会计电算化帐务处理制度.docx

会计电算化管理制度汇编会计电算化帐务处理制度为了加强会计核算软件的操作运用管理，确保会计核算软件的正常运行及平安、在会计信息处理和保存中的效用，依据财政部的有关规定，结合本公司具体状况制定本规定。()财务部应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐芳文件依据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以随意追加新的会计科目，但以制单或记帐的会计科目不得介绍修改或册I除(帐务的修改工作由系统管理员执行)0(二)转换会计年度时，应在新的会计年度起先后的20天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。（三）任何登记入帐的经济业务都必需填制记帐凭证，摘要区规范填入，在机上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出观间断时，应在断号的第张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的缘由并签字盖章。（四）记帐凭证必需经过史核人抗签字后，才能依据其登记帐薄，狂核人员必需在屏岳上干脆对机器存储的记帐进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单.进行签字盖章。同张记帐凭证，制单和包核不能是同人。记帐凭证在记帐以前必需打印输出（记帐凭证清单），没有打印辘出的记帐凭证不得登记入帐。（五）总帐及现金帐和银行帐均可采纳计算机打印输出的活页帐装订，出纳人m依据审核人m审查并准许报销的凭证，收入或付出款项，出纳人历可以不登记订本式日记帐，如现金处理收支较多可依据须要自设协助帐。单位每天必需将当日发生的现金收支数据输入计.算机并据以计算出库存日报表，并在表上签字盖章。（六）单位依据机器运用和人员分工状况以及工作须要，询定每月的记帐期限，每月至少记帐次，每月月末以前应将当月全部收支及转帐业务全部登记入帐至少每月核对一次总帐，每季度核对一次明细帐.（七）必需将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打印间隔时间不得超过个月,平常可以只打印已满页的帐簿数据，但每年年末必需将全部帐傅数据打印输出.会计电算化操作管理制度为加强会计核尊软件的操作运用管理，确保会计核竟软件的正常运行及会计信息的全面、精确与平安特制定本制度。一、操作运用人员：操作运用人员是指有权运用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或财务部门工作人员。依据会计电算化工作要求财务部门配备以下操作运用人员；()系统管理人员：负贡全部会计核算软件数据的初始化、数据备份与亚原、系统运行错误的登记与解除工作：负贡系统操作运用的组织与管理工作,安排操作人员的工作权限，井设置操作运用人员的保物字。(二)数据录入员：依据掾作规程录入凭证数据，并负资录入数据的正确性校脸，对操作中出现的问题作具体记录并刚好报告系统管理员。数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证或核操作。出纳人员，系统维护人员不能担当数据录入人员工作。(三)数据更核员：负成对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核,确保入帐数据的完整与正确。(Pq)数据管理人员：负贡己熨核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作，帮助系统管理员定期做好数据备份工作,负贡程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作，做好软件数据扩资料的平安保密工作.(五)系统维护人抗：负贡对会计电算化帔件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行。二、操作运用人员的操作权限：（一）系统管理员必需依据金算盘财务软件的特点和木单位会计电算体系与核算方式。会计科目的设置必需符合会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必需符合上级主要部门和财政主管部门要求。（二）数据录入员进行数据录入操作时应严格依据凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发觉凭证数据错误马上通知凭证编制人员或系统管理人员，并依据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据杳询工作，但不得进行数据更核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，现核时发觉凭证录入错误，必需通知数据录入人员进行修改，豆核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行贪核卷字操作。（三）系统维护人员除实施数据维护时，一般状况卜不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。（四）用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作运用。其他人员一律不允许上机。操作人员必需经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。（五）操作运用人员上机操作前后必需填写“上机操作登记簿”，照实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行状况等。操作人员的保密字必需牢记,并留意要平安保密,否则出现问题,操作人员和系统管理人员有不行推卸有货任。（六）出纳员、维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。（七）备份数据软盘和存档数据软盘,帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人值按规定统一兔制、核对、存放、保管。三、会计凭证的审核与管理:会计凭证是计和机处理睬计核修业务的依据。必需保证入帐前录入计算机的会计凭证精确、牢罪，因此应从以下几方面严格把关：（一）业务作主的审核：财务部门收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核人员审核业务发生的真实性和精确性，确认无误后再审查业芬作主有无业务负货人，业务主管的签克，如确认无误则上机制单依此手工编制记帐凭证。（二）手工记帐凭证的审核：制单人手工编制完的记帐凭证必需交稽核人员审核后才能交数据录入人历录入稽核人员必需仔细审核凭证摘要的规范性、清楚性：凭证分录和数据的合法性、精确性。如无误再检查凭证科口的平衡关系，最终审杳制单人是否签字。（三）机制凭证的更核数据录入人员录入凭证数据后，由数据史核人员对录入的凭证进行豆查，确保与手工作主的一样性和纪核人员纪核无误后签字。（四）更核后的凭证必需打印输出、并经有关人员（稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、数据更核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记帐操作。三：会计电算化档案管理制度为了加强会计档案管理，确保会计档案的平安，特制订本规定：（一）单位应依据帐簿数据精确编制或由机器正确生成会计报表，报表格式由会计主管部门统设计或认可。（二）报表的编制要求做到数据真实，计算正确,内容完整，手续齐备，做到帐证，帐表,表表之间勾稽严密,有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一并报出，出面报表必需由分管帐务的领导，会计主管和制表人签名盖章。（三）单位的会计档案包括存储在磁盘（馔盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计作主会计帐簿和会计报表。存储在磁盘上的会计文件必需按规定刚好打印输出书面形式，末打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必需补充打印，并由操作运用人员在打印输出的页面上繁体字或盖章注明，由系统管理员签字盖堂认可.磁楸形式的会计档案保管期限必需在两年以上，其中会计科H和总由数据（包括年度和月度汇总数据）必需永久保存,明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可依据须耍确定存毁。（四）必需常常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副原来实现信息存储的，每月备份不得少丁一次。不得干脆时硬楸上的会计数据和作为正式档案的备份软就上的会冲数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必需运用备份岁盘的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。纪原系统数据必需运用最新的正式备份。（五）必需妥当保管好会计数据的饴份软盘,备份软盘应贴上写爱护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在爱护封套和包装盒中，存放在平安，干净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随意知心乱放和外借.（六）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上，应依据数据室和硬盘空间的大小状况，每隔肯定时期（如半年或年以上）清理一次硬楸，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室）。（七）磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据更原和清理硬盘等,由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的平安的正确负贡。四：计算机上机操作记录制度£会计核算软件管理的几项规定（忒行）中对会计核算软件的运用单位有明确要求一要有必要的上机操作制度。为r更好地完成系统维护的任务，r解故即发生的缘由、地点、时间，以及如何处理和处理结果等状况，并作为下结段合理调整机时安排的依据，严格财务微机管理制度，现规定如下：一、计奥机操作人历必需登记当天全部上机操作状况.要求填写日期，操作员姓名，操作内容，运行时间和运行状况。二、操作过程中没有问题则在运行状况及备注栏填写运行正常字样，若有问题发生则应刚好登记记录并向系统管理员报告。三、不得进行末作登记记录的任何软硬件维护工作。四、系统管理员在维护过程中发觉的异样现象和处理方法,处理结果都应有所记我,对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。五、操作记录每月装订成册，日常由档案管理人员妥当保管，年终整理归档。六、要真实完整地填写操作记录，发生总是不登记者，按经济责任制有并条款处理，以上规定由系统管理历监督执行，请所朋操作及维护人员遵照执行。五：会计电算化岗位经济费任制随着我公司会计电算化进程的不断加快，电算化的应用在财务会计核算管理方面无论在范围上还是在层次上都有很大的发展，为了使我公司会计电算化工作沿着健康严遂的凯道接着巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、精确性、平安性，特制如下会计电算化岗位经济交任制。一、会计电算化管理岗位：依据本企业的管理核算特点及上级对会计电算化管理岗位设置的要求，为了梗妥地进行以计算机替代手工帐的过渡，在总会计师领导卜.，本若财务会计岗位围绕电免化开展工作，更好地发挥会计电算化为财务管理，核算服务的原则，以计算机替代手工帐后本公司设置如下管理岗位：微位：会计主管、闵位主管、系统管理、稽核、底稿制作、计算机操作、传票过核、软件开发、出纳、内勤、成本管理、内部银行管理、往来帐管理岗、专用基金管理、销售管理.二、岗位职贡：（一）总会计师：对企业会计电兑化发展方向、规模及重大硬件、软件的运川及应用项目进行决策，保证会计电莫化工作的健康发展.（一）会计主管：制订会计电算化发展规划，为总会计师供应重大硬件、软件运用，应用项目和决策依据，依据企业特点合理的设置电算化管理岗位及配备为位人员，检查向位人员工作状况。严格执行费任制对各面位人员经济现任的约束条款。（三）会计电算化管理岗：1 .参加制订本厂会计电算化发展规划及电算化管理制度。2 .执行对操作人员的管理和计算机档案管理职责，对会计软件进行日常维护运行。保证计算机软件及硬件的财产。3 .报告计算机故障并实行相应的处理措施，遇重大的系统运行故障必需依据故障的发生，自理状况填写报告单并刚好报予电整化主管。4 .正确安排系统操作人员的运用权限，参加软件开发的管理。5 .保证各种电算化管理规定的正的确施。（四）岗位主管：1 .电算化、成本、安排1位主管:* 帮助会计主管制订电算化发展规划及总会计师供应重大硬件。软件运用及应用项目的决策依据，负货软件开发的管理。* 协调系统管理与会计管理岗位工作，保证计算机协助财务管理工作的正常过渡及协调发展，保证各级电算化管理制度的正确执行。* 本公司成本管理及财务安排的制定、预料。* 组织各为位对公司经济活动进行精确刚好的分析。* 为会计主管供应岗位经济员任制考核依据。2 .资金、专用基金岗位主管：* 负货银行、现金出纳岗、销仲岗、往来岗、专用基金岗的日常管理.* 上缴利涧、税金、留利及货款的管理。* 流淌资金的日常核算管理。* 协作电算化主管使本主管肉位的电算化应用不断完善.* 为会计主管供应岗位经济员任制考核依据。（五）系统操作岗位：1 .执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。2 .刚好精确地输入及生成各种会计凭证、帐簿、报表。3 .通过系统管理员刚好精确地为领导供应所需的查询数据。4 .系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人。5 .正确执行电算化管理规定中有关操作、运用、备份等条款。（六）软件开发岗：1 .执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。2 .末经电算化主管、系统管理员核准的开发项目不得上机.3 .开发的软件应充分利用本公司已经应用信息系统、报表系统的功能并应易接受、驾驭。（七）档案管理岗：1 .执行系统管理员对本闵位工作的具体指挥、要求。2 .对存储在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、帐、报表等要刚好备份。备份软盘要编号及加盖印章归档，对企业会计核算结果的历年资料要备份三份，分别存放在不同地点。3 .对购置或自行开发的会计软件的软件文本要人作为会计档案永久妥当保存，并负货督促计算机凭证、帐簿、报表的装订归档。4 .对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作。5 .留意保管查看计算机操作记录，发觉问题刚好向系统管理员报告并负贵操作记录的整理装订，归档。（）稽核岗：1 .审核原始凭证的合法性及是否有经办人、验收入、主管领导签字。2 .审核凭证制作底稿是否规范，运用会计科目是否合理，借贷是否平衡。3 .发觉不合理的原始凭证及传票制作底稿，刚好退回业务发生岗位进行合格性处理。4 .签下业务处理时间问题至少一周内对全部原始凭证及凭证制作底稿全面审核一次，确保凭证制作脑量。5 .稽核后的凭证要加盖囱位人名的印章，并对全部因人为因素造成又无刚好稽核发觉的凭证制作质量问题负贡。（九）第核岗：1 .保证计算机记帐前凭证制作质量起到把关的作用.2 .复核计算机凭证与作主制作底稿的一样性，协作稽核人力刚好发觉原始凭证，凭证底稿的质量:问题.3 .按日整理当日全部原始凭证、凭证底稿及计算机凭证，完整的交付装订人员进行装订。4 .按日进行每笔经济业务凭证的比核，发觉问题后属户操作问题通知搽作人员进行处理，属于系统维护问题通知系统管理进行处理。5 .负货审核计算机操作人员的操作结果并对审核结果负责，亚核后的凭证要加盖面位人员印章。（十）其他业务岗位：1 .其他业务岗位按原经济现任制规定内容开展工作，发生问题按原条款处理。2 .其他业务岗位要全力协作电算化工作，执行领导对各岗位指定的有关电骈化管理方面的要求.3 .末经系统管理人员允许,不得私自上机操作。4 .现金及银行出纳岗帮助档案管理员短暂负费每日凭证的装订工作并负责凭证封面要求内容的填写。5 .各岗位要刚好发觉本岗位不适于计算机管理方面的问题，并努力提出有利于会计电算化发展的建议。:、关丁各岗位工作的奖惩规定：各岗位的职员条款与当期的奖金挂钩，实行百分制考核，每岗位的五条职货共百分（每条款二非常，假如肉位人员有违反本岗位职费的问题，经会计主管、岗位主管、系统管理员认定，按职费的内容扣除相应的分数。计奖实行活分活值考核。计匏公式：奖金分值=部门奖金总额/各闵位得分总和岗位人员得奖额=各闵位实得分数大奖金分值六：会计电算化系统硬件设备维护管理制度会计电算化系统硬件设备是指特地和主要用于财务处理的计算机及配套设备，包括网络服务器、工作站、网络管理打印输出电源爱护等设备，它们是系统运行的基础设施，加强硬件设备管理，保障了会计电算化系统正常运行。依据本单位的财务系统硬件设备特点，特规定本制度.、本的位财芬系统硬件设备配置状况：二、本总位财务系统硬件设备的管理与维护：1 .系统设备是特地用于财务处理工作的，任何人员不得擅自运用、拆换,不得符其用于玩嬉戏、个人事务处理和对外服务。2 .系统设备由财务部门统一管理和运用，其他部门一般状况不得运用，确需运用时必需经系统管理员或有关负货人批准，并确认不影响系统正常工作。3 .系统专用机房应依据运行环境和制度有关规定，定期清洁，不汨将茶水饮料随意放在硬件设备旁边.4 .为爱护系统不受计算机病毒破坏，各级工作人员律不许将任何未经系统管理员和系统维护员批准的软盘上机运用。5 .系统维护人员负责定其设备检测维护，并刚好做好设备状况记录。三、平安与爱护：1 .财务工作人中必需加强会计电尊平安与爱护工作.2 .系统应用的各种设备除了每周次要全面检查外，还应定期清洗。3 .为了保障计算机平安正常地运行，机房应装置空调设备以保持适当温度；机房内不准抽烟，杜绝一切火源，严防意外事故的发朝气房内应配置灭火器设备.4 .机房内的切电版设备必需经过用电管理部门同意后才能安装。5 1)机房内只能有一个电源总闸开关，该总闸开关由专业电工安装，财务部门必需指定专人悚作。6 2)工作中突然停电时心须立刻存储数据，刚好退出系统，关闭工作中运用的件种设备的电源。7 3)操作人员离开机房时应关闭自己运用设备的电源，F班时必需关闭机房内的电源总闸.8 4)硬件设备的启用必需遵照以下依次，首先开总闸开关，其次开UpS电源设备，第三开打印机，第四开显示器第升计算机生机。七：会计电算化软件维护管理制度为保障会计软件的正常运行，加强会计电算化软件的管理，特制定本制度：、会计电算化软件配置状况：依据财务管理工作要求，我们采纳微软公司WindOWS做操作系统平台，财务软件选用运行牢靠、功能全面的财政部通用科技有限公司开发的“通用财会软件”。上述财务软件1998年4月通过国家财政部的评审，是牢靠的财务管理平台。二、系统软件的管理与维护：1 .上机操作人员不许变更软件系统环境配置，不许变更进入财务软件批吩咐。2 .上机操作人m不准进行系统软件删除、拷贝、修改系统文件名等文件操作.3 .上机操作人员不许擅自升级变更系统软件版本，或更换系统软件。4 .系统或系统维护人员进行正常软件升级、维护工作以后，必需刚好做好记录，招修改状况刚好登记在案，以便今后管理。5 .系统维护m必需定期检测系统软件运行状况，刚好进行计算机病毒的预防、检查工作。发觉潜在危急刚好通知操作运用人员中止财芳软件运行，尽快检修。三、财务软件的维护与管理：1 .会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的更正与发原等工作，由于财务部门应用通用科技有限公司的商品软件，程序修正和会计软件参数和调整一股由通用公司实施，会计数据的更正史原一般由系统维护人员负货，其他操作人员一律不得进行维护操作，维护人员实施数据更正与包原必需做好具体的记录。2 .程序的修正与会计软件数的调推手续：(1)操作运用人员在实际工作中发觉“通用财会软件”的原设计功能未正常实现(如套打限制不精确)时，马上作具体记录后报告系统管理(2)系统管理员对通用公司提出程序修正和会计软件对数据洞整要求。(3)财务部门在收到通用公司修正程序或调整参数数据后的正确软件时，应由系统管理员进行安装和运行，测试后才能交操作运用人员运行。3 .会计数据的修正和曳原：(D会计数据的修正和第原操作必需由系统维护人员或软件销售方专业维护人员负货，其他操作人员均不得进行维护操作。(2)由于凭证录入错误而导致帐簿数据的错误，只能通过免证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作赐予修正。(3)下述状况下维护人员才能实施数据修正操作：未录入年初余额或年初余额未平但已记帐：记帐时中断：错误操作引起的数据据错误.(4) 般状况下不允许实施数据更原操作，只有当硬盘数据已破坏，并无法修正或更换硬件设法时才能实施数据发原操作。(5)数据修正与更原的程序：系统管理员对维护人房提出数据修改的要求：系统维护人员在系统管理员或会计主管人员的指导下修正或笈原会计数据：系统管理员对检包修正或复原后的数据，确定精确无误后通知操作运用人员.4 .会计软件的管理：财务部门在获得软件后必需做好多套软盘备份，并分别存放在档案、机房和财务人员办公室的专用铁框内，存放在档案室的备份件由档案管理员管理：存放在其他两处的备份软件由数据管理员统一保管.用于操作规程的会计软件安装在计算机硬就上，一般状况下不得IIi新安装。四、财务软件的平安与爱护：（一）财务部门必需加强会计软件、会计数据的平安与爱护工作：（_）操作人员运行的会计软件必需是经过编译的程序，会计数据文件存放的子书目必需设有密码.（三）应依据软件供应的协能和工作须要放身操作人员权限和密码操作人员必需对自己的操作密码严格保密，不得泄露。六、会计数据的备份软就分别在三个地点以上，应依据数据量和硬就空间的大小状况，每隔肯定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除疑盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。七、硬盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据复原和清理硬盘等，由系统管理专职执行并对腑盘会计档案的平安和正确负贡.八：会计核算方法变更内部审批制度本单位会计核兑方法如需变更，由财务部门依据会计和财务软件的实际状况，在保证数据平安牢独的基础上，进行可行性探讨，并作出可行性探讨报告。然后提出书面申请，报办公会议探讨审批后可实施。