报表管理的详细设计课件.ppt

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1、哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,报表管理的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,报表管理的详细设计,本章主要内容报表管理的总体设计 报表管理的基本概念 表样格式定义的详细设计 报表公式定义的详细设计 报表数据处理的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,一、报表管理的功能模块划分 二、报表管理的数据存储设计 三、报表处理的基本流程,本节主要内容,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,会计报表概括了企业的经济活动，反映了企业的财务状况和经营成果，

2、它是关心企业情况的单位、上级主管部门、政府和个人了解企业财务状况和经营成果以及资金流动和运用情况的主要信息来源。同时它也是企业内部管理人员进行管理，提高企业经济效益的重要参考资料。 会计报表分为对外报表和内部报表两类，对外报表是指企业必须采用统一的格式，按规定的日期对外报送的各种报表。这类报表的格式相对固定，按现行会计制度的规定，企业对外会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表等；内部报表是为了满足企业内部管理的需要而设计的，其内容和格式都不固定，根据需求而不断变化。虽然对外报表的格式相对固定，但是也不是一成不变的，它的内容和格式也会随着会计制度的改变而发生变化。所以在进行报表处理设计时，要

3、尽可能地提供可灵活设置的功能。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,在一般会计软件中，对于报表的处理通常采用两种方法： 第一种方法是对每一个报表，编制一个专门的程序来生成报表格式和数据，这种方法的优点是使用方便、可操作性强，其弊端是程序维护量大，一旦报表发生变化，或者是会计科目发生变化，或者是报表填列方法发生变化，都要改动报表生成程序，这种方法适用于自行开发的专用软件，本单位具有维护系统和编程能力；,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,第二种方法是报表的格式和报表的数据来源都要用户自己定义，然后由一

4、个通用程序根据定义来生成报表。 这种方法的优点是通用性强，其缺点是可操作性差，对用户素质要求很高，该方法要求用户自行定义报表格式和报表数据的生成公式，仅就定义报表的数据生成公式，就要求用户了解所有报表的每个数据项是由那些数据基表、那些记录、那些字段、经过那些运算而产生的，对用户来说，熟悉系统中的所有数据基表己经很难，若要熟悉字段和索引关键字等就更难，甚至有的会计软件还要求用户按某种程序设计语言的语法规则来定义公式，因此，这种方法的实质是把一部份系统开发和系统设计任务交给了最终用户，以此来换取系统的通用性，致使许多用户望而生畏。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报

5、表管理的总体设计,针对上述两种方法的缺点和不足，如何设计出一个简单实用、可操作性强的会计报表系统，一直是会计软件开发者寻求解决的问题之一。 会计软件的好坏取决于开发平台和开发者的水平，对同一开发环境而言，会计软件的通用性与可操作性之间具有互斥性，即会计软件的通用性越强，其可操作性可能就越差，反之会计软件的专用性越强，其可操作性可能就越强。 那么，找到会计软件通用性和可操作性之间的最佳点，即开发具有一定通用性，且可操作性强的会计软件是广大用户所急需的。报表管理系统作为会计软件的一个组成部分也不例外，就以上两种方法而论，第一种方法，虽然系统维护量大、通用性差，但是操作简单，易于掌握；第二种方法，虽

6、然通用性强，但操作复杂，不便于掌握。本章将介绍一种简单实用，并且操作极其方便的会计报表处理方法。当前，采用报表组件结合编程工具和语言进行自主开发是一种主流方式。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理利用通用的报表定义功能可以自行定义和设计报表，可以灵活的定义各种报表格式及报表数据来源，同时，报表管理还具有数据采集、计算、统计、查询、汇总等功能。通过设置报表格式，定义报表的数据关系，可以方便地从数据库中取出有关发生额或余额数据生成报表。 在报表管理中具有两种报表文件，即表样文件和数据文件。目前的通用报表软件大都提供了自定义生

7、成表样文件和模板生成表样文件两种功能，报表表样生成之后，再由报表处理软件根据表样文件的格式和数据库取数公式自动生成报表的数据文件，最后进行报表输出和报表分析。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,近年来，随着国内外报表软件的发展，报表管理系统的功能不断增强，相应的开发工具也丰富多彩，主要包括PB、VB、VF、VC等。主流开发平台包括：.Net平台、J2EE平台、传统平台等。专门针对开发报表管理系统而设计的ActiveX控件主要有Formula One、用友公司的Cell组件、China Excel组件以及EtCell组件等报表组件

8、。此外，用友公司的UFO报表管理软件也是一款强大的财务报表工具。本章将结合用友公司的UFO报表软件来研究报表管理系统的设计思想。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,由于其他系统的报表都需要用报表管理系统来定义生成，因此，报表管理系统必须设计良好的数据接口，使其能够读取各系统中的数据，其数据接口分为两种，一种是内嵌在系统内部的数据接口；另一种是由用户自行定义生成的数据接口。内嵌的数据接口是在报表管理系统设计开发时，固化在软件系统中，向用户提供全面、基本的取数功能。

9、用户自定义数据接口是预留给具有一定数据库编程能力的用户，来满足特殊用户的个性化需求。报表管理的功能模块划分如图6-1所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,1表样格式定义 向用户提供自行定义报表格式的功能，其主要功能包括：表样基本格式定义、报表打印、表样浏览等。 表样的格式设计功能完成表名、行数

10、、列数等报表基本框架的定义，设计表样的文字格式和字体风格等。为使不同格式的文件系统之间相互传送数据成为可行，表样格式定义中还需提供实现表样文件与HTML文件、XML文件、TXT文件、EXCEL文件等之间的相互转换功能。 表样打印功能完成表样的打印设置、打印预览等功能，用于打印设计好的表样文件。由于会计制度规定了企业财务报表的固定格式，如：资产负债表、利润表、现金流量表等。因此，表样格式定义中包括一些系统预置的表样供用户直接使用。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分

11、,2表样公式定义 提供根据用户需求从数据库中取数的功能，其主要功能包括：数据库取数公式定义、表页内部函数定义、常用函数定义等功能。数据库取数公式定义是表样公式定义的重要组成部分，是由报表管理系统的开发人员在软件设计和开发时编写的，主要用来实现从会计科目发生额和余额、外币发生额和余额、部门发生额和余额、往来户发生额和余额、项目发生额和余额等各种发生额和余额基表中读取数据。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,表样内部公式定义以及常用函数定义与EXCEL的公式定义相似

12、。在报表管理系统中确定单元格之间的数据关系，例如：多个单元格数据的求和函数、多个单元数据的求积函数。 常用函数定义提供报表处理过程中经常用到的一些函数，例如：求和函数、开方函数等。表页内部函数和常用函数是在系统开发时固化在系统中的，后期一般不提供用户自定义功能。数据库取数公式中的常用函数也是在系统开发时固化在系统中的，以满足绝大多数用户的基本需求。同时，为了满足不同客户的个性化需求，也提供用户自定义数据库取数函数的功能。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,3报表

13、数据处理 根据用户选择的表样格式和相应的取数函数生成财务报表；所有已生成报表的浏览；报表的打印设置、打印预览、打印输出；报表的简单汇总等功能。在报表数据处理中，报表管理系统执行用户定义的数据库取数函数，将从数据库中取出的数据填写到表样制定的单元格中，并根据定义的表页内部函数和常用函数计算表页内部数据。数据库取数函数的实际运行机制是通过SQL语言中的Select语句从From指定的数据库中取出指定字段的数值，或者将取出的数值进行简单汇总后输出。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理

14、的功能模块划分,报表数据生成就是从有关科目发生额与余额基表中，取出相关科目的余额或发生额数据，根据报表的数据公式定义，直接由计算机自动生成报表数据。因此，所涉及到的数据基表主要有表样基表、报表文件基表、会计科目字典、其他各种数据字典、各种发生额与余额基表、用户及其权限设置基表等。其中绝大部分基表在第二章“系统管理的详细设计”中已经给出，在此需要设计的是表样基表和报表文件基表。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,1表样基表的数据结构设计 表样基表的名称为Byjb。

15、在表样基表中存储的主要有报表管理软件的开发者为用户事先设计好的、企业会计制度规定的、需要向外界披露的、具有固定格式的报表模板，以及为一般企业设计的常用报表模板。报表表样基表各账套都可以使用，在该基表中存储的报表表样相当于标准报表模板，各账套都可用此模板来生成本账套的报表文件，对于生成的报表文件用户可根据需要对其进行修改。在此需要说明的是模板文件也可以不存储在数据库中，而将其另存为特定格式的报表文件。这也是目前各报表管理系统采用较为广泛的一种形式。表样基表的数据结构如表6-1所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据

16、存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,表6-1 报表表样基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,（1）取数函数标识：标识该表样文件中是否已经定义的数据库取数函数。（2）跨公司标识：用来标识该表样文件中的取数函数是否需要从其下属子公司的账务系统中取数。（3）国际报表标识：标

17、识该表样文件是符合我国会计制度规定的境内报表，还是满足国际会计准则规定的国际化报表。（4）报表性质标识：标识该表样文件是属于满足一次性使用需求的表样文件，还是属于可以满足不同会计分期多次使用需求的表样文件。（5）联合编制标识：标识该表样文件是由一个用户编制的表样，还是由多用户共同编制的表样，如果为多用户共同编制的表样文件，则需要在用户数目字段存储联合编制该表样文件的用户数目，并将所有进行联合编制的用户姓名存储在用户姓名字段。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,（

18、6）表样使用等级：标识出该表样文件是提供给哪一个特定等级的人员使用的，包括：经理级、部门主管级、一般雇员级、未分级。其中“未分级”表示该表样文件可供各级用户使用。 （7）表样使用部门：标识该表样是提供给哪个具体部门使用的，若该字段为空则表示提供给所有部门使用。 （8）只读标识：标识该表样文件当前是否是只读状态，如果是只读状态，则只有使用密码才能够取消只读限制。 （9）表样生成日期：记录该表样文件首次存储的日期。 （10）表样修改次数：存储该表样文件累计修改的次数。 （11）表样最后保存日期：存储该表样文件最后一次进行保存的日期。 （12）表样最后保存用户：存储最后一次进行表样保存的用户姓名。

19、（13）累计编辑时间：存储编辑该表样文件所用的累计时间。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,2报表文件基表的数据结构设计 报表文件基表的名称为Bbwjjb，该基表存储报表管理系统生成的报表文件，包括企业按照企业会计制度的要求应向外界披露的对外报表，以及企业根据本单位的具体情况，自行设计和编制的供内部使用的自定义报表。报表文件基表的主要数据项有生成报表文件的操作员、报表编号、报表生成日期、报表性质等，其数据结构如表6-2所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾

20、文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,表6-2 报表文件基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,（1）报表性质：标识该报表文件是对外公布的公用报表，还是仅限于企业内部使用的对内报表。 （2）报表公布标识：标识该报表文件是否已经对外公布，还是只存储在报表管理系统中，如果报表文件已经对外公布，则在报表公布日期中存储该报表公布的最早日期。 （3）当前分期报表标识：标识该报表文件所包含的数据是当前会计分期的数据，还是以往会计分期的数据。 （4）跨公司

21、标识：标识该报表文件中是否包括其下属子公司账务系统中的数据。 （5）国际报表标识：标识该报表文件是符合我国会计制度规定的境内报表，还是满足国际会计准则规定的国际化报表。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,（6）报表使用等级：标识该报表文件是提供给哪一个特定等级人员使用的，包括：经理级、部门主管级、一般雇员级、未分级。其中“未分级”表示该报表文件可供各级用户查看和处理。 （7）报表使用部门：标识该表样是提供给哪个部门使用的，若该字段为空则表示提供给所有部门使用。

22、（8）只读标识：标识该报表文件当前是否是只读状态。如果是只读状态，则只能查看已经生成的报表数据，不能重新生成报表。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,报表处理分为三个组成部分，即表样格式定义、表样公式定义和报表数据处理。在表样格式定义中需定义表样尺寸、行高、列宽、单元属性、组合单元等。在表样公式定义中需定义报表的数据来源，用户通过使用报表管理系统提供的公式进行报表的数据库取数定义。报表的格式定义和报表的公式定义是表样设计的重要组成部分，二者缺一不可，彼此互为依托

23、，只有格式没有数据的报表没有实用价值，不能为信息使用者提供有用信息；只有数据没有格式的报表不能为用户所理解，不便于信息使用者使用。因此，在设计报表的表样时，表样的格式定义和表样的公式定义处于同等重要地位。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,会计人员编制新的会计报表时，首先必须登录报表管理系统，输入用户名和口令，连接服务器中的数据库，进行身份验证，其次进行报表文件的初始化，设定报表的各项参数，如表的名称、行数、列数和表样文件的说明性信息等。然后按照规定的报表格式设

24、计报表表样，如表头、表体、表尾等，利用系统提供的数据库取数函数进行报表取数公式定义，以及报表数据运算关系公式定义，最后生成报表，基本的处理流程如图6-2所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,报表处理的具体步骤应视不同情况而定，但其基本处理步骤如下。 第一步：进入报表管理系统，建立新的表样文件 选用报表管理系统的“新建表样”功能，进入表样基本信息录入界面，用户输入表样文件的基本

25、信息（表样名称、行数、列数、表样文件的说明性信息）后，就建立了一个新的表样文件，此时可以在此报表上设计报表格式，设计完成后保存即可。也可以直接采用系统默认的表样文件基本信息建立新表样。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,第二步：报表格式设计 （1）设置报表尺寸：也就是确定报表的行数和列数。如果在输入报表基本信息时，已经初步设定了报表的尺寸，在此也可以进行更改，如不更改则直接确认 （2）定义行高和列宽 （3）输入单元格的基本内容 （4）设置组合单元 （5）设置单元

26、格风格，主要是确定单元格的字体、字号等 （6）表格画线 如果设计的是一个标准财务报表，如利润表，则可以利用报表管理系统提供的财务报表模板生成一个标准的利润表，如果由标准报表模板生成的财务报表不能完全符合用户的需要，则用户可在此基础上进行必要的修改。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第一节 报表管理的总体设计,本小节主要内容,报表管理的数据存储设计,报表处理的基本流程,报表管理的功能模块划分,第三步：报表公式定义 进行表页内部公式和数据库取数公式的定义。内部公式定义用来进行表样内部不同单元格数据的汇总，数据库取数公式定义则建立数据库中相应字段与报表单元格之间的对应关系，以

27、便在数据生成时直接取数。 第四步：报表的数据处理 选择账套和表样文件，生成相应报表报表。 第五步：输出报表 打印生成的报表，或者发布到网络平台上，供报表的特定群体使用。 第六步：退出系统 在退出系统之前，注意保存新建或者修改过的表样文件和已经生成的报表文件。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,一、基本概念 二、基本描述,本节主要内容,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,1格式状态和数据状态 报表管理系统将含有数据的报表分为两部分，即报表格式设计与报表数据处理。这

28、两种处理工作在不同状态下进行。在UFO中实现状态切换的是“格式/数据”选项，通过这两选项可在格式状态和数据状态间切换。而对于一些通用的报表控件而言，报表格式和数据数据往往集成为一体。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,（1）格式状态：在格式状态下进行报表格式设计，包括表的尺寸、行高和列宽、单元格属性、单元格风格、组合单元格、关键字、可变区等。UFO报表中包括三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式。在格式状态下所做的操作对报表所有表页都起作用。但是，在格式状态下不能进行数据的录入和计算等操作。

29、（2）数据状态：在数据状态下进行报表数据管理，包括输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图、数据汇总、报表合并等。在数据状态下，可以看到报表的全部内容，包括：格式和数据。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,2单元和单元类型 （1）单元：单元是组成报表的最小单位，单元名称可以由其所在行、列组合来标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示（IU是英文数字，如数字序列：A,B,C,D,Z,AA,AB,AC,AZ, BA, BB, BC, ,BZ, , IA, IB, IC, , IU）。例如：E

30、25表示第5列第25行所定位的单元格。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,（2）单元类型：单元包括以下三种类型： 数值单元：在数据状态下输入。UFO报表数值单元的内容可以是1.7(10E-308)到1.7(10E+308)之间的任何数（15位有效数字），数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。当建立一个新报表时，所有单元格的类型默认为数值型； 字符单元：在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种可输入的符号组成的字符串，UFO报表的一个单元格中最多可输入255个字符。字符单元的内容

31、也可由单元公式生成； 表样单元：是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样在格式状态下输入和修改，在数据状态下不允许修改。一个单元中最多可输入255个字符。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,（3）组合单元：组合单元由相邻的两个或多个的单元格组成，这些单元必须属于同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的多个单元，也可以组合同一列相邻的多个单元，还可以把一个多行多列的平面区域设为一

32、个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中单元的名称来表示。例如把B1到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B1”、“B3”、或“B1:B3”表示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,3表页和区域 （1）表页：一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，每一张表页由许多单元组成。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据是不同的。表页在报表中的序号在表页的下方以标签形式出现，称之为“页标”。页标可以用“第1页”-“第99999页”表示。不仅UFO报表有表页的限制，任何一种报表控件也都有默

33、认的最大标签页数目。 （2）区域：区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元，最小的区域是一个单元。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,4多维表 确定某一数据位置的要素称为维。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。可以通过行和列找到二维表中的任何位置的数据。如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加表页号。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个

34、三维表中找到一个数据，需增加表名。三维表中的表间操作为四维运算。多数报表软件中的报表大小都有一定限制。一般情况下，行数：1-9999；列数：1-255；行高：0-160毫米；列宽：0-220毫米；表页数：1-99,999。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,5固定区及可变区 固定区是指一个区域的行数和列数的数量是固定的。一旦设定好后，固定区域内其单元总数是不变的。可变区是指一个区域的行数或列数是不固定的，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。 一般而言，在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或

35、是列可变区。顾名思义，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随需要而增减。有可变区的报表称为可变表；没有可变区的表称为固定表。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,6关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。UFO共提供了六种关键

36、字。 （1）单位名称：字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称。 （2）单位编号：字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号。 （3）年：数值型（19802099），为报表表页反映的年度。 （4）季：数值型（14），为报表表页反映的季度。 （5）月：数值型（112），为报表表页反映的月份。 （6）日：数值型（131），为报表表页反映的日期。 除此之外，诸如UFO这样的报表管理软件都提供自定义关键字功能，可以用于业务函数中。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,7筛选和关联 （1）筛选：筛选是

37、在执行UFO的命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行（列）进行判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行（列）；不处理不符合筛选条件的表页或可变行（列）。筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件。表页筛选条件指定要处理的表页；可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列。筛选条件跟在命令、函数的后面，用“For ”来表示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,（2）关联：UFO报表中的数据有着特殊的经济含义，因此，报表数据不是孤立存在的，一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在

38、着多种多样的经济关系或勾稽关系。若要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用，就需要定义关联条件。UFO在多个报表之间操作时，主要通过关联条件来实现数据组织。关联条件跟在命令、函数的后面，用“Relation ”来表示。如果有筛选条件，则关联条件应跟在筛选条件的后面。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,8业务函数和应用服务 应用服务用于从U8软件系列产品中提取数据。具体提取方法通过定义“业务函数”或“取数函数”来提取符合条件的数据。例如函数QC(1001 , 全年, 借, 001, 2007)表示提取系统中0

39、01账套的1001科目的年初借方余额。这些函数可以使用于单元公式、命令窗、批命令中。U8软件“应用服务”是一种强化的“取数函数”。新版UFO的业务函数增加到171个，并且增加了一些新的、实用的函数，例如“累计发生函数LFS”、“条件发生函数TFS”、“对方科目发生函数DFS”等。U8软件的各个模块紧密地结合在一起，可以看作一个系统的软件产品。使用UFO可以从各个模块中提取数据，主要函数分布状况如表6-3所示，具体的分布比例如图6-3所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,表6-3 UFO报表系统取数函数的分

40、布状态,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,1行列描述 （1）行：用“#”表示，行号为1-9999之间的数字。如“#4”表示当前表页的第4行。 （2）最大行：用#表示当前表页的最大行。 （3）列：用“”或“!”表示。列标为A-IU之间的字母。如“D”表示D列。超过26列时，用26进制（即用26个英文字母表示数字序列）的方法表示。如第28列表示为“AB”。列号为1-255之间的数字。如“!3”（

41、等同于C）。 （4）最大列：用“!”表示当前表页的最大列。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,2单元描述 （1）单元的完整描述为：报表名-表页号。例如：在利润表第7张表页上的A15单元表示为：利润表-A157。当表页号省略时，即单元描述为：报表名-时，系统默认为单元在指定报表的第1页上。单元在当前正在处理的报表上时，报表名可以省略。单元表示为：表页号。例如：在当前报表第3张表页上的A14单元表示为：A143。单元在当前报表的当前表页上时，报表名和表页号可以省略。单元表示为：。例如：在当前表页上的A11单元表示

42、为：A11。 （2）单元名称：单元名称可以用下面几种形式表示：如C6表示C列中的第6个单元；#：如A#1（等同于A1）；!#：如!4#2（等同于D2）；!#：表示当前表页的最大单元。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,3区域描述 （1）区域的完整描述为：报表名-表页号。例如：在利润表第4张表页上的A1:A15区域表示为：利润表-A1:A154。当表页号省略时，单元描述为报表名-，此时系统默认区域在指定报表的第1页上。区域在当前报表时，报表名可以省略。区域表示为：表页号，例如：在当前报表第2张表页上的A1:A1

43、1区域表示为“A1:A112”。区域在当前表页时，报表名和表页号可以省略。区域表示为：，例如：在当前表页上的A2:A11区域表示为“A2:A11”。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,（2）区域名称：可以用以下几种方式表示： :：用形成区域对角线的两个单元的单元名称表示，不分先后顺序； 区域：例如：“#7”表示第7行所有单元组成的区域。“#”表示表页中最后一行所有单元组成的区域； 区域：例如：“C”或“!3”表示C列所有单元组成的区域。“!”表示表页中最后一列所有单元组成的区域；,哈尔滨工业大学 管理学院 会

44、计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念, :之间的区域：例如：“#3:#7”表示第3行到第7行所有单元组成的区域。“#1:#”表示整个表页的区域； :之间的区域：例如：“B:D”或“!2:!4”或“B:!4”或“!2:D”表示B列到D列所有单元组成的区域。“A:!”或“!1:!”表示整个表页的区域。 注意：描述区域时，在“:”两边的单元名称应统一，不能混用可变区描述和固定区描述。例如：区域可以表示为“B2:B5”或“V_B1:V_B4”，不能表示为“B2:V_B4”或“V_B1:B5”。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT

45、,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,4可变区描述 可变区中的行、列、单元、区域可以同样用行、列、单元、区域的绝对地址表示。UFO中的可变区还有另外一套特殊的表示方法，即用“V_”表示。由于可变区分为行可变区和列可变区，同样一个名称在行可变区时和在列可变区时会有不同的含义。例如：“V_1”在行可变区时表示第1可变行（整行）；“V_1”在列可变区时表示第1行在列可变区中的部分（非整行）。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,5表页和报表 （1）表页：以“”表示表页，表页号为1-9999

46、9之间的数字。如：“2”表示第2页。 （2）当前表页：以“”表示当前正在处理的表页。 （3）最大表页：以“”表示最大表页。 （4）报表：报表名必须用 括起来，例如利润表应表示为利润表。当报表名用来表示数据的位置时，在报表名的后面应跟减号和大于号。例如：表示利润表中第10页的D5单元时，应该用“利润表-D510”表示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,6运算符 （1）逻辑运算符：UFO有下列逻辑运算连接符：AND（与、并且）、OR（或、或者）、NOT（非）。注意：逻辑运算符在使用时，如与其他内容相连接，必须至

47、少有一个前置空格和一个后置空格。如：A1=B1 AND B2=B3，NOT A=B是正确的；A1=B1 AND B2=B3，NOT A=B是错误的。 （2）算数运算符：算术运算符是在描述运算公式时采用的符号，UFO可使用的算术运算符及运算符的优先顺序如下：（平方）、*（乘）和/(除)、+(加)和-(减)。 （3）比较运算符：UFO有下列比较运算符：=（等于）、（大于）、（不等于）、=（大于或等于）、=（小于或等于）。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,7表达式 （1）算术表达式：运算符、区域和单元、常数、变量

48、、关键字、非逻辑类函数以及算术表达式的组合，其结果为一个确定值。表达式中括号嵌套应在 5层以下。算术表达式又分为单值和多值算术表达式。单值算术表达式：其结果为一个数值，也可为一个单纯的常数，可将其赋值给一个单元，例如：C1=10、C2=A1+B1，等号后面的式子即为单值算术表达式；多值算术表达式：其结果为多个数值，可将其运算结果赋值给多个单元，例如：C1:C10=A1:A10+B1:B10（表示C1=A1+B1,C2=A2+B2,C10=A10+B10）、C1:C10 =100（表示C1=100,C2=100,C10=100），等号后面的式子即为多值算术表达式。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计

49、系 艾文国教授 HIT ,第二节 报表管理的基本概念,本小节主要内容,基本描述,基本概念,（2）条件表达式：又称逻辑表达式（与众多编程语言中的判断条件类似），利用比较运算符、逻辑运算符和算术表达式形成的判定条件，其结果只有两个，即1（真），0（假）。例：“D5=100”表示比较D5单元的值和数字“100”，如果D5单元的值大于或等于100，则条件表达式为真，否则为假；“月=6”表示比较关键字“月”的值和数字“6”，如果关键字“月”的值小于或等于6，则条件表达式为真，否则为假。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第三节 表样格式定义的详细设计,一、表样格式定义 二、表样格式

50、定义实例,本节主要内容,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT ,第三节 表样格式定义的详细设计,本小节主要内容,表样格式定义实例,表样格式定义,表样设计功能是报表管理系统的重要组成部分，表样是报表数据存在的基础，没有报表格式，报表数据毫无意义，只有把这些数据放入相应的报表表样格式中，才能用文字说明其意义所在。设计报表的格式也就是利用报表管理系统提供的相应功能，在屏幕上绘制出报表的表格，填入报表的说明性文字。 当用户使用表样格定义功能时，如果表样文件已经存在，则系统允许用户修改原有的表样文件，或者对原有的表样文件进行补充，如果表样文件不存在，则用户需用表样设计功能生成一张全新的表