文件管理的相关介绍课件.ppt

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1、05.12.2022,1,上海市档案人员专业培训系列课程之一,05.12.2022,2,第一章 文件,05.12.2022,3,学习目的和要求：,全面认识文件。理解文件的概念，明确文件的属性、功能与效用，认识文件的分类意义，掌握文件分类的主要方法、文件的功能及其表现、文件稿本的区别。掌握文种的用法与特点，认识各文种的含义、性质、用途，掌握文种选择的依据，正确选用文种。认识公文格式标准化，掌握党政机关公文格式。,05.12.2022,4,第一节 文件的概念与属性,05.12.2022,5,文件的概念,文件的属性,文件的功能与效用,文件的概念,05.12.2022,6,文件是国家机构、社会组织或个

2、人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。,一、文件的定义,法人及其代表形成公务文件，个人一般形成私人文件。,形成原因不外乎两个方面，反映了公务和个人活动的原始记录。,信息符号表达方式和文件载体是多样化的。,根本属性。,05.12.2022,7,二、公文的定义,公务文件，简称公文。,05.12.2022,8,文件的概念,文件的属性,文件的功能与效用,文件的属性,05.12.2022,9,一、文件的特征,文件是形成者在社会活动中为了一定的目的而形成的，文件的内容直接与形成者的活动相关；,文件是有特定体式、名称的信息记录；,文件是同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性、传

3、递性等性质的信息记录。,05.12.2022,10,二、公文的特征,公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；,公文必须反映与处理公务活动；,公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；,公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。,05.12.2022,11,文件的概念,文件的属性,文件的功能与效用,文件的功能与效用,05.12.2022,12,一、文件的功能,1、记载功能文件的多文种、多类型是文件记载功能的各种表现形式,2、凭证功能主要通过文件的有效性来体现，文件的内容则是凭证功能的实质所在,4、存储功能文件物质材料质量是基本条件，科学管理与保护是根本保证,3、传递功能传递是文件发挥效用的重要

4、步骤之一,05.12.2022,13,二、文件的效用,源于文件作者的合法性,现行效用在效力上的不等决定历史效用的大小,每份公文都具有的作用，其它作用则要具体分析,指文件转化为档案后所具有的作用,指文件形成时所具有的现行执行效用,05.12.2022,14,第二节 公文的分类与种类,05.12.2022,15,公文的分类,公文的种类,公文的分类,05.12.2022,16,一、含 义,文件的分类是指按某一标准或从某一角度将某类文件与其它文件区分开来。,便于文件按不同情况、不同要求分别处理、管理与保管。,不会影响文件本身的性质和作用。,05.12.2022,17,二、总体分类,根据形成和作用的具体

5、公务活动的领域的不同,05.12.2022,18,二、总体分类,根据信息表达方式的不同,05.12.2022,19,二、总体分类,根据物质载体的不同,05.12.2022,20,传递方向,三、通用文件的分类,上行文：向所属上级领导、指导机关报送文件；,平行文：向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件。,下行文：向所属被领导、被指导的下级机关送达文件；,05.12.2022,21,内容性质,三、通用文件的分类,05.12.2022,22,涉密程度,三、通用文件的分类,指国家秘密，不是工作秘密、商业秘密、公民隐私等。,05.12.2022,23,缓急程度,三、通用文件的分类,平件：无特殊时间要求

6、；,特急件：内容至关重要并特殊紧急，随到随优先迅速传递处理。,急件：内容重要并紧急，优先迅速传递处理；,公务电报与文件的性质效用完全相同，标识方法则不同，根据紧急程度分别标明：特提、特急、加急、平急。,05.12.2022,24,制作阶段和效用,三、通用文件的分类,文稿,文本,同一文件在形成过程中需要用两种或两种以上文字同时撰拟时，会形成不同文字的文稿或文本。（详细）,规范性文件的正本还有暂行本、试行本、修订本等形式。,05.12.2022,25,公文的分类,公文的种类,公文的种类,05.12.2022,26,公文的种类是指文件各种不同的名称，通常也称为文种。,不同的名称的通用文件能体现出文件

7、制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。,正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现文件的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高文件工作的质量与机关工作效率有直接的影响。,公文的种类,05.12.2022,27,一、通用公文的规定文种,05.12.2022,28,命令（令）,05.12.2022,29,决定决议,05.12.2022,30,议案,05.12.2022,31,指示,05.12.2022,32,意见,05.12.2022,33,通知,批转和转发：是行文形式。批转受机关等级和组织系统的制约，只有领导机关对其所属的工作部门或其下

8、级机关报送的公文，才能依照法律和上级规定的权限进行批转，具有批复和批转双重作用；转发只要是本级机关需要，并符合文件复制、印发规定，均可转发。,05.12.2022,34,通报,05.12.2022,35,请示报告,05.12.2022,36,批复,05.12.2022,37,公报公告通告,05.12.2022,38,条例规定,05.12.2022,39,函,05.12.2022,40,会议纪要,（略）,05.12.2022,41,二、单位常用的其它文种,05.12.2022,42,三、专用文件的种类和用法,05.12.2022,43,第三节 文件的格式,05.12.2022,44,1、文件的格

9、式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。,2、由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的格式。,3、公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理的效率。,文件的格式,05.12.2022,45,一、公文格式标准概述,机关公文格式标准化定义1、标准；2、标准化；3、机关公文格式标准化。,机关公文格式标准化的必要性与意义,1、公文格式标准化的必要性；2、机关公文格式标准化的意义。,05.12.2022,46,公文用纸主要技术指标： 60g80g胶版印刷纸或复印纸 纸张白度为85%90% 横向耐折度15次

10、 不透明度85% pH值为7.59.5,二、国家行政机关公文格式,05.12.2022,47,公文用纸幅面及版面尺寸：见图 A4纸（210mm297mm） 天头（上白边）37mm1mm 订口（左白边）28mm1mm 版心尺寸（不含页码）156mm225mm排版规格 正文用3号仿宋体字 每面排22行 每行排28字,二、国家行政机关公文格式,05.12.2022,48,公文中各要素标识 眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间,二、国家

11、行政机关公文格式,05.12.2022,49,00001,中金（集团）公司 文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、_、富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：文书 档案 通知,抄送： 档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,眉首,主体,版记,机 密一年,特 急,1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。,1、提供主题检索标识；2、

12、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。,1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。,05.12.2022,50,中金（集团）公司 文件,中金20043号,平行、下行公文，至版心上边缘25mm,机密,特急,眉首,05.12.2022,51,机密,特急,中金房地产公司 美加房地产公司 文件万科房地产公司,中金房20041号,上行文至版心上边缘为80mm,签发人： , ,上报的公文需标识签发人姓名,眉首,05.12.2022,52,00001,中金（集团）公司 文件,中金20043号,眉首,机 密一年,特 急,目的是为了

13、便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。,便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号,传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。,发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性,文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。,反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。,年份用全称，用六角括号,不加“第”不编虚号,05.12.

14、2022,53,机密,特急,中金房地产公司 美加房地产公司 文件万科房地产公司,中金房20041号,签发人： , ,联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。,眉首,上报的公文需标识签发人姓名;“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,05.12.2022,54,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,中金房地产公司、赛大置业、富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明

15、附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,主体,文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。详见PPT,数字、年份不能回行,应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容、文种。,不同文件成文日期不尽相同，详见书。成文日期中的零写为“”,需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,05.12.2022,55,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词： ,抄送： ， ， 。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,不得标识

16、此页无正文,下弧无文字时下套下弧有文字时中套,落款处不署发文机关名称。,05.12.2022,56,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词： ,抄送： ， ， 。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,落款处不署发文机关名称。,05.12.2022,57,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,主题词： ,抄送： ,中金房产公司办公室,2004年1月印发,。,中金房产,美家房产,祥大房产,浙江数码通,江苏数码通,落款处署发文机关名称，下面标识成文时间。,05.12.2022,58,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词： ,抄

17、送： ， ， 。,中金房地产公司办公室,2004年1月印发,。,有些文件由签发领导人在文件正本上签字或盖章；必须冠以职务身份。,市长 韩 正,05.12.2022,59,中金（集团）公司 文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,主题词：文书 档案 通知,抄送： 档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,版记,便于计算机检索和管理公文。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,以公文付印时间为准。,05.12.2022,60,00001,中金（集团）公司 文件,中金20043号,中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知

18、,中金房地产公司、赛大置业、富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见 2、的通知,二OO四年一月二日,（附注）,主题词：文书 档案 通知,抄送： 档案局,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,机 密一年,特 急,1 ,空白页和空白页以下的页不标识页码；双页码居左空一字。,05.12.2022,61,钉口,统计表, 1,横表单页码置于左下角，双页码置于左上角，,单页码表头在订口一边。,05.12.2022,62,中金（集团）公司,中金函20043号,中金（集团）公司关于加强文书档案工

19、作的函,富宝公司：,为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,中金集团公司二OO四年一月二日,距上页边30mm,距下页边20mm,红色，长均为170mm,05.12.2022,63,上海市人民政府令,第1号,现发布上海市民办科技经营机构管理办法，自一九八九年三月十五日起施行。,市长 韩正 二OO四年一月二日 ,距版心上边缘20mm,05.12.2022,64,上海市档案局局长办公会议纪要2004-6,会议议题一、汇报政府信息公开工作；二、审定预算外收入分配方案；三、审定非常设机构组成人员调整名单。,4月20日，局长

20、支持召开局长办公会议。局领导、出席会议。、在审议相关议题时列席了会议。 一 会议听取了，。,分送：各位局领导抄送：局各处室负责人,中金（集团）公司办公室,2004年1月印发,1 ,05.12.2022,65,1、版头： 发文机关全称或规范化简称+文件 发文机关全称或规范化简称+（文种）2、用纸： 16开或者A4型,三、中国共产党机关公文格式,05.12.2022,66,05.12.2022,67,文件与公文的定义 各类公文的文种 机关公文格式标准化定义,第一章 考核要求识记,05.12.2022,68,文件与公文的含义 文件的属性、文件与公文的特征 文件功能与效用及其表现 公文格式标准化的必要性与意义 中国共产党机关公文格式,第一章 考核要求领会,05.12.2022,69,公文分类的含义及各种分类方法 各类公文的文种和用法 国家行政机关公文格式,第一章 考核要求应用,此课件下载可自行编辑修改，供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！,