档案专业知识培训课件.ppt

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1、档案专业知识培训,档案专业知识培训档案专业知识培训目录一、什么是档案二、档案的分类三、档案的归档范围四、归档期限五、归档份数六、档案管理流程七、测绘成果档案电子化归档,目录一、什么是档案二、档案的分类三、档案的归档范围四、归档期限五、归档份数六、档案管理流程七、测绘成果档案电子化归档,一、档案的定义（一）什么是档案？档案是国家机关、社会组织形成的有价值的各种形式（保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录）的历史记录。,一、档案的定义（二）档案的含义：（档案是再现历史、真实面貌、原始文献）主要有三个方面：其一，档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中直接形成的历史记录；其二，档案的形

2、式是多种多样的；（文字、图像、声音等）其三，档案是历史的原始记录。（历史：文件已经办结的，非现行的；第一手资料，非拷贝）,返回目录,（一）档案的分类：按性质和内容可划分为：1、文书档案2、科技档案3、专门档案,二、档案的分类,思考：测绘地理信息档案属于哪一类？,思考：伟志公司有哪些文书档案？,（1）定义：机关、团体、企事业单位在行政事务活动各种产生的，由通用文书转化而来的那部分档案的习惯称谓。（2）包含的表现形式：命令、指示、决定、布告、请示、报告、通知、信函、简报、计划、会议记录、总结等（企业管理制度属于文书的范畴）（3）保管期限：档案八号令：永久、30年、10年,1、文书档案,（1）定义：

3、 科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。（2）包含的类型：基本建设档案、设备档案、科研档案、产品档案、地质测绘档案、气象档案等。（3）表现形式：图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等（3）保管期限：短期、长期、永久,2、科技档案,科技电子档案属于归档范围重要部分,（1）定义：专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织（以下简称“单位”），在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整

4、理归档的各种载体形态的历史记录。（2）包含范围：包括会计档案、人事档案、诉讼档案、病历档案等（3）保管期限：按国家规定,3、专门档案,返回目录,二、伟志公司档案的分类：根据档案管理制度2.1条规定（一）党群资料、公司行政管理（二）经营管理（三）技术管理、质量管理（四）人事档案（五）财会档案（六）工程项目成果资料（七）科学技术研究（八）基建档案（九）设备仪器档案（十）其他档案,哪些是文书、科技、专门档案？,（一）党群资料、公司行政管理档案（类目分类代码）1、,属于文书档案范畴,（二）经营管理类（类目分类代码）,属于文书档案范畴,（二）技术和质量管理类（类目分类代码） 技术管理文件：包括质量管理部

5、、技术部有关测绘成果管理、工程技术管理方面的形成的文件及资料。 质量管理文件：包括公司及质量管理部对测绘成果、产品质量管理过程中形成的文件及资料,属于科技档案范畴,（三）人事档案（类目分类代码）,属于专门档案范畴,（四）人事档案（类目分类代码）,属于专门档案范畴,（五）财会档案（类目分类代码）,属于专门档案范畴,（六）设备仪器档案（类目分类代码）,属于实物档案范畴,（七）工程项目成果档案（类目分类代码）,属于科技档案范畴,（八）科学技术研究档案（类目分类代码）,属于科技档案范畴,（九）基建档案（类目分类代码）,属于科技档案范畴,八大员：施工员、质量员、标准员、材料员、机械员、劳务员、资料员、安

6、全员.,（十）其他档案1、实物档案：除了仪器设备外的实物档案如固定资产、荣誉证书等2、声像档案：公司重大活动、庆典的影音资料3、照片档案：有关公司发展的重要历史照片、活动照片、领导来项目考察、调研等珍贵照片4、电子档案：包含缩微电子档案 5、其他软拷贝档案，如光盘档案、软盘档案,返回目录,思考：什么是归档范围？ 各部门应移交档案室哪些资料呢,三、档案的归档范围,什么是归档范围？凡是反映公司工作活动，具有参考利用价值的公文、图纸、图片、合同、技术资料、薄册、图表、报表、凭证、音像、电脑、刻盘、荣誉证书、实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。,三、档案的归档范围,具体包括：办公室、财务、外联部

7、等部门留存的“三会”资料、公司章程、内资企业情况表、验资报告、开户许可证、信用代码证、印签卡、公司各种资质证书或资质认定证书、人员证书（毕业证、学位证、职称证、培训证等）、企业信用证书、各种荣誉证书（如科技进步奖证书、优秀测绘地理信息工程奖等）、ISO质量管理体系证书、环境管理体系证书、职业健康安全管理系统证书等。,（一）第一大类归档范围：资质证书,总经办档案归档范围：企业发展战略及规划、企业年度计划、项目方案、重大决议案、总结报告、各种重要通知以及各种公文、会议纪要、外事大事记等,（二）总经办档案归档范围,（1）项目合同（2）生产任务通知单（3）踏勘情况说明（4）资料收集清单及现有资料分析（

8、5）测绘仪器检测、领取、使用台账（6）测绘技术方案（7）外业原始数据采集记录手簿（控制点、像控点点之记；导线测量，水准测量；界址点测量，定线测量，纵、横断面测量，管线、检查井检查测量等细部测量；飞行日志，航片成果等资料以及相关指界通知书、调查簿、宗地图、结合图、记录草图、示意图等）,（三）工程档案归档范围,（8）内业数据计算书、成果表、调绘成果、观测中间成果资料（9）内、外业过程检查和最终检查记录（10）成果数据（11）成果移交单（12）测绘项目总结（13）测绘档案签收、移交表,（三）工程档案归档范围,各种有关项目质量信息收集、质量回访、反馈处理、质量抽查、质量考核评定与分析、工程质量事故处理

9、等方面形成的文件，质量检测成果。具体为：质量月报、年报；质量回访记录、客户满意度调查、设备仪器质量管理文件等。,（四）质检部移交档案归档范围,公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财务报表及原始证、账册、财务管理方面的文件材料。包括会计账簿、会计凭证、会计报表、审计报告、验资报告、会计移交清册、会计销毁清册等。,（五）财务部移交档案归档范围,1、文书类资料:包括各收文和发文。即收到外部各相关单位（包括分公司）的公文、公司内部发布的由总经理或副总经理签发的规章制度、各部门的计划、方案、规划、重大决议案、总结报告、各种重要通知以及各种公文、会议纪要、大事记等。,（六）办公室移交档案归档范围,2、

10、人力资源管理资料：包括企业人员规划、招聘与人员选拔、薪酬福利、绩效考核、员工培训、劳动关系管理等方面的资料。整理时，个人与公司部分资料分开管理。在职与离职员工资料应分开建档。,（六）办公室移交档案归档范围,3、前台应移交的归档资料：不动产登记、过户、抵押、办证等业务过程形成的应存档资料、办公用品出入库统计报表、客户档案等。,（六）办公室移交档案归档范围,包括新增各人员职称证书、培训证书、企业资质证书、各种荣誉证书、仪器购置发票、仪器检测证书等，以及在办证外联办事过程中形成的重要的需归档的其它资料。,（七）外联部移交档案归档范围,包括招标文件、中标通知书、企业业绩、外签订的商业合同、招标合同、其

11、他重要文件。,（八）市场部移交档案归档范围,产品研发过程中产生有关地理信息系统工程项目需求研究分析报告，有关信息系统产品的规划、跟踪监督、项目开发验收及测试等过程形成的文件，新产品技术交底，新产品培训记录等原始记录。,（九）研发部（总工办）移交档案归档范围,设备仪器及其配件、检定证书、校准证书、合格证、使用说明书等随机资料、维修记录、保养记录、借用登记记录。,（十）仪器设备档案归档范围,1、实物档案（固定资产）2、声像档案3、图片档案4、电子档案,（十一）其他档案归档范围,四、归档期限参照档案管理制度2.2（一）定期归档（二）不定期归档,1、人事档案、行政档案由办公室按年度进行整理，第二年4月

12、底前移交档案室。2、经营管理、组织类档案由总经办按年度进行整理，第二年4月底前移交档案室。3、技术管理类档案、科研档案由总工办指定专人负责整理，每一科技成果完成的两个月内，按分类规则整理组卷，并移交档案室。,（一）定期归档,4、工程项目成果资料由各项目部进行收集整理，以承接项目全部完工后，以测绘产品验收时间为准两个月内整理、移交档案室。 5、基建档案，在基建项目竣工验收、城建归档、综合验收备案完成的15天内向公司档案室移交。（国家规定：竣工验收后90天内必须向城建档案馆归档）6、会计档案按年度进行整理，在会计年度终了后在本部门保存一年后移交档案室保管。,（一）定期归档,1、商务合同、项目合同等

13、企业经济类和非经济类合同，档案室必须保留一份原件，由承办部门办结后，当天移交档案室。2、公司资质证件、人员证书（职称证书、学历证书、培训证书等）、荣誉证书、奖章等由承办部门办结后，当天移交档案室。3、仪器设备档案，由质检、计量员、仪器管理员共同参与开箱验收后，设备及随机资料随时归档。4、公司内控文件、规章制度、技术性规程、规范、图书购买后登记归入档案室。5、其他应及时归档的资料。,（二）不定期归档,返回目录,四、归档期限注意事项：1、重要文件归档具有及时性，文件一旦取得，当即入档。（及时归档）2、归档文件必须是原件。无原件的必须加盖文件责任者单位公章。3、专门档案归档期限参照国家标准执行。,1

14、、商务合同、项目合同等企业经济类和非经济类合同，档案室必须保留一份原件，由承办部门办结后，当天移交档案室。2、公司资质证件、人员证书（职称证书、学历证书、培训证书等）、荣誉证书、奖章等由承办部门办结后，当天移交档案室。3、仪器设备档案，由质检、计量员、仪器管理员共同参与开箱验收后，设备及随机资料随时归档。4、技术性规程、规范、图书购买后登记归入档案室。5、其他应及时归档的资料。,（二）不定期归档,返回目录,五、归档份数（一）移交相关办事部门的，按规定执行（二）移交公司档案室：1、纸质文件：1份原件2、声像、电子档案：2份,PS:各部门移交档案室的电子档仅需要1份，档案员用不同的介质保存两份,返

15、回目录,六、档案整理流程,各部门收集,各部门整理,业务过程,分类规则,鉴定、分类,按制度规定，移交档案室,组织案卷,装盒,编制卷内目录、备考表,按分类规则，确定归档范围、保管期限,编制档号、检索目录,上架、归档,提供利用,编制案卷目录、案卷标签,按分类、题名、文件形成规律,返回目录,（一）档案整理的几个表1、卷内文件目录（著录若干个文件的目录）（1）文书件号：一件一号责任者：发文单位文号：发文编号题名：文件名，概括文章中心意思根据国家令8号文规定，文书按件整理，每件编制件号（归档号）,（2）科技档案卷内目录包括：保管期限、项目名称、序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等,（3

16、）会计档案卷内目录包含：顺序号、文号、责任者、题名、日期、保管期限、页数、备注等信息,2、案卷目录（1）文书档案案卷目录（2）科技档案案卷目录（3）会计档案案卷目录案卷目录：著录某个保管单位中所有案卷的目录。,3、卷内备考表卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。用于注明卷内文件与立卷状况。其内容包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间四个部分。,（二）如何概括文件题名1、有发文字号和文种的，直接抄写文件名即可。一般为上级机关下发的红头文件。2、原标题不能反映全文的，概括全文，自拟完整标题3、无标题无主题的文件：关于+文件主题+文种,举例1：文件题名:晋江市财政局关于下达2017年省区域发展等科技项目计划和经费（新上市级第一批）的通知,举例2：文件题名:福建伟志工程勘测股份有限公司漳州市山前镇前山村土地征用勘丈测绘项目备案登记申报表,作业1：,作业2：,作业3：,作业4：,作业5：,作业5：,六、测绘地理信息业务档案参照测绘地理信息业务档案管理规定下次培训继续讲解,返回目录,七、电子档案管理 电子文件的命名：测绘类别+测绘时间+项目名+文件名 具体下次培训再与大家一起探讨,返回目录,感谢大家的聆听！,返回目录,谢谢大家！,