项目物资采购管理办法.docx

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1、公司物业项目工程物资选购管理方法1物资集中选购范围与操作模式1. 1基本原则物资选购实施法律规范的选购运行模式（建立统一的“合格供方名录”），强化物资选购竞争机制，合理降低物资选购成本，保证选购物资质量，防范经营管理风险，提高企业运营质量。1.2 实施范围物资选购适用于对工程质量、使用功能和工程项目经营效果有重要影响的、普遍使用且适合规模化选购的或单项单笔估算值超过0.2万元的工程设施、设施、物资选购。不适合规模化选购的或单项单笔选购金额估算值超过0.2万元的工程设施、设施、物资选购由物业项目部、分子公司自行在选购，但需将选购缘由和选购明细报公司（集中选购主管部门）备案；1.3 操作模式物资招

2、标选购实行统一的操作模式：公司建立统一的“合格供方名录”，符合选购标准的工程设施、设施、物资，由需方（物业项目部、分子公司）在“合格供方名录”中选取供应商进行综合比较，选定物资供应商后报公司（集中选购主管部门）确认，待得到公司（集中选购主管部门）确认后，行使组织选购权。物资招标选购实行分层级、分权限的管理模式。即公司负责物资招标选购工作的监督管理，行使监督管理权，组织大宗物资战略选购；项目部、分子公司负责：（1）物资招标选购工作的具体实施，行使组织选购权；（2）负责物资招标选购结果的最终确认，行使招标结果询证权。2物资选购管理流程图见下页物资集中选购管理流程图3物资选购方案管理3. 1物资需求

3、方案项目部、分子公司在需用物资前两个月（各单位应提前报下一季度物资选购方案），并自行在公司统一的“合格供方名录”中选取供应商，对其供货的质量、价格等进行选择。选定供应商后，报公司（集中选购主管部）确认（填写附表：项目部、分子公司物资选购方案表），待得到公司（集中选购主管部门）审核确认后，行使组织选购权。项目部、分子公司物资选购方案表中应包括物资供应方式、数量、各供应商供应物资的价格、最终选择供应商的缘由、方案使用时间等主要信息。3.2物资选购方案公司物业（物资选购管理部门）依据物资需求方案（项目部、分子公司物资选购方案表），汇总下季度物资选购方式、数量、方案选购时间等信息。各项目部应加强方案管

4、理，按季度上报项目部、分子公司物资选购方案表，以方案指导物资集中选购的相关工作。4物资招标选购管理4. 1物资选购方式依据物资特征及公司经营战略的需求，物资选购采纳集中招标选购物资方式。招标分为公开招标、邀请招标和询价招标等方式，大宗物资集中选购以邀请招标为主（指：估算物资选购标的大于30万元的项目）。一般状况下（指一次选购物资大于0.2万元且小于30万元的物资选购），项目部、分子公司在选购物资时，从公司物业统一的“合格供方名录”中选取供应商后，应采纳竞争性谈判或询价等方式进行招标，并必需经本单位负责人确认，上报公司物业公司项目部、分子公司物资选购方案表（表一：1402）,说明最终选择供应商的

5、缘由，经公司物业审核后，行使组织选购权。4.2. 资招标选购管理投标方必需从公司物业合格供方名录中选择（一次物资选购小于0.2万元的项目除外）。4.3. 1大宗物资集中选购的开标管理：（指：估算物资选购标的大于30万元的项目）（1）项目部、分子公司需提前3个月向公司物业公司提出招标申请，经公司审批通过后，方可组织实施开标会议，大宗物资的开标、评标应在公司物业公司机关会议室进行。(2)开标前，项目部、分子公司做好参与开标会议人员的会议签到纪录，接收投标文件以及检查投标文件密封和标志状况，有不符合招标相关要求的投标文件应拒绝开启。(3)开标时，项目部、分子公司人员应众拆封并宣读投标人名称、投标价格

6、和投标文件的其他主要内容，开标过程中做好具体的开标纪录，予以存档备查并于会后连同开标会议签到表一起上报公司备案。4.4. 2评标、定标(1)项目部、分子公司应按相关规定组建评标小组，与投标人有利害关系的人不得进入评标小组，评标小组成员的名单在中标结果确定前应保密(见附表评标人员签到表(表二：)。(2)评标小组依据招标文件中确定的评标标准和方法对投标文件进行评审和比较，编制评标报告(见附表招投标状况报告(表三：1404),并在评审结果上签字确认.(3)经项目部、分子公司负责人确认中标结果后上报公司物业公司审核备案。(4)定标后不得任意更改中标单位，当确定的中标单位自动放弃中标资格时，评标小组应重

7、新进行评定中标单位。项目部、分子公司应完成公司备案程序后方可发放中标通知书。5大宗物资选购合同管理(指：估算物资选购标的大于30万元的项目)5. 1合同订立在中标通知书发出15个工作日内由公司物业与中标供应商签订物资选购合同。合同订立严格杜绝先供货再签约的选购行为。合同内容应包含但不限于以下内容：供应物资种类明细，供应数量，物资价格，运输方式，物资检验方式，物资结算、付款方式，违约责任等。5.2. 合同审核：大宗物资选购合同审核依据公司物业相关合同审核程序组织进行，物资使用项目部、分子公司与公司物业相关部门须对大宗物资选购合同内容进行审核。5.3. 合同变更：大宗物资选购合同变更需要依据公司企

8、业相关合同审核流程组织进行，物资使用项目部、分子公司与公司企业相关部门须对大宗物资合同变更内容进行审核。5.4. 合同备案：大宗物资选购合同及合同变更应在签订后5个工作日内提交公司备案。6. 物资（含：大综物资）的供应、结算、付款管理：6.2. 物资供应结算管理物资到场后项目部、分子公司需要有人依据合同或选购商定以及公司相关规定对物资数量以及质量进行核对、验收，核验后留有相应纪录。依据验收结果，由项目部、分子公司依据合同中物资计价原则对供应物资价款进行结算。（参见附表物资供应结算统计表（表四：1405）。6.3. 物资款支付为了确保物资选购的顺当实施，各项目部、分子公司需要建立相应的资金保障制

9、度，确保依据合同商定准时支付物资款。项目部、分子公司需要对物资款支付状况建立管理台账。（参见附表物资款支付状况表（表五：1406）。7物资集中选购合格供方名录管理（含：大宗物资）7.1 合格供方名录管理基本原则筛选优秀供应商，保持合格供方名录的高效动态管理是保证物资选购的顺当实施，乃至实现战略合作的前提。合格供方名录的管理、评估与考核，详见（公司物业合格供应商名录使用与管理方法）。依据项目部、分子公司上报供应商评价结果，公司负责定期调整合格供方名录并公示相关信息。7.2 合格供方名录日常管理公司负责合格供方名录的日常管理及维护，准时公示相关的信息。项目部、分子公司对供应商履约过程中的物资供应准

10、时、物资质量、数量、服务等状况进行监督。供应商在物资供应过程中存在违约状况的，项目部、分子公司应准时将信息上报公司物业公司相关部门，公司物业公司相关部门组织对违约供应商进行约谈后，提出对其的处理建议并报公司，公司对项目部、分子公司上报的供应商违约状况进行核实后确定最终处理意见（见附表供应商违约状况纪录表（表六：1407）。7.3 3合格供方评审及再评审项目部、分子公司在一次物资选购执行完成后（含：季度物资选购和大宗物资选购），应准时组织对供应商的履约状况进行综合评价（见附表供应商履约评价表（表七：1408）。项目部、分子公司将评价结果上报公司物业公司相关部门。对一项物资选购合同需跨年度执行的，

11、项目部、分子公司应在年度末对供应商的履约过程状况进行综合评价。公司负责将项目部、分子公司上报的供应商履约评价进行汇总，并结合供应商综合力量、合作意愿、价格水平对供应商进行年度评价(见附表供应商年度综合评价表(表八：1410)。公司对各项目部、分子公司的评审结果进行综合统计，形成公司次年度物资合格供方名录。7.3.5当遇到特别状况，合格供方名录无法满意项目部、分子公司需求，需临时使用非合格供方名录内的供应商时，必需经过评价审批后方可使用(一次购买物资金额小于0.2万元除外)。(1)项目部、分子公司必需严格评审不在合格供方名录中的供应商，组织专业人员对供应商的资质状况、经营状况、物资供应保障力量、

12、物资质量保障体系、供应商服务水平、物资价格水平、物资款结算支付等状况(包括但不限于上述内容)对其进行全面的评估.(2)项目部需将评审结果形成书面文件上报公司备案后，方可使用(见附表临时使用非合格供方名录供应商申请表(表九：1409)、附表供应商评审表(表十：1411)o(3)申请通过的供应商仅限于该次招标选购临时使用。9附表1.1 1在施项目物资需求统计表(BUCC-PM-1401)1.2 月度物资招标选购方案(BUCC-PM-1402)1.3 开标纪录表(BUCC-PM-1403)1.4 招投标状况书面报告(BUCC-PM-1404)1.5 物资供应结算统计表(BUCC-PM-1405)1.6 物资款支付状况表(BUCC-PM-1406)1.7 供应商违约状况纪录表(BUCC-PM-1407)1.8 供应商履约评价表(BUCC-PM-1408)1.9 供应商年度综合评价表(BUCC-PM-1409)1.10 10临时使用非合格供方名录供应商申请表(BUCC-PM-1410)1.11 11供应商评审表(BUCC-PM-1411)