企业公务文书写作参考讲义ppt课件.pptx

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1、企业公务文书写作,讲师：班玉冰,福州合纵连横教育服务有限公司 2012.11.2- 2012.11.3,公文是企业上传下达、对外联系、正常运转的保证。 公文是企业形象的写照。,怎样写比较“象”公文?应该选择用哪一个文种行文?公文的规范格式应该是怎样的?应该避免的常见的错误有哪些?,关于公文写作常见的几个问题,计划总结,常用事务文书的写作,怎样写比较“象”公文?应该选择用哪一个文种行文?公文的规范格式应该是怎样的?应该避免的常见的错误有哪些?,关于公文写作常见的几个问题,公文其实是沟通的一种手段！有效沟通要求换位思考！有效沟通要求提供准确全面的信息！有效沟通要求表达清晰！,公文写作的基本原理,怎

2、样写比较“象”公文?,如何在公文中显现发文意图？,一文一事，主旨单一。精拟标题，突出主旨。开宗明义，文首现旨。提炼领句，段首撮要。篇末作结，卒章现志。,主旨的表达,真实典型新颖全面,材料的选择,结构的安排 ：三段论模式,行政公文结构模式：,诉状文书结构模式调查报告等文体结构模式,诉讼请求,事实,依据,事实,分析,建议,准确性简明性庄重性模式性,公务语言的规范,称谓用语经办用语引叙用语期请用语表态用语,征询用语期复用语承转用语结尾用语,应用文常用特定用语简表,在公文中表示称谓关系的词语。常见的是指代关系的称谓词。第一人称有“我”“本”；第二人称的有“你”“贵”；第三人称用“该”。,称谓用语,在公

3、文中说明工作处理的过程的时态，表明处理时间及经过情况的词语。“经”“业经”“已经”“前经”“兹经”“即经”“复经”“并经”等等。,经办用语,此事已经调查，现将结果报告如下：此事已经过去很久了。,在公文中引叙来文时的用语。“前接”“近接”“悉”“欣悉”“惊悉”“谨悉”“均悉”“已悉” 等。,引叙用语,在公文中向受文者表示期望或请求的敬辞。主要有“请”“敬请”“谨请”“恳请”“务请”“烦”“希”“希望”“敬希”“望”“尚望”等。,期请用语,在公文中表明对某一事项的态度的词。主要有“同意”“不同意”“照办”“可行”“不可”“拟同意”“原则批准”“准予”“宜”。,表态用语,用于上行文表示征求对方意见的

4、词语。主要有“当否”“妥否”“可否”“是否可行”“是否恰当”等等。这类用语一般期复用语连用，如“当否，请批示。”,征询用语,用于上行文表示请求答复的词语。主要有“请指示”“请批示”“请核示”“请回复”“请审批”等等。这类用语一般同征询用语连用，如“当否，请批示。”,期复用语,在公文中承上文、转下文的过渡词语。主要有“为此”“据此”“故此”“综上所述”“总而言之”“有鉴于此”“由此可见”等等。,承转用语,上行文 “特此报告”“以上报告，请审阅”“以上意见妥否，请批复”等。平行文 “特此函告”“特此函复”等。下行文 “特此通知”“以上各点，请认真执行”等。,结尾用语,常见企业公务文书分类,2000

5、年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法中将我国现行行政公文分为13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。,应该选择用哪一个文种行文?,党政机关公文处理工作条例自2012年7月1日起施行。现行党政机关公文共15个文种。,（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 （二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 （四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 （五）公

6、告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。,公文种类,（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 （十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 （十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 （十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。 （十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （十四）

7、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 （十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,看行文目的看行文关系看行文方向,用哪一个文种行文？,组织结构图,层级管理,隶属关系,请示报告通知函纪要,常见行政公文写作要点,适用范围:向上级机关请求指示、批准。特点：祈请性、期复性、双向性、单一性种类:请求指示的请示、请求批准的指示,请示,标题 单位名称+事项+文种主送机关 正文：请示缘由+请示事项+结语 “妥否，请批示。”“特此请示，望批复。” “以上请示如无不妥，请批准。” “以上请示当否，请批示。”落款附注：写明联系人、联系电话。,请示的写作要点,近年来， （

8、事实依据），根据 （道理依据），为了 （目的主旨），现拟 （意图主旨） ， 由 （分旨）。 当否，请审批。（结语句）,图穷匕现：卒章显志式,必须事前行文。必须一文一事，主旨单一集中。遵循行文规则，逐级请示。只写一个主送机关，不多头主送。其余机关可抄送，但不得抄送下级机关。,请示写作注意事项,适用范围：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。特点：陈述性、汇报性种类：1.按性质分：综合报告、专题报告2.按内容分：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告,报告,标题主送机关 正文：报告引据+报告事项+结语 报告结语：“以上报告如有不妥，请指示”、“以上报告，请审阅”、“特此报告”等。落款,

9、报告的写作要点,在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。报送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。,报告事项,适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。特点：通用性、广泛性、时效性、执行性。,通知,1指示性通知 2颁转性通知 印发性（发布性）通知 批转、转发性通知 批转性通知3知照性通知,通知的种类,标题主送机关正文成文日期,通知的写作要点,目前 （事实

10、依据），根据 （道理依据）为了 （目的主旨）现决定 （意图主旨）.具体 如下（过渡语）： 一、指导思想（会议时间） 二、时间地点（会议地点） 三、任务标准（参会人员） 四、具体措施（应带材料） 五、组织领导（其它要求） 六、责任分工,天鹅下蛋：总述分承式,适用范围：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函按内容可分为商洽函、询问函、答复函和请批函。按行文去向可分为发函、复函。,函,发函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。事项部分应采用叙述和说明的写作方法，是什么就写什么，要简明扼要，又要交待清楚。要求部分可多可少，如果事项很简单，可

11、同事项写在一段，一气呵成；如果事项较复杂，或要求较多，往往要单列一段甚至分条列项写。不论是哪一种内容，对哪一级，要求的语气都应是谦和的，既不巴结，也不生硬。如果要对方回复，则还要明确提出“请函复”、“请复”之类的结语。,发函的写法,复函的正文写法同批复正文写法基本一样，由引语和答复意见两部分组成。引语就是引述来函标题及来函文号。答复意见即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。常用的结语有“特此函复”、“此复”等等。,复函的写法,纪要适用于记载和传达会议主要情况和议定事项。 纪要具有指导性、纪实性

12、、概括性的效果。,纪要,标题。纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。 正文。包括前言、主体、结尾三项内容。 前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：”主体是纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。 结尾即纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、

13、日期，加盖公章，一般纪要不署名，只写成文时间。,纪要格式构成, 会议纪要 年月日， 会议在 召开，参加会议的有 ， 主持会议。会议讨论了 的问题，现纪要如下： 一、会议通过， 二、会议指出， 三、会议强调， 四、会议要求， 五、会议充分肯定 六、与会人员一致表示,情况性会议纪要,时间：地点：主持人：出席者：列席者：会议讨论和决定了以下问题：一、二、三、,决议性会议纪要,怎样写比较“象”公文?应该选择用哪一个文种行文?公文的规范格式应该是怎样的?应该避免的常见的错误有哪些?,关于公文写作常见的几个问题,党政机关公文处理工作条例（中办发201214号） 党政机关公文格式 GB/9704-2012,

14、公文格式规范,公文纸张及排版印制要求,（1）采用国际标准A4型用纸（210mm297mm)。（2）正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字。（3）排版时版面尺寸要标准。 幅面：210mm297mm 版心：156mm225mm 上白边(天头) 37mm 下白边35mm 左白边28mm 右白边26mm,党政机关公文格式主要变化口诀,公文格式新国标：党政机关公文格式GB/9704-2012 代替国家行政机关公文格式主题词儿不再标：删除主题词格式要素 密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 印章署名要齐全

15、：增加发文机关署名格式要素 成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注 公文页码不可少：增加页码格式要素,公文要素,国标将组成公文的各要素划分为“版头”(红色反线以上)、“主体”、“版记”三部分。 眉首 由 份号、密级和保密期限、紧急程度 发文机关标志 发文字号、签发人等要素组成。 主体 由 公文标题、主送机关 正文、附件说明、发文机关署名 成文时间、印章、附注、附件等要素组成。 版记 由 抄送机关 印发机关、印发日期等要素组成。,公文要素版头部分,1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。 份号顶格编排在版心左上角第一行，用阿拉伯数字。

16、.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。 密级顶格编排在版心左上角第二行。,公文要素版头部分,3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行。 公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。,公文要素版头部分,4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”

17、二字组成。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。 发文机关标志居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。,公文要素版头部分,5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。 联合行文时，使用主办机关的发文字号。 发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布。 发文字号之下mm 处印一条与版心等宽的红色分隔线。

18、,机关代字+年号+顺序号中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知中办发201214号 卫生部办公厅关于开展2012年饮用水卫生宣传周活动的通知卫办监督发201241号,发文字号,公文要素版头部分,6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。 签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。 签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次均与顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文

19、字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为mm 。,公文要素主体部分,7.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。 由发文机关名称、事由和文种组成。 位于红色分隔线下空二行，用号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形。回行时，要做到词义完整。 （1）完整结构：发文机关事由（表明文件主要内容）文种；发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种。 （2）公文标题要正确选用文种。 （3）“事由”的结构：“关于.的”，要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机关后）。,公文标题是公文核心内容的概括。通常由三个要素组成：发文机关+事由+文种。 例：卫生部办公厅/

20、关于开展2012年饮用水卫生宣传周活动的/通知公文标题排列规范： 1.不宜通行排满 2.不宜两头排齐 3.不宜破排,公文标题的拟写,公文要素主体部分,8.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 编排在标题下空一行，左侧顶格号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。 注：（1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关；（2）顶格，回行仍顶格；（3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。,公文要素主体部分,9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。 在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字

21、，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。（1）正文一般由三部分组成： 原由事项结尾。（2）引文：先引标题，后引发文字号。（3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2005年写“05年”。,公文要素主体部分,（4）结构层次序数： 第一层：汉字“一”，第二层：汉字加括号“（一）” 第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“ （1） ”（5）公文中标点符号、计量单位和数字的用法 标点符号的用法应符合GB/T 15834 计量单位的用法应符合GB 3100、GB3101和GB 3102.113 数字用法应符合GB/T 15835,公文要素主体部

22、分,10.附件说明：公文附件的顺序号和名称。 公文如有附件，在正文下空一行左空二字用号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。 附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。,公文要素主体部分,11.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。 12.成文时间：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。 成文时间以领导人签发的日期为准。 联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准，电报则以发出的日期为准。,公文要素主体部分,

23、13.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可以不加盖印章。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。 加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。 联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排 个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压成文日期。,公文要素主体部分,14.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。 公文如有附注，用号仿宋体字，居左空二字加圆

24、括号编排在成文时间下一行。 “请示”件应在附注处注明联系人和电话。,公文要素主体部分,15.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。,公文要素版记部分,16.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 公文如有抄送，一般用4号仿宋体字，左空一字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送

25、机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。,公文要素版记部分,17.印发机关和印发时间：公文的送印机关和送印日期。 设在公文末页最后一行。一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。 18.页码:页码就是公文页数顺序号。 一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘mm。单页码居右空一字，双页码左空一字。,1.文本错误 （1）公文结构层次序号错误 （2）数字的使用错误 （3）标点符号使用错误 （4）名称规范与引文的使用,企业公务文书常见错误,法规、规章和职能部门的一些行业文书，不少都使用了条

26、文式结构。全文从头到尾都用条文组织内容，显得眉目清楚，排列有序，简洁明了。应用文书中的条文式结构，一般可采用以下两种： 1.章断条连式。适用于内容多、篇幅长的法规、规章。这种结构以章为序划分为有关法规、规章的层次，各章下的“条”不依章断开另起开头，而是连续编号。这便于执行承办时援引有关条文。章下可分条，极少数还在章下分节，节下再分条。章、节、条均用小写汉字数目表示，如第一章、第一节、第一条。条下有的分款，款不带序数，一个自然段就是一款；条下有的列项。项冠以带圆括号的汉字数码，如(一)、(二)等。项下可分目，目冠以阿拉伯数字，如1、2等。 2.条文并列式。适用于内容不太多、篇幅不太长的法规、规章

27、和其他应用文书。条下同样可分款或项、目。若是非法规、规章的其他应用文书，通常不用“第条”标示，其标法形如：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”；不另以其他数码为序数。若是只有一层时，则以“一、”这类数码为序数。,条文式结构,国家行政机关公文处理办法第二十九条规定：“公文中的数字、除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。”,数字的使用,主送机关的标点问题 例：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：标题中的标点问题国家行政机关公文处理办法明确规定：“公文

28、标题中除法规、规章名称加书名符号外，一般不用标点符号。” 例：关于表彰“2010年度先进单位”的通知,标点符号的规范使用,2.文种使用错误（1）请示还是报告？（2）请批函还是请示？（3）批复还是复函？（4）通知还是通报？（5）会议记录还是会议纪要？,3.体式不规范（1）请示件项目未全（2）所附附件不全或未标注附件,4.行文错误（1）越级行文（2）多头主送（3）主送领导者个人,计划,一、计划的概念和特点1.计划的概念计划是各级机关、社会团体、企事业单位和个人，针对一定时期的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。2、计划的特点（1）针对性（2）预见性,计划的范畴,规划 是

29、具有全局性的、较长时期的长远设想。方案 是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤对专项工作作出全面部署与安排的计划。安排 是对短期内工作进行具体布置的计划。设想 是初步的草案性的计划。打算 是短期内工作的要点式计划。要点 是列出工作主要目标的计划。,二、计划的写法1.表格式计划以表格方式撰写计划，适用于时间短、范围窄、变化小、内容单一的具体安排，如销售计划、月计划等。2. 文章式计划写明指导思想、目标任务、措施步骤等。由标题、正文、落款构成。(1)标题。由四个要素组成：单位名称、时间、事由、文种。(2)正文。正文是计划的主体部分，是具体内容，一般由前言、主体与结尾构成。主体部分包括目标和任务、措

30、施和步骤及其他事项构成。(3)尾部。在正文右下方署上制订计划的单位名称，在署名的下行写上日期。,总结,一、总结的概念 总结是在对过去一定时期的工作完成情况进行全面系统的回顾检查后，分析情况，作出评价，找出经验教训，探求规律性的认识，用以指导今后实践的一种文体。,计划：事先的打算与安排总结：事后的回顾与反思,要做什么怎么去做何时完成,计划与总结在写作内容上有相似性,做了什么怎么去做的何时完成的,计划,总结,相互依赖相互促进相辅相成,二、总结的特点1.对象的自我性2.实践的指导性三、总结的作用1.总结过去，提高认识2.交流经验，汇报工作四、总结的种类按性质分：综合性总结与专题性总结,总结的内容,综合性总结1.基本情况2.成绩或收获3.经验、体会或做法4.问题或教训5.今后努力方向或打算,专题性总结1.基本情况2.经验、体会或做法,总结的写作方法,1.分类书写法2.经验归纳法,总结的一般格式,1.标题2.前言3.主体4.落款,其一、篇幅要够长。其二、套话不可少。其三、数据要直观。其四、用好序列号。其五、报喜亦报忧。其六、主从分清楚。,总结写作技巧,凡观千剑而后识器， 操千曲而后识音。,结语,谢谢大家！联系电话：18950255311欢迎交流！,