分类汇总利器 EXCEL数据透视表使用方法详解讲义ppt课件.ppt

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1、分类汇总之利器：EXCEL 数 据 透 视 表使用方法详解,2015年04月25日,2,产品销售记录单,我们从中可得到到些什么数据？,3,为什么使用数据透视表？,“产品销售记录单”记录的是 2006 和 2007 年2008 年某公司订单销售情况的表格。其中包括订单销售日期，订单编号，地区，城市，产品名称，单价，数量，金额，销售人员。我们希望根据此表快速计算出如下汇总信息：1.每种产品销售金额的总计是多少？2.每个地区的销售金额总计是多少？3.每个城市的销售金额总计是多少？4.每个雇员的销售金额总计是多少？5.每个城市中每种产品的销售金额合计是多少？.诸多的问题，使用数据透视表可以轻松解决。,

2、什么是数据透视表?,1、数据透视表是一种可以快速汇总、分析大量数据表格的交互式工具。2、使用数据透视表可以按照数据表格的不同字段从多个角度进行透视，并建立交叉表格，用以查看数据表格不同层面的汇总信息、分析结果以及摘要数据。3、使用数据透视表可以深入分析数值数据，以帮助用户发现关键数据，并做出有关企业中关键数据的决策。,数据透视表是针对以下用途特别设计的,以友好的方式，查看大量的数据表格。对数值数据快速分类汇总，按分类和子分类查看数据信息。展开或折叠所关注的数据，快速查看摘要数据的明细信息。建立交叉表格（将行移动到列或将列移动到行），以查看源数据的不同汇总。快速的计算数值数据的汇总信息、差异、个

3、体占总体的百分比信息等。,数据透视表对数据源的要求,若要创建数据透视表，要求数据源必须是比较规则的数据，也只有比较大量的数据才能体现数据透视表的优势表格的第一行是字段名称，字段名称不能为空数据记录中最好不要有空白单元格或各并单元格一字段只能包含一个信息。每个字段中数据的数据类型必须一致（如，“订单日期”字段的值即有日期型数据又有文本型数据，则无法按照“订单日期”字段进行组合）数据越规则，数据透视表使用起来越方便。,以下数据是否满足创建数据要求 ?,8,以下数据是否满足创建数据要求 ?,9,创建数据透视表,尽管数据透视表的功能非常强大，但是创建的过程却是非常简单。1. 将光标点在表格数据源中任意

4、有内容的单元格，或者将整个数据区域选中。2. 选择“插入”选项卡，单击“数据透视表”命令。,3、在弹出的“创建数据透视表”对话框中，“请选择要分析的数据”一项已经自动选中了光标所处位置的整个连续数据区域，也可以在此对话框中重新选择想要分析的数据区域（还可以使用外部数据源，请参阅后面内容）。“选择放置数据透视表位置”项，可以在新的工作表中创建数据透视表，也可以将数据透视表放置在当前的某个工作表中。,创建数据透视表,4. 单击确定。Excel 自动创建了一个空的数据透视表。,创建数据透视表,上图中左边为数据透视表的报表生成区域，会随着选择的字段不同而自动更新；右侧为数据透视表字段列表。创建数据透视

5、表后，可以使用数据透视表字段列表来添加字段。如果要更改数据透视表，可以使用该字段列表来重新排列和删除字段。默认情况下，数据透视表字段列表显示两部分：上方的字段部分用于添加和删除字段，下方的布局部分用于重新排列和重新定位字段。右下方为数据透视表的 4 个区域，其中“报表筛选”、“列标签”、“行标签”区域用于放置分类字段，“数值”区域放置数据汇总字段。当将字段拖动到数据透视表区域中时，左侧会自动生成数据透视表报表。,创建数据透视表,报表筛选,行标签,数值,列标签,我们来解决前面提到的第一个问题。每种产品销售金额的总计是多少？只需要在数据透视表字段列表中选中“产品名称”字段和“金额”字段即可。这时候

6、“产品名称”字段自动出现在“行标签”区域；由于“金额”字段是“数字”型数据，自动出现在数据透视表的“数值”区域。,创建数据透视表,14,同理，计算每个地区的销售金额总计是多少？只需要在数据透视表字段列表中选中“地区”字段和“金额”字段即可。其他依此类推,创建数据透视表,在 Excel 2007 的数据透视表中，如果勾选的字段是文本类型，字段默认自动出现在行标签中，如果勾选的字段是数值类型的，字段默认自动出现在数值区域中。我们也可以将关注的字段直接拖动到相应的区域中。如：希望创建反映各地区每种产品销售额金额总计的数据透视表，可以将地区和产品名称拖动到行标签区域，将金额拖动到数值区域。,创建数据透

7、视表,数据透视表的优秀之处就是非常灵活如果我们希望获取每种产品在各个地区销售金额的汇总数据。只需要在行标签区域中，将产品名称字段拖动到地区字段上面，金额拖动到数值上。,创建数据透视表,如果将不同字段分别拖动到行标签区域和列标签区域，就可以很方便的创建交叉表格。,创建数据透视表,报表筛选字段的使用将“地区”字段拖动到“报表筛选”区域，将“城市”字段拖动到“列标签”区域，将“产品名称”字段拖动到“行标签”区域，将“金额”字段拖动到“数值”区域，则可以按地区查看每种产品在各个城市的金额销售合计情况。,创建数据透视表,在“报表筛选”区域，可以对报表实现筛选，查看所关注的特定地区的详细信息。直接单击“报

8、表筛选”区域中“地区”字段右边的下拉键头，即可对数据透视表实现筛选。,创建数据透视表,使用数据透视表展开或折叠分类数据以及查看摘要数据的明细信息。在上面数据透视表的基础之上，可以显示更详细的信息。比如，要查看每种产品由不同雇员的销售情况。,创建数据透视表,如果希望查看此汇总信息的详细构成，只需要双击 8404.16 所在的数据单元格，Excel 会自动在一个新的工作表显示够成此合计信息的每一笔详细记录。,创建数据透视表,22,使用数据透视表组合数据 1 、组合日期数据前面我们使用地区、城市、产品名称、雇员等字段作为分类字段查看数据汇总信息。那么如果我们按照订单日期做为分类字段来查看汇总信息会是

9、什么样呢？将“订单日期”字段拖动到“行标签”区域，所生成数据透视表如下图所示,创建数据透视表,使用数据透视表组合数据 1 、组合日期数据以上数据透视表显示的是每一天的金额合计，显然不是我们所期望的结果。如果我们希望按照年、季度、月份等来计算金额的汇总信息又该如何实现呢？可以直接在日期字段上单击鼠标右键，选择“组合”。,创建数据透视表,使用数据透视表组合数据 1 、组合日期数据,创建数据透视表,如果要取消日期的组合，在日期字段上单击鼠标右键，选择“取消组合”即可。,使用数据透视表组合数据 2、数值数据的分段组合除了日期字段可以组合，那么还有什么字段可以组合呢？如想得到单次订单金额在 0 至 10

10、00,1000至2000、2000至3000等等 的订单的金额合计，占了所有订单金额的百分比。将“金额”字段拖动到“行标签”区域（此时，“行标签”区域和“数值”区域都是“金额”字段），创建如下数据透视表,创建数据透视表,使用数据透视表组合数据 2、数值数据的分段组合如果作为企业的决策层，会更重视金额在 3000 以内的，这些看起来销量很小的订单，而那些高于 5000 的订单，看起来单次销量很大，但由于订单数有限，占真个企业总销量的百分比很低。,创建数据透视表,使用数据透视表组合数据 3、对文本字段的分类组合除了可以对日期字段、数值字段的组合，还可以对文本类字段进行组合分类。如，将产品名称作为行

11、字段。但我们希望将产品进行分类，如白米、糙米等属于谷类，盐、酱油等属于调味品。我们可以使用组合功能将产品进行分类。按住 Ctrl 键的同时选择白米、糙米、黄豆、小米等，单击鼠标右键选择组合,创建数据透视表,数据透视表的数据汇总方式1、改变数据汇总方式,创建数据透视表,在汇总方式中有一共有 11 种函数，包括：求和、计数、数值计数、平均值、最大值、最小值、乘积、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差。,数据透视表的数据汇总方式2、以百分比方式显示数据如，显示的是每种产品在各个地区销售金额合计数，但如果我们将每种产品的合计作为一个总量，希望查看产品分布在不同地区的比例是多少，就可以通过改变值显示方

12、式来实现,创建数据透视表,数据透视表的数据汇总方式2、以百分比方式显示数据如果我们突然改变了主意，希望将地区作为总和，计算每个产品的金额占地区合计的百分比是多少，这时候我们只需将“值显示方式”改为“占同列数据总和的百分比”就可以了。,创建数据透视表,31,数据透视表的数据汇总方式3、在数据透视表中显示多个计算字段,创建数据透视表,32,数据透视表的数据汇总方式4、重命名字段,创建数据透视表,33,数据透视表的数据汇总方式5、不同汇总方式的数据比较如果我们希望同时查看雇员在每个月的发生额以及以往月份的累加额合计，该如何得到呢？,创建数据透视表,34,数据透视表的数据汇总方式5、不同汇总方式的数据

13、比较雇员在每个月的发生额以及以往月份的累加额合计,创建数据透视表,35,数据透视表的数据汇总方式6、创建、编辑或删除数据透视表公式在使用数据透视报表的时候，如果汇总函数和自定义计算（值显示方式）没有提供所需的结果，则可在计算字段或计算项中创建自己的公式。如需在数据透视表显示每个月销售金额的合计信息。但又需要按照销售金额的 6%计算税金。可以使用计算字段，向数据透视表添加一个新的字段“税金”。方法：1.光标点中数据透视表，在数据透视表的“选项”工具面板，“工具”组，选择“计算字段”。2.在“插入计算字段”对话框“名称”位置输入“税金”，在“公式”位置输入公式“ =金额*6%”，点击添加，即为数据

14、透视表添加了“税金”字段。单击确定后“税金”字段自动添加到数据透视表中。,创建数据透视表,36,数据透视表的数据汇总方式6、创建、编辑或删除数据透视表公式,创建数据透视表,37,数据透视表的数据汇总方式6、创建、编辑或删除数据透视表公式,创建数据透视表,38,数据透视表的数据汇总方式7、在数据透视表中使用计算项下图中显示的是每个雇员销售每种产品的金额汇总表。那么能否通过数据透视表计算雇员销量的平均水平是多少呢？我们可以通过数据透视表计算项来实现。,创建数据透视表,39,数据透视表的数据汇总方式7、在数据透视表中使用计算项我们希望为“雇员”字段中添加一项名为“雇员平均水平”的项所以首先要将光标定

15、位在“雇员”字段上，然后在数据透视表的“选项”工具面板，“工具”组，选择“计算字项”。计算项对话框显示为：在“雇员”中插入计算字段。在对话框的名称位置输入“雇员平均水平”，在公式位置输入“=AVERAGE(张颖,王伟,李芳,郑建杰,赵军,孙林,金士鹏,刘英玫,张雪眉)”。单击添加，“雇员平均水平”项即添加到数据透视表的“雇员”字段中。,创建数据透视表,40,数据透视表的数据汇总方式7、在数据透视表中使用计算项,创建数据透视表,41,数据透视表的数据汇总方式7、在数据透视表中使用计算项,创建数据透视表,若要删除添加的计算字段或计算项，在计算字段或计算字段对话框的名称中，选择要删除的字段，单击对话

16、框右侧的删除按钮即可。,42,数据透视表的布局和格式在我们创建数据透视表之后，可能会出现如下图两种不同的格式。究竟是为什么呢？其实如果是基于以前版本的Excel文件创建的数据透视表，则会显示为如左边的格式。如果是基于 Excel 2007 格式的文件创建的数据透视表，则会显示为如右边的格式。,创建数据透视表,43,数据透视表的布局和格式如果希望更改数据透视表的布局，可以选择“设计”工具面板的“布局”组，单击“报表布局”命令，从下拉列表中选择相应的版式即可。,创建数据透视表,44,数据透视表的布局和格式我们还可以通过选择“设计”工具面板的“布局”组，“分类汇总”命令来改变汇总显示方式。,创建数据

17、透视表,45,数据透视表的布局和格式如果对数据透视表默认的格式不喜欢，我们还可以通过选择“设计”工具面板的“数据透视表样式”组中选择数据透视表的格式。从而很容易设计出漂亮的数据透视表,创建数据透视表,46,数据透视表的布局和格式通过数据透视表选项控制布局,创建数据透视表,47,数据透视表的数据源控制与刷新我们可以使用数据透视表功能，在数据源的基础上生成各种不同的报表，以满足不同层次的需求。但当我们使用数据透视表生成报告后，如果数据源变化了，数据透视表报告的信息会不会自动跟着变化呢？当更改数据源后，默认情况下数据透视表并不会自动更新。当数据源的值更改过以后，我们可以通过数据透视表的“选项”工具面

18、板里的“数据”组的“刷新”命令来刷新数据透视表。这样数据透视表报告就变成最新的了。,创建数据透视表,48,数据透视表的数据源控制与刷新但是“刷新”命令只是刷新数据透视表所引用的数据源的值。当数据源的范围变化了以后（比如数据源增加了新的纪录）则使用刷新命令就不能将数据范围一起更新了。可以通过数据透视表的“选项”工具面板里的“数据”组的“更改数据源”命令来重新选择数据透视表所引用的数据,创建数据透视表,49,在“分析”选项卡上的“操作”组中，单击“选择”，然后单击“整个数据透视表”。按 Delete。,删除数据透视表,50,测试一下,测试题,51,构建数据透视表后，将不能更改布局。（选择一个答案。

19、）对。错。,测试题 1,52,构建数据透视表后，将不能更改布局。答案：错您随时可以更改答案或重新开始。,测试题 1,53,什么是数据透视表字段？（选择一个答案。）源数据中的列。对数据进行透视的区域。数据透视表布局区域,测试题 2,54,什么是数据透视表字段？答案：源数据中的列。源数据中的列标题成为字段的名称，您可以使用这些名称构建数据透视表。每个字段都汇总了源数据中的多行信息。,测试题 2,55,在数据透视表字段列表中，您可以分辨出哪些字段已显示在报表中。（选择一个答案。）对。错。,测试题 3,56,在数据透视表字段列表中，您可以分辨出哪些字段已显示在报表中。（选择一个答案。）答案：对报表中使

20、用的字段旁边都有一个复选标记，而且名称采用粗体样式,测试题 3,57,数据透视表创建后，可以复制到任何文件中。（选择一个答案。）对。错。,测试题 4,58,数据透视表创建后，可以复制到任何文件中。答案：对,测试题 4,59,测试题 5,以下数据源能否满足创数据透视表的要求？ 找出问题。,人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。,