word与excel邮件合并课件.ppt

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1、Word与excel邮件合并,-精品-,Word与excel邮件合并-精品-,什么是邮件合并,什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。 显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的

2、“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。我们通过实际任务的解决步骤，再来详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。,-精品-,什么是邮件合并 什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合,我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备两个规律：一是我们需要制作的数量比较大；二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数

3、据表中含有标题行的数据记录表表示。,什么时候使用“邮件合并”,-精品-,我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。,邮件合并的3个过程,上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。 (一) 建立主文档 (二) 准备好数据源 (三) 把数据源合并到主文档中,-精品-,邮件合并的3个过程 上面讨论了邮件合并的使用情,(一) 建立主文档,“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档

4、，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。,-精品-,(一) 建立主文档 “主文档”就是前面提到的固,(二) 准备好数据源,数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不

5、必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。,-精品-,(二) 准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记,(三) 把数据源合并到主文档中,前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。,-精品-,(三) 把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可,实例详细剖析,准备工

6、作：准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:photo文件夹里，一般

7、和主文档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。,-精品-,实例详细剖析 准备工作：-精品-,设计邮件合并的模板,接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下：启动Word 2003，现在先建立一个主文档，设计排版出符合要求的一个表格（或者文档）来，这些内容也是工作证中不会变动的部分。当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。,-精品-,设计邮件合并的模板接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步,添加域,步骤1选择“视图|工具栏|邮件

8、合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。步骤2点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。点击“确定”按钮返回主文档。,-精品-,添加域步骤1选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出,添加域,步骤3将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，点击“插入”按钮，将其插入到指定位置，如图 4所示。点击“关闭”按钮

9、返回到主文档。步骤4以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。,-精品-,添加域步骤3将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并,照片域的实现,步骤5将光标定位于“中学工作证”右下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照片。按“插入-域IncludePicture文件名或URL”下方框内输入任意一个字符，如“1” 确定。回主文档，按ALT+F9，选中“1”，插入域照片名，再按ALT+F9恢复。如下图所示,-精品-,照片域的实现步骤5将光标定位于“中学工作证”右下边大的,照片域的图示,-精品-,照片域的图示-精品-,照片域的图示,-精品-,照片域的图示-精品-,合并,步

10、骤6最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮(右边第4个图标)，将根据职工信息表中的记录数来批量制作“工作证”，并重新生成Word文档，至此，“中学工作证”制作完毕。然后直接打印就行了。小提示：如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人，没关系，你可以按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。还不行，你只有把这个文档先保存关闭了，然后再打开，全选，按F9键对文档进行刷新。,-精品-,合并步骤6最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按,照片域的另类实现,步骤5先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture

11、”e:photo”（不包含外侧双引号），再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField ”照片名”，光标定位到这个域之后输入“.jpg”，最后看到的结果应该是：IncludePicture “e:photoMergeField ”照片名“.jpg”。现在保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。,-精品-,照片域的另类实现步骤5先把光标定位在要插入照片的地方，按C,注意事项,1插入域的时候

12、，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。2特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：IncludePicture e:photoMergeField 准考证号.jpg，因为e：前多加了空格。3最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLU

13、DEPICTURE域代码，调文本框的位置即可。,-精品-,注意事项1插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是,邮件合并技巧,1. 用一页纸打印多个邮件利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符(b)全部替换成人工换行符(l)(注意此处是小写英语字母l，不是数字1)。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在

14、查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“b”，在“替换为”框内输入“l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。,-精品-,邮件合并技巧1. 用一页纸打印多个邮件-精品-,邮件合并技巧,2. 一次合并出内容不同的邮件有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”，而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插

15、入Word域”中的“ifthenelse(I)”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“ifthenelse(I)”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。,-精品-,邮件合并技巧2. 一次合并出内容不同的邮件-精品-,邮件合并小数点问题,将数据从数据源通过邮件合并方式提取到Word时，对于非整数如2.9，可能显示为2.8999999999999999。1、使用嵌套域代码 = MERGEFIELD “语文”

16、 可保留数据源中原数据格式，即如果“语文”成绩为整数时，该域结果也为整数，如果“语文”成绩为1位小数时，该域结果也保留1位小数。步骤如下：在主文档内按Alt+F9快捷键若干次，直到主文档内显示出 MERGEFIELD 抵押率（）为止。选定 MERGEFIELD 抵押率（） ，按Ctrl+F9快捷键为之加上一个域括号，变成 MERGEFIELD 抵押率（） 。在 MERGEFIELD 抵押率（） 中输入一个等号，使之变成 = MERGEFIELD 抵押率（） ，先按一次Alt+F9快捷键，然后再按一次F9键以刷新域，即可看到原来的66.670000000000002已经变成了66.67。,-精品

17、-,邮件合并小数点问题 将数据从数据源通过邮件合并方式提取到Wo,邮件合并小数点问题,2、使用“#”数字图片开关，可保留统一的小数位数，如 MERGEFIELD “合并域” #“0.00” ，可将“合并域”字段的所有数据保留小数点后2位小数。小数位数可根据需要自己定义。3、可在数据源中把数据转化为文本。,-精品-,邮件合并小数点问题2、使用“#”数字图片开关，可保留统一的,照片域的问题,图片刷新的问题解决了，但是还有另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保

18、存对域结果进行的格式修改： * MERGEFORMAT（注意前面的*是必须的，“*”后面有个空格）。所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为 INCLUDEPICTURE e:photoMergeField 准考证号.jpg * MERGEFORMAT 在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域OK，这次全都是调整后的格式了。实际上我们最好用PhotoShop动作把图片一次性调整为我们需要的大小再进行图片插入，特别是地形图这一类的可保证图片不变形。,-精品-,照片域的问题图片刷新的问题解决了，但是还有另一个问题，图片大,域位数的补齐问题,有的域单元格长

19、短不一，合并后的文档极不美观，可用插入文档中没有的字符补齐，合并后再替换为空格的方法解决。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3”；另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#，8-LEN(A4)/2)”；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)”，一定能满足你的要求。,-精品-,域位数的补齐问题有的域单元格长短不一，合并后的文档极不美观，,邮件合并是一个相当有用的工具，正确的加以运用，可以提高工作质量和工作效率，相信各位朋友可以更好的理解“邮件合并”，衷心希望大家能够把学到的技能运用于实际工作中去，通过更多实际操作的磨炼，进一步提高自己的应用水平，同时欢迎大家继续关注我们后面的课程。,总结,-精品-,邮件合并是一个相当有用的工具，正确的加以运用，可以,