）3、文档合并（邮件合并）,案例知识点讲解：,邮件合并操作方法通过“邮件合并”任务窗格操作执行【工具】【信函与邮件】【邮件合并】菜单命令在

7、任务窗格中选择文件类型信函，使用当前文档选取收件人使用现有列表浏览打开数据源确定/编辑撰写信函定位插入点其它项目插入合并域预览信函合并完成编辑个人信函/打印合并到新文档,实训六：毕业论文的排版,案例知识点讲解：,掌握样式的设置方法新建样式执行菜单栏上的【格式】【样式和格式】命令,提示： Word使用层次结构来组织文档，Word目录的自动生成是基于大纲级别和段落样式的。,案例知识点讲解：,掌握样式的设置方法修改样式,案例知识点讲解：,熟悉长文档的阅读方式执行菜单栏上的【视图】【大纲】命令 。执行菜单上的【视图】【阅读版式】命令 。【窗口】【拆分】 右下角的“按对象浏览”功能,案例知识点讲解：,熟

8、悉插入目录的方法1.自动提取目录 。执行菜单栏上的【插入】【引用】【索引和目录】命令。,案例知识点讲解：,熟悉插入目录的方法2.使用制表位修改目录执行菜单栏上的【格式】【制表位】命令 。,实训七：制作客户信息表,案例知识点讲解：,熟悉Excel 2003的基本功能 建立文档双击桌面Excel图标，或从开始菜单启动Excel启动后，默认打开一空白Excel文档。也可以单击“常用”工具栏中【新建空白文档】按钮进行创建。,案例知识点讲解：,熟悉Excel 2003的基本功能 保存文档单击“常用”工具栏中【保存】按钮 另存为,设置统一的密码：123,案例知识点讲解：,熟悉Excel 2003的基本功能

9、 输入数据 手工输入，可输入中、英文文本、数字、公式等使用自动填充功能快速复制或填充有序数据,编号的输入技巧：+ 001,案例知识点讲解：,格式的设置单元格字体、对齐方式 、数字格式 、边框和底纹等设置单击菜单栏的【格式】【单元格】命令通过“格式”工具栏进行设置,案例知识点讲解：,格式的设置数字格式 设置数字格式可改变单元格中数据的显示格式。常见的数字格式有常规、数值、货币、日期、时间、百分比、文本和自定义等。,调整工作表行高列宽鼠标操作 拖动列标右边界调整列宽；双击列标右边界“最适合的宽度”单击菜单栏的【格式】【行】 或【列】命令,使用自动填充功能快速复制表格的底纹,案例知识点讲解：,插入图

10、片单击菜单栏的【插入】【图片】【来自文件】命令Excel中，可以插入剪贴画、图片文件、艺术字、自选图形等图形对象，与Word 不同的是，插入的图形总是浮于文字上方。,案例知识点讲解：,工作表的操作增加、删除、命名工作表在工作表标签区中单击选择工作表标签单击右键，在快捷菜单上选择 【插入】/ 【删除表】/【重命名】命令 冻结窗格光标停留在A4单元格，单击菜单栏中的【窗口】【冻结窗格】 隐藏工作表中的网格线单击菜单栏中的【工具】【选项】命令，打开的【选项】对话框选择【视图】选项卡，在“窗口选项”中取消“网格线”的勾选,案例知识点讲解：,打印工作表页面设置 设置纸张的页面大小、边距、页眉/页脚等 页

11、眉/页脚的设置单击菜单栏中的【文件】【页面设置】命令，打开的【页面设置】对话框。 选择【页眉/页脚】选项卡，单击【自定义页眉/页脚】按钮，打开【页眉/页脚】对话框,案例知识点讲解：,页面设置 设置标题行 使得每页顶端或左端都出现标题在【页面设置】对话框中选择【工作表】选项卡 在“顶端标题行” 或 “左端标题列”选项框 中选择设置标题行或列,打印预览 打印工作表,实训八 制作个人收支明细表,案例中一些基本的原始数据外，其他的各项统计项都是通过Excel提供的公式和函数自动计算完成的。同时通过有效性及保护来尽量避免在输入数据时的误操作。,案例知识点讲解：,公式和函数插入函数 选择结果单元格，单击菜

12、单栏中的【插入】【函数】命令打开的【插入函数】对话框，选择应用函数打开【函数参数】对话框 ，设置函数各计算参数,案例知识点讲解：,公式和函数输入公式 选择结果单元格输入等号“=”，输入运算公式，按回车键确认。Excel中的公式的书写规则与常规的代数公式基本一致。它总是以“=”开始，可以使用+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、（乘幂）、()（小括号）、（大于号）、=（大于等于号）和&（连字符）等运算符。 公式和函数可通过复制粘贴或自动填充进行复制,案例知识点讲解：,单元格引用引用指标识并指明公式中所使用数据的单元格位置。相对引用 如：A2绝对引用 如：$A$2混合引用 如：$A2或A$2相对

13、引用与绝对引用的区别：当复制公式时，相对引用会根据其发生改变，而绝对引用不会。 在公式中输入单元格引用，可直接选择该单元格或区域，支持Ctrl键和Shift键。,IF函数需要三个参数：第一个参数Logical_test为条件第二个参数Value_if_true为条件成立时函数的返回值第三个参数Value_if_false为条件不成立时函数的返回值,以单元格O5为例（插入-函数-逻辑）：$N$8=0，表示如果单元格$N$8等于0（即全年收入合计为0）“”，表示那么单元格O5显示为空白（“”表示空字符串）N5 / $N$8，否则显示公式N5 / $N$8的计算结果（即工资占总收入的比例）,计算各项

14、收、支所占收、支总额的比例（IF函数及绝对引用的合并使用）,考虑除法中被除数不能为0和公式复制的问题,案例知识点讲解：,验证数据有效性通过给单元格设置“数据有效性”，来限制单元格数据的输入，从而避免输入数据时误操作。选定设置“数据有效性” 的单元格区域 单击菜单栏中的【数据】【有效性】命令，打开的【数据有效性】对话框。 选择【设置】选项卡， 设置“有效性的条件”选择【出错警告】选项卡，设置“输入无效信息时显示出错警告”,案例知识点讲解：,设置条件格式通过条件格式，可将满足特定条件的单元格以指定的格式显示，从而达到突出重要数据的目的。 选定设置“条件格式”的单元格区域 单击菜单栏中的【格式】【条

15、件格式】命令，打开的【条件格式】对话框 在“条件？”中设置满足条件单击【格式】按钮，在打开的【单元格格式】对话框中设置满足条件后的格式还可以单击【添加 】按钮，添加新的条件格式,案例知识点讲解：,保护工作表保护工作表的作用为保护工作表中的锁定单元格（默认），使得这些单元格不能被编辑修改 。选定所有不需保护的单元格区域 单击菜单栏中的【格式】【单元格】命令，打开的【单元格】对话框。 选择【保护】选项卡，单击取消“锁定”选项。单击菜单栏中的【工具】【保护】【保护工作表】命令，打开的【保护工作表】对话框。选择“保护工作表及锁定的单元格内容”选项，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入工作表的保

16、护密码，并设置保护后可执行的操作。,案例知识点讲解：,复制工作表在工作表标签区中，选中工作表标签。单击右键，在快捷菜单中选择【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框中在“工作簿”选项中选择目标工作簿选择 “建立副本”（如不选择则为移动），单击【确定】按钮 。,实训九 销售统计分析,案例知识点讲解：,数据清单数据清单（也称数据列表），指包含系列相关数据的标准二维表格，其中每行是一个完整的信息，而同列的数据项应具有的相同数据类型。记录单 可对数据清单进行浏览、修改、输入、删除、和查找等管理操作单击菜单栏中的【数据】【记录单】命令，打开【记录单】对话框,案例知识点讲解：,排序首先选定

17、数据清单中任一单元格（如果要排序的是部分数据清单或非标准数据清单，则要选择要排序的完整数据区域。）单击菜单栏中的【数据】【排序】命令，打开【排序】对话框依次设置排序字段及方式。简单的排序可直接选定关键字所在列的任一单元格，然后单击“常用”工具栏上的【升序排序】按钮或【降序排序】按钮完成排序。,案例知识点讲解：,筛选自动筛选 一般适用于简单条件的筛选，允许叠加。 首先选定数据清单中任一单元格。单击菜单栏中的【数据】【筛选】【自动筛选】命令单击列标题右侧的自动筛选下拉箭头，从下拉列表中选择自动筛选状态下，再单击菜单栏中的【数据】【筛选】【自动筛选】命令 ，可撤消筛选,案例知识点讲解：,筛选高级筛选

18、 可任意组合筛选条件，适用于复杂的条件筛选首先在工作表中空白处输入筛选条件 选定数据清单中任一单元格，单击菜单栏中的【数据】【筛选】【高级筛选】命令，打开【高级筛选】对话框依次选择设置列表区域、条件区域和筛选结果位置提示：筛选条件中，不同行间的条件是“或”的关系，同一行中不同列的条件是“与”的关系。,案例知识点讲解：,分类汇总指对数据进行分类，并按分类进行汇总进行诸如“求和”、“计数”和“平均值” 等汇总计算。允许嵌套 。首先对要分类字段进行排序 单击菜单栏中的【数据】【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。 依次设置分类字段、汇总方式和和汇总项等，单击【确定】按钮要撤消分类汇总，可在【分类

19、汇总】对话框中单击【全部删除】按钮。,案例知识点讲解：,二重嵌套分类汇总,在按“商品”汇总的基础上，分别汇总出各品牌的销售笔数，即记录条数,案例知识点讲解：,数据透视表和数据透视图创建数据透视表（图） 排序+筛选+分类汇总选择数据清单中任一单元格，单击菜单栏中的【数据】【数据透视表和数据透视图】命令根据向导依次设置数据透视类型、数据源区域和创建位置在空白的数据透视表框架结构中，依次将【数据透视表字段列表】浮动窗口中的字段手拖动到页、行、列和数据四个区域中,销售日报表,案例知识点讲解：,数据透视表和数据透视图应用数据透视表中页、列和行字段可以进行筛选 行或列字段可以进行分组数据字段可以更改汇总方

20、式页、列、行以及数据各区域均可放置多个字段各区域中的字段可删除（拖出透视表）数据透视图与数据透视表类似, 通过分组创建销售月报表,更改数据字段的汇总方式,数据透视表-字段设置,月商品品牌透视表,注意：数据透视表中，“页”、“列”、“行”及“数据”各区域可放置多个字段 将“品牌”字段添加到“行区域” 将“销售日期”字段拖出透视表区域,5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。8

21、、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。12、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。13、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。14、一个人的知识，通过学习可以得到;一个人的成长，就必须通过磨练。若是

22、自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。15、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。5、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。6、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一

23、道彩虹，亮丽于心中某处。7、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！8、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！9、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。10、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。11、这个世界其实

24、很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。12、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。13、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。14、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。15、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放

25、空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。5、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。6、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。7、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。8、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。10、没人能让我输，除非我不想赢！11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。15、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。,