采购管理制度规定.doc
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1、采购管理制度规定 采购管理制度规定1一.物资用品采购1.物资采购应严格遵循质量、价格及售后服务完备的原则进行,采购的品种和数量应严格控制在一定范围内并尽可能节约成本,减少库存。2.采购范围:固定资产、低值易耗品、设备设施添置、清洁用品用剂、办公用品用具等。二.物品申购程序1.各部门(管理处)每月25日前上报次月月物资采购计划表并交给仓库库管员,库管员应根据物资库存情况,核定整理各部门(管理处)的月物资采购计划表,月物资采购计划表送分管副总进行审核,报总经理审批同意,由采购人员根据批准情况按轻重缓急在当月内完成采购计划。2.急需采购的物资,由部门分管副总批准,通知采购人员采购,但事后应由部门出具
2、书面情况说明,填写请购单,经分管副总签字,报总经理同意,交财务审核报销。3.采购所有物资必须全部入库,并由库管员填制入库单,如是供应商送货,由供应商提供发票或供货单、入库单一式三联。一联留库房;一联交供应商;一联交采购人员。三.物资领用程序1.部门领用物品时需认真填写领料单(品名、数量应填写准确,注明领用人),由分管副总签字后方能到仓库领用。2.仓库库管员在发放物品时需认真按申领单品名和数量准确发放。3.领料单一式三份,一份部门留存,一份仓库保管留存,一份交财务留存。四.其它工程部门作为特殊部门,零星、少量、急用材料领取可按以下程序进行:1.由公司确认并签定协议,在单位附近指定一家经销商,作为
3、协作商家,商家必须保证材料的质量,并在同等质量中价格不能高出市场价。2.使用单位应先按内部管理填三联请购单,先由部门经理签字,领取的原则必须是零星、少量、急用材料,量大成批的另组织货源并在物管公司库房领取。3.协作商家见请购单后,有部门领导签字后方可发货。到商家取货必须由工程部指定一名专人领取,并填写三联请购单,一联留工程部,一联留商家,一联留分管副总。商家也可送货上门。4.结算方式:当月底由商家凭请购单报分管副总,经总经理审核后,再开具发票交财务核报销。5.采购管理责任:采购人员采购的各类物品必须保证达到公司提出的质量、服务和时限要求,如有不实给公司造成损失由采购人负责赔偿。采购管理制度规定
4、21.目的为保证企业设备维修保养,日常办公事务及保洁工作的物资需要,提高采买工作的质量管理,特制定本管理规程。2.范围各部门工作所需的办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品及工厂维护、维修所需的配件材料和生产所需设备、物资及配件等。3.职责3.1采买员负责对各类物资的采购工作。3.2总经理负责需采购物资的复审工作。4.程序4.1根据各部门月请购所需常规或急购物资填列的请购单的品名、数量、规格、型号等,及时与相关的业务单位联系,落实物资和价格后,反馈财务部主管初审后,报总经理批示后领取支票及时组织物品的购入,物资到位后,及时通知有关部门领用,并认真填写领用单。4.2对急购物品,要按使用部门要
5、求的时间及时采购(特殊情况可以先购后批),确保企业设备的正常运转。4.3对一些规格、型号强的特殊配件和购买,可委派相关人员共同外出购买,以便确认规格、型号、鉴别质量。4.4严格按照合格采购商名册(财务部备案)选择采购渠道,不得擅自变更;凡擅自变更者,将被调整岗位,并承担由此所造成的经济损失,并处于十倍罚款。4.5对一些单一品种物资的选择,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则,签订供物意向,以保证长期稳定的关系。4.6对常规物品尽可能参照周期使用需求量,做到计划购买,防止库存积压。4.7对一些大宗物资要索取“三包”手续,签订三包条款以保证包修退换的执行,必要时留10%尾款。4.8对大宗物资的
6、采购,必须由二人操作,从询价到落实,从质量到价格均由二人共同负责。4.9采买员要负责对物资使用随时回访,了解物资的使用情况,质量是否合格、优良,如发现质量问题,及时与供货方联系退换,对不守信誉、质量无保证的渠道,不再合作。4.10为提高资金利用率,便于质量低劣物品的退换,对采购的物品尽可能采取延期付款的方式来制约。4.11劳资部库管员及物品使用者要对物资质量把关,对不合格物品的退换起监督作用。4.12采买员要及时报帐,核销物品采买的手续,不许拖拉压票影响财务部结帐;最长周期不允许超过两周。4.13对采购工作要有高度的责任感和事业心,对所分配的采买任务要认真负责、吃苦耐劳,提高工作效率,当日的工
7、作当日完成,不拖拉,不借外出购物办私事,否则一经发现严肃处理。4.14采买员要刻苦钻研有关业务知识,全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等,分析掌握市场行情,做到心中有数、业务熟练。4.15采买员要认真填报物资结算统计表,具体的由财务提供。4.16树立敬业爱岗精神,遵守财务纪律,对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责。4.17杜绝损公肥私、中饱私囊,对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误、经济损失者,由当事人悉赔,并处于十倍罚款,同时申报人资行政部立即开除。5.监督执行为财务部和人资行政部,各部门部长协助监督执行。采购管理制度规定3一、目的为了进一步加强公司制度管理,健全企
8、业采购管理制度,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化,特制定此制度。二、工作程序(一)采购原则1.采购是一项重要、严肃的工作,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。3.一般日常办公用品及其它消耗用品由总务后勤人员负责采购;4.物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。(二)采购申请1.采购之前,采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量,需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。2.紧急采购时,由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样,以便及时处理。3.若撤销采购,应
9、立即通知总务后勤人员或采购部人员,以免造成不必要的损失。(三)采购流程1.采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。2.各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核,报总经理审批后,方能进行采购。3.采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。(四)采购经办人职责1.建立供应商资料与价格记录。2.做好采内参市场行情的经常性调查。3.询价、比价、议价及定购作业。4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5.做好平时的采购记录及对帐工作。(五)采购方式1.集中计划采购:凡属日常办公用品必须集中计划购
10、买。2.长期报价采购:凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。3.每年第一个月重新审定上年度供应商,与供应商洽谈需两人以上进行,并对供应商评审,且作出相关评审记录。(六)采购实施1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后,办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后,才能办理入仓手续。(七)采购付款方式1.物品采购无论金额多少,一律由经办人签字,财务经理审核,总经理核准签字后方可报销。2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、
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