集团股份公司行政管理制度课件.ppt

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1、集团办公室部门职责,负责制定集团各项行政管理规章制度，并监督执行；负责具体落实和督办董事长交办的各项工作；做好董事长各项工作的管理、服务及其他各类行政事务后勤服务工作；负责安排、协调集团的对外商务接待及各类外联工作；负责集团各类行政公文草拟、发送及存档工作；负责安排、协调集团日常各类重要会议举行；负责集团车辆管理及调度，并监督各公司办公用车的管理；负责集团各类办公设备、办公用品的购置、调拨和管理；负责建立集团档案管理制度、体系，实施档案管理；负责集团公章、名片及印信管理；负责集团VI标识系统的制定、管理并监督实行；负责抓好行政办公纪律和办公秩序的管理，促进工作标准化、规范化；做好董事长各项工作

2、的管理、服务及其他各类行政事务后勤服务工作；具体负责落实集团安全管理工作。,公文管理规定,1 总则：1.1 为确保公文事务正常、顺利进行，提高公司管理效率，规范公文管理，特制定本规定。1.2 公文管理指集团及集团所属公司行政公文管理。具体包括：集团下发的公文；所属各公司上报或下发的公文；集团各部门上报或下发的公文；集团及所属各公司对外(包括政府机关、其它企事业单位)往来公文等。1.3 公文种类包括：决定、决议、规定、通告、通知、通报、请示、报告、批复、批示、函、备忘、纪要（附表1）等。1.4 公文一般由标题、正文、发文单位、发文时间、收文单位、抄报(送)单位、印章、附件等部分组成，如需要可标注

3、密级、紧急程度等内容。,公文管理规定,2 公文处理：2.1公文处理一般包括批示、拟稿、审核、签发、用印、承办、催办、登记、分发、传递、归档、销毁等程序。 2.2 集团各部室及所属各公司要指定专人承担公文处理工作。,公文管理规定,2.3 公文的处理原则：2.3.1 公文由行政职务为集团部门高管(或所属各公司部门经理)以上人员负责审阅、回答、批示、签发以及其他必要的处理，或由其指定下属对公文进行具体处理。2.3.2 如遇重要或异常事项，必须及时请示上一级主管领导，按上级领导指示办理。2.3.3 各种有关联的事项，必须与相关部门、公司沟通、会签、确认后方能予以办理。2.3.4公文处理必须限时办理，在

4、规定时间内予以回答、批复或反馈。 2.3.5红头文件存档范围包括底稿、文件拟稿纸（附表2）和文件正文。2.3.6集团要求各类公文正文字体均为宋体，红头文件正文字号为四号、标题字号为二号或三号、加黑。其他公文字号根据需要可做调整。,公文管理规定,2.4公文审批：2.4.1 根据经营管理需要，凡规定需要审批后方能实行的事项，必须 按审批权限履行审批程序。需要集团审批的重要事项包括但不限于： 1)重要人事安排及分支机构的增减； 2)各种制度性规定及变更； 3)重要契约的缔结、解除与变更； 4)诉讼行为； 5)与政府机构有关的各种重要的请求、回执、申请等； 6)土地的购买与转让； 7)有关公司经营的计

5、划、经营责任书、经营结算等； 8)与金融机构签订的任何协议或协议变更； 9)其他上述未涉及的重要事项。,公文管理规定,2.4公文审批： 2.4.2 凡需审批的公文，集团各部室及所属各公司根据内容和性质送相关领导或交有关部门办理，并提出办理时限。各部门应指定专人根据办理时限进行跟踪、催办，防止漏办和延误。,公文管理规定,2.4公文审批：2.4.3 集团公文审批权限 公文可分为集团(含所属各公司)内部一般性公文、重要公文、对外公文、电子公文。集团内部一般性业务事项为一般性公文，以内部联络单（附表3）或其他公文形式办理，按业务管理权限、审批时限由相关领导签发，必要时附上补充资料与文件； 以集团名义发

6、出的红头文件为重要公文，重要公文签发必须按规定以文件拟稿纸形式履行相关手续，由集团董事长签发； 3) 以集团（含所属公司）名义对外的公文（包括电子公文），如有关重要合同书、责任状、函，对政府的请求、报告、公告等公文一律由集团董事长或授权各业务分管副总裁签发； 4) 业务性公文，根据要求由集团分管副总裁或所属各公司总经理签发； 5) 集团所属各公司公文，按相关权限履行签发手续；,公文管理规定,3 公文拟定原则：1) 一事一议，简明扼要；2) 标题清楚、观点明确、条理清晰、层次分明，语言措辞准确规范；3) 发文时间、发文单位、抄报(送)单位、收文单位（人）、附件、紧急程度、密级等部分标署明确。,公

7、文管理规定,4 公文的收发 ：4.1 以集团名义发红头公文及其他通用性公告、通知等公文，需在集团OA系统发布。 4.2 集团红头文件发文工作由集团办公室执行，业务公文发文工作由公文发起部门执行。4.3 收文人员收文后按处理权限、期限及时予以转发。对于需要回复的公文，收发专人应根据要求及时跟踪、催办、整理和反馈。,公文管理规定,5 公文的整理与保存 ：5.1 处理完毕的纸制公文，分别按公文种类、业务性质、机密程度、保存年限等进行整理、编辑，由公文发起部门或公司指定专人进行归档保存。5.2 以集团名义发出的红头文件（纸制），由集团办公室归档保存。5.3 重要的机密公文，一律存放在保险柜或上锁的铁皮

8、文件柜中，专人保管。5.4 集团各部室及所属各公司保存的纸制公文，须按照集团档案管理规定要求接受集团档案室指导、检查，定期移交，及时归档。5.5 公文查阅，必须经部门负责人同意方可查阅，涉密公文，须经分管副总裁批准。,档案管理规定,1 档案管理原则 ：1.1 集团档案管理规定根据国家有关档案管理法律、法规的规定制定。1.2 集团设立专门档案室，集团所属各公司要指定专人(可兼职)为档案管理员。1.3 所属各公司、各业务部门要树立档案管理意识。凡反映集团及所属各公司工作的一切有效资料、文字、实物、图片、语音、影像等记录以及在经营管理活动中处理完毕、有归档要求的文件资料都属于档案管理应留存的历史资料

9、，均要归档保存。1.4 档案管理人员应具有档案管理敏感性，主动跟踪各类档案的生成过程，定期向有关部门和人员索要相应资料。1.5 集团各业务部门及集团所属各公司有责任及时提供相关资料，协助档案管理人员认定相关档案资料，以保证档案资料收存的完整。1.6 档案管理人员要保证档案的真实、完整，及时收集、整理、认定，并根据工作活动需要，准确、及时地提供业务指导及档案服务。,档案管理规定,2 档案管理等级 ：档案管理分为集团一级档案管理和集团各部室、集团所属各公司二级档案管理。,档案管理规定,3 档案管理机构 ：3.1 集团档案室为集团档案管理部门，集团办公室为其行政主管部门，各公司档案管理工作接受集团档

10、案室指导、培训和监督。3.2 档案管理实行集中与分级管理相结合的原则，集团档案室负责主体档案的管理。3.3 根据档案管理规定，集团各部门及集团所属各公司形成的文件材料首先由本部门、本公司按照档案管理要求负责立卷和归档管理，并定期向集团档案室移交保管。3.4 档案室须配备必要的保护设施，确保档案的安全。3.5 档案室工作职能,档案管理规定,3.5 档案室工作职能：3.5.1 收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供标准档案服务；3.5.2 编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料；3.5.3 负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁；3.5.4 监督检查标准档案的修改、补充和复制；3.5.5 界定各级

11、档案管理标准、要求及移交程序；3.5.6 按档案行政管理部门的要求，办理永久标准档案的移交手续；3.5.7 采取严密管理措施，防止档案失密和泄密； 3.5.8 负责档案借阅、利用工作；3.5.9 运用电子信息系统对档案进行管理，提高档案管理安全性及管理效率。,档案管理规定,4 集团档案收存范围 ：4.1 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、清算等方面的文件材料。4.2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料。 4.3 财务、会计及其管理方面的相关材料。4.4 劳动人事、工资、法律事务管理方面的文件材料。4.5 各类合同、契约等相关资料。4.6 集团各项经营管理方面的文件材料。 4.7

12、其他具有保存价值的文件材料，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议纪要、工作计划和工作总结等。4.8 反映集团和董事长的相关媒体报道、文字、实物、图片、语音、影像等一切有效记录资料。4.9 集团各部室、所属各公司定期移交的其他业务档案。,档案管理规定,5 档案查阅纪律 ：5.1 集团各部室及集团所属各公司只限查阅本部门和本公司送交或与本部门和本公司业务有关的档案文件。如确需查阅其他公司、部门的文件，经集团相关部室或集团所属相关公司总经理批准后方可查阅。5.2 涉密及其它机要、重要文件的查阅必须事先经集团分管副总裁批准。5.3 档案借阅必须履行档案借阅手续。,档案管理规定,6 清理

13、和销毁 ： 6.1 为避免文件档案积压，需定期按规定进行文件的清理和销毁工作。 6.2 集团各部门及集团所属各公司文件在送交档案室前，应在集团档案管理人员监督、指导下，由集团各部门及所属各公司自行完成整理、剔除工作。 6.3 档案室文件的剔除需按照文件重要性和保存期限执行。 6.4 集团档案室期满需剔除销毁的档案，报请集团分管副总裁批准。 6.5 对批准可销毁的文件，要填写档案销毁清册。 6.6 剔除的文件不可立即销毁，需集中统一保管一个季度后销毁。 6.7 档案销毁工作必须由档案室两人以上共同执行。,印章管理规定,1 总则 ：1.1 集团（含所属各公司）有效印章的分类 1.1.1 大连万达集

14、团股份有限公司公章； 1.1.2 业务专用章：大连万达集团股份有限公司财务专用章、大连万达集团股份有限公司劳动人事专用章； 1.1.3 集团法人代表手章；1.1.4 集团所属各公司公章、财务专用章、法人手章。1.2 集团各部室（除人力资源部外）及集团所属各公司不得另外刻制各类印章。如发现私刻印章，要追究当事人责任，直至移交司法机关处理。,印章管理规定,2 公司印章的使用要求 ：2.1 使用集团印章，使用人须填写用印申请单（附表4），根据权限由集团业务分管副总裁批准后方可使用印章。使用人未按规定履行用印申请，印章保管人有权拒绝其使用公司印章。 2.2 所属公司公章按规定经公司总经理审批后方可使用

15、。2.3 印章保管人要做好印章使用记录登记，注明印章使用的时间、事由、次数、使用人。不得在未经任何审批的情况下使用印章，不得随意改变印章用途。2.4 集团及所属各公司公章、财务专用章原则不得带到集团或所属各公司办公区域以外使用。如特殊需要使用，必须经由集团董事长或所在公司法人代表 （或公司总经理）批准，并由两人同时在场使用。,印章管理规定,3 印章的保管：3.1 印章管理实行专人保管制。3.2 印章的保管人：3.2.1 公章、财务专用章、法人代表手章不得由同一个人保管；3.2.2 集团公章由集团办公室专人保管；3.2.3 所属公司公章由公司行政部经理保管，总经理为公司公章保管的第一责任人；3.

16、2.4 公司财务专用章、法人代表手章由公司财务部指定专人分别保管。3.3 保管人要做好公司印章的保管工作，印章平日要入保险柜上锁，在印章的日常保管和使用中，要注意使其不受破损。3.4 做好印章的安全保卫工作。印章丢失、被盗，保管人负有直接责任。发现印章丢失或被窃后，保管人应立即报告公司主管领导，并到上级部门报失，按规定进行通报作废。3.5 未经主管领导同意，不得擅自改变印章保管人。,印章管理规定,4 印章的收缴、报废：4.1 集团及所属各公司原有印章破损、遗失或因机构变更、撤销等原因不能继续使用时，应履行收缴或报废手续。4.2 集团及所属各公司按要求收缴（或报废）的印章应在审计部的监督下，由集

17、团投资部统一收缴、保管（或报废），并做好记录。,名片管理规定,1 名片印制范围：1.1 集团高管（含）及集团所属各公司行政职务在部门副经理（含）以上人员；1.2 因工作需要印制名片的员工。,名片管理规定,2 名片印制要求：2.1 名片按集团统一要求的版式、规格印制；2.2 名片上只许印制公司规定的内容，包括公司全称、部门、工作职务、办公地址、电话、传真、邮编、网址、电子邮件地址等。,名片管理规定,3 名片印制审批：3.1 集团办公室和集团所属各公司行政部为名片印制审核责任部门，负责名片的审核及印制，确保名片印制符合集团统一要求。3.2 如工作需要，集团高管（不含）及所属各公司行政职务在部门副经

18、理（不含）以下人员印制名片，需在集团OA系统中按照流程申请，集团由部门总经理审核，报分管副总裁批准（所属各公司由公司总经理审核批准）后交集团办公室（或所属各公司行政部）印制。,名片管理规定,4 名片使用：4.1 名片的使用涉及公司对内对外形象，在对外交往中掌握名片递送礼仪和交换规则，按商务社交礼节使用名片。4.2 使用人要注意名片的整洁和完整，不使用污损或过时的名片。严禁持名片办理个人私事或擅自扩大使用范围，损害公司形象。,办公用品管理规定,1 基本规定：1.1 为统一办公用品管理，控制办公用品成本，集团办公用品由集团办公室(或所属各公司行政部)统一购买、管理和发放。未经同意，任何部门或个人不

19、得私自购买。1.2 办公用品分为低值易耗办公用品和专项办公用品两种。1.2.1 低值易耗办公用品是指使用期限短或是一次性消耗、价值较低的物品，主要包括以下几种： 1) 一般消耗品：如铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、曲别针、图钉、标签、便条纸、橡皮擦、夹子、签字笔、笔记本、打(复)印纸、荧光笔、修正液、各类纸张及各类办公设备耗材(打印机、传真机、复印机的硒鼓和墨盒)等； 2) 管理消耗品：剪刀、钉书机、打孔机、计算器、各类文件夹等。1.2.2 专项办公用品指仅限于相关部门和人员使用的物品。包括以下几种：各类照相、摄像、录音或其他影视器材等(此项管理参照办公设备管理规定)。1.3 办公用品购买及发

20、放原则,办公用品管理规定,1.3 办公用品购买及发放原则：1.3.1 办公用品按需购买，适量库存。1.3.2 集团办公用品按月发放。集团各部门根据需要在当月末填写办公用品申领表（附表5），在OA系统按照审批流程申领下月部门办公用品。1.3.3 除每月购买、发放一次办公用品外，原则上其他时间不予购买、发放。在库存不多或有关部门提出特殊需求的情况下，经办公室主管领导审批，可直接购买、发放。1.3.5 集团所属各公司办公用品购买及发放原则根据情况可适当调整 。,办公用品管理规定,2 办公用品的购买 ： 2.1 办公用品采购人员每月根据办公用品需求，制定办公用品购买申请报告，报集团办公室主管领导(所属

21、各公司行政部)审核、批准。 2.2 审批后，办公用品采购人员到指定的信誉、服务较好的商家选购，并确保所购办公用品质量好、价格低、送货及时、服务到位。 2.3 所购办公用品送到后，办公用品采购人员要根据订购送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后在送货单上签收，同时在办公用品订购记录表上做好登记，写明到货日期、品种、数量等。,办公用品管理规定,3 办公用品的保管 ： 3.1 办公用品采购人与用品管理员不应为同一人。 3.2 办公用品到货后，购买人和办公用品管理员一起验收入库，按规定填写库存办公用品管理台账。 3.3 办公用品仓库一年盘点两次(6月与12月)。盘点工作由集团办公室

22、主管领导(或所属各公司行政部经理)和管理员共同完成。盘点要做到账物一致，如不一致须查明原因。 3.4 办公用品应单独仓库存放，做到类别清楚、码放整齐。 3.5 管理员必须清楚掌握办公用品库存情况，经常整理，加强库房管理和消防工作，防止失盗、失火，并实施防虫等保全措施。 3.6 其他人未经许可不得进入办公用品库房，不得擅自挪用、私用办公用品。,办公用品管理规定,4 办公用品的发放 ： 4.1 办公用品发放本着按需分配、节约使用的原则。 4.2 办公用品集中或个别发放，管理员要做好出库登记，领取人领取后要签字。,办公用品管理规定,5 办公用品的报废处理 ： 5.1 对决定报废的办公用品，要做好登记

23、，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。 5.2 办公用品报废须请示集团办公室主管领导（或所属各公司分管行政领导），在得到相关领导书面批准后方可执行。,办公用品管理规定,6 其它相关规定 ： 6.1 全体员工应合理使用、妥善保管个人使用的各种办公用品。 6.2 新员工入职，用人部门须提前申领新员工办公用品。 6.3 员工跨公司调动或离职，所领用的办公用品及配备的办公设备须经集团办公室(或所属各公司行政部)清点移交后，方可办理手续。,办公设备管理规定,1 基本规定 ：1.1 为合理配备、使用、保管办公设备，降低费用支出，并特制定本规定。1.2 办公设备主要包括电脑、电话

24、机、打印机、传真机、复印机、照相机、摄像机等。1.3 配备个人使用办公设备，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理办法，设备使用人为设备的管理人和责任人，责任人要对设备的安全使用和完好负责。1.4 各种办公设备，如电脑、打印机、传真机、复印机等维修工作由集团办公室(或所属各公司行政部)负责管理。,办公设备管理规定,2 办公电话管理 ： 2.1 公司为每名员工配置一部内线电话，每个部室配置至少一部外线电话。 2.2 长途电话管理。集团各部室外线及内线电话开通国内长途。除集团行政级别为总裁助理以上人员外，集团各部室、所属各公司一律关闭国际长途电话业务。如工作原因需要开通国际长途，报请集团分管业务副

25、总裁、分管行政副总裁批准后开通。,办公设备管理规定,3 办公电脑管理 ： 3.1 集团为员工配置办公电脑。电脑使用人负责对配置的电脑进行保养和管理。 3.2 未经电脑使用人同意，任何人员不得擅自使用他人电脑。 3.3 除了正常维修外，员工不得私自拆、装计算机及相关设备。 3.4 严守电脑操作规程，以避免电脑系统遭受损害。 3.5 非工作原因，非本公司人员不得使用公司电脑。 3.6 做好本部门信息的备份，防止信息丢失。,办公设备管理规定,4 专项办公设备管理 ： 4.1 集团打印机、传真机、复印机、照相机、摄像机、投影仪、视频会议系统等办公设备由集团办公室（或所属各公司行政部）专项管理。 4.2

26、 个人使用期间，各类照相机、摄像机、各类影视器材等专项办公设备丢失由使用人赔偿。,办公设备管理规定,5 笔记本电脑配置管理规定 ：5.1 本规定笔记本电脑指由集团及所属公司配置给正式员工或按规定由正式员工自行购置的笔记本电脑。5.2 集团（含商业规划院、酒店建设公司、商业管理公司）总部员工可配置办公笔记本电脑。高管（不含）以下员工除配置笔记本电脑外，公司不再提供台式办公电脑；5.3 集团员工配置笔记本电脑须与公司签订两年协议，签订协议后笔记本电脑由员工本人保管及使用，公司不再承担笔记本电脑维修保养工作。协议期内离职或被辞退的员工须归还公司承担的电脑总价60的费用，协议期满后电脑归个人所有。5.

27、4 员工配置笔记本电脑自购买之日起满五年后，如需要可重新申请购置笔记本电脑，原购置电脑归个人。5.5 集团（不含商业规划院）员工配置电脑，公司承担电脑总价60，员工本人承担电脑总价的40，公司承担电脑总价最高不超过8000元/台，最低不低于6000元/台。,办公设备管理规定,5 笔记本电脑配置管理规定 ：5.6 集团商业规划院员工配置电脑，公司承担电脑总价60，员工本人承担电脑总价的40，公司承担电脑总价最高不超过9000元/台，最低不低于7000元/台。5.7 集团所属各项目公司配置笔记本电脑不超过6台，各酒店项目部、各地商业管理公司配置笔记本电脑不超过2台（包括已购置），配置原则按集团配置

28、规定执行，已配置笔记本电脑的员工，公司不再提供台式电脑。5.8 集团（含商业规划院、酒店建设公司、商业管理公司）总部行政、人事、财务系统高管（不含）以下人员因工作需要确需配备笔记本电脑，逐级从严审核后，报分管副总裁审批。5.9 符合规定的新入职员工可配置笔记本电脑，待考核期满并被正式录用后按规定限额报销。,办公用车管理规定,1 基本规定 ：1.1 根据业务需要集团及所属各公司配置办公用车。除集团外，所属各公司原则上只配置1台办公用车。购置办公用车，按固定资产购置规定的审批流程逐级上报，由集团分管财务副总裁批准后方可购买。单车购置价格超50万须报董事长批准。1.2 集团办公室(或所属各公司行政部

29、)行使办公用车的管理职责。公司配置的办公车辆是完成经营任务的交通工具，非工作需要，个人不得擅自使用公车。1.3 集团薪酬级别员工八级（不含）以下的员工如因工作需要, 经集团办公室(或所属各公司行政部)批准后可以使用办公车。薪酬级别员工八级以上的员工未经集团办公室(或所属各公司行政部)批准不得在工作地使用办公车。 1.4集团薪酬级别员工八级（不含）以下的员工和薪酬级别员工八级以上员工在工作地共同因公出行，由薪酬级别员工八级以上员工提供车辆，公司不再派车。,办公用车管理规定,1 基本规定 ：1.5 驾驶员是所配办公车辆直接责任人，车辆如丢失、事故等引起重大损失，应按照公安机关的最终裁定承担相应责任

30、，如因驾驶员个人过失引起的损失，由个人承担全部责任。1.6 所属各公司应加强对驾驶员的职业道德教育、安全教育和业务培训。驾驶员应服从管理，遵守纪律，认真履行职责。,办公用车管理规定,2 办公用车程序 ： 2.1 车辆统一由集团办公室(或所属公司行政部)负责管理和调动。用车人用车前按规定填写用车申请单（附表6），经所在部门负责人签字同意后提交办公室(或公司行政部)批准。用车申请单一式二份，一份由用车人交驾驶员，另一份办公室(或公司行政部)留存。 2.2 驾驶员在接到经批准的用车申请单后方可出车，驾驶员出车应按规定的路线行驶，办完事情后应及时返回。,办公用车管理规定,3 驾驶员工作要求 ： 3.1

31、 驾驶员要爱护办公车辆，定期对车辆进行维护保养，发现故障应及时维修，严禁带故障出车。 3.2 驾驶员要按时参加安全组学习，做到：不出私车、不酒后开车、遵章守纪、安全驾驶，不将车随便交给他人使用。,办公用车管理规定,4 车辆维修保养 ： 4.1 所属各公司应就车辆的维修保养甄别、选定修理厂，公司应与指定的修理厂签订维修保养合作协议书，并报集团办公室备案。车辆的维修保养必须到指定的修理厂，否则不予报销维修保养费用。 4.2 车辆修理前驾驶员要填写车辆维修申请单（附表8），经车辆主管审核签字，报办公室(或行政部)主管领导批准后方可到指定修配厂修车。车辆在做维修保养后，驾驶员应核对维修项目与维修单是否

32、相符，并在维修单上签字。 4.3 集团办公室(或所属各公司行政部)要指定专人定期与指定修理厂进行核对；应以单车为单位定期(或定额)进行结算，由集团办公室(或所属各公司行政部)负责人与财务人员共同审核批准，方可结账。,办公用车管理规定,5 费用控制 ：5.1 集团办公室(或公司行政部)负责统一购买、管理加油卡及车辆用品，设立台账，每次加油时驾驶员本人在车辆加油登记表上签字。5.2办公车辆总费用实行年审制，每台办公用车综合费用每年最多不超过五万元。年终所属各公司需将本公司办公用车总费用要项、数额上报集团办公室。如办公车费用超标，所属公司需向集团办公室提交车辆费用超标报告，说明超标原因，办公室将对超

33、出费用予以审核。5.3 车辆单次维修保养费在一万元以内(含一万元)，由所在公司总经理批准；单次维修保养费在一万元以上，经所在公司总经理签字后，上报至集团办公室审核后报集团分管副总裁、分管财务副总裁批准。5.4 集团及所属各公司办公用车行驶总里程超过十五万公里以上，可更换办公用车，原车处理及新车购置按规定报集团分管财务副总裁批准。,办公用车管理规定,6 相关规定 ：6.1 集团办公室（或所属各公司行政部）为集团及所属各公司办公用车的监督检查部门, 负责监督办公用车使用情况。6.2 员工及办公车辆驾驶员被发现违规使用办公用车，按照集团相关奖惩制度执行。6.3 办公车辆使用相关费用列入审计范围。,值

34、班管理规定,1 基本规定 ： 1.1 公司在节假日（特指 “十一”、春节）及其他需要值班的时间，必须按照要求安排公司人员值班。 1.2 集团全体员工均有值班的责任，集团各部室及集团所属各公司必须服从集团办公室（所属各公司行政部）的值班安排。,值班管理规定,2 值班安排 ： 2.1 每个工作日，集团必须有一名行政职务为副总裁以上领导值班。每个工作日，所属各公司必须有一名行政职务为副总经理以上领导值班。 2.2 节假日值班，集团必须有一名行政职务为副总裁以上领导为总值班。所属各公司必须有一名行政职务为副总经理以上领导为总值班。 2.3 节假日值班安排由集团办公室以通知的形式下发集团各部门及所属各公

35、司，所属各公司根据通知要求并结合本公司工作情况制定公司值班表，报集团办公室备查。集团节假日值班表由集团办公室安排制定。,值班管理规定,3 值班工作要求 ： 3.1 值班人员按规定时间在指定的值班区域执行值班任务，不得中途离岗或随意外出。值班人员在值班期间必须按照要求对管辖区域进行细致巡视，发现可疑情况要立即报告。 3.2 值班人员在值班期间必须保证通讯工具的畅通，按照要求做好值班记录和交接。 3.3 值班人员遇有一般事情，可先行处理，事后报告。如遇紧急事件发生或非其职权能够处理的，应立即请示上级主管领导并向总值班报告。 3.4 值班人员因病和其他原因不能值班的，应先行请假，其他员工代理值班须事

36、先请示公司总值班批准，代理者行使值班职责。,安全管理规定,1 基本规定 ：1.1 为加强公司安全管理，维护公司员工生命和财产安全，确保公司安全运营，特制定本规定。 1.2 本规定所称安全管理，是指预防、抢救及补救包括火灾、水灾、风灾、地震、盗窃及违规设计、施工、装修、运营管理等给员工身体带来伤害、给公司财产带来损失以及影响公司正常经营活动等一切安全管理措施。 1.3 集团及所属各公司的安全管理，除依据政府法令规定外，按照本规定 执行。 1.4 集团及所属各公司全体员工均有履行防止灾变及抢救损害的职责。 1.5 对违反安全管理规定且造成损失的，将对责任人和有关人员进行批评、记过、降职或降薪处理，

37、造成人员伤亡、重大财产损失或产生重大社会负面影响的将对责任人和有关人员辞退并追究相应管理和法律责任。,安全管理规定,2 安全管理组织与安全责任 ： 2.1 集团及所属各公司均必须成立安全管理小组，集团由分管行政副总裁任组长，所属各公司由总经理任组长。 2.2 集团各业务系统分管副总裁为分管系统安全管理第一责任人；公司总经理为公司安全管理第一责任人；集团各部门总经理是各部门安全管理第一责任人；集团办公室具体负责落实集团日常安全管理工作安排。 2.3 各公司根据业务特点，必须制定本公司安全管理规定，报集团办公室备查。 2.4 财务部门依据财务管理有关规定，制定本部门安全管理办法。,安全管理规定,3

38、 安全教育 ： 3.1 针对公司工作特点，各公司每年至少要进行两次全员安全常识、法规、安全技术教育培训。 3.2 对安全生产有持证上岗要求的特殊岗位，必须持证上岗。,安全管理规定,4 安全检查 ： 4.1 集团所属各公司必须做好日常安全管理工作，各公司日常安全管理工作由本公司安全管理小组（或相关职能部门）负责。 4.2“十一”、春节等大的节假日之前，所属各公司安全小组必须对公司办公区域、业务管辖区域、辖区重要安全设施设备，各生产运营环节的安全，进行一次彻底的自检自查。如有必要，可请各公司资产投保的保险公司人员协助检查。 4.3 所属各公司每次自检自查后，均要形成书面自检报告，以备集团安全检查小

39、组抽查。 4.4 集团将不定期派安全检查小组对集团所属商业（购物）广场、酒店及在建项目安全工作进行抽检，对自检自查出的重大安全隐患隐瞒不报的行为，一经抽检发现，集团将视情节对该公司第一责任人和相关人员进行严肃处理。,安全管理规定,5 项目建设、运营消防及安全管理 ：5.1 严格按照国家及各地消防法规、规范要求进行设计、施工、装修、管理。严禁在重点防火及有可能发生重大消防安全事故的管理区域和部位（含外墙广告）使用易燃材料或没有质量合格证明的“难燃、阻燃”材料。施工使用电焊火旁应备有灭火器，以备紧急使用。装修阶段油漆作业区间内严禁烟火。5.2 各项目在进入建设、装修、开业庆典及营运过程中，必须保障

40、消防系统能够起到预警和安全防护的作用，所有消防设备设施均能达到正常使用条件，尤其是消火栓水压要严格检查。5.3 在各节日促销、庆典等活动中，对于计划采用的庆典、促销方案要将人身、财产及消防安全问题放在首位，各项营销活动必须提前进行安全评估，制订安全防范方案、人流疏导方案和其他事项应急预案。原则上不允许组织和使用可能带来安全隐患的烟火活动，如确需此类活动，必须上述单位总部公司总经理文字签批后实施，同时召开专题安全保障会议，制定专项防护方案，并报当地政府有关部门批准。,安全管理规定,5 项目建设、运营消防及安全管理 ：5.4 各公司必须建立以总经理为第一责任人的安全消防管理制度及措施，加强对消防、

41、安全设备设施的日常管理和检查维护，加强对消防安全工作的监管及安防培训工作，促使员工熟知消防安全、防范自救常识。5.5 每个商业广场每年至少组织一次与当地消防部门联合举行的消防演习。,保密管理规定,1 总则 ： 1.1 集团及所属公司秘密是指关系企业权利和权益，依照特定程序确定并在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。 1.2 本规定适用范围为集团及所属公司全体员工，集团全体员工都有保守企业秘密的义务。 1.3 保密工作，实行既确保相关事项的保密又便利工作的方针。 1.4 对于违反保密管理规定而给公司造成损失，公司将对当事人及相关负责人给予严肃处理乃至追究法律责任。,保密管理规定,2 保密范围与

42、密级 ：2.1 企业秘密包括但不限于下列秘密事项： 1) 重大决策中的秘密事项； 2) 尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策； 3) 内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录、纪要等； 4) 财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表等各类财务信息和数据； 5) 经营成本预、决算报告及各类招投标等成本信息； 6) 尚未进入市场或尚未公开的销售定价及相关各类销售信息； 7) 员工人事档案、未公开的人事资料等各类人力资源信息； 8）各类投资、资本运作信息和数据； 9）项目发展决策及相关信息； 10)其他经公司确定应保密的事项；,保密管理规定,2 保密范围与密级

43、 ：2.2 公司密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级： 2.2.1 绝密是最主要的企业秘密，一旦泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害，包括本规定2.1中第1）、2）条款涉及的公司经营发展中直接影响企业权益的重要决策文件资料等。 2.2.2 机密是重要的企业秘密，一旦泄露会使公司的权利和利益遭到严重损害，包括本规定2.1中第3）、4）、5）、6）条款涉及的公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、企业经营情况等事项。 2.2.3 秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害，包括除上述密级之外的公司人事档案、合同、协议、员工工资收入等其他应保密的事项。 2.2.4 属于企

44、业秘密的文件、资料、应标明密级，并确定保密期限、涉密范围。保密期限届满，自行解密。,保密管理规定,3 保密措施 ： 3.1 属于公司保密的文件、资料在其制定、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁工作，按照规定由各部门指定专人执行。采用电脑技术存取、处理、传递的企业密级的文件资料由负责该信息处理的管理员负责保密。 3.2 对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： 1) 未经集团部门总经理(所属各公司总经理)批准，不得复制和摘抄。 2) 转发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。3) 在设备完善的保险装置中保存。 3.3 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的

45、，应当事先经上级领导批准。 3.4 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： 1) 选择具备保密条件的会议场所； 2) 根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定； 3) 规定允许使用的会议设备，妥善管理会议文件；4) 确定会议内容是否传达及传达范围。 3.5 不准在私人交往和通讯中泄露企业秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他未经允许的方式传递企业秘密。,保密管理规定,4 相关规定 ： 4.1 员工发现公司秘密已经泄露时，应立即采取补救措施并及时报告上级领导或相关部门，由相关部门及时做出处理。 4.2 集团全体员工与集团（或公

46、司）签订劳动合同的同时与集团（或公司）签订保密协议。 4.3 本制度规定的泄露公司秘密是指下列行为之一： 1) 公司秘密被不应知悉者知悉的； 2) 使公司秘密超出限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。,会议管理规定,1 会议类型 ： 会议形式分为集团（公司）员工大会、集团（公司）级工作会议、部门工作会议、各类业务讨论会议、工作例行会议、总裁（总经理）办公会议、其他临时组织的会议等。,安全管理规定,2 会议准备 ： 2.1 会议召集方应事先做好会议资料准备工作，拟定会议通知，经主管领导签字后下发。会议通知应明确会议时间、地点、参加人员、会议主题、议程以及参会人员需准备的材料等。 1)

47、集团员工大会须经集团董事长或分管副总裁批准； 2) 集团级会议经集团董事长或分管副总裁的同意，由集团相关领导或相关部门负责组织召开；所属公司级会议经各公司总经理同意，由公司相关领导或相关部门组织召开； 3) 部门工作会议由各部门根据工作需要不定期组织召开； 4) 业务研讨会议由业务研讨发起部门（或公司）组织召开。会议需要外地公司人员参加时，至少提前一天通知参会人员； 5) 工作例会是指公司、部门定期召开的会议； 6) 总裁（总经理）办公会议由集团总裁（或各公司总经理）召集； 7) 临时会议是指因工作需要而临时召开的会议。 2.2 为便于安排工作，跨部门、公司需要多方参加的会议，会议通知应至少提

48、前三天下发。 2.3 集团召集的各类会议如有变更，会议召集方应第一时间通知参会人员及集团办公室。 2.4 特殊紧急情况，集团办公室（或公司行政部）应第一时间做好会议安排协调工作。,安全管理规定,3 会议组织及与会要求 ： 3.1 参会人员遵守会议时间，无特殊原因不能请假，如请假须经会议召集方的主管领导批准。 3.2 会议召集方指定专人做好会议纪要。会议纪要由会议召集方主管领导签发后及时下发到参会人员。 3.3 如会议内容涉及机密，参会人员须注意保密。会议纪要、决议等相关文件要标明密级，并按照保密规定进行收发和保管。 3.4 参会人员在参会期间应知无不言、各抒己见、集思广益。经会议决定之事，各执

49、行部门应按期、按要求完成。,安全管理规定,4 会议室使用规定 ： 4.1 集团总部会议召集方使用会议室要事先按规定填写会议室使用申请单（附表9）向办公室申请。集团办公室根据会议要求，统一安排会议室。 4.2 会议召集方事先未以任何方式同集团办公室申请，集团办公室有权拒绝安排会议室。 4.3 集团会议室电子视频设备由信息工程部专人调试，其余人员不得擅自使用视频会议系统或会议室其他电子设备。 4.4 任何员工使用会议室，不得随意拿走会议室配备的设施、设备及其他物品。 4.5 参会人员在会议期间，应自觉保持会议室的整洁、爱护会议室的设施。违反会议室管理相关规定的个人或部门，将给予通报批评，擅自使用造

50、成设备损坏的，按照相关规定进行赔偿。,行政办公规范管理规定,1 总则 ： 1.1 为进一步加强集团及所属各公司办公秩序规范管理，树立和保持公司良好的社会形象，全体员工均应遵守集团行政办公规范。行政办公规范分为员工办公礼节仪表规范、办公环境规范、办公纪律等。1.2 集团办公室和所属各公司行政部为行政办公规范管理制定、实施、监督及检查部门。1.3 员工违反上述规定的，按照集团奖惩制度相关规定执行。,行政办公规范管理规定,2 员工共礼仪规范 ： 2.1 仪容仪表规范 2.1.1 公司员工办公时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：整洁、得体、大方。 2.1.2 头发梳理整齐、服装熨烫挺括、领带正挺、服饰