小学常用应用文的写作及格式课件.ppt

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1、欢迎大家,通知的格式,2,事务类通知有时也以书面形式发出，但并非正式公文(明显标志是无公文号)。 有时直接在单 位内部告示栏写出(或张贴)而不另行文。,3,通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。,标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上 通知的主要内容。 称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短 ，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。),4,正文：另起一行，空两格写正文。 正文因内容而异：A、开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议

2、的对象以及开什么会，还要写清要求。B、布置工作的通知，要写清所通知事件的目 的、意义以及具体要求和作法。落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。 写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,5,通知 6月1日（星期五）早上八点，在学校操场举行六一儿童节庆祝活动，请全体同学准时参加 特此通知 示范小学（公章） 2012年5月28日,6,通 知各班班主任和政治老师： 兹定于X月X日（星期X）下午三时在党支部办公室召开班主任和政治老师会议，讨论研究怎样加强学校政治思想工作问题。请充分准备意见，准时参加。 党支部办公室（盖章） X年X月X日,7,不另行文，书

3、写于单位内部告示栏的内部事务通知：,通知 原定今日下午进行的校际足球对抗赛因雨改期，具体比赛日期经两校协商后，另行 通知。 另，午后的体育活动改为文艺活动，由各班按预案组织实施。 教导处 月日,8,便条类的格式,9,请假条的格式,10,1、标题：第一行居中写明“请假条”。 2、称呼：第一行顶格写，后用冒号。 3、正文：另起一行空两格写请假内容，交代请假原因、请假起止时间、请求准假等。 4、结尾：写表示敬意之类的专用语。 5、落款：包括署名、日期。分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。,11,例文,请假条 李老师： 因我的生活费所剩无几，需回家去取，特向您请假两天（3月16、17日）。请您

4、批准。 学生：张小光 2005年3月15日,12,留言条的格式,13,1、标题：第一行居中写明“留言条”。 2、称呼：第一行顶格写，后用冒号。 3、正文：另起一行空两格写留言的内容，交代清楚时间、地点和事件等。 4、结尾：可不写 5、落款：包括署名、日期。分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期,14,例文,留言条 吴敏： 明天上午八点，我在街心花园入口处等你，我们一起去公园的凉亭里复习功课。 张小光 2005年3月15日,15,借条的写作格式及范文,16,借条是一种借钱财物品的凭证，是索要被借财物的依据，一点也不能马虎。1、标题：应在文档正中（第一行中间位置）写凭条的名称：“借 条”或“今

5、借到”字样， 如果替别人代借，应在“借”前加“代”字。借 条（今借到）,17,2、正文： 首先写明被借单位名称或个人姓名，其次写明所借财物名称和数额，最后写明归还的具体期限。注意： 所有数据均应注明人民币大写，并且前后不能留空，中间不能换行，否则极易被修改，导致不必要的麻烦。物品一定要注明品种、编号和特性。,18,3、正文结束后，另起一行空两格写“此据”。4、落款。 包括借财物单位或个人签名，年月日。单位借款、借物应加盖公章，并标明经手人的姓名，还可加盖私章。,19,例文一借 条 今从（所借处）处人民币XXX元（数量），大写XX整（注意加整）。本年 12 月 31 日前归还。 此据 借款人：（

6、签字或盖章） 2004 年 6 月 5 日,20,例文二今借到 飞机壹台（从XXX处借得），型号A340，编号JL0987654321，九成新。本年XX月XX日归还。 此据 借款人：（签字或盖章） 2004 年 6 月 5 日,21,领条的写作格式及范文,22,1、领条是领到物品的单位或个人，写给物品发放方的文字凭据。2、写领条时， 首先要与物品发放方当面点清所领物品的品种和数量。 其次，要注意按领条的结构书写。3、领条的结构与收条、借条的相同。,23,特别强调： 领条的正文内容要写清发放物品的单位(或个人)的名称、领到什么物品、数量和品种多少等。重要的领条署名时，既要写领物人所在单位的名称，

7、加盖公章，还要写领物人的姓名。,24,领 条 今领到X X县教育局发给的X X X X年下学期学生课本肆佰叁拾套。 此据。 X X县X X小学(公章) 经手人：X X X(签名或盖章) X X X x年X月X日,25,打欠条的格式及范文,26,欠条是欠某单位或某个人的物或款而写的欠据。它是收物(或收款)者向欠物(或欠款)者索取所欠物(款)的依据，也是欠物(款)者还清所欠物(款)的凭证。 欠条的结构与收条、借条的相同。,27,欠 条 今欠X X X装潢公司装修费贰仟陆佰元整。定于X X X年X月X日前付清。 此据。 欠款人：X X X X年X月X目,28,书信类的格式,29,书信类的格式，包括标

8、题、称呼、正文、落款。,1、标题：第一行居中写明“申请”或“XXX申请”，加上标明性质的字样。一般书信，不必写标题2、称呼：换行顶格写单位名称或姓名，后用冒号。3、正文：另起一行空两格写内容。4、结尾：写表示“此致” 、“敬礼”之类表示敬意的专用语。5、落款：包括署名、日期。分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。,30,申请书的格式,31,1、标题：第一行居中写明“申请”或“XXX申请”，加上标明性质的字样。2、称呼：换行顶格写接收申请书的单位名称或领导同志姓名，后用冒号。3、正文：另起一行空两格写申请内容。内容应包括三个方面：第一，申请什么，要求批准什么；第二，提出申请的目的和理由；第

9、三，表明自己的态度（或决心、愿望等）。4、结尾：写表示敬意之类的专用语。5、落款：包括署名、日期。分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。,32,申请书与请柬、感谢信、倡议书等属于专用信。申请书除第一行居中写申请名称外，其于部分与一般书信的格式一样。请求的事情一定要写明确，理由要充分，言辞也要恳切。,33,介绍信的格式,34,介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、政治面貌、接洽事项等情况的一种专用书信。,35,一、介绍信的形式 常见的有以下二种：,1普通介绍信 这是用一般公文信纸书写的介绍信，其信瓤格式如下： 开头。顶格写联系单位或个人的称呼。 正文。另起一行，空两格起写介绍信的内

10、容： 首先，说明持介绍信者的姓名、年龄、政治面貌、职务。其中，年龄、政治面貌有时可不写。 其次，要接洽的事项和向接洽单位或个人提出的希望。这段个内容不必分段。 结尾。写祝愿和表示敬意的话，如“此致敬礼”等。 署名。单位名称另起一行写在右下方，加盖公章。署名下写年、月、日。,36,2印刷介绍信 这是铅印成文的一种，不留存根，随用随填写。信瓤的常见格式如下：第一行。正中写“介绍信”三个字，字号要大些。 正文。另起一行，空两格起写介绍信的内容： A，说明持介绍信者的姓名、职务、年龄、政治面貌。 B，要接洽的事项和向接洽的单位或个人提出的希望。 C，结尾。写表示敬意的话，如“此致厂”(顶格写联系单位或

11、个人的称呼，不加冒号)。 D，署名。单位名称另起一行写在右下方，加盖公章。署名下写年、月、日。,37,3、带存根的介绍信,这种介绍信也是铅印成文，有两联，一联是存根，另一联是外出用的介绍信本文，正中有间缝。这种介绍信按类别、号码排列使用。 (1)存根部分 第一行。正中写“介绍信”三个字，字号要大，后边用括号注明“存根”两个字。 第二行。在右下方写“字号，如是市政府工业局的介绍信就写“市工字号”，“号”是介绍信的页码编号。 正文。另起一行，空两格写介绍信的内容：,38,首先，说明持信者姓名，几个人，前往何处，何单位。 其次，具体说明办理什么事情，有什么要求等等。 最后，结尾。注明年、月、日。不必

12、署名。因是存根，仅供本单位在必要时查考。(2)介绍信的间缝部分 存根与介绍信本文之间，有一条虚线，虚线上有“字第号”字样。这里可照存根第二行“字X号”写。号码要大写，字号要大些，便于裁开后各有一半字迹。虚线的正中加盖公章。,39,(3)介绍信正文部分 第一行。正中写“介绍信”三个字，字号要大些。 第二行。右下方“X字X号”照存根的内容填写。 开头，顶格写联系单位或个人的称呼，后边加冒号。 正文。另起一行，空两格起写介绍信的内容： 首先，写持介绍信者姓名、人数。 其次，说明要接洽的具体事项、要求等。 此两项内容，不必分段。 结尾。写祝愿或表示敬意的话，如“请接洽”、“请指教、“请协助等等。后边写

13、“此致”，再另起一行写“敬礼。 署名。标明单位名称，加盖公章。另起一行在右下方写年、月、 日。,40,信瓤写好后，装入公文信封内。信封写法与普通的信封相同。,41,三、写介绍信应注意事项,1要填写持介绍信者的真实姓名、身份不得冒名顶替。 2接洽和联系事项要写得简明扼要，办什么事就写什么事，与此无关的不写。 3要经领导过日或在存根上签字，以示慎重负责。 4重要的介绍信要留存根或底稿，存根或底稿的内容要同介绍信正文完全一致，并由开具介绍信的人认真核对。存根或底稿要留存，以备查考。 5书写工整，不得任意涂改。如有涂改，涂改处必须加盖公章，否则，对方可以不予接待,42,例 文一,介绍信 ： 现介绍我局

14、同志前住贵厂联系购买 机器，请接洽。 此致 敬礼! 县农业局(盖章) 年月日,43,贺 信,贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。,44,(一)标题 贺信的标题通常由文种名构成。 如在第一行正中书写“贺信”二字。 (二)称谓 顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称如 “同志”。称呼之后要用冒号。 (三)正文 贺信的正文要交待清楚以下几项内容： 第一，结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条 件。 第二，概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信 ，要概括说明对方的贡献及他的宝贵

15、品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清 祝贺的原因。,45,第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写 些鼓励的话，提出希望和共同理想。 (四)结尾 结尾要写上祝愿的话。如“此致敬礼”、“祝争取更大的胜利”、“祝您健康长寿”等 。 (五)落款 写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。,46,贺信 厂全体职工： 喜闻十月二日是贵厂建厂30周年纪念日，谨此表示热烈祝贺! 三十年来贵厂全体职工发扬了艰苦创业、自力更生、增产节约、多做贡献的可贵精神，不仅为祖国的工业建设提供了新产品，而且培养了大批技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵厂在技术力

16、量方面，给我厂以无私的帮助和支援。为此我们表示衷心的感谢，并决心以实际行动向贵厂全体职工学习，努力钻研技术，提高产品质量，为达到同行业的先进水平而努力。 最后，祝贵厂全体职工在四个现代化的新长征中取得更大的成绩。 此致 敬礼 厂 年月日,47,证明信,48,证明信一般由标题、称谓、正文、结尾、落款和日期几部分组成。 1、标题 在第二行居中写“证明信”三宇。 2、称谓 标题下顶格写收信单位名称，其后加冒号。 3、正文 另起一行，前空两格，写清需要证明的事项。 4、结尾 另起一行，前空两格，写“特此证明”，以收束全文。,49,5、落款和日期 在正文右下方先写明证明单位名称或个人姓名，并加盖公章或私

17、章。在落款的下方写明具体的年、月、日。如果是以个人的名义出具的证明信，出具证明者所在单位须签署意见，说明出具证明者的一般表现，并对证明信上所写的材料做出表态，以供需要证明信的单位鉴别证明信的可靠程度。在签署意见的右下方，写上单位名称和日期，并加盖公章。,50,证明信的写作要求,1、要言之有据，证据确凿，不能隐瞒真相，弄虚作假。 2、用语准确、明晰，切忌含糊其辞，模棱两可。,51,证明 公司： 兹有我单位职工李某（身份证号：110121197905031445 ）前去贵公司领取某某地发来的货物，请见信将货物交给该同志带回。 此致， 敬礼！ XX公司(盖章) X年X月X日,52,倡议书的写法,53

18、,倡议书一般由标题、称呼、正文、结尾、落款五部分组成。 (一)标题 倡议书标题一般由文种名单独组成，即在第一行正中用较大的字体写“倡议书”三个字。 另外，标题还可以由倡议内容和文种名共同组成。如“把遗体交给医学界利用的倡议书 ”。 (二)称呼 一般顶格写在第二行开头。 倡议书的称呼可依据倡议的对象而选用适当的称呼。如“广大的青少年朋友们”等。有的倡议书也可不用称呼，而在正文中指出。 (三)正文 一般在第三行空两格写正文。,54,倡议书的内容需包括以下一些方面： 1.写倡议书的背景原因和目的 倡议书的发出贵在引起广泛的响应，只有交待清楚倡议活动的原因，以及当时的各种背景事实，并申明发布倡议的目的

19、，人们才会理解和信服，才会自觉的行动。这些因素交待不清就会使人觉得莫名其妙，难以响应。 2.写明倡议的具体内容和要求 这是正文的重点部分。倡议的内容一定要具体化。开展怎样的活动，都做哪些事情，具体要求是什么，它的价值和意义都有哪些均需写明。 倡议的具体内容一般是分条开列的，这样写往往清晰明确，一目了然。,55,(四)结尾 结尾要表示倡议者的决心和希望或者写出某种建议。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。 (五)落款 落款即在右下方写明倡议者的单位、集体或个人的名称或姓名，署上发倡议的日期。,56,贺 电,57,贺电的结构由收报人住址姓名、收报地点、电报内容、附项四部分构成。 拍发礼仪电报，

20、要用电信局印制的礼仪电报纸按栏、按格写。,58,（1）收报人住址姓名。 先写住址一马路、街道、门牌号码；再写单位名称或个人姓名。 （2）收报地点。 填写省、市、县名，大城市可略写省名。 （3）电报内容。 先写祝贺的话，再写发报人地址姓名或发报单位地址名称。发报日期时间在电报中反映，电文中可省略。 （4）附项。包括发报人签名或盖章、住址、电话,59,贺电的内容一般有标题、称呼、正文、结尾、落款等五部分组成。,(一 )标题 贺电的标题，可直接由文种名构成，即在第一行正中写“贺电”二字。有的贺电标题也可由 文种名和发电双方名称共同构成，如“国务院致中国体操队的贺电”。有的还用副标题，即 以发电单位、受电单位和文种作为主标题，而用副标题说明内容。 (二)称呼 称呼要写上收电单位或个人的名称、姓名，是个人的还应在姓名后加上“同志”、“先生” 或职务名称等称呼。要顶格写，称呼后加冒号。,60,(三)正文 贺电的正文要根据内容而定，若发给单位或某一地区庆祝活动的，宜在表示祝贺的同时，对 其 作出的各种成绩、取得的巨大成就给以充分肯定，并给以鼓舞，提出希望。一般私人之间的交往，则一般把内容放在祝贺上就可以了。 (四)结尾 贺电结尾要表达热烈的祝贺和祝福之意，有的也提出希望。 (五)落款 即在正文右下方署上发电单位或个人的姓名，并写上发电日期。,61,