郑州市物业公司行文管理规范.docx

郑州市粕业公司行文管理规范目的为了建立公司科学、合理、规范的公文处理程序，使公文处理更加准确、及时，以便提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。本办法适用于公司各部门的公文管理。二.公文的种类1.公司的通用公文种类有：(1)请示：向上级部门请求、请示、请求批准的事项。(2)报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。(3)决定：对公司重要事项或重大活动作出安排。(4)决议：经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。(5)批复：上级答复下级的请示事项。(6)通告：在公司范围内公布，应当遵守或周知的事项。(7)通知：传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或执行的公文。(8)通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况。(9)函：对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。(10)会议纪要：记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。2 .公司的专用公文有：备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事。3 .公文格式：(1) .公文一般要求包括：A.发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。B.收文机关：向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。C.标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。D.正文：公文的主体部分。E.发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称。F.公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。G.公文印章：加印在发文日期中间。H.密级：保密文件注明密级。1 .附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。(2)用纸格式:公文用纸用A4型(29.7cm×21.0cm);(3)印装格式：A.公文均采用横书横排；8 .单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订；C装订可用线装、钉装、胶粘办法。D.版面格式：首页采用文头。(4)字体格式：标题采用黑体字，正文采用宋体字。三.公文行文原则1 .上行文原则：(1)逐级行文，即下一级行文给直接上级；(2)多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文；(3)越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。2 .下行文原则：(1)逐级行文；(2)多级同时行文；(3)直贯到底行文。3 .平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间的行文。四 .行文注意事项：1 .可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量；2 .减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮；3 .行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担；4 .避免轻率越级行文。五 .对外行文处理程序：1 .拟稿(1)由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。(2)对外发文一般以公司名义发文。在公司各部门有必要发文时，在公司后加下属部门全称。(3)发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。2 .核稿(1)拟稿完毕后填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。(2)审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。3 .签发有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。4 .编号由行政办公室统一编排发文字号。5 .打印、校对。(1)急件应先行处理。(2)保密件应由专人打印。(3)打印后的校样、废纸、腊纸等应妥善处理。(4)校对专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对。(5)打印、校对责任人签名。6 .盖章、发文登记。(1)在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印。(2)发文工作由行政办公室负责。六 .对内行文处理程序1 .对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。2 .特殊情况下各部门对公司行文可不必经打印程序。3 .对内行文由各部门负责人、公司领导签发。七 .收文处理办法1 .签收(1)一切外来信件、电报、传真，统一由行政办公室签收，填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政办公室收启，统一由行政办公室拆封处理。(2)写明各部门或个人收启的分送各部门或个人，如系公文，应主动送行政办公室登记处理。2分发(1)行政办公室根据公文性质、要求，确定具体阅批对象。(2)分发去向：A重要来文，由行政办公室主任提出初步意见(拟办)，再由公司领导批示(批办'B.一般公务文件，直转有关职能部门处理(承办卜具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。C.参阅性文件，直接组织传阅。D.范围不明的文件，送领导审阅。3 .催办分为对内催办与对外催办，包括发函，派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交待、件件有着落，防止漏办、延误。4 .结办文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。5 .公文的立卷、归档与销毁(1)公司文件在结办后3天内，需要存档的交档案管理员归存，按"完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，整齐存在文件柜内。(2)公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政办公室登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。(3)任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。(4)销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。八.附则：本办法由行政办公室负责解释、补充，由公司总经理批准实施。九.行文流程图A.发文流程拟稿签发编号打印、校对B.收文流程接收分发催办