公文基本知识(公文种类格式行文规则)课件.ppt
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1、2022/11/28,1,公文处理与写作知识,四川省委办公厅秘书处洪 丽,2022/11/28,2,一、公文基本知识 (一)公文种类 (二)公文格式 (三)公文行文规则,2022/11/28,3,公文是什么?,公文,即公务文书。指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动中为传递信息、记录情况,形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文是依法行政和开展公务活动的重要工具。,2022/11/28,4,公文有狭义广义之分,狭义公文法定性公文,特指中国共产党机关公文处理条例规定的14种党的主要公文和国家行政机关公文处理办法规定的13种行政公文。广义公文普遍使用的公文,涵盖除法定性公文外的计划、总结、
2、建议、调查报告等通用公文和条约、通辑令等专用公文。,2022/11/28,5,公文的特点,作者的法定性特定组织或其法定代表人才能充当公文作者。特殊的工具性为管理办理、交流协调公务而使用。法定的权威性具有执行要求。体式的特定性有规范的体裁(文种)和格式。严格的程序性要经过草拟、审核、签发、付印、用印、登记、分发等步骤。,2022/11/28,6,公文的分类,按行文方向分 上行文:下级向上级请示报告工作 平行文:平级机关间联系商洽业务 下行文:上级向下级安排部署工作按公文来源分 发文:本单位制成向外发送公文 收文:外单位制成送到本机关公文,2022/11/28,7,(一)公文种类,党的机关有14个
3、文种(决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要)。行政机关有13个文种(除9个与前下划线重合外,另有命令、公告、通告、议案)。,2022/11/28,8,1.决定 用于对重要事项作出安排,奖惩有关单位及人员。2.通知 用于批转公文,传达要求下级机关办理或有关单位周知或执行的事项、任免人员。3.通报 用于表彰先进、批评错误,传达重要精神、交流重要情况。4. 通告 用于公布社会各有关方面应当遵守或周知事项。,常用公文文种,2022/11/28,9,常用公文文种,5.意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。 6.请示 用于向上级机关请求指示、批准。7.批复
4、 用于答复下级机关的请示事项。8.函 用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。9.会议纪要 用于记载、传达会议情况和议定事项。,2022/11/28,10,常用文种的大致行文关系,请示、报告属上行文决定、批复、通知、通报属下行文函属平行文。通知、通报也可用作平行文。意见比较特殊,既可上行,又可下行、平行,可以称之为“兼容性公文”。,2022/11/28,11,注意事项,条例、规定、办法等法规类文种很少单独使用,需由通知、决定等其他文种引出。 例如:中共中央关于印发中国共产党党内监督条例的通知; 国务院关于修改中华人民共和国发票管理办法的决定 。,2022/11/2
5、8,12,(二)公文格式,公文格式是公文的外观形式。 主要包括用纸格式:国际标准A4 文面格式:18要素(重点掌握) 排版、印刷与装订格式:616字 (A4每行28字、22行),2022/11/28,13,(二)公文格式,机关公文一般由18个要素构成。 文头7个版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线 正文7个标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章 文尾4个主题词、印发传达范围、抄送机关、印制版记,2022/11/28,14,1.版头,又叫发文机关标识 党的机关分两种:发文机关名称加“文件”,仅用于向下普发公文;发文机关名称加圆括号内标文种,向上级、平级或下级均可
6、。 国家行政机关分两种:由发文机关全称或规范性简称后加“文件”;特定公文可只标识发文机关全称或规范性简称。,(二)公文格式,2022/11/28,15,(二)公文格式,版头上边缘至版心上边缘为25mm。 *凡上报公文,版头上边缘至版心上边缘为80mm。 版头应套红居中印在公文首页上部,字体要庄重 (行政机关推荐使用小标宋体),字号要适当。版头一经确定,应长期沿用。 联合行文,版头可用主办机关名称;也可并用联署机关名称,牵头、主办机关排列在前。,2022/11/28,16,(二)公文格式,国家行政机关还采用了信函格式版头,即函件版头。发文机关名称一般用机关全称,字号由发文机关酌定。在发文机关名称
7、之下印一条上粗下细的武文线,在距下页边20mm处印一条上细下粗的文武线,两条线长均为170mm。 信函式公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格,发文字号置于武文线下版心右上角顶格,发文字号下空1行标识公文标题。首页不标注页码。,2022/11/28,17,(二)公文格式,2.份号, 同一份公文印制份数的顺序号 一般用6位阿拉伯数字顶格标注在公文首页左上角第1行,如“No000015”。行政机关公文“绝密”、“机密”级公文,要标明份号。3.密级,公文的秘密等级 有保密要求的公文应确定具体密级(绝密、机密、秘密),两字之间空1字,用3号黑体字,标在右上角。行政机关公文可同时标
8、识密级和保密期限。,2022/11/28,18,4.紧急程度 对公文送达和办理的时间要求 紧急公文应分别标明特急、急件,紧急电报应分别标明特提(当天办)、特急(2天办)、加急(4天办)、平急(6天办)。特提、特急件收到即办,加急、平急件抓紧办。 确定公文紧急程度应实事求是,防止随意性。 行政机关公文紧急程度顶格标注在版心右上角第1行,如需同时标注密级和紧急程度,密级在第1行,紧急程度在第2行。,(二)公文格式,2022/11/28,19,5.发文字号 机关制发公文的编号 如川委发20115号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成,标注在版头下方居中位置。行政机关上行文的发文字号在横隔线上居
9、左空1字处标注,右边标注签发人。 联合行文,一般只标明主办机关的发文字号。发文年度要用全称,发文顺序号每年起编,不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。,(二)公文格式,2022/11/28,20,6.签发人 签发公文机关的主要负责人 只在上报公文出现,在发文字号右侧标注,“签发人”用3号仿宋体字,后标全角冒号,之后用3号楷体字标注签发人姓名。 联合上报的公文,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线。发文字号与最后一个签发人姓名位于同行。,(二)公文格式,2022/11/28,21,(二)公文格式,7.横隔线 隔开
10、版头与正文的红色横线 党的机关中间有红色五角星,行政机关没有。8.标题 公文内容的高度概括 如中共四川省委关于进一步加强招商引资工作的意见,一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题(事由)和文种组成,位于横隔线下空2行居中位置。 行政机关标题中除法律、规章加书名号外,一般不用标点符号。,2022/11/28,22,9.主送机关 主要受理公文的机关如“各市(州)党委和人民政府,省直各部门”,用全称或规范化简称或同类型机关统称。向下普发公文,主送机关名称应规范稳定。主送机关名称位于正文左上方,标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标注,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多使
11、首页不显示正文时,可移至主题词下、抄送机关上,标注方法同抄送。,(二)公文格式,2022/11/28,23,10.正文 公文的主体,用来表述公文的内容 位于标题或主送机关下方。每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。 正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号;必须使用国家法定计量单位;文内如要使用非规范化简称,必须在首次使用全称时注明,比如“两化”。,(二)公文格式,2022/11/28,24,*公文层次序号的使用,用数字表示层次结构序数,应按“一”、“(一)”、“1”、“(1)”的次序,不可颠倒使用。正文中第一层次标题可用3号黑体字,第二层次标题可用
12、3号楷体字,正文中其他文字一般都用3号仿宋体字。,2022/11/28,25,11.附件 即正文涉及的需单独成文的内容或表格 标注时在正文下发文机关署名上空1行、左空2字标注。如附件:一、*多个附件要跳行。字后不用标点。 附件应置于主件之后,与主件一起装订,并在附件左上角第1行顶格标注“附件”,有序号时标注附件一、附件二,附件的序号和名称前后标注应一致。,(二)公文格式,2022/11/28,26,注意:印发、批转和转发不属本机关公文的文件,应在“通知”之后另页排印,通知正文用3号楷体字。 被印发、批转、转发公文的版头、抄送机关、印制版记等不再标注。,(二)公文格式,2022/11/28,27
13、,12.发文机关署名 发文机关名称 应用全称或规范化简称,位于正文的右下方。联合行文时,各联署机关名称一般应平行排列,并将牵头、主办机关排列在前。 行政机关公文,因必须加盖发文机关印章,单一机关制发或两家机关联合行文时,不需发文机关署名。,(二)公文格式,2022/11/28,28,13.成文日期 即会议通过日期或领导人签发日期成文日期应写明年、月、日,位于发文机关署名右下方。多个领导人签以最后一位的签发日期为准。党的机关用阿拉伯数字(如2003年6月20日) ,国家行政机关用汉字(如二OO三年六月二十日) 。决定、会议纪要等不标明主送机关的公文和公开发布公文,成文日期加圆括号标注于标题下方。
14、,(二)公文格式,2022/11/28,29,14.印章 落款上要加盖发文机关印章 行政机关公文,单一机关制发公文不署名,只标成文日期并加盖印章。 加盖印章应清晰、端正,印章上边缘不压正文,下边缘居中压成文日期。 联合行文,上报的,由主办机关加盖印章;下发的,发文机关都应当加盖印章。,(二)公文格式,2022/11/28,30,备注:联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字,牵头、主办机关印章在前,两个印章均压成文日期。两印章间互不相交或相切。 联合行文需加盖3个及以上印章时,应写明各发文机关名称,并将印章加盖或套印其上。牵头、主办机关印章在前,每排最多排3个,最后一排如为1个
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