英文书信及格式ppt课件.ppt

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1、Writing Letters,英文信封(Envelope)的寫法（Block Format 齐头式）,寄件人姓名和地址,收信人姓名和地址,英文信封(Envelope)的寫法 （右缩式 Indented Format ）,寄件人姓名和地址,收信人姓名和地址,英文地址的寫法和中文相反，口訣：由小到大(ex: 號弄巷路/街城市國家),地址的书写顺序是由小到大: 第一行写寄出信人的门牌号码，写街道名称;第二行先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，第三行写出寄信人所在国家的名称。,如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的左下角注

2、明。,航空 By Air Mail挂号 Registered印刷品 Printed Matter快件 Express内有照片 Photo Enclosed,The Elements of English Letter Writing,1. 信头 Heading/Letterhead2. 写信日期 Date3. 信内地址 (收信人) Inside Address4. 称呼 Salutation 5. 正文 Body of Letter6. 客套结束语 Complimentary Closing7. 署名 Signature,Heading,信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方）或某公司的名称

3、、地址、电话、电传、传真、邮编、电子信箱地址或网址等。,Date,日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日/月/年的顺序，而美式按月日年的顺序。注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如May 7,2006; 23 September, 2005,Rewrite the following date for standard business letters,6/5/0610-9-068 June 2006Oct.28, 06Jan.13. 2006,一月 Jan. January 二月

4、 Feb. February 三月 March Mar. 四月 Apr. April 五月 May 六月 Jun June 七月 Jul. July Jy. 八月 August Aug 九月 Sep Sept. September 十月 Oct. October 十一月 Nov. November 十二月 Dec December,Inside Address,信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语+全名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收信人地址应确切完整。,Arrange the following information into letterhe

5、ad or inside address:,China/Beijing 100021/Beijing Metal/President/ Lin Fang/ East lane/ 234Lin Fang President of Beijing Metal 234 East lane, Beijing 100021 China,Salutation,称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以Dear 或My dear开头的。1.亲近熟悉的人: Dear/My dear +称呼或名字。2 长辈、关系一般、不相识：Dear+“先生/女士/教授”3 机关、团体、公司、

6、工厂或学校：Dear Sir or Madam, To Whom It May concern. 有时直接用 Gentlemen(复数)。,Body,语言要得体，简单明了，措词礼貌。称呼下面隔一两行开始写正文。一般说来，开头直接表达写信的目的，中间对目的具体说明，结尾表达希望祝愿等。,Complimentary Closing,开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。1. 家人亲戚: Your loving mother/son/brother; Yours lovingly, With love, All my love et

7、c. 2. 长辈或一般朋友：Yours respectfully/sincerely, Yours truly etc. 3. 机关、团体、学校等： Yours faithfully/sincerely, Yours truly etc.,結尾的部份,Signature,写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。,Block format齐头式,xxxx (letterhead)June 3, 2005 (date)xxxx ( inside address)Dear xx, (salutation)We received your

8、xxxx (body)Yours sincerely (complimentary close)XX (signature)Joe (printed name),Modified Format,xxxx (letterhead) June 3, 2005 (date)xxxx ( inside address)Dear xx, (salutation) We received your xxxx (body) Yours sincerely XX (signature) Joe (printed name),Writing,1. 书信 letter(一般书信，求职信, 邀请信，接受邀请，拒绝邀

9、请，感谢信，证明信，投诉信，请假条等)2. 通知 notice3. 留言 message4. 简历 resume5. 电子邮件 e-mail6. 图表作文,作文评分标准：总分15分，分五个等级：2分，格式不正确，内容表达不清楚，语言支离破碎。仅有个别句子正确。5分，勉强说的过去，内容不完整但没有离题，语言很多错误，有一些严重错误8分，格式基本正确，内容大体完整，表达可被勉强理解，有较多语言错误，包括少量严重错误11分，格式基本正确，内容较完整，表达尚清楚，有一些语言错误，可以有个别句子结构的错误14分 格式正确，内容完整，表达清楚，语言上仅少量错误高出14分的给15分，低于8分的可以给7分。假

10、如不按提示写或语言表达完全无法理解，给0分。字数不够应扣分，在给分后，每少10个字扣一分。,二、求职信（a letter of application for a position）1. 格式及内容和其他普通书信一样，求职信由写信人地址及写信日期、收信人姓名及地址、称呼、正文、结束语、署名和附件七个部分组成。求职信大致包括以下内容：1）首先说明写信原由，即是看到招聘广告还是从朋友处得到消息。2）正文强调与求职岗位相关的教育背景、工作经历与资格。3）结尾应请求面试机会。4）提供至少两个证明人及其联系地址和电话，放在个人简历（写求职信一般要附上个人简历）中列出，否则在正文中体现。,如何写简洁明了的

11、求职信？-三段式,Para1-Why you are writing?Para2-What abilities and experiences you have ?Para3- whats your expectation?,2. 常用句型：,第一段：1) I am applying for the position of2)This is an application for the position3) I am interested in the position in your company as 最后一段：1) I should be glad to have a personal

12、 interview.2) My resume is enclosed.3）Im looking forward to hearing from you shortly.,地址写法,201室 Room 20112号 No.122单元 Unit 2长安街 Chang An street3号楼 Building No.3长安公司 Chang An Company南京路 Nanjing road宝山区 BaoShan District赵家酒店 ZhaoJia hotel钱家花园: Qianjia garden孙家县 Sunjia county李家镇 Lijia town广州市 Guangzhou c

13、ity广东省 Guangdong province中国 China,地址翻译实例 :宝山区南京路12号3号楼201室room 201，building No.3,No.12，nan jing road，BaoShan District如果地方不够可以将3号楼201室写成：3-201宝山区示范新村37号403室Room 403,No.37,SiFan Residential Quarter,BaoShan District,范文： 140 Shaoshan Road Hangzhou 3180000 Zhejiang Nov. 17, 2003Personnel DirectorShanghai

14、 New World SchoolShanghaiDear Sir or Madam, I have learned from the job ad that there is a vacancy of English teacher in Shanghai New World School, and I wish to apply for the position. I graduated from Zhejiang University. For the last two years, I have been teaching English at Hangzhou No.9 Middle

15、 School, to whom I can refer you as to my character and ability. Enclosed you will find a recommendation letter from Professor Smith, of the Foreign Languages College of Zhejiang University.I should welcome a personal interview at your convenience. Yours respectfully Alice White,二、感谢信（Thank-you lett

16、er）,商务感谢信范例:Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30. I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me. Yours faithfully * * *尊敬的先生/小姐 谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，

17、并带去我的证书及其它书面材料。 你诚挚的 * * *,模板,Dear, Thank you for正文 再来一句。Thank you. Yours, XX,道歉信模板,Dear _, I am truly sorry that _（道歉的原因）. The reason is that _（介绍原因）. Once again, I am sorry for any inconvenience caused. Hope you can accept my appologies and understand my situation.Yours sincerely, Li Ming,三、投诉信（a

18、letter of complaint）,一般来说，投诉信包括三个基本方面：1）投诉内容。主要指投诉实物名称或服务态度等。2）投诉原因。主要指投诉内容出了何种问题。3) 希望得到的结果。主要指向被投诉的单位或个人求得解决问题的办法或希望返回其所付出的所有代价。常用句型： 1) I am writing to complain that 2) Hoping that the matter will be dealt with as soon as possible.,May 10, 2003To whom it may concern,（致有关负责人） I have written two le

19、tters telling you that my refrigerator did not work properly for a few days, but I havent heard from you ever since. This causes us not only much inconvenience but also a lot of trouble. Hoping that the matter will be dealt with as soon as possible. Yours sincerely, Li Hua,投诉信模式：,四、邀请信（ a letter of

20、invitation）1. 格式及内容1） 邀请信的正文a.提出邀请b.清楚写明邀请的原因并指出时间、地点、场合c.结尾时表示期待对方接受邀请，如要求被邀请人答复，应注明RSVP/r.s.v.p.。,2） 表示接受邀请的复函的正文a.感谢对方的邀请b.表示接受要求并确认时间、地点、场合c.表达愉快的期盼之情3） 表示谢绝邀请的复函的正文a.感谢对方的邀请b.明确谢绝并给出合理的原因,便条（note）的种类不少，像请假条（包括病假、事假、续假）、留言条、记录电话内容的条子等都是“便条”。,五、便条,“病假”一般用“sick leave”，“请病假”用“ask for sick leave”；“事

21、假”一般用“leave of absence”,一、请假条 March 10，2003 Dear Mrs. Wang， Im seriously ill today and can not come to classI ask for sick leave of one day Your student， Zhang Lihua,二、留言条 9 amApril 6 Lili， Ill leave by train at 8：00 amtomorrow morningThis is to say good-bye to you Chen Mei,电话留言条一般有印好的记录本，格式为： Telep

22、hone Message（or：TELEPHONE MESSAGE）From：_ To：_ Date：_ Time：_ Message：_ _ _ Signature（签名）：_,六、 通知（Notice）,英文通知的格式与中文通知大体相同，由标题、正文、落款（或时间）三部分组成。标题写在正文上方正中部位，常以 Notice/NOTICE 作标题。落款即发出通知的单位和时间写在正文右下角，有时单位可省略，时间也可写在单位名称下一行的左下角。书写正文应注意几点：1） 内容简洁清楚。2）多采用被动语态，人称用第三人称。3) 正文起首常标以“ATTENTION”字样或以“Attention, ple

23、ase” 开头。,Sample 1:罗列式 NOTICELecturer: Mr.Wang ,general manager of Shanghai Golden Palm Computer System Limited Company Topic: Modern Information Management ModeTime: 6:30 p.m.-8:30 p.m. May 12Venue: the Multi-media Lecture RoomAudience: students of Information Management Department Information Manag

24、ement Department May4,2003,2.陈述式： May4,2003 NOTICE Mr. Wang , general manager of Shanghai Golden Palm Computer System Limited Company, will give a lecture on Modern Information Management Mode at 6:30 p.m. on May 12. The two-hour lecture will be held in the Multi-media lecture Room .Students of Info

25、rmation Management Department are invited to attend the lecture. Information Management Department,November 21, 2006To whom it may concern,This is a group e-mail sent out to the administration, staff and students of Walker Davis High School. For the safety of our staff and students, our school will

26、be closed due to repairs in the electrical system on December 1 and December 2. Administration, staff, and students are expected to return to school on December 3. Thank you for you understanding. We hope to quickly resolve the problem. Sincerely,Mark Owens,3.书信式,九、备忘录,格式如下： 标题 Memo （MEMO） 收件人 To： 发

27、件人 From： 发文日期 Date： 事由 Subject 正文 Message,字母也可以全部大写。 1。首先memo 这个词有些时候是可以被省得，因为大多数memo都印在专门得公司用纸上，如果没有memo这个词，则必须写出来。 2。不必用过于复杂得单词，行文应该简洁，语言要有礼貌。,说明：根据下列内容写一份电子邮件。发件人：John Smith ()收件人：假日酒店（电子邮件）发件时间：12月10日事由： 1. 因行程改变，取消12月5日以John Smith的名义在贵酒店预定 的12月12日到15日的两个单身房间 2. 表示歉意，并询问是否需支付违约金。 3. 要求回信确认。Words

28、 for reference:违约金 cancellation penalty假日酒店 Holiday Inn以的名义 in the name of确认 confirm,十、E-mail应用文写作,E-mail MessageTo: _From: _Date:_Subject:_Dear Sir or Madam, _ Yours faithfully, John Smith,Holiday Inn（电子邮件）,John Smith (),Dec. 10th,Cancellation of Hotel Booking,I am writing to inform you that, becau

29、se of my change of schedule, I have to cancel the booking of two single rooms during Dec. 12th to 15th in the name of John Smith. I apologize for the inconvenience I will bring you, and I wonder whether I should pay the cancellation penalty. I will be grateful if you could write back to confirm it.,