人事档案管理规章制度.doc

人事档案管理规章制度 人事档案管理规章制度1第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。第五条、新员工报到后按个人资料档案目录顺序进行建档，目录如下：1、招聘登记表2、聘用通知书3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。4、身份证复印件5、照片6、员工转正申请表7、聘用合同8、奖惩材料9、任免、升降、调薪等材料10、其它材料第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。第十条、任何人不得借阅自己本人档案。第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。第十三条、离职人员档案保存期为一年。人事档案管理规章制度2一、目的：为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。二、内容：1、归档制度(1)对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。(2)按照资料属性、内容，确定其归档的具体位置。(3)将资料放入档案，并输入资料库。2、核查制度检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对3、保卫制度(1)、指定专人负责档案保管。(2)、备齐必要的存档设备。(3)、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。(4)、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。4、统计制度(1)人事档案的数量。(2)人事档案材料收集补充情况。(3)档案整理和保管情况。(4)档案及设备利用情况。5、转递制度档案转递一般由工作调动等原因引起，(1)取出应转走的档案;(2)填写人事档案转递记录;(3)按发文要求包装、密封6、借档制度(1)由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。(2)其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;(3)证明材料由人事处审阅，加盖公章，然后登记、发出。人事档案管理规章制度3一、目的为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。二、范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理。三、职责3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。3.2人事档案管理：集团公司人事管理课(宁波地区)负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。四、人事档案管理的内容4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将员工应聘申请表及相关证件(毕业证书、身份证、各类技术认证证书)复印件提交人事管理课，人事管理课根据员工应聘申请表建立员工人事档案(内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料)并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在员工离职通知单上签字，确认无遗留问题;员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的档案材料转移单及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续员工入职试工转正辞退作业管理制度。4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期(每月25日)对员工的人事档案进行检查核对并在员工人事档案统计表上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后;对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失;发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等;检查完毕后必须在员工人事档案统计表上确认签字。4.3转递(员工异动)：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写转递人事档案通知单，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写员工人事档案统计表。4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写员工人事档案统计表，提报人力资源部总监审核。五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。查阅员工人事档案应经人力资源部总监(或总裁)批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。人事档案管理规章制度4一、本办档案材料(包括音像档案资料，下同)由综合科和有关业务科集中统一管理，任何个人不得私自存放。二、档案的收集、整理、移出、销毁必须按档案法和上级档案管理部门有关规定办理，严禁擅自销毁或出售档案。三、凡是调阅档案，一律凭单位介绍信，经档案管理人员审核后，方可提供查阅。四、档案必须在档案所在科室内查阅，不得出借，如有特殊情况需出借、复印、抄录等，须经分管副主任同意后方可进行。五、严禁档案使用者私自抄录、复印、涂改、拆开、撕毁档案。档案管理人员应当在调阅者归还档案时进行必要的检查，确保档案完好无损。六、本局全体工作人员必须严格执行党和国家的保密、保卫制度，杜绝档案中机密文件和材料遗失、泄密事故的发生，确保档案安全。七、档案存放处要保持清洁卫生，存放档案要井然有序，排列有系统化，以便调阅。八、档案管理人员因工作调动，须按规定办理交接手续。