文秘的基础常识一览.doc
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1、文秘的基础常识一览 文秘的基础常识一、行政文秘是做什么的行政文秘(或称行政文员、行政助理)几乎存在于每一家企业机构,大到机关、企事业单位,小到可能只有十余人的私企,它是一个企事业单位不可或缺的组成部分。很多刚开始从事的都是这类工作。行政文秘是一个看似简单,实则很考验人的工作,因为它的工作非常多元化,要求应聘者是个多面手,简单的说,做这个工作要求人会 “三办”(办文、办会、办事) ,具体而言包括以下几点: 公文处理 接待来访 档案管理 组织会议 上传下达有人说行政文秘是“打杂的”,可以这么理解,因为他们要做的工作非常琐碎。外面来个人,要去接待;公司招聘,要组织;人员请假,要统计;公司开会,得准备
2、场地;月底了,还要负责发工资 除了这些杂事之外,你可能还要打印复印、采买办公用品、甚至打扫卫生,当然,比较重要的一点是行政文秘要有一定的写作能力,因为公文、领导的演讲稿等等都是行政文秘的分内之事。能写、能跑,能说、能做 ,也许是对行政文秘的最好概括。二、行政文秘简历要展示什么能力在阅读简历时,应聘行政文秘类工作招聘者主要关注以下几种能力: 基本能力: 事务处理能力,沟通协调能力、整理分析能力,团队合作能力等 专业能力: 掌握公务文书相关知识(写作、传达、归档等),熟练使用office办公软件 专业学历方面: 大多要求大专以上,部分需中文、文秘、行政、管理等相关专业 性格方面: 细致认真、有亲和
3、力、踏实稳重 其他方面: 英语流利,形象气质佳等具体到简历,需要展示的内容主要包括以下几个方面 行政文秘实习经历 其他实习经历 校园活动和社会实践 学习背景和培训经历 其他信息(语言技能、计算机技能、简历照、爱好特长等)三、相关实习经历最受关注实习中这些经历特别看重: 处理日常事务 语言/翻译 数据处理 写report具体到每一点,我们以标准简历模板为例分析。如上,处理日常事务,体现在各个方面,行政文秘实习,无非是在做各种杂事,切忌一笔带过,而是要多用动词和名词,把杂事的具体内容一点一点写出来。想让招聘者了解你熟练掌握Office办公软件?相比在简历末尾这样写:像小堂这样写招聘者可以更清晰地了
4、解你的办公软件水平同样,想要证明你的语言/翻译能力,简历中的具体事项可能更有说服力哦:四、写好专业相关经历,给“行政文秘”加分行政文秘,是个对专业限制并不十分严格的工作,因此,不是所有想做行政文秘的人都会有行政文秘的相关实习经历,非相关专业的,怎样才能让自己的简历毫不示弱于相关专业学生呢?不同专业类型的学生应该怎样写自己的实习经历呢?乔布在这里主要分两个方向来分析,写好其他实习经历,一样可以为你的简历加分。理工科学生的专业实习作为一名理工生,本科期间跟行政文秘工作相关的经历可能不是很多,除了利用校园活动外,想要应聘专业相关公司的行政文秘,可以强调自己在专业实习中的突出表现,体现行业的专业背景,
5、顺便挖掘软实力。 理工生应聘文秘时,一般考虑的都是相关专业企业的文秘工作,此时,可以适当展示自己对于该专业领域知识的了解,具体可用一些技术实习、项目经历、参赛,甚至课程、成绩等。 从小堂的经历可以看出,他的实习都是针对本专业的,这样在他应聘相关专业的行政文秘的时候可以显示他的专业背景。 画红线的部分都是一些事物具体操作的事例,不要小看实习中琐碎的杂事,这些都可以向招聘者展示你的日常事务处理能力。五、校园活动和实践经历之前我们说过,行政文秘工作是个对能力有诸多要求但却比较辛苦的工作,对于实习经历不是十分丰富的来说,校园活动这一块十分重要,因为各类校园活动中的那些“杂事”正和行政文秘工作相似。在众
6、多校园活动和社会实践经历中经历中,想要应聘行政文秘工作的该展示哪些呢?总结如下:首先是活动类型,大致分为以下五种:1. 班团干部: 这是能够体现领导能力、沟通能力的经历。2. 学生助理: 工作都是一些行政事务类工作,加分点。3. 社团活动: 所有的社团活动都不是毫无意义的,起码展现了你的交往能力。4. 大型活动: (辩论、演讲、主持等)这些活动可以突出性格、口才等。5. 社会实践活动(志愿者等等): 社会实践活动也是证明自己处事能力的一种手段。各种能力可以通过不同经历展示: 事务处理能力: 助管、助教、学生助理、班团干部、社团组织者 公文写作能力: 校园媒体执笔、参加征文比赛、社团会议记录者
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