人事档案规范管理制度.doc

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1、人事档案规范管理制度 人事档案规范管理制度1一、人事档案管理范围：专业技术干部、管理干部、工人等各类人员(包括出国不归、失踪、除名、逃亡职工和残死亡、离休、退休职工)的人事档案。二、除人事档案管理人员外，无关人员不得进入档案库。三、档案的管理(1)根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防潮和防蛀。(2)对所管理的人事档案必须逐人登记注册。(3)每季度核对一次档案的分类、编目、序号，发现编错或放错位置需纠正;装卸档案要按登记册全面检查档案，发现漏缺档案需查找。(4)任何人不得私自保存他人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出者，应追究其责任。(5)要不断研究和

2、改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。四、人事档案是全面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，构成包括下列十项内容。(1)履历表及其他简历材料等。(2)自传材料;报告个人有关事项的材料。(3)各种鉴定;审计工作中形成的材料;(4)各类考核、评价材料及毕业成绩单、学历证明等。(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，更改或姓名认定材料等。(6)党、团组织建设工作中形成的材料。(7)表彰奖励材料(8)执纪执法部门形成的涉及个人的材料。(9)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学位、学衔审批表，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。(10)健康检查和处理工

3、伤事故工作中形成材料。五、查阅和借用人事档案，应遵守下列规定：(1)不得随意查阅人事档案，如必须查阅有关人员档案情况，需办理借阅手续由档案管理人员提供。(2)必须查阅档案时，只限于组织、人事部门派出的中共党员干部到档案室查阅所需情况。(3)任何人不得查阅或借用本人及亲属的档案。(4)查阅档案者，必须填写对查阅问题，查阅日期等逐项进行登记。(5)查阅档案，必须严格遵守保密制度，严禁在档案卷内涂改，圈划及撤换档案材料，不得向无关人员泄漏被查档案内容，违者应追究责任。(6)查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须经人事部门负责人允许后方可抄录，抄录的材料应尽快送回档案室处理。(7)外调人员一般不

4、得查阅档案，如特殊情况需查阅时，必须持县级以上组织、人事部门介绍信，并有两名正式党员方能查阅。(8)档案在特殊情况下，经批准可以借出，但借出时要及时登记，按期归还，如不按时归还，要及时催收，以免遗失。六、转递档案应遵守下列规定：(1)档案要通过机要交通或派专人转递，不能公开邮寄或本人自带。(2)档案转出要及时追收回执，以防档案丢失。(3)收到外单位的档案，要及时核对，核对无误差后，在回执上签名盖章后退回回执。七、凡归档的材料，均应经过认真的鉴别;属于归档的材料，必须手续完备，完整无缺把好入口关;需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。八、凡归入档案的材料，均应按照中央组织部关于干部

5、档案材料收集，归档的暂行规定整理，不应归入干部档案的材料，不得入档;九、保管档案工作人员守则如下：(1)严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容。(2)严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生。(3)不得擅自转移、分散和销毁档案材料。(4)热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力。(5)坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事人事档案规范管理制度2一、档案建立(一)建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。

6、校领导对此应高度重视，并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。(二)学校建立档案资料室，由专职(或兼职)管理，按小学档案资料收集范围细目建立档案。(三)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。二、档案立卷(一)档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。(二)卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限;注明“短期”的一般

7、以五年为期限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。(三)凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保留。三、档案补充(一)教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。(二)外来文件、函件由收文员(或人事秘书)统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。(三)校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队大队部应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。四、档案转递教职工因工作调动，需要转递档案，必须安上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包

8、封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。五、档案查阅(一)校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案;未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见;查阅者不得将档案材料拿出资料室。(二)校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。六、档案安全保密(一)档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。(二)档案管理人员不得将无关人员带

9、进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。人事档案规范管理制度3校舍档案是维护学校权益，查勘维修房屋，合理使用校舍，反映学校建设历史的重要资料。为了加强校舍档案管理，更好地为学校教育教学工作服务，根据上级有关规定，特制定本制度：一、档案的收集：要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。4、当撤销学校的校舍档案，应全部

10、移交给市教育委员会。二、校舍档案管理：1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史联系，利用原有基础，便于保管和利用。3、档案整理要充分利用原有的基础。4、档案的整理必须便于保管和利用。三、档案的保管：按要求设立库房，库房的要求达到“十防”，按要求设置保管设备，材料要达到防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要符合要求。案卷和目录一致，移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。四、档案的移交：交接双方必须根据案卷目录清点核对，并在交接收据上签名盖章，其收据一式三份，交接

11、双方各一份，会计一份。五、查阅和借阅：1、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。2、查阅或借阅，只允许在档案室进行。3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等，严守保密规定，归还时清点清楚。4、查阅或借阅时，严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染档案。六、档案保密：档案室必须有安全保证，措施到位，查阅、借阅必须在档案室内查阅。阅后不能乱说，阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登记造册，经领导审批后，二人以上人员监销。七、清销：1、清销之前，首先由管理员定期和不定期对档案进行统计，如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值，经鉴定小组的鉴定同意后方可

12、清销。2、清销应有二人以上人员监销，以防失泄机密。3、要遵守保密规定，坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。人事档案规范管理制度4一、目的更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密;人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。二、档案管理内容1、员工入职档案：个人简历员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

13、4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。三、档案规定1、基础管理1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于入职员工人事档案登记(见附件一)离职员工人事档案登记(见附件二)，并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。1.4当在职员工的资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。1.5调动和录用入公

14、司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。2、档案的查、借阅2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，

15、须填写查、借阅人事档案单(附件三)，行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。2.5人力资源部查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记(附件三)。3、查、借阅档案注意3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违

16、反者视情节严重，予以惩处。4、档案的销毁4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的公司员工人事档案销毁登记和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。人事档案规范管理制度5一、干部人事档案查(借)阅制度1、查(借)阅人员必须是2名中共党员，持有查阅干部档案审批表和查阅干部档案介绍信，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系

17、工作介绍信查阅干部人事档案。2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、办理退休允许借一次)须按查(借)阅干部人事档案的审批手续办理(必须

18、是正科级单位政工人员)，并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。(最多不超过15天)二、干部人事档案计算机管理制度1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。2、充分发挥干部人事档案管理信息系统的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成;干部档案索引每半年打印一次;日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。5、对新维护

19、的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。三、干部人事档案材料收集补充制度1、按照中组部干部人事档案收集归档规定，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集

20、。3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。6、注意做好材料收集中的安全_工作，不得泄露材料内容。7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。四、干部人事档案材料鉴别归档制度1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。3、不属归档范围的材料

21、，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。5、归入的干部人事档案材料均应按照干部档案整理工作细则进行整理立卷。五、干部人事档案转递制度1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。5、转递档案必须填

22、写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。六、干部人事档案检查核对制度1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及

23、时纠正。4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。七、干部人事档案保管保密制度1、严禁按照中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法，做好干部人事档案的保管_工作。2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房(室)，配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。3、干部人事档案库房(室)必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。4、干部

24、人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房(室)。6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部历史问题或其它重要问题的材料。7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。八、送交干部人事档案材料制度1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事

25、档案管理部门归档。3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。九、干部人事档案管理人员职责1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料;2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递;4、登记干部职务、工资的变动情况;5、为有关部门提供干部的情况;6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作;7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导;8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术;9、定期向档案管(室)移交死亡干部的档案;10、办理其他有关事项。