会议会展策划课件.ppt
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1、,会议会展策划,目录页,目录页,会议策划的流程,会议日程、议程,会议方案,过渡页,过渡页,会议策划的流程,会议策划与准备,会议策划的流程,会议策划是会议的总体构思,会议策划与准备,会议策划的流程,搞清楚“想法”,想法目的预算,会议策划与准备,会议策划的流程,搞清楚“思路”,会议策划与准备,会议策划的流程,会议地点的选择,会议策划与准备,会议策划的流程,会议的整体规划,头脑风暴法名义小组讨论电子会议群体互动,细化到执行层面工作时间进程表任务分工表物品清单成本分析表,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,1.成立会议机构、人员选择,会议策划与准备,会议策划,1.成立会议机构、人员选择
2、,人格特质,迈尔斯-布里格斯类型指标外/内向型(E/I)领悟/直觉型(S/N)思维/情感型(T/F)判断/感知型(J/P),会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,组织组 外倾、领悟、情感、知觉ESFP会务管理组 外倾、领悟、思维、判断ESTJ后勤组 外倾 、领悟、思维、判断ESTJ秘书组 外倾、领悟、情感、知觉ESFP宣传组 外倾、直觉、情感、知觉ENFP技术组 内倾、领悟、思维、判断ISTJ财务组 内倾、领悟、思维、判断ISTJ保卫组 内倾、领悟、思维、判断ISTJ,会议策划与准备,会议策划,2.会议
3、选址和布置,大型会议大都市培训活动专业培训中心、旅游胜地研究和开发会议安静场所企业经销商年会风景名胜重大奖励和表彰知名会场交易会和新产品展示会交通便利,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,考虑预算营利性非营利性政府会议、专业学术会议、经销商会议 营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的可接受费用预算,并据此选择合适的会议举办地。 同样地,在考虑会议举办地时,会议策划者也会将交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内,但对食品、睡房及结账程序的效率等考虑得较少。,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,商务型酒店度假型酒店,市中心市郊,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址
4、和布置,在考虑去做现场参观之前,先检查一下是否已具备了前提条件: 报价方接受和同意会议名细表中各项事宜; 报价房应是后选名单中较好的一个; 对报价方拟订的合同条款基本接受。,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,亲临现场实地考察 会见能做决策的人。对方建议的日期去进行参观不要出于个人原因再次参观酒店;以一个普通客人身份还是以贵宾身份前往考虑另一家酒店作为“备选”。,会议策划与准备,会议策划,课桌式(教室式),有桌有椅,适合讲座、培训等,会议策划与准备,会议策划,剧场式,只有椅子没有桌子,或是只有前几排有桌的,会议策划与准备,会议策划,U型台,U型台或回形台,都是大家围绕在一起进行会议,
5、适合小规模会议或研讨会,博鳌亚洲论坛会员大会,会议策划与准备,会议策划,鱼骨式,像鱼刺一样的摆台样式,适合小型的培训会,会议策划与准备,会议策划,圆桌形,圆桌会议,体现的是公平,适合各大型会议,圆桌会议的由来,博鳌亚洲论坛青年领袖圆桌会议,会议策划与准备,会议策划,圆桌形,圆桌会议,体现的是公平,适合各大型会议,华商领袖,会议策划与准备,会议策划,其他种类,会议的形式不是固定不变的,有时会有多种会议类型混用,如双U,就是把U型和课桌式结合一起;按照客人要求摆设的个性化会议种类日渐兴起。,会议策划与准备,会议策划,宴会型,会议策划与准备,会议策划,鸡尾酒会,会议策划与准备,会议策划,签字仪式,较
6、为特殊的会议种类,适用签字类型的发布会,一般摆台分为台上台下两种。,会议策划与准备,会议策划,会见式,是由贵宾接见而来,档次较高,会议策划与准备,会议策划,除了以上常见的会场布置类型外,还会出现如T形、E形、多U形等。 不管采用何种形式,会议室布置的目的都是为会议服务的,或方便进出、或增强沟通、或传递信息,在布置前一定要与会议策划者详细探讨。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第一,环绕式的座位安排。 在会场中不设立主席台,把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周,不明确座次的具体尊卑,听任与会者在入场后自由就坐。这样的座次安排,比较人性化,没有明显的地位区分,大家也能够畅所欲言、不致过
7、分拘谨。这与茶话会的主题最相符,也最流行,但不适合一些主题严谨的会议,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第二,散座式的座位安排。 散座式安排,大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会,座椅、沙发自由地安放组合,甚至可由与会者根据个人要求而随意安置,这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。这是一种体贴的安排,适合私下的沟通和交流,当然,这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第三,圆桌式的座位安排。 在会场上摆放有一张圆桌,请与会者在周围自由就坐。在圆桌会议中,可以不用拘泥诸多的礼节,主要记住以门作为基准点,靠里面的位置是主座就可以了。
8、面门为上、以里为尊,这就是圆桌式座位安排的基本原则。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第四,方桌式座位安排。 在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在长方形桌子的短边,或者是比较靠里的位置。以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第五,主席台式座位安排。 在会场上,主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐,这个在安排座位时有明确的规则。首先主席台必须排座次、放座次牌,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让
9、。,会议策划与准备,会议策划,一、会议/会见的座次安排,长形座会议席次安排,1,2,3,8,4,5,9,7,6,演讲台,来宾方,主办方,1,2,3,8,4,5,9,7,6,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,主席台人数为偶数,会议策划与准备,主席台人数为奇数,会议策划与准备,会议策划,一、会议/会见的座次安排,内宾接待席次,来宾随从,主人随从,来宾,主人,会议策划与准备,会议策划,一、会议/会见的座次安排,主席团席次,背景板,主席台,1,2,3,8,4,5,7,6,主席团,会议策划与准备,会议策划,二、宴请的座次安排,宴请席次安排正常摆位,9号嘉宾,10号嘉宾,会议策划与准备,会议策划,
10、二、宴请的座次安排,宴请席次安排主宾身份高于主人,9号嘉宾,10号嘉宾,会议策划与准备,会议策划,小轿车,面包车(中巴),会议策划,会议食宿服务,一、对备选会议住宿机构的考察,调查汇总太原市会议住宿机构,会议策划,会议食宿服务,二、会议住宿房间的预定,会议策划,会议食宿服务,三、参会人员入住期间的住宿服务,会议策划,会议食宿服务,一、会议用餐地点、用餐方式的安排,1.会议用餐地点的选择餐饮场所的大小餐饮场所的环境厨房路径,会议策划,会议食宿服务,一、会议用餐地点、用餐方式的安排,2.对用餐时间 早中晚3.主要会议用餐方式围餐式自助式半自助式分餐式餐劵购餐式,会议策划,会议食宿服务,二、每餐菜单
11、的确定和酒水的安排,1.确定每餐的菜单道数与分量花色品种多样性具有地方特色具有时令特征照顾参会人员的特殊用餐要求2.会议餐饮的酒水安排,会议餐饮,2014两会委员吃什么,3月2日,北京,政协经济界和农业界的驻地,记者探访委员驻地餐饮,政协委员们吃自助餐,用餐以简单为主,餐品比往年少了许多。凉菜三种,水果两样,肉菜有鸡腿,扣肉和小炒,没有酒。现场制作的有担担面、糊塌子、卷烤鸭。,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议餐饮,201
12、4两会委员吃什么,会议餐饮,2014两会委员吃什么,会议策划,会议食宿服务,三、餐饮服务其他注意事项,1.提前一两天向会议供餐机构告知用餐人数2.辨认进餐者身份3.注意与会议供餐机构的随时沟通与协调4.做好引导工作5.考虑到不能按时用餐的参会人员,会议策划,会议食宿服务,四、会间茶歇的安排与服务,1.会间茶歇的安排时间、地点、茶点2.会间茶歇的服务,会议策划与准备,会议策划,4.会议文件的准备,会议文件的准备,会议通知,会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。是我国党政军各级机关乃至企事业单位、群众团体经常使用的公文文种,是应用写作中常见的一
13、种文体。,会议文件的准备,会议通知,关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知各市市委、市人民政府,省委各部委,省各委办厅局,省各直属单位,部属各有关单位:为贯彻中发20023号和国转联20023号文件,传达全国军队转业干部安置工作会议精神,部署2002年我省军队转业干部安置工作,省委、省政府决定,于6月18日在南京召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下:一、出席会议人员各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名,市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科(处)长、军转办主任各1名。省委各部委,省各委办厅局,省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事(干部)
14、处长各1名。军队出席会议人员的通知由省军转办另发。二、会议时间、地点会议定于6月18日在南京双门楼宾馆(南京市虎踞北路185号)召开,会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到;省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8:15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。三、其他事项各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午11时前将出席会议人员名单报省军转办。 中共江苏省委办公厅 江苏省人民政府办公厅 二二年六月十五日,会议文件的准备,会议开幕词、闭幕词,开幕词在表示欢迎后是介绍本次会议的意义、主办人的意愿的讲话。篇幅要求简短,内容切忌重复、啰
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