人力部门档案规范管理制度.doc

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1、人力部门档案规范管理制度 人力部门档案规范管理制度11、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。2、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状

2、的统计。6、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。8、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务;掌握统计资料，数字统计连贯;准确统计数字，按时统计上报。人力部门档案规范管理制度2第一章总则第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法及其实施办法，制定本办法。第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高

3、等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条高校档案工作是高等学校重要的基础_工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。第四条_教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市的_教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。国家档案行政部门和省、自治区、直辖市_档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度;(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档

4、案信息化建设与学校其他工作同步发展;(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。第二章机构设置与人员配备第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：(一)建校历史在50年以上;(二)全日制在校生规模在1万人以上;(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

5、需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定_的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。第八条高校档案机构的管理职责是：(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作;(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实;(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源;(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;(六)开展档案的开放和利用工作;(七)开展学校档案工作人员的业务培训;(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能;(九)开展国内外

6、档案学术研究和交流活动。有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人)，应当具备以下条件：(一)热心档案事业，具有高级以上_技术职务任职经历;(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神;(三)年富力强，身体健康。第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，

7、爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行_技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。第三章档案管理第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料

8、同步归档。文件材料的归档范围是：(一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、_党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围的相关规定执行。(五)科研类：按原国

9、家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定执行。(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定执行。(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。(八)产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。(九)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席_会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的

10、材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、_学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法执行。高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成

11、规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范执行。人力部门档案规范管理制度3一、学校必须有专门的安全档案，并分类存放。二、安排专人负责安全档案的管理工作。二、根据实际情况建立安全工作计划及部署档案、消防档案、重点部位档案、易燃易爆危险品档案等。三、安全档案应包括安全基本情况和安全管理情况。四、安全基本情况包括内容：(一)年度安全工作计划、总结、部署，各种

12、安全文件资料。(二)单位基本概况，重点部位情况。(三)安全责任人、管理人岗位职责。(四)各种安全制度。(五)各种安全设施、器材情况。(六)其他与安全有关情况。五、安全管理情况包括内容：(一)安全设施、器材定期检查记录，维修保养的记录。(二)安全隐患及其整改情况的记录。(三)安全检查、巡查记录。(四)安全宣传教育培训记录。(五)安全情况、事件、事故及处理记录。(六)奖惩情况记录。(七)其他有关安全管理的情况。六、安全档案管理纳入“学校安全工作量化考核评估标准”中，与对学校及本人绩效考核结合。人力部门档案规范管理制度4档案资料管理是学校常规管理的一个重要主成部分。它既是学校管理和教育教学、财务工作

13、的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见_，是教学常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下：1、成立档案资料室，由校办负责，校办干事(档案资料员)具体负责，其它各职能部门相关负责人协助工作。2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保_文件资料齐全完整，及时办理。3、学校行政人事档案包括行政会议纪录、文书档案、人事档案各种计划与安排、各种学习记录。群团教代会材料等分别由相关部门干事负责收集整理交档案室，由档案资料员整理装订、归档。4、学校教务档案包括会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、由相关部门干事负责收集整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归

14、档。5、学校总务部档案包括会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等由相关负责人收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。7、积极做好档案资料的(收集、整理、鉴定、立卷)工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。8、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，查阅档案不得随意借出、不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。9、加强档案的严禁保密，不得泄露。一、档案的收集要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重

15、视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。二、校舍档案管理1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史联系，利用原有基础，便于保管和利用。3、档案整理要充分利用原有的基础。4、档案的整理必须便于保管和利用。三、档案的保管按要求设立库房，库房的要求达到“十防”，按要求设置保

16、管设备，材料要达到防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要符合要求。案卷和目录一致，移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。四、档案的.移交交接双方必须根据案卷目录清点核对，并在交接收据上签名盖章，其收据一式三份，交接双方各一份，会计一份。五、查阅和借阅1、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。2、查阅或借阅，只允许在档案室进行。3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等，严守保密规定，归还时清点清楚。4、查阅或借阅时，严禁吸_、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染档案。六、档案保密档案室必须有安全保_，措施到位，查阅、借阅必须在档案室内查阅。

17、阅后不能乱说，阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登记造册，经领导审批后，二人以上人员监销。七、清销1、清销之前，首先由管理员定期和不定期对档案进行统计，如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值，经鉴定小组的鉴定同意后方可清销。2、清销应有二人以上人员监销，以防失泄机密。3、要遵守保密规定，坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。人力部门档案规范管理制度51、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不

18、能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。4、查阅原始人事档案管理规定：(1)查阅员工原始人事档案前必须填写查阅员工人事档案申请单，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。(2)查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。(3)员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。(4)非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办

19、理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。(5)员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写员工原始人事档案补充资料申请表，经主管领导审批后，由人资行政部办理。5、员工业绩、培训档案：员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。(1)人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。(2)员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下(不含主管级)培训、业绩档由人事文员管理。(3)部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。(4)员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。(5)员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。