三级秘书 第三章 文书拟写与处理64p.ppt

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1、三级秘书_第三章_文书拟写与处理64页PPT文档,三级秘书_第三章_文书拟写与处理64页PPT文档,第一节 文书拟写,一、通告 P162（一）相关知识1、通告的概念（是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项公文）2、通告与公告的区别（1）使用范围不同 （公告大于通告，通告面向国内社会有关方面，而公告面向国内外）（2）宣布事项不同（公告重于通告）（3）制发者不同（通告可由各级机关、企事业单位与社会团体公布，而公告有国家行政机关或权力机关发布）,第一节 文书拟写一、通告 P162,13种行政公文13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要3、通告的类

2、型（1）制约性通告（2）告知性通告（二）示例分析,13种行政公文,（三）拟写要点1、标题(4种形式，P165）（1）发文机关+事由+文种（2）发文机关+文种（3）事由+文种（4）文种,（三）拟写要点,2、正文（1）发文缘由（2）通告事项（3）尾语（有4种形式，特此通告本通告自年月日起施行发出说明等4秃尾）落款成文日期（四）注意事项（上面的通告与公告的区别）,2、正文,二、通报P166（一）相关知识通报的概念（是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文）通报的性质（）通报属于奖励与告诫性公文（）通报属于传达和告晓性公文（）通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内部使用,二、通报P166

3、,3、通报的类型（1）表彰通报（2）批评通报（3）传达通报（二）示例分析,3、通报的类型,（三）拟写要点标题（1）发文机关+事由+文种 （2)事由+文种主送机关正文（）发文缘由（）通报事项（3）分析（4）决定（5）号召要求,（三）拟写要点,（四）注意事项1掌握通知与通报的区别通知带有一定的指令性，是上级至下级的公文，而通报是重在传达精神或情况使公众和各单位知晓。2掌握传达通报正文的写法（五）相关链接,（四）注意事项,三、决定（一）相关知识1决定的概念（是对重要的事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文）2决定的特点（决策性、制约性）3决定的类型（1

4、）指挥性决定（2）知照性决定（二）示例分析,三、决定,（三）拟写要点1标题（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种 （注：不能用文种做标题）2主送机关3正文（1）发文缘由（2）决定事项（3）要求4附件5落款,（三）拟写要点,6成文日期（1）属领导机关的决定，成文日期通常置于落款下方。（2）属领导机关的决定，成文日期也可加括号后置于标题下，书写时位置居中。（3）属会议通过的决定，通过日期在加括号后置于标题下方，常用形式是：x年x月x日xxxx会议通过，书写时位置居中。,6成文日期,（四）注意事项1不可用“文种”作标题2慎用“决定”,（四）注意事项,四、请批、批答函（一）相关知识1请批、批答函的

5、概念（是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文）2请批、批答函的类型（1）请批函（2）批答函（二）示例分析,四、请批、批答函,（三）拟写要点1标题（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种（3）发文机关+事由+去（复）函机关+文种2正文（1）发文缘由（2）事项（3）尾语,（三）拟写要点,（四）注意事项1准确选择文种2把握用语分寸,（四）注意事项,五、计划（一）相关知识1计划的概念2计划的特点（1）针对性（2）预见性3计划的类型（1）按内容分（2）按范围分（3）按时间分（4）按性质和作用分（二）示例分析,五、计划,（三）拟写要点1计划的结构（1）文章式（2）表格式2文章式计划的结构和写法（

6、1）标题1）单位名称+时间+事由+文种2）时间+事由+文种3）单位名称+事由+文种4）事由+文种5）文种,（三）拟写要点,（2）正文1）前言2）主体3）结尾（3）尾部（四）注意事项,（2）正文,六、总结（一）相关知识1总结的概念（是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性认识，用以指导以后工作的事务性公文）2总结的类型（1）综合性总结（2）专题性总结（二）示例分析,六、总结,（三）拟写要点1标题（1）公文式标题（2）非公文式标题2正文（1）前言（2）主体（3）结尾3尾部,（三）拟写要点,（四）注意事项1正确的指导思想2坚持实

7、事求是3总结出规律性的东西4分清主次，突出重点5语言简明、准确,（四）注意事项,七、述职报告（一）相关知识1述职报告的概念（是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告）2述职报告的特点（1）个人性（2）真实性（3）通俗性（二）示例分析,七、述职报告,（三）拟写要点1标题（1）述职人+时限+文种（2）述职人+文种（3）正副标题（4）直接用文体做标题2称谓3正文（1）开头（2）主体（3）结尾,（三）拟写要点,（四）注意事项（1）实事求是（2）突出特点（3）语言简洁,（四）注意事项,八、讲话稿（一）相关知识1讲话稿的概念2

8、讲话稿的特点（1）内容针对性强（2）语言平易通俗（3）交流具有互动性,八、讲话稿,3讲话稿的分类（1）按场合分（2）按讲话者的身份分（3）按讲话的目的分（4）按讲话的内容分（二）示例分析 （三）拟写要点1开头2主体,3讲话稿的分类,（四）注意事项（1）讲话稿以声音充当媒介，通过声音来传递讲话人的思想和感情（2）讲话稿的内容要有针对性（3）观点鲜明，主题明确（4）语言要通俗、生动,（四）注意事项,九、市场调查报告（一）相关知识1市场调查报告的概念（是对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告）2市场调查报告的特点（1）针对性（2）真实性（3）典型性（

9、4）时效性3市场调查报告的分类（二）示例分析,九、市场调查报告,（三）拟写要点1标题2前言3正文（1）情况部分（2）预测部分（3）建议部分4尾部（四）注意事项,三级秘书_第三章_文书拟写与处理64页PPT文档,十、招标书（一）相关知识1招标书的概念及特点2招标书的类型（二）示例分析,十、招标书,（三）拟写要点1标题2正文（1）前言写明招标单位的基本情况和招标的目的（2）主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标、投标办法、招标时限、招标地点等（3）结尾写明招标单位的名称、地址、电话号码和传真等3尾部,（三）拟写要点,（四）注意事项（1）做好调查研究，掌握市场信息，制定的预算、评估款项要科学

10、合理（2）语言简洁、用词精确，文字、数据、图表均要求准确无误,（四）注意事项,十一、投标书（一）相关知识1、投标书的概念2、投标书的特点（二）示例分析,十一、投标书,（三）拟写要点1、标题2、正文（1）送达单位顶格书写（2）引言说明投标的依据、目的和指导思想（3）主体根据招标书提出的目标、要求，介绍投标企业的现状，明确投标期限及投标形式，拟写标的，填写标单等（4）结尾写明投标单位的名称、地址、电话号码和传真等3、尾部,（三）拟写要点,（四）注意事项1、明确招标要求2、事实求是，不可弄虚作假3、语言简洁，语气谦和,（四）注意事项,第二节 收发文处理,一、文书的审核（一）相关知识1、文书审核的含义

11、2、文书审核的要求（1）审核中发现的问题必须逐一纠正（2）一般性问题可以直接修改（3）需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或与承办部门共同协商,第二节 收发文处理一、文书的审核,（二）示例分析（三）工作程序1、明确审核范围2、确定是否需要行文3、审核文书内容4、检查文字表达、5、检查文件体式6、检查文书在处理程序上是否妥善完备,（二）示例分析,（四）注意事项（1）书写不工整或改动过多的文书，应重新誊录（2）审核中发现问题必须及时解决,（五）相关链接,（四）注意事项（五）相关链接,二、文书的拟办（一）相关知识1、文书拟办的含义2、文书拟办的要求（1）熟悉有关政策和规定（2）熟悉本单位各

12、部门的职责范围及业务情况（3）熟悉办文程序和有关规定（4）拟办意见要符合政策规定和实际情况（5）拟办意见力求准确、及时、简洁,二、文书的拟办,（二）示例分析（三）工作程序1、明确拟办范围2、阅读文书内容3、提出拟办意见,（二）示例分析,（四）注意事项（1）拟办意见要明确具体（2）应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门（3）写清承办的时限要求（4）写明发送范围和阅读范围,（四）注意事项,三、文书的承办（一）相关知识1、文书承办的含义2、文书承办的要求（1）认真领会拟办、批办意见（2）文书的承办要区分轻重缓急（3）来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考（4）对于已经承办

13、和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明（5）要将办理 的文书与待办的文书分别保存,三、文书的承办,（二）示例分析（三）工作程序1、了解文书内容2、研究批办意见3、进行具体办理,（二）示例分析,（四）注意事项（1）承办包括办理有关事宜和撰文答复（2）文书具有时效性，应在承办时限内完成文书的办理（3）属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因及时退回（4）注办文书（五）相关链接,（四）注意事项,四、文书的催办（一）相关知识1、文书催办的含义2、文书催办的要求（1）催办中发现问题要及时汇报（2）要填写催办记录单 （二）示例分析,四、文书的催办,（三）工作程序1、确定催办的范围2

14、、确定催办的方法（1）电话催办（2）发函催办（3）登门催办（4）约请承办部门来人汇报3、进行催办（四）注意事项（五）相关链接,（三）工作程序,第三节 文档管理,一、档案利用（一）相关知识1、档案利用的含义2、档案利用的要求（1）依法开展利用工作（2）主动、及时开展利用工作（3）不断完善档案服务方式和手段（4）掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用（二）示例分析,第三节 文档管理一、档案利用,（三）工作程序1、熟悉库藏2、分析利用需求（1）决策人员的档案需求（2）基层管理者的档案需求（3）科研人员的档案需求（4）工程技术人员的档案需求3、选择档案利用方式（1）阅览室提供利用（2）档

15、案外借（3）制发档案复制本（4）制发档案证明（5）提供咨询服务（6）印发目录（7）档案展览,（三）工作程序,4、获取档案5、提供档案 （四）注意事项,4、获取档案,二、档案参考材料的编写（一）相关知识1、档案参考材料的含义2、档案参考资料的编写要求（二）示例分析,二、档案参考材料的编写,（三）工作程序1、确定编写档案参考资料的种类（1）大事记（2）组织沿革（3）统计数字汇集（4）会议简介（5）科技成果简介（6）企业年鉴（7）企业史志2、收集档案材料3、进行编写,（三）工作程序,（四）注意事项（1）档案参考资料改变了档案原来的形式，属于三次文献（2）档案参考资料是根据一定的专题对有关档案材料的内

16、容进行加工编写而形成的系统材料（五）相关链接,（四）注意事项,三、电子档案的管理（一）相关知识1、电子档案的含义2、电子档案的特点（1）非人工识读性（2）对电子技术和设备的依赖性（3）信息的可变性（4）信息与载体的可分离性（5）信息的可共享性（6）多种信息载体的集成性,三、电子档案的管理,3、电子档案的种类（1）按照电子档案的存在形式划分1）文本文件2）数据文件3）图形文件4）图像文件5）声音文件6）多媒体文件7）命令文件,3、电子档案的种类,（2）按照电子档案的功能划分1）主文件2）支持性文件3）辅助性、工具性文件,（2）按照电子档案的功能划分,（3）按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办

17、公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件（4）按照电子档案的属性划分，可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等（5）按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件,（3）按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生,4、电子档案管理的要求（1）真实性（2）完整性（3）可读性（二）示例分析,4、电子档案管理的要求,（三）工作程序1、电子档案的收集积累2、电子档案的归档（1）归档方式1）物理归档2) 逻辑归档（2）归档时间,（三）工作程序,（3）归档要求1）归档的电子档案应完整齐全，凡是归档范围

18、内的文件均应及时归档，不得分散保存。2）归档的电子档案应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本连同更改记录一并归档。各种文件的草稿，根据需要决定是否归档。3）归档的电子档案要整理。（4）归档手续,（3）归档要求,3、电子档案的保管（1）存放方式（2）控制库房温湿度控制（3）预防有害因素的影响（4）检查保存状况,3、电子档案的保管,4、电子档案的利用（1）电子阅览室阅览（2）复制（3）出借（4）在线利用,4、电子档案的利用,（四）注意事项（1）可以采用双套制归档（2）电子档案在归档时要进行技术鉴定（3）要维护电子档案信息的安全,（四）注意事项,docin/sanshengshiyuandoc88/sanshenglu,更多精品资源请访问,docin/sanshengshiyuan 更多精品,感谢聆听,感谢聆听,