会议服务与管理课件.ppt

《会议服务与管理课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议服务与管理课件.ppt（98页珍藏版）》请在三一办公上搜索。

1、电子教案模版配色（1）,通过本章学习，你应能够：1.拟定会议方案2. 撰写会议通知3.做好会议前的筹备工作4.做好会议期间的组织服务工作5. 做好会议结束的落实工作,学习目标,第四章 会议组织与服务,1,t课件,第一节会议概述第二节会议筹备阶段的会务操作第三节会议进行阶段的会务操作第四节会议结束阶段的会务操作,主要内容,第四章 会议组织与服务,2,t课件,第四章 会议组织与服务,引入案例,在某企业召开的年度表彰大会上,颁奖仪式正在进行.盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中依次出场,手捧奖品交给在主席台就座的领导同志准备颁奖.不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个领导的奖

2、品，却递给了下一个位置的领导而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊惶失措，逃回后台手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台此时，主席台上一片混乱,3,t课件,电子教案模版配色（1）,第一节会议概述,会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。,第四章 会议组织与服务,一、会议的涵义,有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。,主要条件,4,t课件,第四章 会议组织与服务,第一节会议概述,二、会议的作用,积极

3、作用,集思广益，科学决策,发扬民主，宣传教育,传达信息，开拓思路,协调矛盾，推动工作,5,t课件,第四章 会议组织与服务,第一节会议概述,讨论,你参加过什么样的会议？你是否喜欢这样的会议？为什么？,6,t课件,第四章 会议组织与服务,第一节会议概述,二、会议的作用,消极作用,时间、精力的浪费,经济方面的浪费,信息的重复、浪费,滋长不正之风,7,t课件,第四章 会议组织与服务,第一节会议概述,三、会议活动的基本要素,8,t课件,电子教案模版配色（1）,（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。（2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、

4、列席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。,第四章 会议组织与服务,三、会议活动的基本要素,会议人员,9,t课件,电子教案模版配色（1）,第四章 会议组织与服务,会议名称,三、会议活动的基本要素,会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。,例：“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、参加对象。,10,t课件,会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。会议议题的主

5、要作用是：准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。引导和制约会议的发言。,第四章 会议组织与服务,三、会议活动的基本要素,会议议题,11,t课件,思考：1.会议主题与会议议题有什么区别？ 2.制定会议议题时要考虑哪些因素？,第四章 会议组织与服务,三、会议活动的基本要素,会议议题,议题尽可能集中,不宜过多,把握好每个议题的时间,从实际出发,12,t课件,电子教案模版配色（1）,第四章 会议组织与服务,三、会议活动的基本要素,会议时间,会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。,会议地点,是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。,会议方式,实现会议目标

6、而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。,会议结果,13,t课件,电子教案模版配色（1）,第四章 会议组织与服务,三、会议的种类,按会议人数的多少分为：,小型会议,中型会议,大型会议,特大型会议,14,t课件,电子教案模版配色（1）,第四章 会议组织与服务,三、会议的种类,按参会人员的职级分为：,股东大会,董事会,管理人员会议,职工大会,部门会议,15,t课件,电子教案模版配色（1）,第四章 会议组织与服务,股份有限公司,公司分为：有限责任公司和股份有限公司,股东大会,董事会,经理,监事会,执行部门,股东大会由股东组成，是公司的权力机构；董事会是股东大会的执行

7、机构，成员为5-19人；经理由董事会聘任或解聘；监事会由股东代表和公司职工代表组成，成员不得少于3人。,16,t课件,会议筹备工作框架图请见教材第65页。,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,小知识,17,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,一、拟定会议计划,确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素。,成立会务工作小组,一般可分为会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组。,18,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,各会务工作组的分工会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。秘书组：负责拟写会议

8、方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。,小知识,19,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,各会务工作组的分工宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。,小知识,20,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,制定会议预算,会议经费的构成,（1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮费用（5）旅游费用 （6）培训费、演讲费）（7）其他,会议经

9、费的筹措,（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用 （4）社会赞助 （5）转让会徽等无形资产使用权,21,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,会议经费预算的原则（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预算开支。（2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。（3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。（4）精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在做到科学合理的同时，尽可能节省经费。（5）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在预算时

10、要适当留有余地。,小提醒,22,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,二、拟定会议议程、日程、程序,会议议程,会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。,会议日程,会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。,23,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,二、拟定会议议程、日程、程序,会议程序,会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。以举行颁奖、选

11、举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。,思考：会议议程与会议日程有何不同？ 安排会议议程应注意哪些问题？,24,t课件,第四章 会议组织与服务,英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书丁倩在编制议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各主管方面有无要拿到会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，丁倩将需在会上讨论的议题编排了一下，便打印交给了上司，上司认为这份议程表有问题，需重新做。,案例分析,25,t课件,第四章 会议组织与服务,案例分析,英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队

12、会议将在5月5日星期一上午10：00在公司总部的三号会议室举行。 销售二部经理的人选。 东部地区销售活动的总结。 上次会议记录。 销售一部关于内部沟通问题的发言。 下季度销售目标。 公司销售人员的招聘和重组。,26,t课件,第四章 会议组织与服务,案例分析,分组讨论：1. 这份议程表有什么问题? 2. 请重新设计议程表，并以备忘录的形式发给上司。 3. 请总结出设计议程表时应注意的事项。,27,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,二、拟定会议议程、日程、程序,会议议程注意事项,按照议题的轻重缓急编排处理的先后次序,将每一个议题所需的大致时间列出来,将同类性质的问题集中

13、排列在一起,保密性强或者只要部分人参加的议题放在最后,28,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,二、拟定会议议程、日程、程序,安排会议生活,主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。秘书必须提前预定，会前确认，掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。如会议期间，日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。,29,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,三、制发会议通知,会议通知的种类与方式,口头通知和书面通知,预备性通知和正式通知,会议通知、邀请函、请柬、海报、公告,一次会议可用不同种类的通知。,30,t课件

14、,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,微型案例,31,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,三、制发会议通知,会议通知的内容,标 题,“机关名称+会议名称+通知”（用于正式的，重要的）“会议通知”（用于事务性或例行性会议）,通知对象,可特指、可泛指，也可写个人姓名。,32,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,三、制发会议通知,会议通知的内容,正 文,会议的目的、名称、主题；会议的时间（包括开始时间、报到时间、结束时间）、会议的地点、参加对象、其他事项。,落款与日期,主办单位的全称，发出通知的日期。,回执单,33,t课件,第二节

15、会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,常用回执格式1表格式回执,小知识,34,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,常用回执格式2签收式回执,小知识,35,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,三、制发会议通知,会议通知的发出,在拟定完会议通知后，应及时发出会议通知，让与会者做好充分的准备。,36,t课件,第四章 会议组织与服务,工作实训,初萌： 我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。 谢谢。 行政经理苏 明 年 月 日,37,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会

16、议组织与服务,四、准备会议材料与物品的内容,需准备的会议材料,来宾资料,会议手册、宣传材料、会议须知、议程、会议通知等。,会务资料,会议使用文件、会议程序文件、会议主题文件,沟通资料,来宾登记表、住宿登记表、会务组成员通讯录,38,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,四、准备会议材料与物品的内容,需准备的用品,必备用品和设备,设备包括：灯光、音响、空调、录音、电脑、投影、摄像用品包括：水杯、信封、签字笔、回形针、笔记本等。,特殊用品,如选举箱、证书、旗帜、鲜花等。,39,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,五、制发会议证件,会议证件的作用与种

17、类,会议证件的作用,表明会议期间各种人员的身份，便于接待和管理；便于代表之间的相互辨认和联系、交流；凭证出入会场，保证会议安全；便于统计出席人数。,会议证件的种类,根据会议规模、重要程度、保密程度而定。,40,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,五、制发会议证件,会议证件的内容,会议名称（全称）、 会徽、姓名、照片、证件种类，即标明“出席证”、“列席证” 、证件编号、会议日期。,样式与制作,注意控制成本。,41,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,五、制发会议证件,证件设计注意事项,注意控制成本。,要有会议名称、与会者姓名、单位；应区分代表、

18、列席旁听、记者、工作人员的身份； 重要大型会议注意要有照片和钢印； 证件设计格调要与会议气氛相适应； 涉外会议要用两种文字，中文在上，外文在下；,42,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,五、制发会议证件,桌签及坐签,桌签标明桌号和就座人身份；坐签标明就坐人姓名的标签。,制作会场指示牌。,会场路线指示牌,43,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置,相 对 式,主席台与代表采取上下面对面的形式，从而突出主席台的地位，但容易给发言人造成压力。适合大中型的报告会、总结表彰大会。,44,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组

19、织与服务,六、会场布置,全 围 式,会议的领导和主持人同其他与会者围在一起，体现平等和互相尊重的精神，会场氛围好。适合小型座谈会或协商性的会议。,45,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置,半 围 式,介于相对式和全围式之间，既突出了主席台的地位，又增加融洽的气氛。适合于中小型工作会议。,46,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置,分 散 式,将会场分成若干个中心，与会者根据一定的规则安排就座，领导人就座的为主桌，适合召开联欢会、茶话会等活动。,47,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会

20、场布置座位安排,横 排 法,把每个代表团、小组、单位的座席从前向后排成纵向一列，按组别顺序以代表座席的朝向为准，从左至右横向依次排列座次。,先排正式代表，后排列席代表。,48,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置座位安排,竖 排 法,按照既定的次序把对参会的每个代表团、小组、单位的座席排成横向的一行，再按顺序从前向后依次纵向排列。,职务高者排在前，低者排在后,49,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置座位安排,左右排列法,把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置

21、，然后先左后右，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。,先左后右,50,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置座位安排,座次标识方法,主席台或会议桌上摆放名签（注意顺序）,出席证上注明座次（某排某号）,印制座次图表,入场时，应有工作人员做引导。,51,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置环境布置,主席台的装饰,52,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置环境布置,有会标、台布、花卉；有座位签、话筒； 如若有讲台，注意讲台的布置（方向、高度）； 揭幕架放在主席台的左侧，先用绒布罩住；,主席

22、台的装饰,53,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置环境布置,依职务的高低安排，高者居中，先左后右会议主持人应在前排的边上就座 每个座位的左侧放置姓名台签,1,3,2,5,4,主 席 台,代表席,主席台的装饰,54,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置环境布置,会场背景的装饰,55,t课件,第二节会议筹备阶段的会务操作,第四章 会议组织与服务,六、会场布置环境布置,色调的选择,色彩搭配要与会议内容相协调,如表彰大会、庆典等可用红色，学术报告可用蓝色背景。,花卉的布置,花卉的布置会对人的情绪产生一定的影响，要懂花语。,会

23、场的气味,56,t课件,微型案例,第二节 协调工作概述,第三章 秘书的沟通与协调,“俗气”与“素雅”A公司与B公司在深圳香格里拉酒店举行合作签约仪式，酒店服务人员按酒店例行规定，在主席台摆放了以红色为主的色彩绚丽的几盆鲜花，A公司公关部秘书王小姐提前来检查会场的布置，她觉得这几盆颜色鲜艳的鲜花有些俗气，就让服务人员换了几盆素雅的鲜花，摆上后，办公室主任认为此花与会场的气氛不配，只好请服务员将原来的鲜花摆上。,57,t课件,实践训练,第三章 秘书的沟通与协调,我院要在下周一召开科学实践观第一阶段总结大会，要求全院教职工全部参加，届时院领导也全部出席，要求分小组模拟会议的准备情况。具体要求：1.撰

24、写会议通知; 2.布置会场(用图表示): 3.设计座位表(包括主席台的座次); 4.介绍会场的布置及需准备或检查的事项;,58,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,会议进行阶段的会务工作框架图,会议签到与引导,组织会议进行,做好生活服务,（接站、报到、签到、资料发放、情况咨询）,（设备监控、会议纪录、新闻报道、会间服务）,（订购车票、餐饮服务、旅游项目）,59,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,思考：,如果某个大型会议要求你做好在机场的接站工作，你应该做哪些准备？接站时应注意什么？,60,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组

25、织与服务,一、会议报到与引导工作,会议接站,确定迎接规格,做好接站准备,竖立接待标志,掌握抵达情况,介绍宾主双方,61,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,一、会议报到与引导工作,会议报到,安排住宿,报到方式,分发材料（纪念品）,确定报到者身份,报到是掌握与会人员准确到会情况的重要一环。,可以亲自报到，也可由代表报到。,开具收据,62,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,一、会议报到与引导工作,会议签到,签 到 本,签到表的格式,准确统计到会实际人数或签名留做纪念。,提前准备好签到本、签字笔。,信息详细，包括姓名、单位、职务、联系方式、签名等

26、。,63,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,一、会议报到与引导工作,签到的要求,认真准备好必备的资料，有弹性。做好人员分工，如签到与发放资料由不同的人负责。及时汇报与会人数，特别是超出预计人数时。注意签到时的礼仪。,64,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,一、会议报到与引导工作,会议引导,统一着装，提前熟悉会场及周边生活情况； 有掌握多种语言的能力，善沟通； 配带统一会务服务人员的标志； 保持会场安静，并在开会时做好会间服务；,65,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,检查会场准备情况,会

27、场桌椅是否充足、会标、花卉是否到位； 主席台座签是否摆好，名字再次核对； 会场座位图是否准确； 茶、水杯是否到位；,会场布置情况,66,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,不协调的烟灰缸某日，一位深受爱戴的老领导不幸逝世，在治丧委员会的会议上，气氛非常庄严肃穆。忽然间，一位领导发觉会场中的烟灰缸都是喜庆的大红色，会场气氛一时间非常尴尬。这位领导十分的不快，会后，批评了秘书办事不利。秘书觉得很委屈，会议室里的烟灰缸一直都是红色的那一套，那还是去年庆功时新买的。为了一次会议就买一套新的，未免也太浪费了。于是，在下一次采购烟灰缸的时候，这位秘书选择了无色的玻璃烟灰缸。这一下

28、总算是省去了麻烦。,微型案例,67,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,检查会场准备情况,基本设备如：麦克风、音箱、手提电脑、投影仪； 其他设备：摄像机、录音笔、照像机等；,会场设备情况,会场的安全保卫与保密工作,保持会场秩序、关注场内设备使用情况、注意保密工作。,68,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,会议交通服务,筹齐会议用车,提前做好路线说明,对驾驶人员管理,意外事故应急处理,69,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,会议记录,会议记录的

29、要求,记录头+记录主体+审阅签名记录头：会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、主持人、记录人；记录主体：出席人员的发言（要求：准确、客观、清楚、有条理） 会议的决议；审阅签名：通常是主持人和记录人的手写签名，以备案。,标题：会议名称+文种 或 文种,70,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,会议记录,会议记录的要求,速度快，速记法，速录法； 真实性，必须是与会人员的真实发言，不能附加任何个人感 情色彩； 可使用录音、录像等辅助手段； 会议记录有重点；,71,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,会

30、议纪要,会议纪要的格式,是根据会议的主旨，用准确而精炼的语言综合记述其要点书面材料。作用：对上可以汇报工作，对下可以指导工作，对平级可以互通信息。,主要包括：标题、正文、主送单位、抄送单位； 会议概况：会议时间、地点、主持人、与会人员、基本议程； 会议的精神和议定事项：主体部分，议定事项、措施等；,72,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,会议记录与会议纪要有什么区别呢？,性质不同，会议记录是实录，会议纪要只记要点； 功能不同：会议记录一般不公开，只做资料保存，会议纪要要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行； 并不是所有的会议都会形成会议纪要；,73,t课件,第三节会

31、议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,会议纪要的要求,内容的纪实性：如实地反映会议内容，不能脱离会议搞再创作； 表达的要点性：撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐； 称谓的特殊性：会议纪要一般采用第三人称写法；,74,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,为期两周的职工代表大会结束后，秘书钟苗马上着手进行会议纪要的撰写工作。第二天即下发到公司各部门，并要求各部门将会议精神传达到每一位员工。没几天，公司上下议论纷纷，对其中涉及自身利益的条文感到非常不满意。意见很快

32、反映到领导那里，领导把钟苗叫去问情况，钟秘书一脸无辜。请问：钟秘书的做法是否妥当？发放会议纪要的正确的程序是什么？,案例分析,75,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,会议纪要的工作程序,完善会议记录,编写会议纪要,确定印发范围,接收者确认,领导签字,打印成文,归档保存,印刷、分发,76,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,会议简报,是会议的交流性和指导性文件，要求及时、准确编写。具备“快、新、实、短”的特点。,新闻报道,根据会议的性质与目的，如果需要将会议的内容或精神宣传出去，秘书在会前就应与

33、新闻媒体记者联系好，邀请他们到会报道，及时地将会议的精神宣传出去。,77,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,接待新闻媒体原则,会议新闻要实事求是，达到宣传会议精神的目的； 掌握会议住处的保密度，做到内外有别； 报道中重要观点要经领导审核； 对待媒体要主动积极； 收集外界对会议报道的信息，为会议效果的评价提供参考；,78,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,二、组织会议进行的工作,接待新闻媒体工作内容,由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后向媒体发送； 会议召开期间，邀请记者采访，发布消息； 会议结束后，召开记者发布

34、会，由会议领导直接介绍会议情 况，并亲自回答记者提出的问题；,79,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,三、会议期间的生活服务工作,制作通讯录,会务人员根据会议签到表制作通讯录，向与会人员确认后，复印发给与会代表。,拍摄集体照,注意：将会标作为背景，拍照的人员排序，照片应按时发给与会者留念。,娱乐活动或旅游,注意：妥善组织。,80,t课件,第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,三、会议期间的生活服务工作,餐饮服务,根据标准，制订预算； 搭配合理：早餐要营养，午餐要方便，晚餐要丰盛； 有宗教信仰的要特殊订餐； 注意餐厅的选择、菜式的搭配；,81,t课件,

35、第三节会议进行阶段的会务工作,第四章 会议组织与服务,三、会议期间的生活服务工作,宴会的程序,迎 宾,入 场,宣布开始,介绍来宾,致 辞,祝 酒,送 别,散 宴,82,t课件,.,第四章 会议组织与服务,第四节会议结束阶段的会务工作,会议进行阶段的会务工作框架图,送别会议代表,会场的善后工作,整理会议文件,（发放回程车票、结清会议费用、安排车辆送站）,（结算会议开支、归还所借物品、清理会场）,（整理会议记录、会议文件分类、立卷、归档）,会务总结与反馈,（社会反响、会议精神落实与反馈）,83,t课件,第四章 会议组织与服务,第四节会议结束阶段的会务工作,一、送别会议代表,结清会议费用,结算会务费

36、，并提供相关发票，协助酒店办好退房手续。,安排人员送站,安排合适的车辆送行。,二、会场的善后工作,内部会议,外部会议,84,t课件,第四章 会议组织与服务,第四节会议结束阶段的会务工作,二、会场的善后工作,内部会议,整理好会议室，收齐相关的文件材料； 检查关闭会议室的设备电源，清理会议室环境； 将需保密的文件做好回收工作； 整理好会议记录； 做好会议的文件存档工作；,85,t课件,第四章 会议组织与服务,第四节会议结束阶段的会务工作,二、会场的善后工作,外部会议,拿走通知牌和方向标志，归还租借的场地； 清理会场内其他物品； 关闭会场所用设备； 检查会场是否有遗漏的物品； 归还所借物品； 结算会

37、议开支费用；,86,t课件,第四章 会议组织与服务,第四节会议结束阶段的会务工作,三、整理会议文件,清理文件（收、存、带、销）； 整理会议记录（存档）； 形成大会决议、简报或纪要； 写总结向上汇报会议情况； 收全会议材料，汇编会议文件，并分类、 立卷、归档；,87,t课件,第四章 会议组织与服务,第四节会议结束阶段的会务工作,四、会务工作的总结与反馈工作,会议预案所制定的各项会务工作是否准确到位； 会务工作机构之间以及部门之间协调状况； 每个会务工作人员工作完成质量； 会后应进行书面总结；,会务工作总结,88,t课件,第四章 会议组织与服务,第四节会议结束阶段的会务工作,四、会务工作的总结与反

38、馈工作,会议决定事项的传达（准确、及时、到位）； 会议决定事项的催办与登记制度； 会议决定事项的反馈；,会后的信息反馈,89,t课件,本章小结,第四章 会议组织与服务,90,t课件,训练一：1实训目标通过训练让学生掌握会场布置。2实训内容训练任务一：2006年1月17日，上海宏达有限公司在其公司的大礼堂，举行2005年年度总结暨表彰大会，办公室主任安排你布置会场。训练任务二：XX电动自行车有限公司是一家全国知名的电动车专业生产单位，产品质量深受行内专家和消费者的好评。为争当行业内的领头羊，公司设计了一批符合市场需求和环保要求的电动车。为此，公司准备召开全国客户洽谈会暨产品发布会。请问，你如何布

39、置会场？3.实训要求（1）以小组为单位，分别完成以上两项任务；（2）操作中需要使用的物品，要求学生课前准备或制作。如制作摆放在主席台的名牌。有些物品比较难准备：如麦克风，可以用纸制作成道具而代替。（3）完成后，由一名成员向全班同学，讲解会场的布置及布置的原因。,实践训练,第四章 会议组织与服务,91,t课件,训练二：1实训目标通过训练让学生掌握领导发言稿的写作。2实训内容金秋十月，你校要举行第六届秋季运动会，请你为校长写一份在运动会开幕式上的讲话。3实训要求（1）开幕词字数不少于200字，语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼，语气要热情、友好。（2）教师随机地抽取两到三名同学到讲台上，

40、以校长的身份向同学们致开幕词，教师对学生的文稿及演讲进行评判。,实践训练,第四章 会议组织与服务,92,t课件,训练三：1实训目标通过训练让学生掌握会议通知的写作。2实训内容广东天瑞公司准备在2006年1月10日至11日在广东省广州市香格里拉酒店召开2006年订货会议，于2005年12月20日发出会议通知。会期为2天，1月9日报到。报到地点在香格里拉酒店1506房。请各地重要经销商参与，会务费自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。3实训要求（1）要求格式规范，条款清晰，语言得体。（2）会议通知的字数不限，但要涵盖材料中的所有要点。,第四章 会议组织与服务,93,t课件,第四章 会议组织

41、与服务,课堂练习,1.小型会场内座位的安排,常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座,而会议的主持人或会议主席的位置应置于( )A 接近入口处、正对门 B 远离入口处、背对门C 接近入口处、背对门 D 远离入口处、正对门2 一般会议议程的编制应在（ ）A 日程表编制之后 B 日程表编制之前C 会议筹备方案调整之前 D 会议筹备方案编制之前3 会议成本公式 2ABT中的A为（ ）A 召开会议的时间 B 参加会议的人数C 会议的直接成本 D 每小时与会者平均工资的3倍,94,t课件,第四章 会议组织与服务,课堂练习,4 收集会议文件资料的要求有（ ）A 确定收集内容 B 确定收集人员 C 确定是否

42、归档 D 确定收集范围5 清退会议文件资料时首先应（ ）A 办理清退手续 B 确定清退文件资料的范围C 整理清退文件资料 D 填写“文件清退登记表”6 会议决定事项的传达要求是（ ）A 实用 B 审核 C 建立催办制度 D 及时到位7 会议文件分发传递的正确步骤是（ ）A 清点 、登记、装封、发出 B 登记、附清退目录、装封、发出C 附清退目录、清点、登记、装封 D 登记、装封、发出,95,t课件,第四章 会议组织与服务,课堂练习,8 选择恰当的会议地点要综合考虑以下因素（ ）A 交通便利 B 会场的大小应与会议规模相符C 良好的设备配置 D 场地租借的成本合理9 会议记录包括（ ）A 有言必录 B 速度要快 C 内容真实 D 资料性强需要收集的会议期间产生的文件有（ ）A 通告 B 决定 C 议案 D 会议记录11 会场的主席台和场内座次一般根据（ ）安排。A 职务的高低 B 代表的性别C 是否受表彰或选举结果 D 是否是正式代表,96,t课件,第四章 会议组织与服务,课堂练习答案,1. D 2. B 3 D 4 D 5 B6 D 7 B 8 A B C D 9 BCD10 BCD 11 ACD,97,t课件,谢谢观看，再见！,高等教育出版社,高等教育电子音像出版社,高职高专系列教材配套电子教案,98,t课件,