档案管理工作的标准与流程教材课件.pptx

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1、,档案管理工作培训教程,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作培训教程 档案管理工作的,档案管理工作的标准与流程 一套标准 两个流程 三点要求 内容依据： 企业档案工作规范 档案管理分项细则 关于加强档案管理工作的通知 其他相关制度,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 1、档案管理工作的领导与团队配置标准 部门档案管理员 集团：总裁办分管领导 总裁办 集团公司档案馆 企业档案管理机构 独立法人企业：办公室分管领导 办公室 档案科/室 档案管理员 档案管理人员配备：总部部门1-2名兼职档案员 企业1-2名专职档案员，须持证上岗 档案管理人员报备：档案员

2、需报集团档案馆审核并备案 保持相对固定 更换档案员需事先征得集团档案馆同意，并在一周内向集团档案馆报备,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 1、档案管理工作的领导与团队配置标准 2、档案管理人员工作职责标准 制定制度计划 集中统一保管 及时整理归档 指导监督检查 推进信息化管理,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 1、档案管理工作的领导与团队配置标准 2、档案管理人员工作职责标准 3、归档资料文件分类标准 档案文件类目编目要求 组卷时保持文件之间的有机联系和区分保管期限， 文书类档案、声像档案、实物档案按“

3、件”管理；反映 产品、科研、基建、设备仪器、职工、会计、地质档案 按“卷”管理。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 1、档案管理工作的领导与团队配置标准 2、档案管理人员工作职责标准 3、归档资料文件分类标准 4、档案保管期限标准 永久保管档案：永久保留 定期保管档案：（1）10年 （2）30年 请参考： 企业档案工作规范附录A： 档案归档范围和分类编目方法,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 1、档案管理工作的领导与团队配置标准 2、档案管理人员工作职责标准 3、归档资料文件分类标准 4、档案保管期限标

4、准 5、档号编号标准 十种档案的不同编号要求 参考： 企业档案工作规范附录A： 档案归档范围和分类编目方法 文书档案 产品生产类档案 基本建设档案 科学技术研究档案 设备仪器档案 会计档案 职工档案 地质档案 声像档案 实物档案,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类： 不涉及费用报支的资料归档时间要求 涉及费用报支的资料归档时间要求,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类： 不涉

5、及费用报支的资料归档时间要求 涉及费用报支的资料归档时间要求 定期归档档案 每月或半年一次党群工作、行 政管理工作、经营管理工作、生产技术 管理工作中形成的文件材料应在办理完 毕后由总收发员按部门归档立卷规范的 要求整理好归档材料，向所在单位档案 部门移交。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类： 不涉及费用报支的资料归档时间要求 涉及费用报支的资料归档时间要求 定期归档档案 限期归档档案 三个月内归档产品生产或业务开发、科研项目文件材料在其项目或成果鉴定后。 每年四月份之前归档列入集

6、团年度科技计划项目的全部档案，由技术部门负责，未结题或未能完整归档的项目要说明原因。 保管一年后归档会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理并保管一年后向档案部门移交归档。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类： 不涉及费用报支的资料归档时间要求 涉及费用报支的资料归档时间要求 定期归档档案 限期归档档案 及时归档档案 电子文件 照片及底片、胶片、实物 更新、补充/机构变动和职工留在部门或个人手中/企业产权变动/临时活动中形成的文件材料,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与

7、流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类： 不涉及费用报支的资料归档时间要求 涉及费用报支的资料归档时间要求 外出项目考察、培训、参加会议（包括 尽职调查等）收集的资料（包括纸质和 电子文件）：将收集资料由经办人或部门档 案员按部门归档立卷规范的要求整理好归档材 料，向所在单位档案部门移交，经部门档案员 及单位档案部门均签字验收后方可办理报销及 支付相关款项。待项目闭合后，由部门档案员 收集项目考察（调查）报告一并归档。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 根据文件材料形成

8、特点确定归档时间，可分为以下两类： 不涉及费用报支的资料归档时间要求 涉及费用报支的资料归档时间要求 外出项目考察、培训、参加会议（包括 尽职调查等）收集的资料（包括纸质和 电子文件） 基建项目文件材料：竣工验收后三个月内 归档，周期长的工程项目应分阶段、单项 归档。由基建部门档案员按部门归档立卷 规范的要求整理好归档材料，向所在单位 档案部门移交，经部门档案员及单位档案 部门均签字验收后方可办理工程结算及支 付相关款项。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类： 不涉及费用报支的资料归

9、档时间要求 涉及费用报支的资料归档时间要求 外出项目考察、培训、参加会议（包括 尽职调查等）收集的资料（包括纸质和 电子文件） 基建项目文件材料 外购设备仪器或引进项目的文件材料： 在开箱验收或接收后即时登记归档，由设 备管理部门档案员按部门归档立卷规范的 要求整理好归档材料，向所在单位档案部 门移交，经部门档案员及单位档案部门均 签字验收后才能办理相关结算及支付相关 款项。利用时按照借阅或复制程序办理。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类： 不涉及费用报支的资料归档时间要求 涉及费

10、用报支的资料归档时间要求 外出项目考察、培训、参加会议（包括 尽职调查等）收集的资料（包括纸质和 电子文件） 基建项目文件材料 外购设备仪器或引进项目的文件材料 物资采购文件：合同签订后15 个工作日 内由经办人将该采购过程的全套文件进行 整理后移交部门档案人员。经办人或部门 档案人员按部门归档立卷规范的要求整理 好归档材料，向所在单位档案部门移交， 经部门档案员及单位档案部门均签字验收 后才能办理采购结算及支付相关款项。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 根据文件材料形成特点确定归档时间，可分为以下两类： 不涉及费用报支的资料归

11、档时间要求 涉及费用报支的资料归档时间要求 外出项目考察、培训、参加会议（包括 尽职调查等）收集的资料（包括纸质和 电子文件） 基建项目文件材料 外购设备仪器或引进项目的文件材料 物资采购文件 各部门经办的合同、协议：终验付款前由 部门档案员或合同经办人员收集合同约定 的应交付材料，并按部门归档立卷规范的 要求整理好归档材料，向所在单位档案部 门移交，经部门档案员及单位档案部门均 签字验收后才能办理相关结算及支付相关 款项。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 材料完整 原件归档 文字说明 一式多份 合作项目

12、移交清单 归档说明,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 （1）应归档电子文件要求 企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范 围确定；音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件 格式的软件等应与电子文件一并归档。 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移，并按要求使用通用电子文件格式。 电子文件归档采用物理归档和逻辑归档两种方式。 电子文件必须经鉴定、整理、审核后才可

13、以归档。 加密的电子文件归档时应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文 件一并归档。 电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后 由档案部门负责。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 （1）应归档电子文件要求 （2）非电子档案的数字化 纸质档案和照片档案：扫描分辨率参数大小的选择，以扫描后的图像清晰、完整、 不影响图像的利用效果为准；采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF (G4)格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPE

14、G 格式存储； 提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或CEB或其他格式。 扫描后的图像文件应与纸质或照片档案档号对应。 声像档案：音频档案数字化形成的电子文件格式应为MP3 或WAV，视频档案数字 化形成的电子文件格式应为MPEG或AVI。数字化生成的电子文件应与声像档案档 号对应。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 （1）应归档电子文件要求 （2）非电子档案的数字化 （3）业务系统与网络服务 “紫金矿业数字档案信息管理系统”：未来，将有越来越多的企业使用近斯上 线运行的新系统，并通过

15、该系统提供档案信息网上利用服务。各企业应建立库 （室）藏全部档案的案卷级目录数据库，逐步建立文件级目录数据库，将数字 化后的非电子档案和各信息系统中归档的电子文件根据利用权限及时有效地提 供利用。 企业各业务系统的开发与实施应有档案部门的参与。各业务系统应有生成电子 文件自动归档功能的模块或接口。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 （1）应归档电子文件要求 （2）非电子档案的数字化 （3）业务系统与网络服务 （4）电子档案的安全与保存 电子档案可参照纸质档案的分类、整理。 电子档案应存储到

16、脱机载体上，推荐采用的载体按优先顺序依次为只读光盘、一 次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘、闪存等。 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、全宗号、类别号、密级、 保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套 提供利用。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 （1）应归档电子文件要求 （2）非电子档案的数字化 （3）业务系统与网络服务 （4）电子档案的安全与保存 存储在脱机载体上的电子

17、档案保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条 件：归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖 立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境 温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：3545。 存储电子档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验，抽样 率不低于10，如发现问题应及时采取恢复措施；对磁性载体上的电子档案，应 每4年转存一次。原载体同时保留，时间不少于4年；超过保管期限的电子档案的 鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文 件目录存档。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与

18、流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 9、设施设备及安全标准 设施要求 库房远离存有易燃易爆物品等不安全场所，禁止设于地下楼层或顶层。 档案库房楼面应满足档案及其装具的承重要求。 档案库房符合防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防有害气体 等有关要求，库房照明采用冷光源荧光灯。 档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间，新建档案库房原则上 应满足后20年档案的存储需要。 档案馆建筑应符合JGJ 252010档案馆建筑设计规范等有关标准要求。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准

19、 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 9、设施设备及安全标准 设备要求 档案装具：档案柜架采用密集架；磁性载体档案采用防磁柜，非纸质载体档案保 存在专用设备中；卷盒、卷夹采用无酸制品，符合国家相关标准。 库房保护设备：灭火器材、温湿度监控仪、防光窗帘、防盗门窗、空调机、除湿 机、加湿器、自动报警、自动灭火、温湿度自动调控。 日常管理设备：装订机、打印机、除尘器、消毒柜、除湿机、加湿机、去酸设备、 照相机、摄像机、复印机、裱糊机、计算机、扫描仪、光盘刻录机、CAD绘图仪、 工程图纸复印机、工程图纸扫描仪。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工

20、作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 9、设施设备及安全标准 10、纠错标准 （1）档案检查监督 集团公司按评分标准检查档案工作； 各权属企业对所属单位开展档案工作检查； 发现问题及时纠正； 发现档案违法案件上报集团公司。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 9、设施设备及安全标准 10、纠错标准 （1）档案检查监督 （2）影响年度绩效考核的行为 不按规定收集档案的； 不按规定归档或不按规定移交档案的； 档案保管条件恶劣，危及档案安全的； 不按规定进行档案

21、登记的； 不按规定提供利用的； 其他违反规定，可能危及档案完整与安全的。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 9、设施设备及安全标准 10、纠错标准 （1）档案检查监督 （2）影响年度绩效考核的行为 （3）采取行政处分的行为 损毁、丢失、隐匿属于公司档案的； 玩忽职守，造成档案损失的； 损毁、丢失、隐匿属于公司档案且拒不改正的； 擅自提供、抄录、公布、泄密、销毁属于公司档案的； 涂改、伪造档案的； 擅自转让档案或将档案擅自赠送给非本单位人员及本单 位无关人员的；倒卖档案牟利或将档案擅自出卖给

22、非本 单位人员的。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 6、归档时间标准 7、归档档案质量标准 8、信息化管理标准 9、设施设备及安全标准 10、纠错标准 （1）档案检查监督 （2）影响年度绩效考核的行为 （3）采取行政处分的行为 （4）处以罚金的行为 管理不到位造成应形成档案资料流失 档案资料归档不及时 企业未配置专用档案库房 各单位专用档案库房防护措施不符合规范 要求达3项以上；造成档案资料霉变、潮 湿、虫蛀 调整档案管理工作分管领导和档案管理人 员未备案,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 二、档案管

23、理工作的两个流程 档案管理员工作流程 其他人员工作流程,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 二、档案管理工作的两个流程 （一）档案管理员工作流程 1、行政管理工作 （1）修订本单位档案管理工作制度 （2）制定本单位档案管理工作计划 （3）指导各部门/机构档案工作 （4）监督检查考核各部门/机构档案工作 2、档案整理工作 （1）编制归档文件目录明确归档时限 （2）跟踪收集整理相关资料形成归档文件 A、分类 B、组卷 C、利用档案软件进行录入、上传 D、编制档号 E、编页号、盖归档章 F、打印 G、装订 H、移交,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的

24、标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 二、档案管理工作的两个流程 （一）档案管理员工作流程 1、行政管理工作 2、档案整理工作 3、档案保管工作 （1）档案入库前应去污、消毒、去酸； （2）对一些不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印 或加膜等方式保护。对一些不利于档案保护的包装物 应去除； （3）重要工程项目档案前期文件材料和竣工图、科研项目 评审及专利材料、地质勘察重要档案、重要协议合同 以及其他重要文书类档案应考虑异地备份保存。移交 一套至总部档案馆保管，如果档案资料只有一套的可 以扫描异质备份至上级主管单位保管。 （4）底图应存放在底图柜中，不易折叠； （5）磁带、录音带、录像带等

25、磁性材料应存在防磁柜中； （6）光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内； （7）应及时补救或修复受损的档案。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 二、档案管理工作的两个流程 （一）档案管理员工作流程 1、行政管理工作 2、档案整理工作 3、档案保管工作 4、库房管理工作 （1）卫生清洁，做好八防工作； （2）根据各类载体的保管要求控制库房温度和相对湿度； （3）定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患； （4）定期核对库藏档案，发生变化时应记录说明。 5、档案鉴定工作 （1）文件材料价值的鉴定 （2）到期档案的鉴定,档案管理工作的标准与流程,档案管理

26、工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 二、档案管理工作的两个流程 （一）档案管理员工作流程 1、行政管理工作 2、档案整理工作 3、档案保管工作 4、库房管理工作 5、档案鉴定工作 6、管理统计工作 （1）数字准确无误，资料按时报送，活动符合规范； （2）日常统计工作要有台账； （3）及时、准确地填报统计报表，每年1月15日之前上报； 7、档案利用工作 （1）设定利用者权限； （2）按规定登记； （3）直接查阅、网上查阅、电话查阅； （4）档案室应编制多种检索工具； （5）开发档案信息资源为集团公司各项工作服务。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十

27、项标准 二、档案管理工作的两个流程 （一）档案管理员工作流程 （二）其他人员工作流程 1、分管领导 分管档案管理工作的部门副总经理、企业副总经理、办 公室主任是各部门与企业档案管理工作的第一责任人，要按 照集团公司档案管理工作的有关规定，建章立制，抓好本单 位档案管理工作，认真协调本单位各部门、处室、下属企业 单位与档案管理部门的工作，监督与考核档案管理人员绩效， 全面提高本单位档案管理水平。 2、档案形成项目负责人 企业档案是企业资产的重要组成部分，项目负责人必须 高度重视企业档案资料的重要性，在项目活动中做好文件材 料管理工作。根据企业档案工作规范的要求，推行部门、 项目及专项工作文件材料

28、整理、归档责任制，主动配合本单 位档案管理部门，根据归档范围、按照归档要求、在规定的 时间内由协助各部门、项目及专项工作档案员对文件材料整 理后向本单位档案部门归档。,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 二、档案管理工作的两个流程 三、档案管理工作的三点要求 （一）强化意识 （二）履行职责 （三）提升质量,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 二、档案管理工作的两个流程 三、档案管理工作的三点要求 （一）强化意识 1、提高对档案重要性的认识 2、树立遵章守制的管理观念 3、加强档案工作的服务意识 （二）履行职

29、责 （三）提升质量,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 二、档案管理工作的两个流程 三、档案管理工作的三点要求 （一）强化意识 1、提高对档案重要性的认识 2、树立遵章守制的管理观念 3、加强档案工作的服务意识 （二）履行职责 1、建章立制，计划管理 2、脑勤手勤，提高效率 3、指导有方，严于监督 （三）提升质量,档案管理工作的标准与流程,档案管理工作的标准与流程 一、档案管理工作的十项标准 二、档案管理工作的两个流程 三、档案管理工作的三点要求 （一）强化意识 1、提高对档案重要性的认识 2、树立遵章守制的管理观念 3、加强档案工作的服务意识 （二

30、）履行职责 1、建章立制，计划管理 2、脑勤手勤，提高效率 3、指导有方，严于监督 （三）提升质量 1、软件硬件，齐头并进 2、培训学习，充电提高 3、加强协调，齐心协力,档案管理工作的标准与流程,谢谢，再见,档案管理工作培训教程,档案管理工作培训教程,踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就未来。22.11.1022.11.10Thursday, November 10, 2022弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。10:49:1910:49:1910:4911/10/2022 10:49:19 AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦绷。22.11.1010:49:1910:49Nov-221

31、0-Nov-22重于泰山，轻于鸿毛。10:49:1910:49:1910:49Thursday, November 10, 2022不可麻痹大意，要防微杜渐。22.11.1022.11.1010:49:1910:49:19November 10, 2022加强自身建设，增强个人的休养。2022年11月10日上午10时49分22.11.1022.11.10追求卓越，让自己更好，向上而生。2022年11月10日星期四上午10时49分19秒10:49:1922.11.10严格把控质量关，让生产更加有保障。2022年11月上午10时49分22.11.1010:49November 10, 2022重规

32、矩，严要求，少危险。2022年11月10日星期四10时49分19秒10:49:1910 November 2022好的事情马上就会到来，一切都是最好的安排。上午10时49分19秒上午10时49分10:49:1922.11.10每天都是美好的一天，新的一天开启。22.11.1022.11.1010:4910:49:1910:49:19Nov-22务实，奋斗，成就，成功。2022年11月10日星期四10时49分19秒Thursday, November 10, 2022抓住每一次机会不能轻易流失，这样我们才能真正强大。22.11.102022年11月10日星期四10时49分19秒22.11.10,谢谢大家！,踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就未来。9月-229月-22S,