大学计算机基础ppt课件第5章.ppt

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1、第五章电子表格与数据库,教学目标,要求深刻理解与熟练掌握的重点内容有：1、Excel 2003的基本概念2、编辑工作簿3、格式化工作表4、制作图表5、数据库的基本概念和创建数据库、数据表6、用设计视图创建表7、数据表数据的输入和修改8、创建和修改数据表结构9、“自动创建报表”和“报表向导”的方法10、“自动创建窗体”的方法,教学目标,要求一般理解与掌握的内容有： 1、使用公式和函数 2、管理工作簿 3、数据管理与分析 4、数据地图和高级功能 5、使用“设计视图”创建报表 6、掌握标签报表的制作 7、数据库对象的管理 8、窗体的作用和使用“窗体向导”创建窗体 9、窗体中数据操作,授课内容,5.1

2、 电子表格的基本知识 5.2 工作表的创建 5.3 工作表的编辑 5.4 数据的图表化 5.5 数据的管理和分析 5.6 数据库系统概述 5.7 数据库管理系统Access 2003中文版概述 5.8 数据表的建立 5.9 数据表数据的编辑和使用 5.10 数据库的查询 5.11 创建实用报表 5.12 窗体 5.13 管理数据库,5.1 电子表格的基本知识,电子表格，是一种能在计算机上提供运算操作环境的软件，用户可以在这个环境中输入数据和公式，并迅速得到计算结果。利用电子表格中的数据，可以产生各种统计、分析的报表和统计图形。,511电子表格概述,图5.1.1高校招生数的增长图表,5.1 电子

3、表格的基本知识,1、电子表格的发展（）1987年推出了全新的Windows版的Excel，随后又推出了Excel 40Excel 70、Excel 97、Excel 2000、Excel 2002和Excel 2003。（2）我国的金山软件公司开发的WPS Office 2005办公组合软件所含的金山表格，其在使用与外观上与Excel几乎一样，并全面兼容Excel格式文件。,2、Excel 2003的主要功能（1）快速输入数据 对于有一定规律的数据，例如，“2006年、2007年”、“一月、二月”等，Excel可以快速输入。（2）数据计算 利用Excel的函数或输入公式，可以对输入的数据进行许

4、多复杂的运算，得出结果。（3）数据管理 在Excel中，可以容易地实现数据的排序、筛选和分类汇总等操作，并能进行数据的分析和预测。（4）创建图表 利用Excel的图表向导，可以快速地创建图表，直观地显示数据及其相互间的关系。（5）数据交换 Excel可以与Microsoft Office的其它组件，如Word、PowerPoint、Access等应用程序动态交换数据，还可与其它数据库管理系统如FoxPro、Oracle等共享数据。,Excel 2003增加和完善的实用功能：（1）增强的统计功能 Excel 2003对一部分统计函数的特性进行了改进，这些函数的计算结果比以前版本更准确。增强的统计

5、功能提供了更为可靠和准确的数值分析功能，使用增强的统计功能可以更有效地分析Excel统计信息。（2）智能标记 通过在 Excel 2003中使用智能标记执行一些操作（这些操作通常是用其他程序来完成的），可节省时间。（3）并排比较功能 能将两个打开的工作簿作并排比较。（4）支持扩展标记语言XML功能 Excel 2003提供了一套基于XML的工具，允许开发人员能够从远端导入并管理数据的文档。例如，可以用XML制作一张有关出差费用的电子数据表，财务管理软件能够自动处理这张电子数据表，并签发支票。,3、Excel 2003的工作簿、工作表和单元格（1）工作簿（Book） 工作簿是在Excel中用来存

6、储并处理数据的文件。一个工作簿就是一个Excel文件，其默认的扩展名为xls。用来存放学生成绩数据的“期末成绩xls”就是一个工作簿。（2）工作表（Sheet）工作表是由65536行和256列组成的一张二维表格，其中行号由上至下按1到65536进行编号，而列号则由左到右用英文字母A到IV进行编号。一个工作簿最多可以有255张工作表。（3）单元格单元格是由行和列的交叉部分组成的区域，是组成工作表的最小单位，输入的数据保存在单元格中。（4）单元格地址每个单元格由惟一的地址来标识，地址由列号和行号构成，先列后行，例如H5表示第H列第5行的单元格。,1、新建工作簿单击“开始”“程序”“Microsof

7、t Office”“Microsoft Office Excel 2003”。Excel 2003系统启动完毕，同时自动创建了一个新的工作簿“book1”，在“book1”中就包含了3张自动命名为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”的工作表。2、保存工作簿在Excel 2003菜单栏中单击“文件”“另存为”，在“另存为”对话框中分别指定工作簿的保存位置和文件名如“期末成绩”，文件名无须指定扩展名，Excel 会自动加上扩展名xls。,512 工作簿的新建、保存和打开,3、打开工作簿在资源管理器下，找到拟打开的工作簿文件如“期末成绩”并双击，出现Excel工作窗口，如图5.1.2

8、所示。,图5.1.2 Excel工作窗口和“期末成绩”工作簿,513 Excel 2003 窗口组成,1、名称框 显示当前单元格的地址。在图5.1.2中显示的当前单元格地址是H5。在名称框中输入单元格地址后按Enter键，光标就可以快速定位到对应的单元格。在当前单元格进入公式编辑状态时，名称框就被函数列表取代。2、编辑区 可以让用户通过它向当前单元格输入内容，如文字、数据和公式等，在图5.1.2中输入了公式“=E5+F5+G5”，还可以在编辑区对输入的内容进行编辑或修改。3、编辑栏按钮 光标定位到编辑区中后，在名称框和编辑区中间，会出现三个按钮“”、“”、“fx”，它们的用法在后面介绍。4、工

9、作表标签 工作表标签显示了每个表的名称如Sheet1，单击某个表的名称，就可以“激活”这个工作表，使它成为活动工作表。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。,52工作表的创建,创建工作表，实际上就是向工作表的每个单元格输入数据。在向单元格输入数据前，首先必须激活工作表，并使待输入数据的单元格成为活动单元格。单击某个单元格，该单元格就被双线边框包围，表示该单元格成为了活动单元格。Excel共有6种数据类型，分别是：文本、数值、日期、时间、公式、函数。,1、直接输入数据向工作表输入数据，可以直接向活动单元格或编辑区输入数据。数据输入完毕，要确认刚输入的内容,按回车键、Tab键或单击编辑栏按钮”均可；要放

10、弃输入，单击编辑栏按钮”或按Esc键即可。输入的数据可以是文本型、数值型和日期型的。默认情况下文本型数据左对齐，数值型右对齐，日期型或时间型数据右对齐。（1）输入文本文本是指从键盘上可键入的任何字符，可以是汉字和其他符号。当输入的文本型数据全部是由数字组成的，如学号、电话号码等，在输入时必须先输入英文的单引号“”。,521数据输入,（2）输入数值型数据输入数值型数据是指能进行数值运算的数据，要输入数字，只需要选定单元格并键入数字即可。（3）输入日期和时间输入日期时，一般使用“yy/mm/dd”或“yy-mm-dd”格式，即先输入年份，再输入月份，最后再输入日期。日期在工作表上的显示格式可以通过

11、菜单“格式”“单元格”“数字”命令设置。如果没有进行设置，日期的显示格式用默认的日期格式（默认的日期格式是在“控制面板”中设置的）。输入时间时，如果按12小时制输入时间，则需要在时间数字后空一格，并键入字母 a（上午）或 p（下午），例如，9:00 p；否则，如果只输入时间数字，Microsoft Excel 将按上午处理。拟输入当前的日期，可按“Ctrl+；”拟输入当前的时间，可按 “Ctrl+Shift+：”。,2、利用“自动填充”功能输入有规律的数据（1）输入相同的数据输入相同的数据相当于复制数据。选中一个单元格后，在它的右下角有一个小的黑色矩形图标，这个图标称为填充柄，见图5.2.2（

12、b），将鼠标移到填充柄处，当鼠标指针变为状时，往水平或垂直拖动，即可将数据复制到相关的单元格。（2）输入序列数据在单元格A1输入序列数据的初始值“星期一”，将鼠标移到填充柄处当指针变为状时，往垂直方向拖动，表示星期的系列数据即可输入到各单元格中。自动填充还能根据初始值的规律决定填充值。例如，在图5.2.2（a）中，选中一个已输入数据1的单元格后，按住键用鼠标单击内容为5的单元格，或者按住鼠标左键拖动到该单元格，即可选中两个单元格。光标指向右下方的填充柄，出现时往下拖动，系统会根据两个单元格的等差关系（差值为4），在拖到的单元格内依次填充有规律的数据，结果如图5.2.2（b）所示。,（a） （b

13、） 图5.2.2填充序列数据示意,利用“序列”对话框输入有规律的数据。在一个单元格中输入“4”后，单击菜单“编辑”“填充”“序列”，在“序列”对话框中进行有关序列选项的设置，如图5.2.3所示，单击“确定”，即在值为4的单元格同一行右侧的四个单元格中分别填入了5，6，7，8。,图5.2.3 “序列”对话框,（3）修改系统提供的序列或用户自定义序列数据 通过使用“工具”“选项”“自定义序列”命令，可以添加新序列或修改系统已提供的序列，如图5.2.4。使用方法同上面介绍的输入序列数据。 （4）从外部导入数据利用“数据”“导入外部数据”命令可将其他数据库如Access等软件产生的数据库文件的数据导入

14、，还可以导入文本文件等。,图5.2.4“自定义序列”操作框,（5）设置数据输入条件通过对输入的数据进行有效性检验，可以避免错误数据的输入。设置的方法：选定要进行数据检验的单元格区域，选择“数据”“有效性”命令，在图5.2.5所示的“数据有效性”“设置”选项卡中设置输入数值范围，还可以在“输入信息”、“出错警告”选项卡进行相应的设置。当输入的数据超出设置的有效范围，系统就会禁止输入，并显示“出错警告”信息。,图5.2.5 “数据有效性”对话框,522工作表格式化,工作表的格式化指对工作表设定格式，如使数据按照一定的格式排列、设置单元格格式、改变工作表的行高和列宽、为工作表设置对齐方式、为工作表加

15、上必要的边框和底纹以及使用自动套用格式等。使工作表外观更美观、整齐、重点突出。1、设置单元格格式单击菜单栏“格式”“单元格”，可以打开如图5.2.6所示的“单元格格式”对话框，利用其中的6个选项卡能进行相应的格式设置。,图5.2.6“单元格格式”对话框,2、调整行高和列宽（1）调整行高鼠标法：将鼠标指针指向要调整的行的行号分隔线上，当鼠标指针变成双向的箭头时，上下拖动分隔线到适合的位置，即可调整行高。菜单法：单击菜单栏的“格式”“行”“行高”，打开“行高”对话框，在框中输入行高的磅值，单击“确定”完成设置。（2）调整列宽单击菜单栏的“格式”“列”“列宽”，将弹出“列宽”对话框，输入列宽的磅值，

16、单击“确定”完成设置。3、自动套用格式单击菜单栏的“格式”“自动套用格式”，打开“自动套用格式”对话框，选择一个适合的格式即可。,4、设置单元格的条件格式设置条件格式的方法是：（1）选定要设置条件格式的单元格或单元格区域，选择菜单栏“格式”“条件格式”选项，打开“条件格式”对话框，如图5.2.7所示。,图5.2.7“条件格式”对话框,（2）设置条件：单击“单元格数值”右侧的小三角，可以看到有两个条件可选择，即“单元格数值”和“公式”，如果选择“单元格数值”，表示将单元格的值与某常量或者公式的值比较。再选定比较词“小于”。然后键入数值如60，输入的数值可以是常数，也可以是公式，公式前要加上等号（

17、=）。若选定“公式”，则输入的公式必须可以判断出逻辑值为“真”或“假”。（3）设置格式：单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，选择要应用的字体样式、边框和图案等。只有单元格中的值满足条件，或公式返回逻辑值为“真”时，才对指定单元格应用选定的格式。（4）若要加入另一个条件，单击“添加”按钮，“条件格式”对话框展开“条件2”框，然后重复上述步骤。最多可设定三个条件。最后单击“确定”，设置完成。,5、格式复制和删除（1）将格式复制到其他的单元格选择需要复制格式的单元格，单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，这时鼠标指针多了一个刷子，单击要应用该格式的单元格，或拖动鼠标经过一个区域，即可将格式复

18、制到目标单元格或者区域。（2）删除格式单击“编辑”“清除”“格式”，即可删除设置的格式。,1、使用公式Excel的公式是以等号“”开头，后面跟着由操作数和运算符组成的表达式。操作数可以是常量、单元格引用、函数。（1）运算符在Excel的公式中可以使用下列四种类型的运算符：算术运算符包括：+ （加号）、-（减号）、* （乘）、/（除）、%（百分号）、（乘幂）。比较运算符包括：= （等于）、 （大于）、= （大于等于）、（不等于）。比较运算符可以用于比较两个数值的大小，运算结果为逻辑值TRUE或FALSE。文本运算符用“&”表示。“&”可以将一个或多个文本连接为一个组合文本，也就是将两个文本值连接

19、起来产生一个连续的文本值。参与连接运算的操作数可以是带双引号的文字，也可以是单元格地址。,523 数据计算,引用运算符用冒号“：”和逗号“，”表示。例如：A10,A20 表示引用A10和A20两个单元格A10:A20 表示引用从A列第10行到A列第20行中的 单元格区域A10:E20 表示引用从A列第10行到E列第20行的单 元格区域5:5 表示引用第5行中的所有单元格公式中可以使用圆括弧。括弧内的式子先运算。有多层括弧时，里层括弧优先于外层括弧。,（2）创建公式 先选定要输入公式的单元格，在编辑框内输入“”，再输入公式内容后确认输入，计算结果自动填入该单元格。注意：输入公式时应使用半角符号，

20、即英文字符。例如，根据图5.2.8所示的部分学生数据，计算各个学生的总分。先选定刘雪兰同学的总分单元格H3，在编辑区输入公式“=E3+F3+G3”后按“”按钮，即在H3中填入了结果274，再将鼠标移到H3填充柄处往下拖动，即可计算出其他同学的总分。,图5.2.8 创建公式,下面是公式的一些例子：=(A3+A4)*B5 表示A3与A4的值之和乘以B5的值=C1&C5 表示将C1与C5的文本连接 =SUM(A1:A6) 表示求A1到A6的区域中各个单元 格的值之和 =D57 表示条件，若D5大于7则取值为真，否则取值 为假,2、使用函数 Excel 2003函数是一种预先定义的公式，函数根据参数值

21、执行运算操作，然后返回结果值。Excel按功能将函数分为10类，分别是：财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息函数等，另外还有一类特殊的函数：用户自定义函数。 调用函数的格式为：函数名称（参数1，参数2，） 其中参数可以是常量、单元格引用、单元格区域引用、公式或其他函数。,（1）函数的输入 用函数求图5.2.9中的总分的方法为：选择需输入公式的单元格H3，在编辑栏中单击“插入函数”按钮，打开图5.2.10“插入函数”对话框，在其中的“选择类别”列表框中选择“常用函数”，在“选择函数”框中选定求和函数SUM，单击“确定”按钮，在弹出的图5.2.10的“函数参

22、数”的Number1框中输入单元格区域E3:G3，单击“确定”按钮，在H3单元格中即得结果274。,图5.2.9“插入函数”对话框 图5.2.10“函数参数”对话框,（2）部分常用函数表51部分常用函数的格式和功能,举例说明IF函数的用法：设工作簿“期末成绩”中的“学生成绩表”已经有三门课程的分数和总分，要在I3单元格实现自动填充“若总分270分就在总评栏填入优秀，否则什么都不填”，则在刘雪兰同学的总评单元格J3输入公式：=IF（I3=270,“优秀”,“ ”）后确认输入即可。（3）公式的复制方法一：现在以其他同学的总评为例，进行公式的复制：选定已经输入公式的J3单元格，拖动J3的填充柄直到J

23、21单元格，就将公式复制到了鼠标拖动时经过的区域J3:J21，如果条件=270成立，就填入“优秀”，否则什么也不填。,方法二：单击选定已经输入公式的单元格，选择菜单栏的“编辑”“复制”，或者按C；然后单击选定另一个单元格，选择菜单栏的“编辑”“粘贴”，或者按V，就将前一个单元格的公式复制到后一个单元格中。（4）单元格相对引用时的公式复制的效果单元格地址作为变量使用，称为“单元格引用”。当复制公式时，单元格地址会自动调节的话，称作单元格相对引用。（5）单元格绝对引用时的公式复制的效果在单元格引用的行号和列号前加上“$”称为单元格绝对引用。若希望公式复制后单元格地址不作调整，仍然使用同一个公式计算

24、，需要使用单元格绝对引用。,对单元格输入数据后，可以对数据进行修改、删除、复制和移动等一系列操作，这些操作称为数据的编辑。1、修改单元格数据 方法一：直接在单元格中进行修改，只须双击单元格，在单元格重新输入或修改数据即可；方法二：在编辑栏中进行修改，先选中要修改的单元格，然后将光标移到编辑栏中进行相应的修改，按“”按钮可确认修改。2、清除或删除单元格、行或列 选择“编辑” “清除”命令，在弹出的子菜单中可选项有：全部、格式、内容或批注。 选择“编辑”“删除”，将出现对话框，可选择“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”来填充删除单元格后留下的空缺。选择“整行”或“整列”将删除选取的行或列，其下方

25、行或右侧列自动填充空缺。,524 数据编辑,3、移动、复制单元格数据移动、复制单元格数据方法多种多样，可以利用剪贴板，或使用鼠标拖放操作。4、插入单元格及行、列（1）插入单元格选择“插入”“单元格”， 出现“插入”对话框，有“活动单元格右移”、“活动单元格下移”、“整行”、“整列”等选项，可根据需要选择。（2）插入行、列单击“插入”“行”，选中的单元格所在的行下移一行，插入一个空行；单击“插入”“列”，选中的单元格所在的列右移一列，插入一个空列。5、 撤销错误操作或重复上一次操作单击“常用”工具栏中的撤销按钮，或按快捷键+Z。单击“编辑”“重复”。,当Excel预置的3张工作表不够用时可以随时

26、增加，工作表不用了应该删除，还可以重命名工作表、复制工作表等，这些都是对工作表的编辑。在做上述工作之前，一般都要先选定操作对象即工作表。531工作表的选择1、选定单个工作表 选定单个工作表 单击某个工作表的标签，可以选定对应的工作表也就将其设置成为了当前工作表。2、选定多个工作表 选定多个连续工作表 单击第一个工作表的标签，按住Shift键，再单击最后一个工作表标签。 选定多个不连续工作表 单击第一个工作表的标签，按住Ctrl键，再分别单击其他要选择的工作表标签。,53工作表的编辑,1、插入工作表在编辑工作表时，选择菜单栏的“插入”“工作表”选项，即在当前工作表的左边插入一张新的工作表。按+键

27、也可插入一张新工作表。2、删除工作表选中要删除的工作表后，选择菜单栏的“编辑”“删除工作表”选项，即可删除选中的工作表。删除工作表时将弹出警告对话框，要求确认。一旦工作表被删除，将无法恢复。3、重命名工作表选定工作表，选择菜单栏“格式”“工作表”“重命名”选项，选定的工作表名称就处于可编辑状态，用户可以输入新的名称，按回车键确定。以上工作表的插入、删除、重命名操作，也可以通过快捷菜单实现。方法是：在选定工作表标签上单击右键，从图5.3.1所示的弹出的菜单中选择所需的选项即可。,532 工作表的插入、删除和重命名,图5.3.1 右击工作表标签出现的快捷菜单,图5.3.2“移动或复制工作表”对话框

28、,如果是在同一个工作簿中进行移动或复制，方法很简单：在选定的工作表标签单击右键，在弹出的图5.3.1所示菜单中选择“移动或复制工作表”，在出现图5.3.2所示的对话框中，选择插入位置，若为复制操作，还需选择“建立副本”选项，最后确定即可。,533 工作表的复制和移动,1、工作表窗口的拆分菜单法：选定要开始拆分的那一行或列，或选定其中的任一单元格，选择菜单栏的“窗口”“拆分”即可完成拆分。鼠标法：如图5.3.3所示，将鼠标指针移到拆分条，当鼠标指针变成一个双向箭头时，按住左键往下（或左）拖拉，拖到希望的位置后，松开鼠标按钮，出现对应的拆分线，窗口即分为两个水平（或垂直）窗口。,534 工作表窗口

29、的拆分与冻结,图5.3.3 滚动条上的拆分条,2、工作表窗口的冻结 选择一个单元格作为冻结点，单击菜单栏“窗口”“冻结窗格”选项。冻结点以上及左侧的所有单元都被冻结，直到取消冻结。3、取消拆分和冻结 要取消对窗口的拆分，可以在拆分线的任何部位双击，或者选择菜单栏“窗口”“取消拆分”命令。 要取消标题或拆分区域的冻结，可选择菜单栏“窗口”“取消冻结窗格”命令。,1、图表的类型 Excel 2003内部提供了14类图表，每一类又有若干种子类型，既有二维平面图表，也有三维立体图表。主要图表类型及特点见表52。 根据图表与工作表之间的关系，可以分为嵌入图表和独立图表两类。嵌入图表与数据所在的工作表不分

30、开；而独立图表与数据所在的工作表分开，图表单独存放在另一张工作表中。,54 数据的图表化541 图表基本知识,2、图表的组成 在Excel 2003中，图表是由几个部分构成的，如图表标题、坐标轴等，如图5.4.1所示。（1）图表标题 关于图表内容的说明文本。（2）数据标志 工作表的数据在图表中以图形方式显示出来，例如柱形、面积等等，这些图形就叫数据标志。（3）数据系列 工作表中的同一行（列）的数值数据的集合构成的一组数据。即一个数据系列对应工作表的一行或一列的数据。（4）数值轴 一般指Excel图表的Y（纵）轴，用于表示数据值的大小。（5）分类轴 一般指图表的X（横）轴，用于表示数据的分类。如

31、果按行选择，则分类轴就表示不同的课程了。（6）图例 用于指明各个颜色或图案图所代表数据系列。,图5.4.1图表中的图表对象,创建图表的途径有两种：使用“图表向导”或通过菜单栏“视图”“工具栏”“图表”。下面以图5.4.1所示的图表为例，简单介绍使用前者创建图表的方法。选定要建立图表的数据单元格区域，如图5.4.2所示。选择菜单“插入”“图表”命令或单击工具栏上的“图表向导”按钮，即弹出“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，如图5.4.3所示。选择“标准类型”“图表类型”“柱形图”。单击“下一步”进入“图表向导4步骤之2图表数据源”。选择“系列产生在”“列”，则按列数据绘制图表的数据系列；选

32、择“行”，则按行绘制。图5.4.2是选择“列”后的效果，共有三组图标，由于只有两列数据，故每组只有两个柱形图。,542 创建图表,单击“下一步”按钮进入“图表向导4步骤之3图表选项”。选择“标题”选项卡，输入图表的标题、X和Y轴的标题“姓名”和“分数”，选择“数据标志”“数据标签包括”“值”，其他设置采用默认值。单击“下一步”按钮进入“图表向导4步骤之4图表位置”对话框。如果选择“新工作表”，则建立独立图表，否则建立嵌入式图表。最后单击“完成”即可。,图5.4.2选中的数据源 图5.4.3“图表类型”对话框,1、图表内容的编辑 在拟修改的图表上单击右键，将弹出包含图5.4.4所示选项的菜单，图

33、中、和的选项分别对应着创建图表的“图表向导”中的4个步骤。根据需要进行选择，单击“完成”按钮即完成相应项的修改。2、图表的格式化 在图表中表示数据的任一个柱形图上单击右键，将弹出如图5.4.5所示的菜单，选择“数据系列格式”命令后，将出现“数据系列格式”对话框，在其中进行相应的修改设置即可。3、向图表中添加数据 要向图表中添加数据方法有几种，最快捷的方法就是利用复制和粘贴的方法：选定要添加到图表中的数据区域，选择菜单“编辑”“复制”命令，在拟添加数据的图表中的空白处单击选定图表后，选择菜单“编辑”“粘贴”命令，图表中马上能显示添加数据后的效果。4、图表的移动、复制、缩放和删除 图表的移动、复制

34、、缩放和删除与Word中和图片的操作完全相同，参见Word中相关的章节。,543 图表及其数据的编辑,图5.4.4 图5.4.5菜单,在Excel中，只有通过数据列表才能实现对数据的管理，也就是说，排序、筛选和分类汇总等操作只能在数据列表中才能顺利进行。下面先介绍数据列表。551数据列表 数据列表实际上是工作表中单元格构成的一个矩形区域，也叫数据清单。数据列表除了可以按照它的要求通过创建得到外，Excel也能自动将一个满足条件的区域作为数据列表看待。数据列表具有下面的特点：（1）数据列表的一列称为一个字段，一行称为一条记录，第一行为表头，由若干个字段名组成，如图5.4.4中第一行就有“学号”、

35、“姓名”和“性别”等字段名。（2）数据列表中不允许有空行或空列，否则会影响Excel检测和选定数据列表；每一列必须是性质相同、类型相同的数据，如字段名是“姓名”，则该列存放的必须全部是姓名。（3）一张工作表只能有一个数据列表。数据列表可以像普通的Excel工作表一样直接建立和编辑。,55 数据的管理和分析,1、简单排序 简单排序是指按照一个列的值进行排序，如按“英语”列的值“降序”排序的方法为：（1）在数据列表中“英语”列的任一单元格上单击。（2）单击工具栏上的“降序”按钮，即可使数据列表依据“英语”大小降序排列。注意：排序时，对英文字母按字母次序排序，对汉字按拼音字母次序排序。2、多条件排序

36、 当排序的字段有相同的值时，还可以使用另一个字段的值对记录进行排序，这就是多条件排序。例如，对“期末成绩”表按“总分”作为第一关键字降序排列，总分相同时按英语分数为第二关键字降序排序，英语分数相同按计算机为第三关键字降序排序。多条件排序可选择菜单栏的“数据”“排序”命令，最多可以使用3个字段来排序。“排序”对话框的设置示例如图5.5.1 所示。,552 数据排序,图5.5.1“排序”对话框 图5.5.2 “自动筛选”,数据筛选功能可以将符合条件的数据记录筛选显示出来，将不用的数据记录暂时隐藏起来。Excel 2003提供了“自动筛选”和“高级筛选”两种命令来筛选数据。1、自动筛选 在要筛选的数

37、据清单中选定任意单元格后，如图5.5.2所示选择菜单栏“数据”“筛选”“自动筛选”命令，Excel 便在每个列标记的右边插入了一个下拉式按钮，如图5.5.3所示，单击它，会出现有该字段各种数据的下拉列表框，如选择“女”，则仅显示所有女同学的记录，而隐藏男同学的记录；如选择“男”，则仅显示所有男同学的记录，隐藏女同学的记录。 在图5.5.3 的下拉列表中有一项“自定义”选项，使用它可以进行复杂的筛选。如要显示总分大于270分的学生，可选择“自定义”，在出现的图5.5.4“自定义自动筛选方式”对话框中， 进行选择并输入筛选条件“270”即可。,553 数据筛选,图5.5.3 对数据表进行自动筛选

38、图5.5.4 “自定义自动筛选方式”对话框,2、高级筛选高级筛选需要定义三个单元格区域：一是筛选的数据区域，二是筛选的条件区域，三是存放筛选出来的记录的区域。,分类汇总就是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的记录作为一类，进行求和、求平均、计数等汇总运算。 注意：在进行分类汇总前，首先必须对要分类的字段进行排序，否则分类无意义；其次，在分类汇总时要区分清楚对哪个字段分类、对哪些字段汇总及汇总的方式，这在分类汇总对话框中要逐一设置。1、简单汇总对数据清单的一个字段仅进行一种方式的汇总，称为简单汇总。例如，求各专业学生的各门课程的平均成绩。根据分类汇总的要求，实际是按专业分类，对各门课程进

39、行汇总，汇总的方式是求平均值。首先对“专业”字段进行排序，升序和降序均可，然后选择菜单栏中的“数据”“分类汇总”命令，在出现的“分类汇总”对话框进行相应的选择，如图5.5.5图所示。,554 数据的分类汇总,图5.5.5 “分类汇总”对话框确 图5.5.6两次分类汇总结果,2、嵌套汇总 对同一字段进行多种方式的汇总，称为嵌套汇总。如上例，在求各专业学生各门课程的平均成绩后，还要统计各专业的人数，则可进行两次分类汇总。在上步求出平均分的基础上，再一次打开“分类汇总”对话框，将“汇总方式”选择为“计数”，“替换当前分类汇总”的复选框不能选中如图5.5.5 所示，两次汇总的结果如图5.5.6的所示。

40、 若要取消分类汇总，可在图5.5.5的“分类汇总”对话框中单击“全部删除”。,若要求按多个字段进行分类并汇总，如既按“专业”又按“性别”求平均分，分类汇总就无能为力了。Excel 2003提供的数据透视表可解决这个问题。主要步骤为： 将光标放在数据列表的任一单元格中，选择菜单栏上“数据”“数据透视表和数据透视图”命令，在向导1、向导2中分别直接选择“下一步”，在向导3中选择“布局”，出现图5.5.7“布局”对话框。其中的“页、行、列”为分类的字段，“数据”区为汇总的字段和汇总方式。双击“数据”区的汇总字段“英语”，在弹出的对话框图5.5.8可改变汇总方式。用“数据透视表”按“专业”和“性别”求出的“英语”的平均分见图5.5.9。,*555数据的透视表,图5.5.7 “数据透视表和数据透视图向导-布局”对话框,图5.5.8“数据透视表字段”对话框 图5.5.9数据透视表结果,作业,第198页16,