电器连锁企业会计档案管理制度.docx

电连领企业会计档案管理IM度为加强会计档案管理，充分发挥会计档案的作用，根据财政部、国字档案局发布的会计档案管理办法，结合本公司实际，特制定本制度。一、会计档案的归档范围归档的会计档案包括：会计帐簿、会计凭证、会计报表及其它会计核算资料。二、会计档案管理的具体要求（一）归档前的准备1、会计凭证:分部卖场会计人员月末会计凭证整理，按顺序排列，按统一要求装订成册，在便于装订的前提下采用适宜的厚度为一个单位。按凭证封面的要求填制编录日期、单位、起讫、起讫日期、并加盖好装订人及财会主管人员的签章。凭证包角上按顺序填制年、月、日及编号。手续完备后按年度上交会计档案管理。2、会计帐簿：按年立卷。订本帐簿归档时统一格式的标签帐簿扉面必须逐项填写清楚，盖章齐全，并加贴印花税票；活面帐簿要用牛皮纸做封面，帐簿扉页及目录填制完整，右上角编号完整，加贴印花税票。手续完备后按年度上交会计档案管理。3、会计报表：要按不同类型分别组卷，同统一会计报表封面装订并填写卷内目录，报表封面要详细填写单位、起讫日期、编表人、负责人等项目，与会计帐簿同时上交会计档案管理。4、其它会计核算资料。有参考和保有价值的分别按类按年装订、加封面，统一编号，编写目录并归档保管。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计核算资料均应视同会计档案一并管理。（二）会计档案保管要求1、会计档案管理人员接受会计档案时要认真审核是否符合上述要求，不符合要求的可不予接受。接收保管会计档案，原则上应保持原卷册的封卷，因故需要拆封重新整理后，应会同财会部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。2、会计档案要进行系统管理，做到存放整齐，系统排列，查找方便。3、严格执行安全保管制度，确保档案的安全，重要档案要入保险柜保存保管中发现问题要及时上报总部（分部网务部或有关部门。4、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，交出人员要编制移交清册，将全部案卷逐一类交，由接交人员及监交人员分别在清单上签字并填写移交日期。5、会计档案管理室要求干燥防水，远离易燃品堆放地，备有防火器材，经常保持清洁，防虫防霉，保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅。（三）调阅会计档案的手续1、本系统查阅会计档案要经查阅部门会计主管人员同意。2、外系统调阅会计档案时，要有正式介绍信，经总部（分部）财务部批准办理调阅手续。3、调阅档案人员不得在案卷中勾划，不准拆散原卷册，更不准抽换。4、调阅会计档案人员一般不得将档案带出档案室，特殊情况需带出档案的要打借出报告经总部（分部）财务部批准后调阅，会计档案管理要在调阅登记册上登记，由调阅人签字，归还时注销。三、会计档案的鉴定、销毁（一）会计档案的保管期限。会计年度终了后的第一天算起，分为永久、定期二类。永久类：1、年度会计报表（决算）包括财务分析及财务情况说明书。2、涉及外事的会计凭证和帐簿。3、工资发放清单。定期类：1. 3年期：月、季度会计报表（含文字分析）；主要财务指标快报（含文字分析）2. 5年期：银行对帐单；银行存款余额调节表3. 15年期：原始凭证/记帐凭证/日记帐/总帐、明细帐、辅助帐/会计移交清册4. 25年期：现金、银行存款日记帐/会计档案保管清册、销毁清册。（二）会计档案的销毁1、会计凭证保管期满销毁时，由会计档案部门编造销毁清册，总部（分部）财务部审查后报上级主管部门批准后销毁。销毁时由总部（分部）财务部及公司负责档案部门共同监销，监销后在销毁清册上签名盖章。2、销毁会计档案时要抽出需永久保存的会计档案，另案立卷。会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，并应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管至结清债权债务为止。