会议记录整理课件.ppt

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1、1,会议记录,2,请思考：,如果你是公司秘书，老板通知你明天上午公司要召开一个会议，由你来做会议记录。这是你第一次参加公司重要会议，是老板考验你的一次机会，也是你表现自己能力的一次机会。你打算怎么做？要记些什么？采用什么样的形式？需要注意些什么？,3,Contents,一、会议记录的定义,4,一、会议记录的含义,会议记录是实录会议情况和信息的书面材料。会议记录的用途：传达会议精神、汇报会议情况，执行会议决议的依据，唤起与会者对有关问题的记忆，还具有文献资料的作用。,5,一、会议记录的含义,会议记录有“记”与“录”之分： “记”有详记与略记之别。略记是记会议大要和会议上的重要或主要言论。详记则要

2、求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。 “录”是借助笔录、音录和影像录几种，最大限度地再现会议情境。,6,二、会议记录的特点,同步性：由记录员随开会过程作同步记录。实录性：坚持“怎么讲就怎么记”的原则。规范性：会议记录也具有一定规范性。规范性的表现： 一是使用单位统一的记录专用笺； 二是要求按统一的格式记录； 三是使用规范的记录符号。,7,会议记录的作用（一）重要依据 会议记录是研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议，后期重要总结，有时“工作报告”和“讲话”等还要根据各组讨论的意见进行修改。 会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。（二）通报信息 会议记录有的可作

3、为文件传达，以使有关人员贯彻会议精神和决议；有的可以向上级汇报，通报信息，使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。,8,会议记录的作用（三）参考资料 会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础和重要的参考资料。 （四）档案凭证 会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面，起着无可替代的凭证作用。,9,三、会议记录的写作格式,标题即会议的名称。由“开会单位+会议名称（或会议内容）+记录”三部分组成。如公司产品营销会议记录、公司第八次股东大会记录。,10,三、会议记录的写作格式,1、会议组织情况（1）会议时间。要写清会议进行的年份、日期，必要时精确

4、到分钟。（2）会议地点。要写清会议室名称。（3）会议出席人姓名。人数多的会议可只写人数。（4）缺席人姓名和缺席原因。（5）列席人及其职位。,会议记录的正文,11,三、会议记录的写作格式,1、会议组织情况（6）主持人。一般直书姓名，在姓名前冠写职衔。（7）记录人姓名。应签名以示负责。（8）议题。议题是会议讨论或解决的问题，在议题不止一项时，应分条列项写。,会议记录的正文,12,三、会议记录的写作格式,2、会议进行情况包括四项内容：主持人的开场白、大会主题报告、讨论发言、决议。要按会议的进程或顺序记录会议进行情况。先写报告人和发言人的姓名，然后再记录发言内容。,会议记录的正文,13,三、会议记录的

5、写作格式,2、会议进行情况会议记录方法可分两类：（1）摘要式记录：只记录发言要点、结论、决议等内容。（2）详细记录（重要会议多采用详细记录）。 按会议进程记录。 详细而且完整地记录：会上的发言、不同意见、争论和会议决议。,会议记录的正文,14,三、会议记录的写作格式,2、会议进行情况尾部单列一行，写“散会”。 有些会议记录需由发言人和会议主持人审阅、签名。 有些会议记录则在会后整理后，再送发言人和会议主持人审阅、签名。,会议记录的正文,15,会议记录样式1,16,会议记录样式2活页记录,17,会议记录样式3,18,会议记录样式4,19,1、每项议程进行完毕后，下一个议程与上一个议程最好间隔1行

6、2、每个人发言完毕之后，下一个发言人与上一发言记录空1行目的：在于审查记录不完全、不准确是便于补充完善原纪录,20,三、会议记录的写作格式,注意事项：1、注意会议记录与会议纪要的区别； 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。 会议记录不是公文，而是书面材料。 会议纪要不能似会议记录那般反映会议的全貌。 对会议记录经过分析、归纳和筛选，可以写成会议纪要。 会议记录与会议纪要的文面格式不同。2、要实事求是地记录；3、尽可能采用速记。,21,四、会议记录的重点,1. 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动,6. 对会议产生较大影响的其他言论或活动,2. 会议讨论、争论的焦点及其各方的

7、主要见解,3.权威人士或代表人物的言论,5. 会议已议决的或议而未决的事项,4.会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论,会议记录的重点,22,五、会议记录的写作要求,23,（一）参加会议的人员没有签到。 1.会议没有签到簿。 2.重要会议出席人员、列席人员没有签到， 而是由记录员代签到。 注：一般性会议的出席人员和列席人员可由 记录员代签到，“三重一大”的会议要由参加会议 的人亲自签到。,五、会议记录的常见问题,24,（二）出席/缺席会议人员及职务记录不清楚。 出席/缺席会议的人员要写明姓名和职务：如李黎，不要写成“李总”或“李总经理”。同时，缺席会议的还要写明事由。（三）会议名称不全或缩

8、写 每次会议应写明会议全称。如公司总经理办公会议、公司总经理办公（扩大）会议、公司党委会议、公司党委（扩大）会议、公司党政联席会议、公司XXXX 专题会议。,五、会议记录的常见问题,25,（四）会议记录本内无目录 特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利于档案的保护和保密。 （注：会议记录本前三页应写有目录，包括会 议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。）,五、会议记录的常见问题,26,会议记录目录,27,会议记录整理,1.忠实于讲话人、发言人的原意。 2. 整理要完整全面。不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场

9、动态如表决等都要整理上去。 3.层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰,避免错别字。 4.会议记录如需整理，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。 5.录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。,28,下面是一份病文，试指出其存在的毛病。,公司党支部会议记录时 间：2005年3月8日地 点：会议室出 席：赵 白 于 刘 郑 刘记录人：刘主持人：赵首先由赵发言。接着进行了两项内容。第一项是对入党积极分子的培养情况进行了总结。对各人的缺点和进步进行分析，提出了改进之处，支部成员一致同意将蔡、尚列为党建对象。第二项是召开了党内民主生活会，全体党员进行了自我检查，并开展了相互

10、批评。张认为支部成员的工作还不够细致，工作方法还应改进。支部书记赵对此进行了解释，并表示将尽力改善。散会。,29,答案对照会议记录的格式和写法，此份不合格的会议记录的毛病主要表现如下：对“会议组织情况”的记录不规范、不完备。如：会议在当天几点至几点召开的？会议在是在本公司几号房召开？还是在其他单位的会议室召开？主持人姓名前缺职衔。另外，在记录格式上，记录人也不能置于主持人之上。对“会议进行情况”的记录既不忠实，也不够具体。文章没有记录开场白。从文章提供的内容可看出，会议共有两项内容：第一项内容是对入党积极分子的培养情况进行了总结。但是，入党积极分子分别是谁？未作记录。对具体的总结内容、各人的缺点、进步表现、改进意见等连起码的简单的记录也没有。 第二项内容是召开了党内民主生活会，所记录的内容和对第一项的记录一样，同样不忠实、不具体。,