测量管理体系内部审核基础知识课件.ppt

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1、测量管理体系 内 部 审 核 基 础 知 识,试验技术中心/计量中心,培训目标,熟悉审核基本概念掌握审核原则掌握对内审员能力、素质和技能的基本要求熟悉内部审核实施步骤掌握现场审核记录及不合格项报告的要求,课程内容,一、审核概述二、内部审核策划和准备 三、内部审核实施四、10012体系不合格项关闭标准,一、审核概述,审核的定义及其理解 审核的分类 审核原则,1. 审核的定义及其理解,审核是为了获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程序所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。 -质量和(或)环境管理体系审核指南(GB/T 19011-2003/ISO 19011:2002),定义,

2、审核准则-是指用作与审核证据进行比较的依据： 贯彻的体系标准 执行的程序文件 法律法规等,审核证据,审核准则,Yes/no,理解： 审核是一种评价。是对审核过程和审核发现进行评价。 审核的目的是通过获得审核证据，确定满足审核准则或审核依据的程度。 审核所做出的评价必须是独立的、公正的、客观系统的和形成文件的过程 。,审核的定义及其理解,审核定义,2 . 审核的分类,3) 按审核的主题分类，如：-第一方审核（内部审核）-第二方审核（顾客组织的审核）-第三方审核（外部审核）,1）按审核涉及的领域分类，如：-质量管理体系审核（16949）-测量管理体系审核（10012）-实验室管理体系审核（1702

3、5）,2）按审核涉及的对象分类，如：-体系审核-过程审核-产品审核,3. 审核原则,1) 审核原则的定义及其意义审核原则是指作为审核活动必须遵循的原则，即审核员及其所进行的审核活动应遵守的原则。审核原则是审核员本身的素质和能力要求和从事审核工作规定的原则审核原则是体现审核特征，确保不同审核人员对类似的管理体系审核，得出相似审核结论的原则。,2) 审核原则的内容五项,道德行为公正表达职业素养独立性基于证据的方法,与审核员相关,与审核活动相关,审核原则,3. 审核原则,a) 道德行为-职业的基础诚信、正直、保密和谨慎是最基本的职业道德。,b) 公正表达-真实地、准确地报告的义务 审核员必须以现场审

4、核过程中亲自收集的客观事实和证据作为判定的依据。,审核原则,c) 职业素养-在审核中勤奋并具有判断力 审核员必须具备多方面的知识，并且有独立判断的能力。,审核员的能力：经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领。-质量和(或)环境管理体系审核指南(GB/T 19011-2003/ISO 19011:2002),2) 审核原则的内容五项,- 审核员的个人素质要求有道德： 公正、可靠、忠诚、诚实和谨慎思想开明：愿意考虑不同意见或观点善于交往：灵活的与人交往善于观察：主动的认识周围环境和活动有感知力：能本能的了解和理解环境适应力强：适应不同情况坚韧不拔：对实现目的坚持不懈明断：根据逻辑推理和分

5、析及时得出结论自立：在同他人有效交往中独立工作并发挥作用,审核原则,-审核员的知识和技能要求审核原则、审核程序和审核技术管理体系和引用文件组织状况法律法规,2) 审核原则的内容五项,e) 基于证据的方法-得出可信和可重现审核结论的合理方法 审核员在做出审核结论时要求：可信、可重现。 作为证据的信息应是能够证实的！只有能够证明与审核准则 有关的信息确实，才可作为证据。 审核员的审核记录应该是准确完整和真实可靠的！,d) 独立性-审核的公正性和审核结论的客观性的基础 审核员不应该与受审核对象有利益关系或者利害冲突，以保证审核工作的独立性。,审核原则,2) 审核原则的内容五项,二、内部审核策划和准备

6、,合格内审员的条件 内审员的能力、素质和技能 内部审核计划运行方式 内部审核准备,1. 合格内审员的条件,熟悉和理解体系标准，掌握并会应用内部审核程序、方法和技巧；熟悉本单位各部门/场所的业务，有较高的专业水平；3） 熟练地掌握并会应用内审员的基本功：善于抓住每个部门或过程的重点、难点，编写内部审核检查表；善于利用审核方法、方式和技巧，进行现场取证善于发现和分析不合格事实，开具不合格报告善于分析不合格原因，指导受审核部门制定纠正措施并进行验证,2. 内审员的能力、素质和技能,基本能力： 善于交流善于合作会分析判断能独立工作具有应变技巧善于从审核实践中学习,工作能力：会作审核准备、编写内部审核检

7、查表会开具不合格报告善于进行现场审核善于进行事后跟踪验证,内审员应具备的能力,内审员应具备的基本素质客观公正语言谦虚严格守时姿势适当,内审员的能力、素质和技能,2. 内审员的能力、素质和技能,内审员应具备的基本技能少讲、多问、多听、多看正确提问提问与取证相结合“察言观色”，注意调节审核气氛内审员应具备的能力、素质和技能需要多次的实践,内审员的能力、素质和技能,对内部审核员的要求及其应具备的能力、素质、和技能不是参加一个培训班、考试合格就能达到的。,重要的是应通过多次内部审核实践，并观察有丰富经验的审核员的审核活动，逐步学习总结、反复实践才能达到。,2. 内审员的能力、素质和技能,3. 内部审核

8、计划运行方式,1)内部审核计划的策划 -应针对组织不同时期制定相应的审核计划,体系运行初期： 重点控制体系的适宜性。检查文件对照标准条款要求的符合性、对本组织实际情况的适宜性、文件的可操作性；有关部门人员是否意识到按照文件进行工作，是否养成工作按程序、按文件办事的工作习惯；文件的规定应由哪些不适合本组织的情况，需要修改、完善或补充。,体系运行中期： 重点控制体系的实施性。收集体系运行的证据，检查各部门是否严格按体系规定工作，是否认真填写规定的各项数据，同时也应该审核的重点转移到评价体系运行对实现质量目标的有效性上。,内部审核计划运行方式,内部审核计划运行方式,案 例：,- 定期进行或集中进行的

9、内部审核计划- 分散式日常进行的滚动式内部审核计划,2) 常用内部审核计划的方式,内部审核计划运行方式,3. 内部审核计划运行方式,4. 内部审核准备,组成内审组，明确内审员分工-审核组长、内审员,内审员职责：严格按照审核准则进行现场审核向受审核方说明审核的目的、范围和方法准确客观的记录现场审核证据或观察结果报告审核发现、开具不合格报告内审后对纠正措施的制定进行指导并对其有效性进行验证,检查表的内容： -(检查表可以体现出来内审员的审核思路和审核策略）明确审核总体，从中合理抽样从文件规定查证事实或执行情况从各种记录查证过程的受控情况识别和抓住关键/特殊过程，确定查证方法，确认是否满足体系要求,

10、编制内部审核检查表,内部审核准备,4. 内部审核准备,内部审核准备,检查表应明确的项目查什么（检查要点）找谁查（涉及的部门和人员）怎样查（审核的方法、方式和技巧）取多少样本（抽样数）合格否（对按照标准具体条款及编号做出判定）,4. 内部审核准备,编制内部审核检查表,检查表的作用a) 明确审核目标、确定样本数b) 规定审核要点，减少个人随意性c) 确保审核按计划进行，保持审核方向和审核进度d) 保证审核覆盖面，防止过渡重复e) 显示内审员能力，有助于树立审核员的职业形象,检查表设计的依据审核准则受审核单位的工作特点和技术难点遵循“抓住主管要素、监督相关要素、勿忘通用要素”的审核思路，突出重点,案

11、 例：,合格的检查表和检查记录,评价一下如下的检查表？,请说出不足之处？,内部审核准备,案 例：,请说出不足之处？,内部审核准备,案 例：,体系文件初审,准备内部审核工作文件 -体系标准 -体系文件 -检查表 -技术文件/标准（需要时）,发出内部审核通知，约定内部审核具体时间,内部审核准备,4. 内部审核准备,三、内部审核实施,内部审核实施的步骤 首次会议 现场审核中的方法和策略 现场调查取证-信息的收集和取证的方式 形成审核发现与开具不合格报告 内部审核后续活动,1. 内部审核实施的步骤,首次会议现场审核的方法和策略现场调查取证确定不合格项，编写不合格报告汇总分析审核发现，全面评价体系末次会

12、议编写内部审核报告制定纠正和预防措施验证措施,2. 首次会议,首次会议的目的正式确认审核计划与实施现场确认日程表简要介绍现场审核活动实施的具体过程再次确认现场审核中双方沟通的渠道、方式以及联络人员让受确认方人员提问，澄清与现场确认有关的问题首次会议的议程,3. 现场审核中的方法和策略,1）现场审核的方法：抽样,现场抽样的原则合理抽样-一般控制在3-12个样本分层抽样-一年记录应按季度分别抽取，一个季度应该按照每个月抽取，每个月按上中下旬抽取。均衡抽样-每个部门应保证样本量均衡亲自抽样-亲自抽样并保证样本的随机性，避免受审核方主动提供做好的记录或证据，防止误导。,2）现场审核的方式,按部门审核：

13、审核效率高，节省部门间往返时间，审核思路清晰，避免不必要的审核；按要素审核：目标集中，但是按要素涉及的部门过多，审核员要对每个受审单位进行审核，来回走动浪费时间；顺向追踪审核：从上到下、从头到尾的审核方式；逆向追溯审核：自下而上，从现场到管理的审核方式；,现场审核中的方法和策略,从正面进行符合型审核，以证实体系运行的有效性。 -可形成宽松、合作的审核氛围。适用于第三方外审。从反面进行不符合性审核，找出体系失效的证据。 -会增加受审核人员的逆反心理，使对方有意掩盖或回避问题，但体系存在的问题能查深查透。适用于内部审核。,3）现场审核策略,现场审核中的方法和策略,4. 现场调查取证,目的： 收集和

14、获得证明体系符合或不符合体系标准的审核证据。 审核证据： 与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。,4. 现场调查取证,审核证据必须是客观存在的事实！获得客观证据的手段可通过现场观察、现场试验及数据处理结果等 审核证据是能够用数据或通过事实验证的 作为审核证据的事实可包括：记录文件规定现场观察的事实或检测的数据与当事人谈话获得的信息,1) 对审核证据的要求：,作为客观事实的依据供进一步查证的参考为得出审核发现，编制不合格报告积累数据,2) 现场审核记录的作用,现场调查取证,4 . 现场调查取证,详细记录与客观事实有关的具体标识，如： 文件/标准名称及编号，测量设备名称及编号、记

15、录表格及编号、当事人的岗位或职务等；若内审员判定的不合格事实不能重现，作记录的时候应请当事人当面确认，作为证据；若发现的不合格事实当时证据不充分，需要到其他部门或场所进一步取证时，应记录其细节，以免遗忘；现场发现的原始记录经过涂改，使用修正液涂改或重新抄写的原始记录数据不能作为客观证据。,现场调查取证,3) 对现场审核记录的具体要求,4 . 现场调查取证,评价一下如下的检查记录？,请说出不足之处？,内部审核准备,案 例：,案 例：,规范的检查表,常用的提问方式开放式提问-鼓励对方自由交谈，便于打开话题，然后逐步深入。但是要防止对方夸夸其谈，耽误时间。审核员要回巧妙的中断谈话，切入正题。封闭式提

16、问-可以节省谈话时间并获得准确事实，但信息量小，不能深入了解所关心的问题。适合于核实所关心的问题时采用。澄清式提问-内审员带有主观导向性的提问，可将开放式和封闭式综合起来运用。内审员应利用检查表事先准备的问题进行提问取证。,现场提问取证的技巧,内审员面谈或提问的总结：少说多听、目的明确、亲切放松、友善礼貌、选好对象、谈后谢谢,现场调查取证,5. 形成审核发现与开具不合格报告,不合格项的划分：按照不合格可能造成的后果：一般不合格项、严重不合格项,审核发现： 将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。,1)不符合事实的描述应注意的问题描述用语简练，无关的话、多余的事不要列入；描述不合格事实用语

17、简练、清楚，但应让人一看就明白正确反映、准确描述不合格事实应描述不合格事实，不要只写不合格结论只反映不合格事实，不要合格的事实列入一个不合格报告一般只描述一个不合格事实描述的不合格事实具有可重复性和可追溯性相同的或类似的不合格事实可适当合并，如记录表格填写不合格、记录数据写错，计量单位有误等尽量用受审核方人员易于理解的行业用语不合格事实的描述应有整改的可能性,形成审核发现与开具不合格报告,5. 形成审核发现与开具不合格报告,2) 不合格报告不应描述内容本来是合格的事实受审核方人员发现自己的不合格而且正在改进有负面影响的描述，如指名道姓自己猜想或联想的不合格事实多余的话，如考评员问，受审核方人员

18、答,形成审核发现与开具不合格报告,5. 形成审核发现与开具不合格报告,3）开具不合格报告应考虑的原则不合格事实及描述简练清楚，使人可理解相同或类似的不合格事实可适当合并不合格项的判定应准确判定的不合格项应有深度判定的不合格项要有整改的可能性，应考虑受确认方的整改成本,形成审核发现与开具不合格报告,5. 形成审核发现与开具不合格报告,案 例：,请说出不足之处？,案 例：,规范的不合格项报告,6. 内部审核后续活动,1）责任部门分析产生不合格的原因2）内部审核员可提供指导和帮助部门分析不合格原因，使不合格原因分析全面正确3）责任部门对不合格原因制定有效的纠正措施 （纠正措施完成日期一般不超过15天）4）内审员对纠正措施的有效性进行现场确认5）确认纠正措施有效，关闭不合格项；如果经确认没达到预期效果，要求责任部门采取进一步纠正措施或预防措施。,案 例：,不合格调查原因分析整改措施验证结果都不可缺少,6. 内部审核后续活动-不合格项验证关闭,四、测量管理体系不合格项 关闭标准举例,附 件：,测量管理体系目标控制程序,测量管理体系记录控制程序,谢谢大家,END,