041.万x百货(连锁)股份有限公司行政档案管理规章制度(DOC 31页).docx

万千百货档案管理制度第一章总则1 .为规范万千百货档案管理工作，根据£中华人民共和国档案法，结合万千百货实际情况制定本制度。2 .本制度所指的档案，是指万千百货在经营管理活动及建设过程中直接形成的，对公司有保存价值的各种文书档案、实物档案、声像档案、会计档案、人物全宗等历史记录。3 .公司全体协工要树立档案意识。对规定应当立卷归档的文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。第二章管理职责1 .万千百货实行统一领导、桀中与分级管理相结合的档案管理模式,总部行政部为万千百货档案管理机构，负於管理总部各部门按规定移交的档案，并对各地公司档案管理工作进行监督指导和考评。2 .总部行政部履行下列职贡：2.1 根据国家有关法律法规，结合万达集团要求和万千百货实际情况，建立健全档案工作制度和具体实施细则：2.2 2负五万千百货归档范围内档案的收集、整理'保管工作：2.3 监督、指导各地公司档案管理工作：2.4开展档案统计工作：2.5组织档案鉴定和销毁工作：2.6开展档案管理员培训。3 .百货总部和各地公司应确定一名公司领导分管档案工作，把档案工作列入工作计划和管理程序，纳入到各部门的职贡范围和有关人员的岗位职责中，依据万千百货档案制度确定的原则建立健全本公司档案制度，明确档案工作主管部门，配备档案管理人员具体负贡档案管理工作，统一管理本公司档案并按规定移交。4 .百货总部行政部设立专职档案管理员，负责总部档案的收集、整理和保管工作，监督、指导总部各中心、部门及各地公司档案管理工作，统计、收缴移交档案并做好百觉系统档案编目整理工作。5 .百货总部各部门及各地公司行政部配备兼职档案管理员具体负责本部门/公司档案的收集、推理工作，并按规定向总部行政部移交档案资料。6 .原则上各级档案管理员为本部门助理，财务部为财务经理，人力资源部为薪酬经理。档案管理人员应保持相对稳定，如有变更应在5个工作日内以OA形式向百货总部行政部报Sh7.档案管理员职责：7. 1贯彻执行万千百货档案制度，建立健全本部门/公司档案工作实施细则，做好档案的接收、借阅登记手续：8. 2熟悉本部门/公司文件材料归档范围和保管期限，做好本部门/公司文件材料的收集、整理和立卷归档工作，确保部门/公司文件材料的齐全、完整、准确：9. 3负员对本部门/公司各类电子文件进行整理、著录，建立本部门/公司的电子文件档案库；随时做好电子文件备份工作：10. 根据本部门/公司不同门类文件材料的特征，对立卷归档的纸质文件正确分类，合理组卷，准确编写件号，清筵填写卷内目录和品考表；11. 5做好档案统计工作，主动接受业务指导和督促检查，按规定时间向百货总部行政部上报档案统计报表和移交档案：12. 6负责本部门/公司档案信息系统的管理和维护工作。第三章档案构成1 .凡是反映公司主要经营管理活动和基本历史面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料：公司工作活动中形成的在维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料：及其它对公司工作具有杳考价值的文件材料均应作为档案保存。2 .文书档案：是公司在职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件，包括行政管理类、经营管理类、计财管理类、人事劳资类、策划宣传类、法律工作类等。3 .实物档案：是指公司在成长、发展过程中形成的，能够反映本公司的各项工作成绩和历史面貌的奖章、奖杯、奖状等实物材料。4 .声像档案：是指公司在成长、发展过程中直接形成的能妨反映本公司历史面貌的以感光、磁性材料为我体，以声音、图像形式为反映方式，具有保存价值的磁带、照片、VCD等。5 .会计档案：是指公司在日常经营管理过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算材料及清单、交接手续等。6 .人物全宗：公司主要领导人和榜样职员的生活经历、工作业绩等。7 .归档的文书包括：6.1公司与有关胞位的来往信件、各种协议书、合同等：6.2公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）；6. 3公司制订的计划、统计、预决算、工作总结：6.4公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要；6.5公司对外交流的来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料：6.6公司各部门的发文：6.7其他具有保存价值的文件材料，重要的工作经脸材料：6.8外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。第四章归档要求1 .应当归档的文件材料由具体承办人负贵积累，办理完毕后应在3个工作日内向所在部门档案管理员移交。移交时需填写E档案交接单（附件2）。2 .文也结案后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需要留存影本：如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，但应经行政部同意后妥善保存，行政部以影本归档.3 .凡以百货总部名义对外若署的或大商务谈判（协商）形成的合同、协议、遨向书、备忘录、信函等法律文件，应在文件签署后5个工作日内向总部行政部报送一份原件。4 .各部门经营管理工作中形成的综合类档案应在办理完毕后的第二年2月I日前整理立卷，向本公司行政部移交。5 .外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。6 .特种载体档案可随时归档。7 .会计档案由公司财务部负货保管。8 .人事档案由公司人力资源部负责保管。9 .对已归档文件进行变更、修改、补充的、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。10 .员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好后移交本部门或公司档案管理员，在办理档案移交手续后方可办理调密职手续。11 .专业性较强或需要保密的档案，经公司主管档案工作副总经理同意，可以延长向档案室移交的期限：由保管条件恶劣可能导致档案不安全或者严重损毁时，可以提前移交。12 .归档的文件材料般式份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数“13 .归档的文件材料应齐全完整，遵循我形成规律加以系统整理，按归档范围及保管期限分类组卷，并编制卷内文件目录。14 .各部门/公司档案管理历应检查本部门/公司归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制档案移交清册（附件3）,由主管档案工作领导签字核准后向百货总部行政部移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案人员接收时应全面检查归档文件材料的质量。15 .各地公司应在每年3月1日前完成上一年度的文件资料整理归档，编制£档案移交清册,并移交总部行政部。16 .交接双方应认页核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式两份，双方各留一份以备铿考。档案移交消册及卷内目录应同时报送电子表格形式的文件备直。第五章类Ii的设置与标识1 .一级类目的设置与标识一级类目是万千百货档案实体分类的最高乂位.根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定五个一级类目。其名称、标识符号和主要内容如卜.：综合档案、业务档案、合同档案、会计档案和特种载体档案，共五类.一级类目的标识采用英文字母表示，如“A”为“综合档案”的标识。2 .二级类目的设置与标识二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点,分别按职能、问题、项目等设置。2.1 综合类档案的二级类目按部门职能设置：2.2 2业务类档案的二级类目按部门职能设置：2.3 合同类档案的二级类目按项FI设置：2.4 财分类档案的二级类目按帐簿、凭证、报告、其他分别设置：2.5 5特种载体档案的二级类目按数体形式设置，二级类目的标识采用汉字缩写字母表示，如：“XZ”即"Xingzhengw（行政）的简称。3 .三、四级类目的设置和标识根据实际需要设巴三级类目，三级类目是在二级类目设置的基础上，对二级类目的细划分。4 .档号的编制4.1 万千百货的档号由三部分组成，即：类H号+年度号+案卷号。4.2 类目号：类目号是档案实体分类的类目代号。4.3 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，如“2008”即“2008年度”。4.4 案卷号：即案卷顺序号，用阿拉伯数字标识（1.-n）,不编虚位。万千百货各类档案类目根据实际情况分别划分到二级或三级。4.5 档案标识：采用汉字、英文字母、汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目,三级类目和四级类目之间采用符号间隔。类目与案卷号（实物编号）之间采用符号“一”连接。三级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”.如“以公司名义制发的文件”为“11”，其余三级类目依次为12,13,99,但10,20等带“0”的数字不用。4.6档号模式综合类行政部会议文件档号模式示例：类目号（一、三级类目）+年度号+案卷号-XZ.19-2008-1I案卷号年度号三级类目（会议文件）二级类目（行政部）一级类目（综合类）5 .档案实体排架：采用年代一一级类目横向排架。6 .万千百货档案分类主表一级类目二级类目代号类目名称代号类目名称A综合档案ZB总经办RZ人力资源部XZ行政部XX信息部CJ筹建管理部CB成本管理部GC工程物管部AQ安全监督部B业务档案YY营运中心ZS招商中心C合同档案SJ设计合同GC工程合同XS销隹合同Z1.租赁合同QT其它合同D财务档案ZB球簿PZ凭证BG报告QT其它E特种载体档案SW实物ZP照片1.Y录音带1.X录像带GP光盘QT其它7.三级类目及保管期限A-ZB综合档案总经办11以公司名义制发的文件永久12以公司名义对外签署的重大商务谈判（协商）形成的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件13总经理签批的文件A-RZ综合档案人力资源部11公司庆典资料永久12投诉材料13以人力资源部名义制发的文件14薪解档案15员工资料16考核档案17培训资料五年18简历笑试资料一年AXZ综合档案行政部11公司设立、变更、年检等工商相关文件永久1220年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料13公司年度工作总结、计划、报告14公司制订的规章制度15档案借阅、移交、销毁清册16以行政部名义制发的文件1720年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料18用印留存资料19会议文件五年21外部往来信函22固定资产台帐、盘点报告、报废清册23低值易耗品及办公用品台帐一年A-XX综合档案信息部11软件开发操作手册永久12信息化建设培训资料、用户使用手册、系统维护手册等五年13信息化管理制度A-CJ综合档案筹建管理部11规划板块的文件永久12施工现场交底图13施工阶段变更图14筹建板块的文件五年ACB综合档案成本管理部11招投标文件永久12合格供方库资料13非中标单位投标文件一年A-GC综合档案工程物管部11施工现场交底图永久12施工阶段变更图13相关调改文件14工程进度表一年AQ综合档案安全监督部11应急预案永久12安全宣传资料13安全责任书14安全检杳报告五年15安全整改资料16安全管理方案、报告文件BTY业务档案营运中心11万千刊物、出版物永久12公司VI、形象、宣传、广告资料13反映公司和总经理的相关媒体报道、文学、实物、图片、语音、影像等一切有效记录资料14媒体发稿原件五年B-ZS业务档案招商中心11战略合作协议书永久12联营合同13商务条件14门店定位报告15重点供应商档案16招商手册五年C合同档案SJ设计合同永久GC工程合同XS销售合忖Z1.租赁合同QT其它合同D财务档案BG财务报告永久YS预算档案QT其它档案CK现金和银行存款日记账二十五年ZB日记账、明细账、总账、辅助账十五年PZ凭证RS人事档案十年E特种载体档案SW实物保管期限参照前述各类相同内容档案ZP照片1.Y录音带1.X录像带GP光盘QT其它第六章整理规则1 .归档文件：公司在经营管理工作中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料,归档文件以“件”为单位，每份文件为一件，涉及同一主题的文件为一件，正文与附件为一件，来文与发文为一件，报表、名册、图册、投标书、刊物等一册（本）为一件。2 .整理原则：遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3 .归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易槌变的文件应予复制归档文件内容应真实、准确，字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备，对传真件、更印件，应确保文字清晰可辨。4 .归档文件般按件装订，装订时，正本在前,定稿在后；正文在前，陌件在后；转发文在前，被转发文在后：来文与豆文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性文件在前，依据性文件在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后.对已装订成册的可不再拆卷重装。5 .采用左上角装订的，应将左上侧对齐：采用左侧装订的，应将左下侧对齐。大于A4幅面的要按M的规格进行折段，小于16开幅面的要用A4纸进行托裱。财务档案装订另有规定的,根据财务档案管理规定执行。6 .归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间瞰序、at要程度排列。会议文件、统计报表、荷报、刊物等成套性文件可集中择列.对年度的判定，以文件落款日期为准.路年度形成的会议文件和案件材料等，统一在闭幕年和结案年立卷。几份文件为一件时，以装订时排在前面的文件日期为准。7 .归档文件应逐件编目。来文与以文作为件时，只对纪文进行编目。归档文件目录（附件4）设置件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注等项目。8 .归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面（附件5）设置组织机构名称、问题（项目）名称、保管期限等项目。目录一式三套，一套由归档部门（公司）保存备查，一套装入档案盒，一套档案室备案。9 .归档文件应按机构件号瞅序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表。10 .档案盒的外形尺寸为31OmmX220三（长X宽），盒脊厚度可以根据需耍设S为30ma、40mm、50Mn等11 .档案盒应在盒脊设置机构名称、问题（项H）名称、保管期限、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和垠后一件文件的件号，中间用号连接：盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时统一编制。（附件6盒脊格式）12 .备考表（附件7）置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期.第七章保存期限1 .文档保存期限：原则上分为永久、长期（二十年）、短期（二十年以下）。2 .永久保存：公司堂程、股东名册、组织规程及办事细则，萩事会及股东会纪录、财务报表，政府机关核准若注文件、不动产所有权及其他债权凭证，工程设计图及其他经核定须永久保存的文书。3 .二十年保存：预算决算报告类，会计凭证，事业计划资料、请求审批提案文书、人事任命文书及其他经核定须保存二十年的文书。4 .五年保存：期满或解除之合约、其他经核定保存五年的文书。5 .一年保存：临时性文书或结案后无长期保存必要的文书.第八章保密制度1 .档案按密级程度可分为以下几类：1.1 绝率：指极为全要并且不得向无关人员泄漏内容的档案；1. 2机密：指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的档案：1.3 秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的档案：1.4 普通：指非机密档案。如果附有其他调包问卷之类的亚要东西，则另当别论：1.5传阅：指在本公司内部传阅或传达的档案.2 .带有密级的档案，要在档案的右上角标记密级，机密（含）以上的档案，应专柜存放。3 .万千百货的一切规章制度、管理程序、财务数据、投资信息、资本运作信息、项目发展信息、销售信息、人力资源信息、成本信息、客户名单、投资计划、谈判底限等都属于万千百货商业秘密，未经万千百货总部批准不得对外传播.4 .公司在对外交流与合作中需要提供档案资料时，必须经百货总部分管档案工作副总批准同意。凡需提供涉密档案资料时，应以一定形式明确当事人须承担的保密义务和员任。5 .对各类档案均应按规定的范用进行查询，并严格极行借阅手续。利用者必须维护档案机密的安全，不得扩散档案机密。任何档案未经批准不得随息抄录、拍照、复制和公布：凡是出借的档案，利用者必须保证档案的完整、准确，不得转借他人。6 .涉密档案在规定的时间内使用完毕后，档案管理员应及时核对、检杳，发现失密、泄密问烟，应立即向上级汇报，及时宣明原因，进行补救。7 .对违反保密制度而给公司造成损失的，公司将对当事人及相关负贡人给予严肃处理及至追究法律贲任。第九章借阅与利用1 .员工借阅公司档案，须填写档案借阅审批单（附件8）,并经相关负责人批准。2 .员工借阅本部门档案,须经部门负货人批准：如查阅其它部门或公司档案，须经相关部门或相关公司总经理批准：涉密及或它IR要文件的借阅须经百货总部分管副总批准。3 .电了档案的封存教体不得外借，利用时使用拷贝件。4 .档案借出时，档案管理员应填写档案借阅登记表（附件9）,一般档案借阅不超过一周，也要档案当日归还，节叙日期间，档案应送回行政部保管.凡延期使用者，要办理续借手续。归还时,档案管理员须当面查看，并进行注销，如有遗失或损毁应书面上报主管领导，视情节轻重予以处理。5 .档案管理人员应每月检查借阅记录,对到期未还的档案及时催还。第十章保存与销毁1 .档案室内应保持清洁，发现异常及时采取调整措施：定期擦拭档案架，以防虫蛀腐朽；档案存放要求整齐有序、齐全完整；档案出入必须有详细记录，借用完毕的档案及时收回，并放回原处，不得申类易位。2 .对保管到期的档案，各公司应组织专人进行鉴定，鉴定工作由公司分管后勤副总、分管业务副总、行政部负货人三方组成的鉴定小组负贡。鉴定小组对经过鉴定确无保存价值的档案，应写出鉴定报告并编制档案销毁清册(附件10),报百货总部行政部审批后，进行销毁。3 .档案销殁后,应在保管期限上注明“已销毁”字样和销毁日期,并在案卷F1.录上注明：销毁清册应在立卷目录上注明：销毁报告和销毁消册应立卷划为永久保管。4 .保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，应将“档案续存单”附注在其保留文件上，并注明其他文件销毁的日期。附件1万千百货文件材料归档范围及保管期限表一、综合档案1.总经办永久(1)以公司名义制发的文件（2）以公司名义对外卷署的成大商务谈判（协商）形成的合同、协议、遨向书、备忘录、信函等法律文件永久1 3）总经理签批的文件永久2 .人力资源部（1）以人力资源部名义制发的文件二十年（2）薪酬档案二十年（3）员工资料二十年（4）考核档案二十年（5）培训资料五年（6）公司庆典资料永久（7）投诉材料永久（8）简历复试资料一年3 .行政部（1）以行政部名义制发的文件二十年（2）公司设立、变更、年检等工商相关文件永久（3） 2（）年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久（4） 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料二十年（5）会议文件五年（6）外部往来信函五年（7）公司年度工作总结、计划、报告永久（8）公司制订的规章制度永久（9）用印留存资料二十年10 0）固定资产台帐、盘点报告、报废清册五年11 1）低值易耗品及办公用品台帐一年12 2）档案借阅、移交、料毁清册永久13 信息部（1）信息化建设培训资料、用户使用手册、系统维护手珊等五年（2）信息化管理制度五年(3)软件开发操作手册永久5,筹建管理部(1)筹建板块的文件五年(2)规划板块的文件永久(3)施工现场交底图永久(4)施工阶段变更图永久14 成本管理部(1)招投标文件永久(2)非中标单位投标文件一年(3)合格供方阵资料永久15 工程物管部(1)工程进度表一年(2)施工现场交底图永久(3)施工阶段变更图永久(4)相关调改文件永久16 安全监督部(1)应急预案永久(2)安全检查报告五年(3)安全整改资料五年(4)安全宣传资料永久(5)安全页任书永久1 6)安全管理方案、报告文件五年、业务档案2 .苜运中心(1)万千刊物、出版物永久(2)媒体发稿原件五年(3)公司打、形象、宣传、广告资料永久(4)反映公司和总经理的相关媒体报道、文学、实物、图片、语音、影像等一切有效记录资料永久3 .招商中心(1)战略合作协议书永久(2)招商手册五年(3)联营合同永久(4)商务条件永久(5)门店定位报告永久(6)重点供应商档案永久三、合同档案1 .设计合同永久2 .工程合同永久3 .销售合同永久4 .租赁合同永久5 .其它合同永久四、财务档案1 .日记账、明细账、总账、辅助账十五年2 .现金和银行存款日记账二十五年3 .凭证十五年4 .财务报告永久5 .预算档案永久6 .人事档案十年7 .其它档案永久五、特种载体档案(保管期限参照前述各类相同内容档案)附件2s÷三y档案交接单交接档案名称档案明细此移交单式两份，行政部存档份，移交部门存档一份。交出人（签字）监交人（签字）接收入（签字年月日年月日年月日»巨羽理档案交接单交接档案名称档案明细此移交单式两份，行政部存档份，移交部门存档份。交出人（签字）监交人（签字）接收入（签字年月日年月日附件3（部门/公司名称）档案移交清册日期：年月日序号问Sg（项F1.）文件数量（件）案卷数量（盒）保管期限密级栽体形式备注1移交人：移交机构负货人：档案室接收人:注：的归档文件目录。本表一式二份，行政部存档一份，移交部门存档一份。附件4文件目录序号文件编号责任者文件题名日期页数备注附件5归档文件目录全宗名称XXXXXXXXXXX机构名称XXXXXXXXX问题（项目）名称XXXXXX保管期限XXXXXXXXX1、“山档文件目录”的字体为黑体小初加粗：2、“名称”和内容字体为宋体二号加粗;附件6盒脊格式全宗号机构名称问题名称152mm年度保管期限机构起止件号公司起止件号1211W304050mm名称字体：宋体四号内容字体：黑体粗体三号附件7备考表盒内文件情况说明：整理人：检查人：年月曰1、“备考表”的字体为黑体小初加粗:2、“盒内文件情况说明”字体为宋体二号加用：3、“整理人、检查人”及日期的字体为宋体小二号。附件8档案借阅审批单部门借阅人事由调阅文件目录密级拟归还时间备注各级领导签字附件9档案借阅登记表序号借阅日期事由文件标题档案号密级借阅人归还日期备注123456档案销毁清册序号类别文件名档案号数量原保管期限己保管期限销毁时间备注12345监销人:审批人:日期:更多资料淘宝搜索店铺商道学院微信76650998