用VISIO制作流程图课件.ppt

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1、业务流程描述工具和方法,用visio制作基本流程图,用VISIO绘制流程图,1.流程举例2.流程图的绘制方法3.流程图符号说明4.作业,目录,流程举例合同付款审批流程,文不如表，表不如图；我们用一张图和一张表来描述一个流程。,流程举例流程图,流程名称：主谓结构（简洁）流程编号：暂时不填责任部门：即流程的主要职责有谁负责推动或完成；版本号：为后期的修改而预留，统一为V1.0;部：流程中涉及到哪些部门？这些部门的工作内容是什么？（高层领导统一定义为高管层）责任职位：描述流程中具体的职位。逻辑关系：各部门在流程中作什么，用形状和连线表示。,流程举例流程说明,目标：我们为什么要做这件事情，这件事情能够

2、带来什么价值？范围：这个流程适用于哪些业务类型？环节说明：描述具体的职位在流程中的工作（力求简洁）时间：在具体某个环节中的时间。（工作日为单位）支撑文件：注明与流程相关规章制度和子流程等规范性文件单据模板：流程中用于流转的单据和模板,1.流程举例2.流程图的绘制方法3.流程图符号说明4.作业,目录,领导参与，骨干落实；忠于现状，切莫脱离实际；面向结果，跨部门研讨；深入浅出，便于应用。,流程描述实施关键点,忠告：在开始动手前要对流程心中有数。,流程图基本绘制方法,明确涉及部门或岗位,确定流程起点,沿着信息流动方向梳理,进行适当的拆分，确定流程涉及的范围明确流程涉及的部门或岗位标明主协调部门将复杂

3、流程分解为简单步骤,明确流程的输入内容明确流程的上一流程,明确完成流程所需的步骤明确流程中的关键决策点明确与流程相关的文档记录明确相关任务的负责人和授权状况明确部门或岗位之间的交接标准,确定流程终点,明确流程的输出内容明确流程的下一流程和子流程,步骤一、创建流程模板（已经完成）步骤二、构建流程的框架步骤三、建立流程在部门间的关系步骤四、检查,流程图绘制步骤,步骤一：创建流程模板,可以把企业自己的流程图符号库加在此，从中选择流程图符号来绘图；,步骤二：构建流程的框架,1、增加：把职能专区图标拖入绘图区即可,2、减少：选中需删除的栏位，按“delete”键,3、调整：调整泳道大小，使得整个图美观。

4、,步骤三：建立部门间的联系,1.选中形状，将图标拖到右边合适的位置，后编辑文字,2.拖动连接线到两个形状之间鼠标放此处出现红框，则连接成功。,4.注明该活动的责任岗位。,3.双击连线可以添加文字，并拖放到合适的位置。,指针、连线和文本是工具栏中三个常用的工具，,注意流程节点的连接方式是否正确；核查流程步骤的准确性、完备性；对应流程步骤的责任职位是否正确；检查输出的表格、报告、等是否完整；检查流程图是否美观。,步骤四检查,有输入必有输出;流程图中必须是活动或者子流程，单据附在活动下面；流程图中行为程序、责任职位、流程说明均按流程的流向顺序编号并一一对应，并行的行为程序（同时进行）编号用序号加大写

5、英文字母表示如1A、1B、1C流程图中所用的符号应该均匀的分布，连线保持合理的长度。使用各种符号应注意符号的外形和各符号大小的统一，避免使符号变形或各符号大小比例不一。符号内的说明文字流程说明中文字的描述应该简要明了。尽量避免流线的交叉。 流程图和流程说明中的文字序号要一一对应。字体为宋体，流程说明中的文字用10号字体。千万不要去动模板。,流程图绘制要求,流程图常见问题,流程框中有些并非是活动,步骤没有遵循自上而下的原则,“判断框”的输出不正确,步骤“1”、“2”。，应为自上而下的顺序,在活动框内用“1”、“2”标清楚，描述要简洁，动词放前面,“判断框”的输出至少有两个流向（用“是”、“否”表

6、 示），否一般只有一个出口，如有两出口要说明条件,流程步骤没表示或表示不当,部分流程符号应用错误,按照培训提供的流程符号绘制流程,流程中环节应是流程中的主要活动,1.流程举例2.流程图的绘制方法3.流程图符号说明4.作业,目录,流程符号,符号说明：开始、结束,开始符：流程“开始”节点，在整个流程中是唯一的一个开始节点；只有“出”箭头 ，无“进”箭头。,结束符：流程“结束”节点，在整个流程中最终的汇集节点；只有“入”箭头 ，无“出”箭头。,符号说明：判定（系统外和系统内）,条件判断：根据上一节点活动结果（文档或状态）判断下一节点的活动走向，有两种情况：第一种，判断是否成立，即“Y通过”或“N不通

7、过”，如左上图。第二种，进行条件选择，如左下图。,系统内判定,系统外判定,系统外的判定：非信息系统的判定。,系统内的判定：信息系统的判定。,符号说明：活动（系统外、系统内）,系统外活动：非信息系统的活动。,系统内活动：该项活动需在信息系统中进行。,系统外活动,系统内活动,符号说明：系统单据、非系统单据,非系统单据,系统单据,非系统单据：是指没有体现在信息系统的表单或文档文件。一般与相应的系统外活动一起。如：,系统单据：是指体现在信息系统中的表单或文档文件。一般与相应的系统内活动一起。如：,符号说明：纵向与横向部门,纵向与横向部门：在流程图阶段中进行添加，如下页横向模板中采用的及时横向部门。（如

8、采用的是纵向模板，则其岗位采用纵向部门），见下页后续模板。,符号说明：子流程,子流程框：将可以调用或组合在一起的一系列活动进行一个独立的子流程，可以简化流程图，子流程可以是独立的业务流程，也可以是该流程所包含的下级流程。,符号说明：文本框、时间、单箭头连接线,文本框：在流程图中输入一些说明性的文字内容。,时间符号：在流程图中的某些对于时间有特别控制要求的节点旁加上该时间符号进行提示。,单箭头连接线：流程图中节点与节点之间的箭头连接符号，说明节点活动见的先后顺序。,符号说明：数据库,数据库：在流程图中用到的数据库，主要目的是进行调用参考或者进行归档，可以是实体的文件库房，也可以是信息系统的数据库，如文档库、知识库等。如下图：,符号说明：批注与问题标记,批注：对流程中的节点或其它的要素进行说明，如右图。,疑问：对流程中未解决的问题进行备注，提醒需要解决，如右图。,符号说明：页面内引用、离页引用,拖到绘图页后，可以创建从一个进程到同一页上另一个进程的超链接。,拖动后可将新页面和链接添加到该页，可以将进程从一页链接到另一页。,页面内引用,离页引用,1.流程图例及规范2.流程图的绘制方法3.流程图符号说明4.作业,目录,作业,请在提交文件后面加上小组和姓名。请每个小组选择一个代表提交就OK了,