公务电子邮件归档管理规则.docx

K)S01.140.20CCSA14A中华人民共和国档案行业标准DA-T322021代替DA/T322005公务电子邮件归档管理规则Ru1.esforfi1.ingandmanagementofofficia1.e1.ectronicmai1.2021-IO-O1.实施2021-05-26发布国家档案局发布-1.X.三A三刖S本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第】部分：标准化文件的结构和起至规则的规定起草.本文件代替DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规则，与DA/T32-2005相比，除结构调维和编期性改动外，主要技术变化如下：一格"总则"更改为'管理原则"和“管理职贡”，弱确管理原购和相关各方职责（见第4章、第5章,2005年版的第4三）：一增加了公务电子邮件系统和电子档案系统建设的有关规定（见第69）；一对公务电子邮件归档范围及保管期限进行了明昨规定，明确了归档后以系统中文件保存时间和不属于归档范囹的电子邮件的保存期限.捌除了公务电子邮件保售环节制作备份等内容，因相关标准已完善，不再单独规定（见第7章，2005年版的第9«）；一增加了公务电子邮件的形成要求（见第8章）；一ISaI了公务电子邮件的归档方式,归档格式及元政据等相关要求（见第9章.附录A）；一删除了公务电子帮件收发文登记表的相关规定（见2005年版的附录A）;请注意本文件的某些内容可能涉及专利本文件的发布机掏不承担识别专利的责任.本文件由国家档案局提出并归.本文件主要起草单位：深圳市档案馆、交通银行股份有限公司.国家档案局蛀济科技档案业务指导司.本文件主要起草人:黄俊琳、姜超以蔡聂芳,沈明哲、车吴圳、周骅'付晓蜀、3附、普宁、张相、张昆晶.SSt.扬国柱.本文件所替代文件的历次版本发布情况为：DA/T322005.公务电子邮件归档管理规则1苑园本文件确立了公务电子邮件的形成.牧集.整理.归档的程序与规则.本文件适用于机关.团体、企业率业单位、其他组织（以下简称单位）及个人公务活动中形成的电子邮件归档工作.2规危性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款.其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件.G8/T18894电子文件归档与电子档案管理规范G8/T32397中文电子邮件地址邮件头格式技术要求G8/T37002信息安全技术电子邮件系统安全技术要求DA/T22归档文件整理规则DA/T46文书类电子文件元数据方案DA/T70文书类电子档案检测一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件.3. 1电子邮件e1.ectronicmai1.由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由通信网络发送和接收的电子信息.4. 2公务电子邮件OffiCia1.e1.eCtronicmai1.单位或个人在公务活动中产生的姓由电子邮件系统传输的电子邮件.5. 3公务电子第件系坟Officia1.e1.ectronicmai1.system用于产生.传送、接收、阅读和处通公务电子邮件的计算机曲用系统.3.4EM1.招式文件EM1.formatfi1.e内容城码采用MIME格式（多用途互联网邮件Jr展Mu1.tipurposeInternetMaiIExtensions）,避出RFC822及其后续犷展，一般由邮件头和邮件体两部分组成，可保留电子那件原有的HTM1.格式和标迎的多用途互联网邮件犷展格式文件.4管理原则6. 1单位应制定公务电子邮件归档铃理制度，配备必要的技术措施,嫡保公务电子邮件及时归档，并保证公务电子邮件档案的声实性、完整性'可用性和安全性.4.2公务电子邮件的收集、鉴定、整理、归档、保管、移交等环节应纳入单位电子文件归档和电子档案管理程序及相关人员的闵位责任，实行全过程管理与监控.4.3应明确规定公务电子4B件归档的时间、冠围、技术环境、相关软件.版本、故据类型、格式、被操作故据、洽浏数据等要求,保证归档公务电子邮件的质量.4.4公若电子邮件形成.收集、整理、保存等关就业务过程应按DA/T46形成元数据,形成的元数据与公务电子邮件同捕获'同归档.5管理职布5. 1产生和接收公务电子邮件的部门和人员负责公务电子邮件的收集'鉴定.整理，井定期移交档案部门.5. 2档案部门负责制定公翳电子邮件归档的制度，对公务电子邮件归档工作迸行业务监督和指导；接收归档公务电子邮件,负责公务电子邮件档案的保管、答定、统计.利用及处at.5. 3信息技术部门负责公务电子邮件系统接口及相关公务电子邮件痕批设施的建设、运维工作.7. 4安全保密部门负责公务电子邮件归档管理过程的安全保密管理.6系统建设要求8. 1公务电子如件系统建设与运行要求6.1.1公若电子邮件系统的建设，应符合G8/T37002中有关电子邮件系统信息安全要求，包括公若电子邮件系统的技术安全要求.笆理安全要求和运行安全要求.6.1.2公努电子加件系统形成的皎件地址、邮件头格式应符合GB/T32397中有关编码、格式、语法等要求.6.1.3公务电子邮件系统应能输出规范的EM1.格式文件或其他包含完整的原始邮件信息的可归档格式文件，或具有归档电子邮件的接口，接口功能符合归档要求，接口输出数据应包含完整的原始邮件信息.6.1.4公务电子邮件系统或具备份系统能按DA/T46的要求,形成元数据.6.2电子档案管理系婉要求6.2.1具有接收（含批量）公务电子邮件归档的功能接口,并能正确解析、验证EM1.格式文件或其他归档信息包文件，形成归档电子文件及其元数据.6.2,2支持按照DA/T70的要求进行奥实性.完曜性、可用性、安全性检测.6. 2.3其他功能符合国家有关电子档案险理系统功能要求.7公务电子邮件归档范园及保管期限7. 1单位应结合业务实际确定公务电子邮件归档危图和划定具体保管期限.公务电子邮件保管期限定为永久,定期两种,定期分为30年、10年.8. 2归档的公务电子邮件，归档后应在原电子邮件系统中保留至少1年.7. 3不属于归档范围的公务电子邮件数据，也应在僚电子邮件系统中保留至少1年.8公务电子前件的形成8. 1公务电子邮件标题应简明扼要，能反映发送邮件内容等，8. 2公分电子邮件内容应尽可箱在正文中体现.对于无法在正文中表示的内容,可采用部件附件的方式随电子邮件正文一起发送.9. 3公务电子邮件附件应使用与邮件标题具有相关性的名称，格式应尽可能符合电子档案存储格式要求,原则上不得对附件加密.如不符合电子档案存惬格式要求的应进行转换，如无法转换为符合电子档案存储要求格式的，应在邮件附件中加挂能阅读和处理该酎件的软件.8. 4公务电子邮件落款应与邮件段写入账号保持一致，发送日期与实际相符.8. 5公务电子邮件元数据应符合DAJT46的规定，时间元素值应尽可能精确至秒，对于涉及条时区的事务，应保留时区信息.9公务电子龈件归档收集9. 1发送公务电子邮件的，无论是单发还是群发邮件,均由发件人提交归档；接收外部电子邮件的，应在收件人定园内指定责任人提交归档.9. 2移交归档责任人定期或实时将办理完毕的公务电子帮件及其元数据以EM1.格式文件或其他格式，通过接口或海线方式提交电子档案告理系统，电子档案管理系统解析出电子邮件的正文、附件及元数据信息归档.采用定期归档的应于次年6月30日前完成上一年度的所有电子印件提交归档工作.9. 3同一壬题有多件公务电子邮件需归档时，应按往来记录逐封归档，并保持其关联关系.9. 4公务电子邮件提交电子档案管理系统应按照DA/T70的要求进行检测.公务电子邮件源格式符合归档要求的亘接采用源格式归档.遁格式不符合归档要求的应转换为符合归档要求的格式.不同的公务电子邮件，根据其所属档案的类别要求哨定归档格式,推荐如下：一版式文件格式采用OFD不艮备OFD条件用PDF,PDF/A格式.一公务电子邮件正文以板式文件格式归档，附件可以版式文件、RTF、WPS、DoCX、JPG、TIF.PNG等通用格式；或将公务电子邮件及其附件按般序合并转换为一个版式文件,若附件是独立文件,格式如下： 二堆矢量文件以SVG、SWF.WMF、EMF.EPS.DXF等格式归档； 三维矢量文件应转换为STEP格式归档；数据库文件以ETX1.S.DBF.XMI等格式归档，或将应归档数据库数据转换为版式文件归档； 录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档； 录像类电子文件以MPG.MP4.F1.V.AV1.等格式归档； 网页、社交媒体类电子文件技相关规定要求格式归档； 其他专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档，无法转换的应将畿读取该邮件特殊格式文件的软件一并归档.9. 5公务电子邮件归档时应完整痛获元数据.公务电子邮件元数据与DA/T46部分元数据对照关系见附录A,其他元数祭题获技照DA/T46的要求进行.10公务电子邮件归档整理10. 2归档公务电子邮件以事由或单次发出（接收）电子邮件为一件；正文、附件为一件；狗发电子邮件与被转发电子邮件为一件;一次发出或收到的报表、名册、图册等一册（本）为一件；同一事件一次收到与发出一般独立成件，也可合并为一件.归档公务电子邮件排序时，正文在前，附杵在后；转发电子邮件在前，被我发电子邮件在后；收到与发出的电子邮件作为一件时，发出的电子邮件在前，收到的电子邮件在后.10.3公务电子皎件可以蛙立形成电子邮件档案门类，也可以根据其内容归入相应门类.形成独立门类的电子邮件按"年度一机构（问题）一保管明限"或年度一保管期照一机构（问题）”分类,分类法应在本单位档案分类方案中体现.归入相应门类的电子邮件按相应门类档案整理要求分类.10.4公居电子邮件分类后应在最低一级类目内，按时间结合事由进行排列.同一事由电子邮件,按郎件形成先后顺序排列.归档公务电子邮件应编制档号，独立门类电子邮件档案档号格式为：全宗号一档案门类代码年度一保管期限代码一机构（问鹿）代码一件号或全宗号一档案门类代码年度一机构（问题）代码一保首期限代码一件号，具体按照DA/T22的要求.完成档号朝制的电子邮件应依据档号顺序自动生成电子档案目录，按本单位归档电子文件整理要求增加电子文件目录封面，并将目录转换为适合长期保存的版式文件.10. 5归入相应门类的电子邮件应与其所属门类其他电子文件一同整理，整理方法按GB/T18894或单位制定的相应门类电子文件归档要求.11公务电子邮件档案的移交和接收11. 1完成归档整理的公务电子邮件应在次年6月30日前，向档案部门移交.11.2移交内容包括公务电子邹件（含附件）.元数据.11.3对接收到的公务电子邮件应及时进行桧测,检测方法和项目符合DA/T70的规定.姓检测合格的方能接收，检测不合格的应退回市新曜理，待合格后方可接牧.附录A（资料性）公务电子邮件元数据与DA/T46部分元数据对照我表A.】给出了公务电子邮件元数照与DA/T46部分元数据的对照表.表A.1公务电子前件元数据与DA/T46部分元数据对照表元数击0号元数击名称电子邮件信息M7电子文件号电子邮件系疑产生的IS标识电子文件的一姐代码M32«««电子邮杵发件人（含邮件论址）M36主送电子邮件收件人（含部件绰址）M37投送电子邠件处送人/寄送入（含邮件地址）M22也名电子艇件标IttM33日期电子即件发送时间/按皎时间（含时区）M35祟念程度电子邮件家卷程StM38电子期科避级M39保寄期烟电子邮件保法已限M48计1»机文件名电子邮件正文及用件的计机文件名MSO文档创建程序电子邮件费任名提供的非通用格式阅读裳件M51信息系统描述电子邮件费任老卬件系娩名称及丝本号M6立档单位名誉电子邮件归档机为