第二章电子文件管理概述课件.ppt

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1、2022/12/1,第二章电子文件管理概述,2022/12/1,第一节电子文件管理的原则,2022/12/1,电子文件的出现是一场记录革命，也引发了包括文件、档案管理在内的记录管理的革命。这场革命反映在管理技术、方法、体制、原则、理念等各个层面，不同层面之间相辅相成，互相关联，互相作用，其中任何一个方面的滞后都可能对管理目标的实现、管理系统的有效运转带来不良的影响。,2022/12/1,电子文件作为文件的一种形式，具有文件的基本特征，我国文件、档案管理的一般原则对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作用。另一方面，电子文件又有许多不同于其他类型文件的特点，在其管理活动中还应遵循以下特有的原则:,

2、2022/12/1,一、全程管理原则,根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。全程管理是一种全面的管理 全程管理是一种系统的管理， 大文件全程管理是一种过程管理,是通过过程控制实现结果控制 。,2022/12/1,国际上的研究,1994年至1997年，加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国国防部在关于电子文件真实性的联合研究项目中提出了电子文件全程管理的框架模式，认为应由以下措施构成电子文件的管理链条：（1）根据预先确定的标准格式和模板编辑文件；（2）根据文件的类型和用途，使用预先确定的方法认证文件；（3）根据一个人的资格及

3、其权限，确定他接触电子文件的权力；（4）在系统中嵌入“工作流程”，只向有关人员呈现有关文件；（5）使用磁卡、密码和指纹识别等方式限制对某些技术的接触；（6）在系统内设计审计跟踪功能，记录对系统的任何接触及其结果（如文件被修改、删减和增添等）。这一模式在北美地区的电子文件管理实践中得到了应用和完善。,2022/12/1,二、前端控制原则,加拿大档案学者特里库克提出了“前端控制”原则。让档案工作者积极地介入文件的形成和保管过程，对文件的产生实行前端控制 。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。,202

4、2/12/1,二、前端控制原则,实施前端控制的必要性第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。加拿大不列颠哥伦比亚大学的露西安娜杜兰蒂教授认为：“如果形成者不从电子文件产生之时起就采取措施来保证它们的可靠性（包括内容的可靠性和文件本身作为文件的可靠性）的话，未来将没有多少电子文件值得保留。” 第二，前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。,2022/12/1,二、前端控制原则,由于电子文件的运动呈现出非线性特征，因此，前端控制表现在以下几个方面：一是环节前置，将一些关键环节提前至文件生成之际。这是文件生成过程控制的非线性最显著的表征。如：提前并实时归档；提前鉴

5、定、鉴定与鉴别同步；提前著录；二是环节后延。即着眼于全程管理，将需持续的环节向后延伸。原来只在某一个时间点上完成的特定环节在电子环境中可能需要在一个连续的时间段上持续完成直至跨越电子文件的整个生命周期。三是环节叠交。就系统而言，某些环节可能存在功能交叉或包含关系、时间重叠勤互相穿插现象。,2022/12/1,二、前端控制原则,前端控制也引起了人们对档案管理模式的思考。特里库克提出了“后保管模式”。中国人民大学的冯惠玲教授提出了档案工作者要拓展职能，并称其为“夹缝时代档案职业的生存之策”。延长实行全程化管理。推行文档一体化全程管理，使文件、档案工作由点而线；深入提供智能化服务。提高信息管理、知识

6、管理水平，提供智能信息服务，使文件、档案管理由线而面；扩充实施社会化战略。开展社会化服务，使文件档案信息服务由面而网。,2022/12/1,三、真实性保障原则,电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。,2022/12/1,三、真实性保障原则,电子文件真实性的维护是档案界面临的难题，主要原因来自两个方面：一是电子文件信息的易更改性；二是电子文件信息的软硬件依赖性。,2022/12/1,三、真实性保障原则,我国国家标

7、准电子文件归档与管理规范中，对保证电子文件的真实性提出了四条措施：第一，对电子文件的操作者进行可靠的身份识别、权限控制；第二，设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录操作实施的人员、时间、设备、项目、内容等；第三，对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调换的标记；第四、对电子化的印记、签章等采取防止非法使用的措施。,2022/12/1,三、真实性保障原则,电子文件的真实性近年来引起了国际档案界极大的关注，由三十几个国家和地区的专家参与的“电子文件真实性的永久保管国际研究项目”（InterPARES）已经取得了阶段性进展。,2022/12/1,四、完整性保障原则,电子文件的完整性包括两

8、个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆，因此，维护电子文件的完整性是文件、档案工作人员的重要职责。,2022/12/1,四、完整性保障原则,为了确保每一份电子文件的完整性，应分析电子文件的构成要素，并根据分析结果，形成电子文件的元数据模型。InterPARES）的研究成果表明，电子文件的基本构成要素包括：载体（medium，承载信息、具有实体形态的介质）内容（content，文件记载的信息）、物理和智能格式（ph

9、ysical form intellectual form，合乎通讯要求的文件表示规则，物理格式指决定文件外观的一组属性，包括字体、插入符、颜色、语种、数字签名、时间戳等；智能格式指表示文件生成活动、文件编制及管理背景的所有属性，包括文件内容的表示类型，如文本、图形、图像或混合形式，文件各部分内容及其排列顺序、注释等）、活动（action，签发文件的活动，即以文件为手段，创建、维护、改变、结束某项工作的行为）、人员（Persons，利用文件开展工作的实体）、档案链（archival bond，同一业务活动所形成的所有文件之间的联系）、背景（context，文件产生的司法、行政、业务活动以及技术

10、环境），电子文件的完整性是这些要素的有机结合。,2022/12/1,五、可读性保障原则,电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。 加拿大电子文件专家露西安娜杜兰蒂教授认为：“过去十年产生的信息远远超过了人类历史上任何一个时代。但具有讽刺意味的是，信息时代产生的绝大部分信息比任何时代都难以提供利用。”,2022/12/1,五、可读性保障原则,保证电子文件可读性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终。归档时应根据电子文件的类型和特点注明文件存储格式、软硬件环境、相关的数据及参数等。对电子文件的鉴定要从内容和技

11、术状态两个方面进行分析，可读性检测是技术分析的内容之一，,2022/12/1,第二节电子文件的管理模式,2022/12/1,一、机构内部电子文件的管理模式,由于业务范围、电子文件种类、内容的差异，不同机构电子文件的具体管理模式可能不尽相同，但各个机构都应该对以下两方面的问题给予足够的重视。（一）“双套制”管理模式；（二）实行文件、档案一体化管理；,2022/12/1,二、档案馆电子文件的管理模式,对于失去现行效用的电子文件的保管模式问题，目前在国际档案界尚未达成共识，加拿大哥伦比亚大学和美国匹兹堡大学提出了两种具有代表性的管理方案，即由档案馆集中保管和由各机构分别保管。这两种方案分别得到了一些

12、国家学者和档案管理机构在理论上和实践上的支持。,2022/12/1,二、档案馆电子文件的管理模式,（一）集中式保管模式哥伦比亚大学的方案与纸质文件的管理方案十分接近，认为电子文件的保管需要经过两个阶段：第一阶段，文件的生成机构使用文件，并通过一些方法（加工作程序和技术手段）来保护文件的可靠性和真实性；第二阶段，文件生成者将失去现行使用价值的文件移交档案馆，由档案馆进行整理、编目和长期保管 美国、加拿大、英国、北欧等一些国家原则上赞成这一方案。,2022/12/1,二、档案馆电子文件的管理模式,（二）分布式保管模式匹兹堡大学的方案主张文件形成机构应该自始至终保管自己的电子文件，而不是将进入档案阶

13、段的电子文件移交档案馆，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权。理由是：电子文件具有系统依赖性，技术和资源的有限性使得档案馆不可能保管所有机构的文件，特别是一些需要专门软硬件才能阅读的文件，主要的困难来自技术支持方面。实践这种方案的典型是澳大利亚。,2022/12/1,二、档案馆电子文件的管理模式,不管采用何种保管模式，档案馆都在总体上控制着电子文件资源，分布式保管并不是放任文件形成机构自由地保存电子文件，档案馆同样要提出明确的要求，开展具体的指导。在这里，“保管”更多地包含“控制”的意思。,2022/12/1,三、数字档案馆（Digital Archives）,20

14、22/12/1,三、数字档案馆（Digital Archives）,2000年5月，经国家档案局批准，深圳市数字档案馆系统工程的研究与开发正式立项。全国各地兴起建设数字档案馆的高潮。随后，青岛（2003年8月20日）、浙江（2009年）等地的数字档案馆工程先后通过国家验收。,2022/12/1,三、数字档案馆（Digital Archives）,（二）数字档案馆的主要功能1电子文件信息的汇集功能数字档案馆首先应该是电子文件资源库，为此，必须通过各种途径收集、捕获有价值的电子文件信息。如直接接收机构、组织和个人的具有档案价值的电子文件，对传统文件、档案进行数字化转换，与其他有关机构进行数字化信息

15、的交换等。例如，数字档案馆可借助计算机通讯网络对分布于各地的电子文件进行动态搜寻，对符合需要的电子文件及时进行网络归档；对立档单位的电子文件工作流程实施在线监控，及时捕获具有保存价值的电子文件，防止重要文件的流失；以网络连接不同档案机构的数字化馆藏，实现各节点馆藏资源的无缝链接或信息交换等。,2022/12/1,三、数字档案馆（Digital Archives）,（二）数字档案馆的主要功能2电子文件信息的管理功能数字档案馆是一个“有序的信息空间”，为此，必须对进入数字档案馆的信息进行合理整序。如通过专用软件实现对电子文件信息的分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出、自动标引

16、、信息组织等。此外，数字档案馆应能够以文件形成者的职能和业务活动为依据自动鉴定和存储所捕获的电子文件，并确保其真实、完整、可读、安全。,2022/12/1,三、数字档案馆（Digital Archives）,（二）数字档案馆的主要功能3电子文件信息的发布功能数字档案馆应具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。在检索查询方面，数字档案馆应能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能根据用户需要设置目录检索、元数据检索、全文检索、图文声像一体化检索；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理；能通

17、过数据调度和数据集成等方式建立检索机制，使利用者可以通过网络对电子文件资源进行远程查阅和调用（包括目录、索引和全文）。,2022/12/1,三、数字档案馆（Digital Archives）,（三）数字档案馆与数字图书馆的联系与区别：数字档案馆与数字图书馆的共同点:建设目标的上具有相似性；在工作原理上具有相同性；在采用技术上具有相关性；,2022/12/1,三、数字档案馆（Digital Archives）,（三）数字档案馆与数字图书馆的联系与区别：数字档案馆与数字图书馆的差异：1.在信息资源方面数字档案馆与数字图书馆信息资源的信息特征不同；数字类型有明显差异；信息资源来源和内容有很大的葂2.

18、在服务方面开放原则不同；服务对象不同；满足用户需求的范围不同；,2022/12/1,三、数字档案馆（Digital Archives）,（三）数字档案馆与数字图书馆的联系与区别：数字档案馆与数字图书馆的差异：3.在应用技术方面技术方面的差异：网络安全技术方面，数字档案馆对真实性、完整性、保密性的要求较高。4.在管理方式方面数字档案馆采取局域网、政务网、Internet三网布局模式；5.建设成本方面数字档案馆的建设成本高于数字图书馆。,2022/12/1,第三节电子文件管理的法规、制度与标准,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,电子文件法律规范是由国家最高权力机关，按照一定的立法程序

19、制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范，表现形式一般是在有关法律文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文等。由于电子文件及其管理尚处于不成熟期，各国有关电子文件的法律规范除了具有国家立法的权威性、强制性之外，目前还具有分散性、不配套性、间接性、模糊性等特点。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（一）关于电子文件的法律证据性普通法系国家遵循传闻证据和最佳证据的规则。依据传闻证据规则，直接证人以外的人明示或默示的事实主张，以及在没有证人作证的情况下，当事人向法院提交的书面材料的事实主张属于传来证据，不能被采纳为证明其主张事实真实性的证据。依据最佳证据规则，只有文件的原件才能作为书证

20、被法院采纳。按照普通法系国家对传闻证据和最佳证据的这一规定，电子文件被归属为传闻证据，而传闻证据通常是不予采纳的。于是，普通法系国家通过传闻证据和最佳证据的例外来承认电子文件的证据效力。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（一）关于电子文件的法律证据性英国的民事证据法（1968年）规定，具备下列条件的计算机输出的文件视作“第一手”传闻证据可以采纳：（1）来自使用者正常使用的计算机；（2）在数据输入时计算机运行良好；（3）文件包含的信息是表述或来自输入计算机的数据。此外，还要求与业务活动和使用文件有关的人向法院提供认定该文件材料创证明书、制成方式说明与软件。1984年英国颁布的警察

21、刑事证据法第19条第4款规定：“警察可根据计算机中的信息作为证据”。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（一）关于电子文件的法律证据性1990年美国司法部发布了关于现有的证据法如何适用于电子文件的白皮书，该书讨论了电子文件和最佳证据法则、传闻证据法则之间的关系（联邦商事文件法和UPA法案对此有专门定义），认为虽然“证据法对电子化归档和纸质归档的规定并无区别”，但在具体的司法规程中应该考虑到电子文件极易被复制和修改的特点。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（一）关于电子文件的法律证据性2000年6月30，美国总统克林顿正式签署了全球及全国商业电子签名法，这是美国历史

22、上第一部联邦级的电子签名法，于2000年10月1日正式生效。这一法律的签署，将极大地促进全美乃至全球电子商务的发展。此后，网上炒股、网上购物、政府网上采购等大宗交易都可以通过电子签名迅速安全地完成，而不再需要传统的纸笔签名。在美国，为了促进电子商务的发展，许多州已经通过了州法律，承认电子签名的法律效力。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（一）关于电子文件的法律证据性联合国国际贸易委员会于1996年12月16日通过的电子贸易示范法规定，在满足一定条件的前提下，司法机构不应以必须提供原件为由歧视数据电文。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（一）关于电子文件的法律证据

23、性大陆法系国家由于不存在传闻证据规则，任何证据都可以被采用，但是目前各国法律中还没有明确对电子文件做出规定。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（一）关于电子文件的法律证据性我国1989年制定的行政诉讼法、1992年制定的民事诉讼曲和1996年修改的测事诉讼法都规定了视听资料为证据种类的一种，并将计算机产生和存储的数据和文件归入此类证据中（也有学者认为，电子文件以其存储的文字、图像、声音、程序等数字化信息来证明事情，归入书证的范围更合理一些，如1999年，我国新的合同法已将合同形式扩展到书面、口头和其他3种形式，书面形式是指：“合同书信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据

24、交换和电子邮件等）可以有形的表现所在内容的形式）。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（一）关于电子文件的法律证据性2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过了中华人民共和国电子签名法，该法自2005年4月1日正式生效，对电子文件的法律证据做出进一步规定：第五条 符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求： （一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用； （二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。 第十四条 可靠的电子签名与

25、手写签名或者盖章具有同等的法律效力。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（二）关于电子文件的安全问题从20世纪60年代开始，计算机安全与犯罪问题逐渐引起了人们的重视，各国政府在积极采用技术防范措施的同时，还相继对此建立法律规范。电子文件的安全很大程度上是以计算机系统的安全为基础的。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（二）关于电子文件的安全问题美国从1965年起就关注这一问题，曾由总统行政办公厅发布内部通知，要求各政府部门采取措施保护计算机安全。1970年颁布了金融秘密权利法，对一般个人或法人利用银行、保险业以及其他金融业的计算机所存储的电子文件信息规定了必要的限制

26、，禁止在一定时间内把有关用户的“消极信息”向第三者转让。各州针对计算机安全与犯罪都制定了相应的法律规范；至1984年10月，美国正式通过了伪造存取手段以及计算机诈骗与滥用法，成为专门针对计算机安全问题的联邦立法。1996年2月8日，美国总统克林顿签署通过了电信法，再次对计算机安全问题予以法律规范。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（二）关于电子文件的安全问题英国有关计算机安全的立法，有1981年的伪造文书及货币法、1984年的资料保护法及1984年的英国警察及刑事证据法，前两者为实体法，后者则系规定有关计算机犯罪中所存储电子文件之扣押及其证据能力的程序法。瑞典在计算机安全立法和

27、数据监察方面起步较早。早在1973年就颁布了数据法，对电子数据的收集、处理、复制、存储、传输、使用、修改、销毁等都作出法律规定，这是世界上第一部保护计算机电子数据的法律，它的原则受到世界各国，尤其是欧洲国家的重视。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（二）关于电子文件的安全问题我国于1994年2月 18日由国务院发布计算机信息系统安全保护条例，它与相关的法律加著作权法人保密法、标准化法、知识产权保护条例。刑法（以上均为简称，以下同）以及其他部门法形成了一个计算机信息系统安全保护法律体系。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（三）关于电子文件中的隐私权问题隐私权法是规

28、定政府机关对个人信息的收集、利用和传播必须遵守的规则的法律，旨在制止政府机关滥用个人信息，侵犯个人的隐私权。随着计算机应用的普及，政府机关的计算机中存储了大量个人信息，每一个人不同方面的数据分别存储在不同机关的数据库中。如果把各个机关的信息相互匹配，就相当于在全国范围内建立了许多个人信息资料库。网络化程度的提高，使得政府机关可以方便地获取存储于不同电脑中的个人信息，并进行相互比较和匹配，从而得到个人的全部数据，这样便侵犯了个人的隐私权。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（三）关于电子文件中的隐私权问题美国在1988年制定了计算机匹配和隐私权保护法，规定了政府机关对个人信息进行计

29、算机匹配所必须遵守的程序，以保护个人的隐私权，同时也兼顾政府机关对个人信息进行计算机匹配的需要。该法并入了1974年的隐私权法，成为隐私权法的组成部分。美国关于隐私权制定了多项法规，1968年美国国会通过一项保护电子通信隐私的扩展法案，最初主要是针对电话窃听，1986年扩展到保护电子通信隐私。1998年，美国国会正式通过电子通信隐私法案，对电子通信中的隐私权加以全面限定。一些欧洲国家，如奥地利、丹麦、德国、挪威、法国、瑞典等国已经建立了综合性的保密法律，以保护在自动化系统中存储的个人数据。目前我国对于隐私权的保护应该说还不是很完善，并没有一个独立的隐私权保护法。因此，对于电子文件中的隐私权问题

30、一般还是要参照刑法、民法、行政法等其他部门法中的一些规定。,2022/12/1,一、电子文件管理的法律规范,（四）知识产权现代信息技术的发展和广泛应用拓展了信息资源共享的范围，却带来了有关知识产权方面的问题。为了规范社会信息活动，保证一切信息活动正常开展而不致侵扰国家、团体、个人的利益，发达国家研究和制定了一系列的信息法规，包括专利法、商标法、版权法等。一般而言，在建立了版权保护制度的国家，被输入计算机并存储起来的信息中的相当一部分来源于已享有版权的作品。此外，一些工业、商业电子文件（如市场行情、金融、顾客等方面的信息），不同企业掌握和分析后是要对其他企业保密的。输入到计算机中的国家档案及个人

31、档案，一般也要保密。它们都会受到知识产权法或商业秘密法的保护。就我国来说，虽然把计算机存储的信息（电子文件）作为一种财产权来保护的问题还不突出，但调整信息的收集，限制收集手段和保护被收集对象等问题，正日益引起人们的关注。,2022/12/1,二、电子文件制度,电子文件制度是指国家为管理电子文件和电子文件工作所制定、批准并实施的，人们在从事电子文件工作中必须遵守的政策、指南、规定、程序、准则、方法的总称。,2022/12/1,二、电子文件制度,电子文件制度和法律规范是两个不同的概念，前者主要是由国家各级行政机关制定和发布的行为准则，后者是国家意志在电子文件领域中的表现，在我国是由全国人民代表大会

32、及其常务委员会依据国家的立法程序制定的行为规范。两者既有内在联系，也存在一定的区别和差异，主要表现为以下几方面：形成者的差异。电子文件法律规范是国家最高权力机关制定的，是国家法律体系的一部分，体现着统治阶级的根本意志。电子文件制度的形成者则是多种多样的，可以由中共中央、国务院制定或批准，也可以由国家有关主管机关，中央各部、委、办、局，地方各级人民政府及其有关主管机关拟定和制发。电子文件制度的制发主体不同，决定了其约束力和适用范围的不同。,2022/12/1,二、电子文件制度,（一）综合性电子文件管理制度1992年召开的国际档案大会上成立了专门的电子文件委员会（ICACER：Committee

33、on Electronic Records），该委员会在四年的时间里出了三本管理规范性的出版物，它们分别是电子文件规划：1994/95调查报告、电子文件：文献评述和电子文件管理指南。,2022/12/1,二、电子文件制度,（一）综合性电子文件管理制度1996年9月，我国成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，并组织多方力量共同对电子文件归档及电子档案管理进行研究，编写了电子文件归档与电子档案管理概论2003年7月23日，国家档案局正式发布了电子公文归档管理暂行办法（国档案档案局2003.7.23）,2022/12/1,二、电子文件制度,（二）专项电子文件管理制度专项电子文件管理制度是依照

34、有关的法律法规和综合性电子文件管理制度的精神，针对电子文件及其管理的某一方面内容而制定的制度。这类制度主要涉及电子文件的管理程序、方法、技术等，内容一般比较具体、详细，且具有可操作性，如针对电子文件管理的工作环节，相应地制定电子文件归档制度、长期存取制度、鉴定制度、利用制度等。这类制度的制定和配套对于提高电子文件管理规范化程度是十分有效的。,2022/12/1,二、电子文件制度,（二）专项电子文件管理制度在这些具体制度中，电子文件的长期存取制度可以说是世界各国普遍关注的领域。怎样才能保证电子文件的长期存取，以避免数字时代人类记忆的丢失，是当今国际档案界研究的重点课题。1991年北欧联合体各国家

35、档案馆联合组建工作组，着手研究电子文件的长期存取与信息保护问题，对软件的转换、数据库文件的可用性及电子文件载体的长期存取等问题进行了专题研究。1997年大型研究报告电子文件保护与存取由五个北欧国家（瑞士、挪威。丹麦、芬兰及冰岛）的国家档案馆共同出版。这一报告中提出了一些具体的管理要求和技术要求，被北欧五国档案机构视为可资遵循的指南性文件。,2022/12/1,二、电子文件制度,（二）专项电子文件管理制度1995年12月澳大利亚国家信息保护办公室召开了数字信息保护的研讨会，修改了长期存取与保护澳大利亚数字信息的原则。 1996年，澳大利亚国家图书馆制定了澳大利亚数字载体长期存取与保护的原则澳大利

36、亚还制定了澳大利亚数字文件管理策则，规定拥有数字文件的部门应对数字文件的长期存取负有主要责任。,2022/12/1,二、电子文件制度,（二）专项电子文件管理制度1994年底，美国保护与存取委员会（CPA： Commission on Preservation Access）与研究图书馆小组（RLG： Research Libraries Group）共同组建了一个数字信息档案化特别工作组负责调研与推荐能确保数字档案长期存取的方法。1996年，该工作组完成了关于数字档案长期存取与保护的总结报告，总结并讨论了确保数字文件长期存取必须解决的关键问题，如机构、法律、经济与技术更新等问题，并以列表方式对

37、每一个问题提出了解决的对策与措施。,2022/12/1,二、电子文件制度,（二）专项电子文件管理制度2000月4月，新加坡国家档案馆制定了电子邮件类公文归档程序与规则，后来又制定了政府电子文件的保管与处置办法，对政府电子文件的定义，电子文件的鉴定和期限，政府电子文件移交国家档案馆、没有永久保存价值的电子文件的暂存和处置，电子档案的开放和利用等作出了明确规定。,2022/12/1,三、电子文件标准,根据国际标准化组织，1983年7月发布的ISO第二号指南第四版规定，所谓标准是“由有关各方根据科学技术成就与先进经验，共同合作起起草，一致或基本上同意的技术规范或其他公开文件，其目的在于促进最佳的公共

38、利益，并由标准化团体批准”。我国在国家公布的标准化基本术语国家标准中将标准规范为：“对重复性事物和所做的统一规定。它以科学、技术和实践的综合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管机关批准，以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据。”根据这些指导性的规定，档案工作标准定义为：“以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称；它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。”,2022/12/1,三、电子文件标准,就本质而言，档案工作标准是一种“统一规定”，是各有关方面需要“共同遵守的行行为准则和依据，与档案工作法规相比，它们之间既有共同点，也有一定的区别。其相同之处在

39、于：它们都是由国家权威机构发布的，均是档案事业建设中各有关方面需要共同遵守的行为准则，强制性标准与法规一样，也需要借助国家的强制力来保证其实施。有时我们将标准与法规、制度统称为“规范”。但档案工作标准和法规在产生的基础、性质、强制力、内容等方面，是有所不同的。,2022/12/1,三、电子文件标准,档案工作标准是以科学、技术以及普遍性的档案工作经验的综合成果为基础，在有关各方面协商一致的前提下制定并实施；档案法规却往往是统治阶级利益的反映，并以确认、保护和发展对统治阶级有利的社会关系和秩序等为目的。档案工作标准依据标准化法的规定精神，大多数是推荐性标准，这类标准是国家鼓励自愿采用的具有指导作用

40、的行为准则；而档案法规在法定范围内是强制执行的行为规范。档案工作标准的主要对象与内容侧重于业务性、技术性领域，是注重操作性、技术性行为的统一规范，档案法规的对象与内容则侧重较宏观的方面，原则性和稳定性较强。,2022/12/1,三、电子文件标准,档案工作标准和标准化，是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础。在信息社会中，由于社会文化和经济建设的调整发展，人们对标准和标准化要求越来越迫切。世界各国政府和有关国际组织对标准和标准化工作，也因为其巨大的经济利益和社会利益的内在驱动，而越益重视。档案事业作为人类各项社会建设活动的有机组成部分，必须选择标准化的发展道路，这也是社会

41、发展对档案工作的基本要求。随着电子文件的大量涌现，电子文件工作标准化也提上了议事日程，成为中外档案工作者普遍关注的一个问题。,2022/12/1,三、电子文件标准,(一)国际档案界对于电子文件管理标准的研制美国著名电子文件研究专家戴维比尔曼认为对于档案工作者而言，只有在明确文件保管系统功能需求的基础上，才会知道什么标准对于电子文件是最重要，最有影响力的。 美国档案界从保障电子文件证据效力的角度出发，认为档案工作者应该掌握数据之间的交换标准、数据结构信息的标准以及数据背景信息的标准。,2022/12/1,三、电子文件标准,(一)国际档案界对于电子文件管理标准的研制数据交换标准有文本文件的美国信息

42、交换标准编码（ASCII），图像文件的联合图像专家组规范（MPEG），音频文件的调频标准或光盘标准，视频文件的美国电视和视频标准（VHSNISC）、国际电子数据交换标准（EDI）等。背景信息的标准涉及信息资源目录系统（IRDS）、通用命令语言（CCL）或结构化查询语言（ SQL）。至于电子文件的数据结构信息标准制定和实施工作尚未展开，组件环境下文件稿本的显示标准、超媒体环境中文件链接显示标准、不同格式文本文件的逻辑构成显示标准等中其中的关键标准，最初为出版业制定的标准通用结构置标语言（SGML）也是其中十分重要的结构数据标准。,2022/12/1,三、电子文件标准,(一)国际档案界对于电子文件

43、管理标准的研制近几年由ISO（档案/文件管理分技术委员会( ISO TC46/SC11)）制订了一系列的关于电子文件管理方面的标准：文件管理标准(ISO 15489:2001)开放档案信息系统( OAIS) (ISO 14721:2003)描述文件管理需求标准指南( ISO22310:2005)文件管理元数据规则 (ISO- 23081- 1:2006)电 子 文 件 长 久 保 存 格 式 标 准 PDF/A (ISO190051：2005）,2022/12/1,三、电子文件标准,(一)国际档案界对于电子文件管理标准的研制该标准编号为ISO15489，由国际标准化组织的信息与文献技术委员会I

44、SO/TC46下设的档案 , 文件管理分委员会起草。该标准于2001年9月作为国际标准正式发布。该标准由两部分组成：通用原则 ISO154891和技术报告ISO154892。 ISO154891是对文件最优化管理的原则和要求的描述，可以为所有国家所接受； ISO154892则是文件管理原则的应用指南，它列出了符合该标准的可供选择的最优化文件管理程序和管理方法，各个国家和机构可以根据实际情况有针对性地选用。,2022/12/1,三、电子文件标准,(一)国际档案界对于电子文件管理标准的研制美国空间数据系统咨询委员会于1999年提出开放档案信息系统参考模型（Open Archival Informa

45、tion System, OAIS）。OAIS参考模型成为数字档案系统普遍遵从的标准规范，来自图书馆、档案馆、科学数据、文化传承等领域的相关项目和系统都纷纷以其为准，进行系统的规划和设计。,2022/12/1,三、电子文件标准,(一)国际档案界对于电子文件管理标准的研制PROV（ Public Record Office Victoria）, 维多利亚省的档案管理机构。 2003年7月，制定了VERS(Victorian Electronic Records Strategy)标准第二版本，成为现在全球档案管理的事实标准。,2022/12/1,三、电子文件标准,VERS标准电子记录管理,建议9

46、VERS介绍,VERS(Victorian Electronic Records Strategy) 2003年7月，第二版本,2022/12/1,三、电子文件标准,VERS标准介绍基于XML主要内容签名证书元数据Base64编码的文件定义了VEO中可以包含的文件格式TEXTPDFTIFFJPEGJPEG-2000MPEG-4,2022/12/1,三、电子文件标准,（二）我国电子文件标准的种类和主要内容从标准的内容分，目前我国已经颁布并执行的有关电子文件管理的标准大致有三类：一是电子信息管理共用的标准如（信息交换用的七位编码字符集）（GB/T19881980）、信息交换用汉字编码字符集基本集（

47、GB/T 23121980）、数据元和交换格式信息交换日期和时间的表示法（GBT 74081994）等。,2022/12/1,三、电子文件标准,（二）我国电子文件标准的种类和主要内容从标准的内容分，目前我国已经颁布并执行的有关电子文件管理的标准大致有三类：二是目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准，如：档案著录规则（DAT181999）档案分类标引规则（GB/T15418一94）档案主题标引规则（DAT 1999）归档文件整理规则（DA/T222000）这些标准对于电子文件的管理具有不完全适用性，在时机成熟时最好能根据电子文件的特点加以修订，形成专门的电子文件管理标准。,2022/12/1,三

48、、电子文件标准,（二）我国电子文件标准的种类和主要内容从标准的内容分，目前我国已经颁布并执行的有关电子文件管理的标准大致有三类：三是电子文件管理特有的标准,2022/12/1,三、电子文件标准,我国先后制定了以下电子文件管理标准： 磁性载体档案管理与保护规范（DA/T151995）CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（GB/T17678l1999）CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构（GB/T17678.21999） CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试（GB/T176791999） CAD电子文件管理（GB/T17825

49、1一101999）电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002 2002.12.4 2003年5月1日实施)公务电子邮件归档与管理规则 （DA/T 322005）（20050430发布 20050901实施）纸质档案数字化技术规范（DA/T 312005）（20050430 发布 20050901实施）中国档案机读目录格式（GB/T-201632006） （2006年10月1日实施）,2022/12/1,三、电子文件标准,关于电子文件管理标准的构成及其标准化建设的思考电子文件管理标准的构成计算机及信息技术的发展和使用由一系列严密的电子文件技术标准作支撑，它包括电子文件代码生成、存储、读

50、取的格式标准、网络传输协议标准、检索语言标准等。我们应当分析电子文件工作标准的构成，建立和完善电子文件工作的标准体系。根据电子文件管理的实际，电子文件工作的标准大体包括以下内容：1.有关电子文件信息的标准，如电子文件的形成标准，电子文件存储、交换标准。这方面的标准不仅关系到电子文件信息的传输和集中保管，更关系到电子文件本身结构的维护、背景信息和元数据的采集和著录。2.有关电子文件管理业务方面的标准，如电子文件的收集、整理、鉴定、统计标准、著录标准、标引语言与标引规则标准、保管和保护标准等。3.有关电子文件工作技术和设备方面的标准，如计算机数据库设计标准、磁带交换格式标准、计算机硬件设备、缩微复