Ecel在会计账簿中的应用课件.ppt

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1、第六章 Excel在会计账薄中的应用,2,4,第一节 应用Excel编制日记账,第二节 应用Excel编制科目汇总表,第三节 应用Excel编制科目余额表,第四节 应用Excel编制分类账,返回,问题情景描述,5,项目小节,第六章 Excel在会计账薄中的应用12433第一节,问题情景描述,【问题情景描述】 已知项目五中粤顺小家电厂2009年12月份的经济业务并编制了相应的会计凭证表，本项目给出该厂2009年12月的期初余额以及部分利一目的明细，请就这些内容编制该公司的利一目汇总表、总账、日记账以及利一目余额表。 其中明细期初余额如下所示:,下一页,返回,问题情景描述【问题情景描述】下一页返回

2、,问题情景描述,下一页,返回,上一页,问题情景描述下一页返回上一页,问题情景描述,下一页,返回,上一页,问题情景描述下一页返回上一页,问题情景描述日记账,【问题分析】 在手工会计中，我们登录完会计分录之后就要将每一笔会计分录登记人总账、现金日记账、银行存款日记账、各个明细账，并逐笔汇总每一个总账科目的本期借方发生额合计、贷方发生额合计，编制科目汇总表。这种做法重复劳动，复杂而烦琐，容易出错。学完Excel的数据处理功能后，我们可以借助Excel的数据透视表功能迅速完成各个总账科目的汇总工作，还可以迅速编制总账、明细账、科目汇总表。,下一页,返回,上一页,问题情景描述日记账【问题分析】下一页返回

3、上一页,问题情景描述,【学习目标】 1.复习会计账簿中的总账、明细账、日记账以及科目汇总表、科目余额表的相关知识; 2.能够灵活运用Excel的数据透视表编制日记账; 3.能够灵活运用Excel的数据透视表编制科目汇总表; 4.会用Excel编制科目余额表; 5.会用Excel编制总账。,返回,上一页,问题情景描述【学习目标】返回上一页,第一节 应用Excel编制日记账,6.1.1 任务目的及要求 通过本次任务让读者学会运用Excel编制普通日记账、现金日记账、银行存款日记账。 要求读者能够边看书，边动手操作本任务中提供的各项活动，从而真正掌握Excel编制普通日记账、现金日记账、银行存款日记

4、账的方法。,下一页,返回,第一节 应用Excel编制日记账6.1.1 任务目的及要,第一节 应用Excel编制日记账,6.1.2 编制普通日记账 日记账簿又称为序时账簿，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。日记账按照登录经济业务的内容不同分为普通日记账和特种日记账。 普通日记账用于登记全部经济业务。每天所发生的全部业务，按照经济业务发生的先后顺序，先编制成记账凭证，再根据记账凭证逐笔登记到普通日记账中。特种日记账是用于记录某一类经济业务发生情况的日记账。将某一类经济业务按照经济业务发生的先后顺序逐口逐笔记人账簿中形成特种日记账。例如:现金日记账、银行存款日记账为两个典

5、型的特种日记账。,上一页,下一页,返回,第一节 应用Excel编制日记账6.1.2 编制普通日记,第一节 应用Excel编制日记账,1.普通日记账的格式(表6-2 ) 2.普通日记账的编制 分析普通日记账的定义以及普通日记账的格式，我们只要将项目五中生成的会计凭证表相关数据粘贴在普通日记账格式中即可形成粤顺小家电厂的日记账。【操作步骤】 (1)将表6-2所示的普通日记账格式写入工作簿项目六会计账簿的新工作表中; (2)打开项目五的工作簿项目五会计凭证，点击会计凭证表，通过复制、粘贴的形式，将相关数据粘贴到指定的格式内，形成粤顺小家电厂的普通日记账如图6-1所示。,上一页,下一页,返回,第一节

6、应用Excel编制日记账1.普通日记账的格式(表6,第一节 应用Excel编制日记账,6.1.3 编制银行存款日记账 在手工会计中，银行存款日记账一般根据记账凭证直接登记。Excel电子表格制作的银行存款日记账可以通过筛选功能筛选会计凭证表中与银行存款有关的业务。 1.银行存款日记账的格式 银行存款日记账的格式如表6-3所示。 2.银行存款日记账的编制 手工登记银行存款日记账的方法是:首先在银行存款日记账的第一行输入期初余额，然后根据会计凭证按照经济业务发生的先后顺序逐笔登记与银行存款有关的会计业务并逐笔结出科目余额，直到将所有的相关业务登记完毕为止。,上一页,下一页,返回,第一节 应用Exc

7、el编制日记账6.1.3 编制银行存款,第一节 应用Excel编制日记账,运用Excel登记银行存款日记账与手工登记日记账有部分相似之处，它运用了Excel的数据筛选功能以及公式的设置来完成银行存款日记账的编辑。 下面来介绍Excel编辑粤顺小家电厂的银行存款日记账的操作步骤: (1)将表6-3的银行存款日记账格式输入工作簿“项目六会计账簿”的工作表中，在第一行输入粤顺小家电厂的期初余额如图6-2所示。 (2)打开项目五生成的会计凭证表，选中该会计凭证表的第四行，执行菜单栏命令数据筛选自动筛选命令，会计凭证表第四行的每一个字段名右侧出现下拉菜单，如图6-3所示。 (3)光标移至字段科目名称所在

8、的H4单元格，点击下拉菜单，选中会计科1目银行存款后，所有与发生银行存款的会计业务将被搜索出来，如图6-4所示。,上一页,下一页,返回,第一节 应用Excel编制日记账 运用Exc,第一节 应用Excel编制日记账,(4)根据图6-4筛选出来的银行存款会计凭证，将有关的数据复制粘贴在第一步中在Excel编制的银行存款日记账格式中，并美化表格形成如图6-5所示的图表。 (5)将光标移至I8单元格，输入函数“=I7+F8G8”后回车，I8单元格即计算出了12月1日提取了2,000元备用金后银行存款的余额，将光标移至该单元格的右下角，当光标变成黑色的实心时按住鼠标左键向下拖动，即将I8单元格中的公式

9、复制到I列其他单元格中。 (6)将光标移至银行日记账中的H7单元格，执行菜单栏命令插入函数命令，选择逻辑函数IF函数，弹出IF函数参数对话框，在该对话框中的各个参数文本框中分别输入相应的参数，如图6-6所示，点击确定。,上一页,下一页,返回,第一节 应用Excel编制日记账 (4)根据图6,第一节 应用Excel编制日记账,(7)此时H7单元格显示出期初余额的借贷方向，将光标移至该单元格的右下侧，当光标变成实心十字时，按住鼠标左键向下拖动鼠标，这样即将H7单元格的公式复制到H列其他单元格中，如图6-7所示，这样粤顺小家电厂的银行存款日记账即完成了。,上一页,下一页,返回,第一节 应用Excel

10、编制日记账 (7)此时H,第一节 应用Excel编制日记账,6.1.4 编制现金日记账 现金日记账的制作方法与银行存款日记账的制作方法类似，下面我们简单叙述现金日记账的制作过程。 1.现金日记账的格式 现金日记账的格式表6-4所示。 2.现金日记账的编制 手工登记现金日记账要将每一笔与现金有关的会计业务按照时间发生的先后顺序逐笔登记人现金日记账中，比较烦琐且容易出错，运用Excel编制现金日记账，只需在会计凭证表数据清单中做自动筛选，再将相关数据复制粘贴在现金日记账中即可，这样做既快又不易出错，比手工编制日记账有很大进步。,上一页,下一页,返回,第一节 应用Excel编制日记账6.1.4 编制

11、现金日记,第一节 应用Excel编制日记账,下面简单介绍Excel编制现金日记账的步骤: (1)将表6-4的现金日记账格式输入Excel电子表格中，并在第一行输入粤顺小家电厂的期初余额如图6-8所示。 (2)打开项目五生成的“会计凭证表”，选中字段名所在的第四行，执行菜单栏命令数据筛选自动筛选功能，在第四行的每一个字段名的右侧出现下拉按钮。 (3)鼠标点击字段名“科目名称”右侧的下拉菜单，在该菜单中选中“库存现金”科目，筛选出与“库存现金”有关的会计业务如下图6-9所示。 (4)将图6-11中的数据复制、粘贴到图6-8所示的日记账格式中，形成图6-10所示的图表。 (5)光标移至I8单元格，在

12、I8单元格中输入公式“=I7+F8G8 ” ,点击,上一页,下一页,返回,第一节 应用Excel编制日记账下面简单介绍Excel编制,第一节 应用Excel编制日记账,回车，此时单元格即显示12月1日用现金购买转账支票后的科目余额，将光标移至I8单元格的右下角，当光标变成实心十字时，按住鼠标左键向下拖动，这样就将I8单元格中的公式复制到I列其他相关单元格中。 (6)光标移至H7单元格，输入函数“=IF(I7 0,借”，”贷”)”后点击“回车”键，此时H7单元格即显示余额的方向。光标移至H7单元格的右下角，当鼠标变成实心十字时，按住鼠标左键向下拖动，即将H7单元格的公式复制到H列其他的单元格中。

13、 (7)完成以上操作后，粤顺小家电厂的现金日记账即制作完成，如图6-11所示。,上一页,返回,第一节 应用Excel编制日记账回车，此时单元格即显示1,第二节 应用Excel编制科目汇总表,6. 2. 1 任务目的及要求 通过本次任务让读者能够学会运用Excel编制科目汇总表。 要求读者能够边看书，边动手操作本任务中提供的活动，从而真正掌握Excel编制科目汇总表的方法。,下一页,返回,第二节 应用Excel编制科目汇总表6. 2. 1 任务,第二节 应用Excel编制科目汇总表,6. 2. 2 科目汇总表概述 科目汇总表是指根据一定的会计期间内发生的经济业务而编制的记账凭证，汇总出所有一级会

14、计科目的本期借方发生额合计和本期贷方发生额合计而形成的表格。 1.科目汇总表的格式(表6-5 ) 2.科目汇总表的编制 手工编制科目汇总表要先编制总账再登记科目汇总表，Excel编制科目汇总表就变得非常简单，不用先登记总账，只要准备好会计凭证表(或者说普通日记账)，再以该表为数据源，透视出每一个会计科目的借方发生额合计以及贷方发生额合计即可。 Excel编制科目汇总表的步骤如下:,上一页,下一页,返回,第二节 应用Excel编制科目汇总表6. 2. 2 科目,第二节 应用Excel编制科目汇总表,(1)打开项目五生成的会计凭证表，光标点击该区域中的任何一个单元格，执行菜单栏数据数据透视表和数据

15、透视图命令，如图6-12所示。 (2)弹出如图6-13所示的“数据透视表和数据透视图向导3步骤之1”的对话框，在请指定待分析数据的数据源类型:选项框中选择Microsoft Office Excel数据列表或数据库，在所需创建的报表类型:中选择数据透视表下一步。 (3)弹出如图6-14所示的数据透视表和数据透视图向导3步骤之2对话框，将选定区域文本框中的默认值“$A$2: $A$142调整为“$ A$4: $K$142”，点击下一步。,上一页,下一页,返回,第二节 应用Excel编制科目汇总表 (1),第二节 应用Excel编制科目汇总表,(4)弹出图6-15所示的数据透视表和数据透视图向导3

16、步骤之3对话框，在数据透视表显示位置选择框中选择新建工作表，点击布局按钮。 (5)弹出数据透视表和数据透视图向导布局对话框(图6-16) ,在该对话框中，将字段名年月拖入页字段所在的位置，将字段名科目代码科目名称拖入行字段所在的区域，将字段名借方金额贷方金额拖入数据字段所在的区域。 (6)此时数据区域显示计数项:借方金额和计数项:贷方金额，要将数据区域的数据汇总方式由计数项调整为求和项，只需双击数据区域的字段名，弹出图6-17所示的数据透视表字段对话框，在汇总方式选择框中将计数改为求和即可。点击确定。,上一页,下一页,返回,第二节 应用Excel编制科目汇总表 (4),第二节 应用Excel编

17、制科目汇总表,(7)画面回到数据透视表和数据透视图向导布局对话框，当图6-18中数据区域借方金额、贷方金额的汇总方式都由计数项调整为求和项选择汇总方式后，点击确定。 (8)画面回到数据透视表和数据透视图向导3步骤之3对话框，点击完成，此时，在同一工作簿中生成一张新工作表，在该工作表中显示刚生成的数据透视表如图6-19所示。在图6-19中，字段“借方金额合计”和字段“贷方金额合计”在同一列显示，为使二者分两列显示，可将光标挪至C4单元格，当光标变成项四个方向的箭头时，按住鼠标左键向右平移至D4单元格，松开鼠标，即完成操作，如图6-19所示。(9)通过分析图6-19所示的数据透视表可以看出，相同会

18、计科目的数据要,上一页,下一页,返回,第二节 应用Excel编制科目汇总表 (7),第二节 应用Excel编制科目汇总表,显示两次，如果能隐藏掉各个科目的汇总行就可以避免数据重复。解决方法是:将光标移至第7行中行序号列与A列的交界处，当光标变成向右的箭头时，点击鼠标左键，所有的汇总行即被选中，如图6-20所示。 (10)点击鼠标右键，弹出菜单栏，在菜单栏中选择隐藏命令，如图6-21所示。 (11)隐藏科目汇总行后的数据透视表如图6-22所示。 (12)分析发现图6-22中的数据透视表中的数据列C, D列的数据格式没有显示小数而且没有千位分隔符，用户可以用鼠标连续选中C, D两列，点击鼠标右键，

19、弹出菜单栏，在菜单栏中选择设置单元格格式,上一页,下一页,返回,第二节 应用Excel编制科目汇总表显示两次，如果能隐藏掉,第二节 应用Excel编制科目汇总表,命令，弹出如图6-23所示的单元格格式对话框，在数字选项卡的“分类”中选择数值，在小数位数文本框中选择数字2，在使用千位分隔符前面打钩，其他保持默认值不变，点击确定即可。最终表如图6-24所示。,上一页,返回,第二节 应用Excel编制科目汇总表命令，弹出如图6-23,第三节 应用Excel编制科目余额表,6. 3. 1 任务目的及要求 通过本次任务让读者能够学会运用Excel编制科目余额表。 要求读者能够边看书，边动手操作本任务中提

20、供的活动，从而真正掌握用Excel编制科目余额表的方法。,下一页,返回,第三节 应用Excel编制科目余额表6. 3. 1 任务,第三节 应用Excel编制科目余额表,6. 3. 2 科目余额表概述 科目余额表是在经济业务发生的一定期间内，按照一级会计科目汇总该期间期初科目余额、本期发生额、期末余额的报表，即为科目余额表。编制科目余额表是为制作资产负债表、利润表等会计报表做准备。 1.科目余额表的格式(表6-6) 2.科目余额表的编制 通过分析科目余额表的结构，我们来编制粤顺小家电厂的科目余额表，该家电厂的“期初余额”已经在项目情景问题描述中给出，只需将它用VLOOK-UP函数导人科目余额表的

21、期初余额中即可。表6-6中的“本期发生”额实际是我们在任务2中完成的科目汇总表，我们也只需通过VLOOKUP函数将这些数据导人科目余额表中即可。科目余额表中还剩,上一页,下一页,返回,第三节 应用Excel编制科目余额表6. 3. 2 科目,第三节 应用Excel编制科目余额表,“期末余额”没有数据，我们已知公式:资产类会计科目期末余额=期初余额+本期借方发生额本期贷方发生额(同种类型的会计科目还有成本、费用类会计科目)，负债和所有者权益类会计科目期末余额=期初余额+本期贷方发生额本期借方发生额(同类型会计科目收入类会计科目)。根据以上公式我们可以在期末余额两列设置公式求出相应数值。 编制科目

22、余额表的具体方法如下: (1)将科目余额表6-6输入新工作表中，并将该表的工作表标签改为“科目余额表”。 (2)打开项目五中的项目五会计凭证工作簿，选中会计科目表工作表，将该工作表中的所有科目代码及其相应的科目名称全部复制到在Excel新建的科目余额表的相应位置，如图6-25所示。,上一页,下一页,返回,第三节 应用Excel编制科目余额表“期末余额”没有数据，,第三节 应用Excel编制科目余额表,(3)将表6-1中的期初余额表输入Excel同一工作簿的新工作表中，注意只分三列显示，如图6-26所示，之后将该新工作表更名为“期初余额表”。 (4)选中“期初余额表”工作表中的区域A2: C42

23、，执行菜单栏插入名称定义命令，弹出定义名称对话框，在在当前工作簿中的名称文本框中输入“期初余额表”，其他保持默认值不变，点击添加该区域即被命名为“期初余额表”，点击确定。 (5)光标移至图6-27所示的“科目余额表”工作表中的D7单元格，通过插入函数VLOOKUP并设置相应参数，如图6-28所示，点击确定，D7单元格即输入了函数“= VLOOKUP ( C7 ,期初余额表，2, FALSE)，同样的方法，在E7单元格内输入函数“= VLOOKUP ( C7 ,期初余额表，3,FALSE)”。,上一页,下一页,返回,第三节 应用Excel编制科目余额表 (3)将表6,第三节 应用Excel编制科

24、目余额表,(6)连续选中D7 , E7单元格，将光标移至E7单元格的右下角，当光标变成实心的十字时，按住鼠标左键向下拖动，将D7 , E7单元格的公式复制到D,E列的其他单元格中，显示结果如图6-29所示，该表中出现的错误值“#N/A表示在期初余额中表找不到科目余额表C列列示的科目名称，例如:D7单元格通过VLOOKUP函数返回的错误值“#N/A”表示在“期初余额表”的第一列找不到图6-29的C7单元格所示的科目名称为“资产类”的科目。 (7)通过上述操作，D, E两列的单元格均为公式，公式返回的结果有错误值“#N/A，也有数值，返回错误值的会计科目说明在期初余额中该科目没有值，此时我们只需将

25、粘贴为数值的“#N/A”替换为数值“0”即可。连续选中A, B列，点击鼠标右键，弹出菜单栏，选择复制再点击,上一页,下一页,返回,第三节 应用Excel编制科目余额表 (6)连,第三节 应用Excel编制科目余额表,鼠标右键，在弹出相同的菜单栏，选择!选择性粘贴命令，弹出图6-30所示的选择性粘贴对话框，在粘贴选择框中选择数值后，点击确定。D, E两列的公式即变成了数值。 (8)连续选中科目余额表的D, E两列，执行菜单栏命令编辑查找和替换命令，切换至替换选项卡(图6-31)，在查找内容文本框中输入“#N/A”，在替换为文本框中输入数字“0”，点击!全部替换。此时，科目余额表中的所有“#N/A

26、”全部被替换为“0” 。 (9)为了检查是否期初余额表中所有科目的期初余额都被导人到科目余额表中，可在科目余额表的最后一行加一行合计数，在D64单元格输入公式“= SUM(D7：D63)”，统计出D列的合计数为9 , 734 , 600. 00，如图6-32所示，该数据正好与表6-1所示的合计数相符，说明科目余额表中导人的期初余额没有差漏。,上一页,下一页,返回,第三节 应用Excel编制科目余额表鼠标右键，在弹出相同的,第三节 应用Excel编制科目余额表,(10)下面介绍如何从“科目汇总表”中导出数据导人“科目余额表”的方法。将工作表切换到科目汇总表，如图6-27，连续选中科目汇总表中的单

27、元格区域A5: D40，执行菜单栏命令插入名称定义，将所选区域定义为“粤顺科目汇总表”。 (11)光标移至科目余额表中的F7单元格中，执行菜单栏插入函数，弹出选择函数对话框，在该对话框中选择逻辑函数IF函数，弹出IF函数的参数设置对话框，如图6-33所示，光标移至IF函数的第一个参数Logical test文本框中; (12)光标点击编辑栏最左侧的函数选择下拉按钮，弹出下拉菜单，在该下拉菜单中选择检测函数ISNA( )函数，即在IF函数的第一个参数中嵌套了检测函数ISNA( )函数，如图6-34所示，如果下拉菜单中没有此函数，可以点击该下拉菜单最后一行的其他函数来寻找该函数。,上一页,下一页,

28、返回,第三节 应用Excel编制科目余额表 (10)下面介,第三节 应用Excel编制科目余额表,(13)该函数是检测一个值是否为“#N/A”，如果是则返回“TRUE”，如果不是则返回“FALSE”。选中该函数后，进人该函数参数的设置对话框，如图6-35所示。 (14)光标移至该函数参数的文本框中，要在该参数中再嵌套一个VLOOKUP函数的方法如下:将光标再点击编辑栏最左侧的函数下拉按钮，弹出函数菜单，选中VLOOKUP函数，弹出VLOOKUP函数参数对话框，在该对话框中输入相应参数，如图6-36所示。 (15)点击图6-36所示的确定按钮，弹出图6-37所示的函数警告按钮，说明函数参数尚未设

29、置完毕，点击确定，接着补全其他参数。使得F7单元格的函数为“= IF ( ISNA ( VLOOKUP ( B7，粤顺科目汇总表，3, FALSE),0, VLOOKUP(B7，粤顺科目汇总表，3 , FALSE) ) ” 。,上一页,下一页,返回,第三节 应用Excel编制科目余额表 (13),第三节 应用Excel编制科目余额表,(16)同样的方法，在G7单元格输入函数“= IF (ISNA ( VLOOKUP ( B7，粤顺科目汇总表，4 , FALSE ) ) , 0 , VLOOKUP ( B7，粤顺科目汇总表，4,FALSE)”。 (17)连续选中F7 , G7单元格，将光标移至G

30、7单元格右下角，当光标变成实心的十字时，按住鼠标左键向下拖动，这样即将F7 , G7单元格的公式复制到F , G列其他单元格中。如图6-38所示。 (18)为了验证科目汇总表中的所有科目本期发生额均被导人科目余额表中，可以在第64行对F7: F63以及G7: G63单元格求和，得出的结果如图6-42中所示F64单元格的数值1,466,465.77。通过查询“科目汇总表”，我们发现该数字与科目汇总表的合计数一致，说明科目余额表导人的数据没有差漏。,上一页,下一页,返回,第三节 应用Excel编制科目余额表 (16)同样的,第三节 应用Excel编制科目余额表,(19)下面编辑“科目余额表”中“期

31、末余额”的数据。我们已知资产类会计科1目的余额一般在借方，负债及所有者权益类会计科目的余额一般在贷方，而成本、费用、收入等损益类账户的期末一般无余额。资产类会计科目期末余额=期初余额+本期借方发生额本期贷方发生额;负债及所有者权益类会计科目的期末余额=期初余额+本期贷方发生额本期借方发生额;成本费用类会计科目余额=本期借方发生额本期贷方发生额;收入类会计科目余额=本期贷方发生额本期借方发生额。注意还有一些特殊的会计科目，例如:累计折旧、存货跌价准备、坏账准备、生产成本等，虽然累计折旧科目是资产类科目，但是它是固定资产的抵减科目，其期末余额一般在贷方，期末余额=期初余额+本期贷方发生额一本期借方

32、发生额;坏账准备是应收账款的抵减科目，其余额一般在贷方，期末,上一页,下一页,返回,第三节 应用Excel编制科目余额表 (19)下面编辑“科,第三节 应用Excel编制科目余额表,余额=期初余额+本期贷方发生额本期借方发生额;存货跌价准备是资产类会计科目，同时是库存商品的抵减科目，该科目的期末余额=期初余额+本期贷方发生额本期借方发生额;“生产成本”类会计科目属于成本类会计科目，该科目如果有余额，表示在生产线上的“在产品”的金额。根据以上叙述，编制科1目余额表的期末余额的公式如下图6-39所示。 通过阅读科目余额表，我们发现该表格有很多显示为0的数据，我们通过选项设置不显示数值为0的单元格，

33、具体执行步骤如下，执行工具栏工具选项命令，弹出选项对活框，如图6-40所示，切换至视图选项卡，在窗口选项选择框中，在零值前的选择框中将钩去掉，点击确定即可。 至此，科目余额表即制作完成，如图6-41所示。将科目余额表所在的账簿保存在电脑适当的位置，并命名为“项目六会计账簿2”。,上一页,返回,第三节 应用Excel编制科目余额表余额=期初余额+本期贷,第四节 应用Excel编制分类账,6. 4. 1 任务目的及要求 通过本次任务让读者能够学会运用Excel编制分类账。 要求读者能够边看书，边动手操作本任务中提供的活动，从而真正掌握用Excel编制分类账的方法。,下一页,返回,第四节 应用Exc

34、el编制分类账6. 4. 1 任务目的,第四节 应用Excel编制分类账,6. 4. 2 编制总分类账 分类账簿是按照会计科目登记经济业务的账簿。按照反映会计科目的详细程度不同，可以将账簿分为总分类账和明细分类账簿。 总分类账簿是按一级科目分类，连续地记录和反映资金增减、负债及权益变化以及成本、损益变化的总括账簿，它能总括并全面反映企事业单位的经济活动情况，一切企业都要设置总分类账。 1.总分类账的格式 总分类账簿的结构如表6-7所示，是手工编制总账时的总账格式，在大多数财务软件中总账的格式也大致如下图所示。,上一页,下一页,返回,第四节 应用Excel编制分类账6. 4. 2 编制总分,第四

35、节 应用Excel编制分类账,2.总分类账的编制 Excel编制总账不能一步生成表6-7所示的样式，要分两步完成。首先将“会计凭证表”作为数据源，以“会计科目”“科1目名称”“月”“日”“摘要”为行字段，以“借方金额”“贷方金额”字段名为数据项生成数据透视表，再结合任务3编制出的科目余额表找出一级会计科目的科目余额后生成如表6-7所示的总账。 Excel编制总账的步骤如下: (1)打开“项目六会计账簿2”中的“会计凭证表”，点击该凭证表中数据清单中的任何单元格，执行菜单栏!数据!数据透视表和数据透视图，弹出图6-42所示的“数据透视表和数据透视图向导3步骤之1”对话框，在该对话框中保持各个选项

36、的默认值不变，点击下一步;,上一页,下一页,返回,第四节 应用Excel编制分类账 2.总分类账的编制上一页,第四节 应用Excel编制分类账,(2)弹出数据透视表和数据透视图向导3步骤之2对话框，在选定区域一文本框中输入如图6-43所示的数据，点击下一步。 (3)弹出数据透视表和数据透视图向导3步骤之3对话框，如图6-44所示，点击布局按钮。 (4)弹出数据透视表和数据透视图向导布局对话框，在该对话框中，将对话框右侧的字段名年拖入页字段，将字段名科目代码科目名称月日摘要拖入行字段区域，将字段名借方金额贷方金额拖入数据区域，并将汇总方式由计数项调整为求和项，如图6-45所示，点击确定按钮。 (

37、5)页面转回数据透视表和数据透视图向导3步骤之3页面，点击完成按钮;生成图6-46所示的数据透视表。,上一页,下一页,返回,第四节 应用Excel编制分类账 (2)弹出数据透视表和,第四节 应用Excel编制分类账,(6)此数据透视表中的借方金额合计与贷方金额合计在一列显示，我们可以通过下列操作将二组数据在两列显示。光标移至F3单元格的数据处，待光标变成向四方的箭头时，按住鼠标左键向右平移至G3单元格，松开鼠标，此时借方金额合计、贷方金额合计即分开显示如图6-47所示。 (7)从图6-47中的数据透视表看出有很多的汇总行重复了数据，可以将他们隐藏掉，操作步骤如下，将光标移至第一个汇总行即第六行

38、中C, D两列的交界处，当光标变成向右的箭头时，点击鼠标左键，这样所有的汇总行均被选中，如图6-48所示。 (8)点击鼠标右键，弹出图6-49所示的菜单栏，选择隐藏命令，这样所有的汇总行即被隐藏。,上一页,下一页,返回,第四节 应用Excel编制分类账 (6)此数据透视表中的借,第四节 应用Excel编制分类账,(9)调整F , G列数据的显示格式，将数据变为显示千位分隔符同时有两位小数的形式，同时调整“摘要”列的对齐方式，调整后的数据透视表如图6-50所示。 下面我们运用任务3编制的科目余额表以及图6-50所示的数据透视表编制图6-39样式的总账编制“库存现金”的总账。 操作步骤如下: 将图

39、6-39所示的总账样式输入同一工作簿的新工作表中，并命名为“库存现金总账”，在第一行输入该科目的期初余额如图6-51所示。 将图6-50所示的“总账”样式的数据透视表中的“库存现金”科目明细复制粘贴在图6-51的总账格式中，形成的报表如图6-52所示。,上一页,下一页,返回,第四节 应用Excel编制分类账 (9)调整F ,第四节 应用Excel编制分类账,在表6-7的H列的H8设置公式“=H7 +E8F8”算出第一笔业务发生后的科目余额，同时在G列的G8单元格设置公式“=IF(H8 0,“借”，“贷”)，显示余额在借方还是贷方，并将H8 , G8单元格中的公式复制粘贴到这两列其他单元格中，再

40、在图6-53表中的最后一行加上汇总行，即为完整的库存现金总账报表。,上一页,返回,第四节 应用Excel编制分类账 在表6-7的H列的H8,项目小节,通过本项目的学习，读者学会了应用Excel编制各种账簿的方法，包括应用Excel编制日记账;应用Excel编制科目汇总表;应用Excel编制科目余额表;应用Excel编制总账等账簿。通过本项目的学习，我们更加熟悉了Excel的数据透视表功能，数据筛选功能，并灵活应用了一些常用财务函数，例如:VLOOKUP()函数、IE)函数、CONCATENATE()函数等。,返回,项目小节 通过本项目的学习，读者学会了应用Excel编制各种,谢谢观赏,返回,谢

41、谢观赏返回,表6-1 期初余额表,返回,表6-1 期初余额表返回,表6-2 普通日记账格式,返回,表6-2 普通日记账格式返回,图6-1 粤顺小家电厂普通日记账,返回,图6-1 粤顺小家电厂普通日记账返回,表6-3 银行存款日记账的格式,返回,表6-3 银行存款日记账的格式返回,图6-2 输入期初余额,返回,图6-2 输入期初余额返回,图6-3 可筛选的会计凭证表,返回,图6-3 可筛选的会计凭证表返回,图6-4 筛选出的银行存款凭证,返回,图6-4 筛选出的银行存款凭证返回,图6-5 编制银行存款日记账,返回,图6-5 编制银行存款日记账返回,图6-6 设置“函数参数”,返回,图6-6 设置

42、“函数参数”返回,图6-7 银行存款日记账,返回,图6-7 银行存款日记账返回,表6-4 现金日记账格式,返回,表6-4 现金日记账格式返回,图6-8 输入期初余额,返回,图6-8 输入期初余额返回,图6-9 与“库存现金”有关的会计凭证,返回,图6-9 与“库存现金”有关的会计凭证返回,图6-10 编制现金日记账,返回,图6-10 编制现金日记账返回,图6-11 粤顺小家电厂现金日记账,返回,图6-11 粤顺小家电厂现金日记账返回,表6-5 科目汇总表格式,返回,表6-5 科目汇总表格式返回,图6-12 数据透视表和数据透视图命令,返回,图6-12 数据透视表和数据透视图命令返回,图6-13

43、 数据透视表和数据透视图向导3步骤之,返回,图6-13 数据透视表和数据透视图向导3步骤之返回,图6-14 数据透视表和数据透视图向导3步骤之2,返回,图6-14 数据透视表和数据透视图向导3步骤之2返回,图6-15 数据透视表和数据透视图向导3步骤之3,返回,图6-15 数据透视表和数据透视图向导3步骤之3返回,图6-16 数据透视表和数据透视图向导布局,返回,图6-16 数据透视表和数据透视图向导布局返回,图6-17 选择汇总方式,返回,图6-17 选择汇总方式返回,图6-18 数据透视表,返回,图6-18 数据透视表返回,图6-19 两列显示“借方金额”与“贷方金额”,返回,图6-19

44、两列显示“借方金额”与“贷方金额”返回,图6-20 选中所有汇总行,返回,图6-20 选中所有汇总行返回,图6-21 隐藏汇总行,返回,图6-21 隐藏汇总行返回,图6-22 隐藏科目汇总行的数据透视表,返回,图6-22 隐藏科目汇总行的数据透视表返回,图6-23 设置单元格格式,返回,图6-23 设置单元格格式返回,图6-24 科目汇总表,返回,图6-24 科目汇总表返回,表6-6 科目余额表格式,返回,表6-6 科目余额表格式返回,图6-25 科目余额表样式,返回,图6-25 科目余额表样式返回,图6-26 初期余额表,返回,图6-26 初期余额表返回,图6-27 “期初余额表”命名,返回

45、,图6-27 “期初余额表”命名返回,图6-28 设置函数参数,返回,图6-28 设置函数参数返回,图6-29 导入期初余额,返回,图6-29 导入期初余额返回,图6-30 选择性粘贴,返回,图6-30 选择性粘贴返回,图6-31 查找与替换,返回,图6-31 查找与替换返回,图6-32 设置汇总公式,返回,图6-32 设置汇总公式返回,图6-33 设置函数参数,返回,图6-33 设置函数参数返回,图6-34 设置函数,返回,图6-34 设置函数返回,图6-35 设置函数,返回,图6-35 设置函数返回,图6-36 设置函数参数,返回,图6-36 设置函数参数返回,图6-37 警告栏,返回,图

46、6-37 警告栏返回,图6-38 复制函数,返回,图6-38 复制函数返回,图6-39 设置“期末余额”公式,返回,图6-39 设置“期末余额”公式返回,图6-40 设置选项,返回,图6-40 设置选项返回,图6-41 科目余额表,返回,图6-41 科目余额表返回,表6-7 总分类账格式,返回,表6-7 总分类账格式返回,图6-42 数据透视表和数据透视图向导3步骤之1,返回,图6-42 数据透视表和数据透视图向导3步骤之1返回,图6-43 数据透视表和数据透视图向导3步骤之2,返回,图6-43 数据透视表和数据透视图向导3步骤之2返回,图6-44 数据透视表和数据透视图向导3步骤之3,返回,

47、图6-44 数据透视表和数据透视图向导3步骤之3返回,图6-45 数据透视表和数据透视图向导布局,返回,图6-45 数据透视表和数据透视图向导布局返回,图6-46 有待加工的数据透视表,返回,图6-46 有待加工的数据透视表返回,图6-47 将借贷金额合计调整为两列,返回,图6-47 将借贷金额合计调整为两列返回,图6-48 隐藏汇总行,返回,图6-48 隐藏汇总行返回,图6-49 菜单栏,返回,图6-49 菜单栏返回,图6-50 “总账”样式的数据透视表,返回,图6-50 “总账”样式的数据透视表返回,图6-51 “库存现金”总账,返回,图6-51 “库存现金”总账返回,图6-52 总分类账,返回,图6-52 总分类账返回,图6-53 “库存现金”的总账,返回,图6-53 “库存现金”的总账返回,