行政前台-岗位职责及工作要求范文.docx

行收Aiffit*现职务，行政,台上被主管：行政人手部经理工作对象：全可人0主*职责，I.日常到访客人的接待,出助公司鱼货人及所H部门经理做好日常公关办调工作.2 .公司电话的接听（转接'代接）和记玳、楂达工作.3 .公司部件、部包的收发及相应微用的结。工作.4 .公司各类往家文件（电利梯件.ft的收发.处理和时档.5 .公司办公环境、家具、装修等的保持'检查、处理.6 .对保洁、H1.粉株丸租丁等JC作的监仰和投会.7 .对世名遥控板.个人办公区域的管理，8 .公司办公用品、日用Aa的E1.常管理工作（采期.发放、管理）.9 .日常的打印、红印以及相关求备的检i.（日后涉及“使用笆理”）10 .公司领导、员工.客户的住宿、出行、用*的预定和行程安持I11 .非长期性预订军制的管理制我用结算：12 .公司后勤管理.及各类费用的支付工作.包含：狗亚费、水电费、秒乍费、电话费、网费、家政.保沽等：与对应旗位.如保洁公司、物业公司.家政公司'电信公司等保持良好的合作和沟通I13 .原存首理.用季度末.与行政人,X专员共同拉点做存.1«.档案管理.仰季度末,向部门经理提拨H时的电子文档、文本文档列表：电子文档备存部门势理处.15 .本人工作笆理.按日提报工作写实，按季发提报本人季度工作报告及下季度工作总f,按年假报年度工作报告；通过定期对本”：作的总结.以完善和提充现有工作水平I16 .公司负责人及部门势理文办的其他工作.工作，程和工作要求II.接气日常当坊喜人，的勒公司负It人及部门短理做好日常公关工作.工作流程tO客户进门起身迎接并由M来访M由.丁记，客户打访介记簿？.r解K访者身份和j图.若来访界未快妁或是初次弁访.不得将公司领导的各种我系方式HiiS告诉素不相识的人：若“事宜，尽联选用转告方式.2如有必娈,安排来访多前往会客玄或等候处相坐片刻：3）准番招待茶水饮料：4）通知相关工作人员行人来访：5）短隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时41i道别；6客人离开后2分钟以内消现水杯及削灰缸，整理桌构、保拈公客空的察洁I7）若来i者要找的人不在.记录下家访存的我京方式、需转告事宜并在客户来访登记簿2上嵬记.及时为划相关人员做回北I若来访乔表示下次再来则需在客户来访登记褥上注明：8）及时转告相关工作人员来访才的派素方式以及4由,并确保工作人G及时网红：9）及时将用完的客户来访登记的交由行政专员打档，注急事项；I）接待客户热情周到.及时的客户淞加茶水井在客户旃开后及时整理会客室：2）户来访登记簿3的佯削记录：并及时将使用完的记求打档；3）及时通知相关被访人员.若被访人防不在要及时塔告以砒保及时网史：4）不用随谈把公司领导及其他J：作人员的联系方式告诉第一人.2.公司电话的接听（转按、代按）,记录、转达工作.工作流程I1）电话响榜一声后.立即接听.“您好.彼时特沏流同时注意礼貌和商务用用：2）接听电话时庖控制音朵，不应影响其他人的正常工作：但同时体现公司应好的M神面貌,谙古简练、态僮闻和；3）对方所要找的人不在时.应询问对方是否希以国力或用F回电号码,切忌立即挂断电话I4）通话之后.应轻轻并:断电话.并且尽可能等对方挂旧石再放下听筒：5）没有接听到的电话应根必来电口;及时卜”拔.汴先致It可询问刚才来电的目的：6）将需空转达的内容及时U1.录在电话记录上：7）记录后5分钟内及时通知被传达人.通知传达的程序见口头通知流程.并柿认对方接收侑总iE确无谟，8）及时将川完的来电记录衣归档.注意事项：D束电接听迅速,接听电话使用瞥通话,泮音莱和：2） 了解济金家电人的姑本信息以及意R1.及时在来电记录表上记录来电时间、内容.信息接收入等，富要访接的及时将电话转蛤相关工作人员：3）窗遇储总接收人不在.吨采取通知的方式及时转达俏息（乃知方法详见"通知流程”>：严就郭蹊：1）来电接听不主动.不及时,接听电话用语机仆；2）未及时和徉细记录来电信£.忘记转达、转达不及时或传达信息错i%3） 来电记录表,按年度不及时归档.1公司事件、郎包的收发及枷S费用的饴算工作I作流程（邺忤笠发及於川结口）ID总部各类体件、物品寄出前应由寄件人自行H好或包装好,在1.P1.部件发送式记衣3上电记后,交行政诃台统寄出.2）介同.蔡粼等公司明要文件及各类物品的寄送应按（1.P1.1.W件发送登记衣3的备注相关规定.填巧详细的俗目.以备H后期踪核近.3）需要通过长途汽车托运部件、物品的,寄件人应先按察求填写CP1.部件发送登记表3,再自行将出，井在表格“备注”中注明"托送，自行寄出”。4）根靠抵件发送游的和快迅，能政底处.按月收。快递，知政公司清算责川.不都出现付款金颔，实以发件金SS不符的情况.5）对未按期收到邮件的情况做以记戏.C解朦因：月度妞过2次小件后应汇报部门经理.提H1.解决办法.工作潦程（邮件签收）：I）公司急部收取的各类!件、物从统一由行政前台在1.P1.邮件笠收存记在）（附件2）上笠收（J记后，再分发至各收件人处。2）收件人在收到行政附台分发的怖件后,应在（1.P1.RI；件笏收登记我3上答字确认.3）却件、物品姓签收,叁收入即对公司Bi件、物品承担保管贯任：如内笙收入保笆不当造成公司文件.SIJKa物品等丢失的，笠收人承担相应击任.4） 如行政前台无人在公司时，应交办本部门其他人员代做此项工作C5）加收件人不在公司.行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为熊松：加本部门大他同事也无人在同时行政人骈SC应电话告知收件人.按凡要求保管邮忤.物品或塔久他人.6）代收文件后，提牧人的第一时间通知收件人，及时处理凰件、物品.否则，捉收人粒承担因北延谀的福美责任.7）对公司丢失文件忸况做以记录.了就IS因.耳上汇报酢门经理,提出解决办法.产鳍事项1I）收件人未在1.P1.IB件签收登记表签收文件,就擅自领走文件.2）行政前台在未亲门将文件交予本人或绽收人手中t抓自将文件放at在办公桌上.3）不得出现付款金领与实际发件金瓶不符的忸况.公句各类往来文件（电子件、传JD的收发、处理和归档.工作流程（非电子邮件类）I）航台收/发文件应及时在收攵明细/发文明细3中登记文件收/发攵件的时间.收/发的位、项H名株.收/发内存等I并生字.发文中还需要求收件人翁字I2）旃台向收/发件审位确定所收/发文件雷转交对&.并要求收发件人卷字.如需本部保存的.需要及时上1档：3）的台成（电话的认或网络钱询笄方式）确保本人钱办的文件对方已收到；将收文明细3/4发文明细分别按项目分类£1档.注诋部艰：1）洋姐加笃收文明灿：，/发史明细，并要求相关姓分人笠字，以便公司能查的每一份收/发文件的R体内容I2）及时转交给相关人员I3）按项目分类归档.工作流程（电子部件类）1）航台需谢向所收/发攵件的相关内容,项目名称，需代交对象等I2）在电IK上建立新文件夹.h1年月日收发文件”,在该文件夫中建立个-收”/“发”的文件夹.然后在收/“发-的文件宾中建一个“月日一项目名称”的文件夹：3）将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中,并同样在收文明飙/发文明缜中记/，收/发方式在备注中注明；I）及时将文件转传好相关项目仇击人.并德认对方收到，5）当天工作结束后.将推收，发送的文件归档.日后雷要整理而存至服务i相应项H大件夹中.）注意事项：D了解所收/发文件内容,技收/发时间、JHH建立相应的文件夹,井妣好15面记录,便于货找；2）及时将收，发攵件杆给相关负贞人,并确认是否收到I3）按时将氐上大收/发的文件发给档案管理员,由共用理后存至服务挣相应项目文件夹中.5.公园办公环境、家具、装修的保持、检查、M1.工作流程：I）每天早上火00.中午13:20和F午17,55检找公司所芍办公场所<包括各办公室.会议室*卫生间等!面、地面等）的卫生和办公家具的援放情况,及时收第理.保持各奥椅将齐.央面,地面清沽无杂物I下班行.保证门.窗的关闭,电脑、空调等电源的切断：2）保i£办公冢具、装修堵面、地面等的完好，绿H检件并检记录办公区检"表，如出现何烟,文刻予以性复：史大豺JM缶婴上报部门好理审批.3）总经理办公室的环曳保持及依iff4）保持办公区空气清新.公共办公区域和总任理办公里及各办公室开窗,以便空气流动：5）报刊整理整洁有序，废旧报刊、家具等处理及时<处理费用定期上交财务部门）.计入用金流水帐德:6）做好消耗后翅用匿记）I.对保泊、植株摆租赁工作的航督和枪查工作流程：I）了解外用保洁、松为租嵬租赁的服务内容：2）对每次相关服务做好检比和监督工作,并做好相关记录，3）及时对依杳*髭。相应唯位沟通第决.并作出记录.定期归档.注诋部艰：1）对外M里也相关服务进行审核I2）搬好相关记录,并及时上交存档.3）相关记录I植物租把维祚记录3.植物租杯更模记录.保沽情况记录表7.对设备拄板、个人办公区桐Hr理工作流程rD空调.投影答爆挖板生中管理，2）上、下班时松杳所有的电漏!开关：3）检俣所芍办公兔上的文件及办公用品的归类.注盘事IKrD湿拄板是否在各办公室使用后没有归还I2）人员下班后.办公室的电肺、空调、伏水机、灯的电瀚.是否断开：3）人员下班后，图纸、小察文件不得的应铺在办公桌上没衣收捡.&公司办公用金、日用品的日常”工作.（采购、发放、ff三）（主要内部发放、J1.于必冬品）工作端程1I）保证公司办公用品（办公文具、打印抵.CJA的匙等）.日用&（茶叶、饮用水、纸张、抽抵、纸杯等）的充足.定期、及时补治：2）购买物品及时填写入库柒33）保证总经理办公室内的办公用品、日用品的补给，保证正常办公供应：4）依据办公用丛领用我1核发员工办公用dh5）按季H.与行政人琳专员共同点查办公用品、日用&.咋存.并答罪率存瞅介中.及时归档.6）严禁铺张浪费.9.日常的打印、翅印以及相关收备的检查.工作流程rI）打大早上上班时间依杳打印机、乂印机、老勤机、电话机等设福.如出现异常.第一时间要求信息枝术专员予以堆悔.2）保证办公区打印纸的及时补充：3）做好8类班张（财务中据、白解、再生纸、度般.红头文件的分类工作：4）及时做好废纸的箫算和处Ah（带盯期务数据和公司玳娈内容的纸张必须通过碎纸机的毁）.注食事项I1 .熟萌悌作打卬'史卬机.并及时补充用纸：2 .完成公司日菰的打印、红印工作,做到节妁济源：3,打印、乂印机等设名出现向Ja不得私自解决,应及时报修，并联系相关专业人员送行维爆t4 .节约资S1.液情纸张I10.公司导、员工、客户的住宿、车、用41的处和蝴I时性用车的车管理和It用结算.工作流程：1）A住宿预定Iffi定就，甯要了解住宿人员的住房耍求，内容涉及I酒店星级.地理位置,ItW,房间大小、房间配置.在无窗户.是否24小时热水、是否能绑上网、是否配的电依，是否含早瞥：客人是否需要无烟房.床大小的要求等：督用支付方式（仅颈定或挂账或代班等）：汨店是否需要现金或附R等.2）酒3预定后确认：WWftffiis（就率笠字）的传JK确认,以保证Ja定成功：3）酒房预定完毕后，常要短信或部件告知预定信息：R内存畚见第1条;B告知赴前台后报的佶息“C如何抵达酒店路规及酒店电话。4）酒店预订单位及时归档.酒店预订小，文件夹.5）B车辆预定：W1.定曲，需要了解：坐车人数、灭数、车型要求、司机要求：预定时.要保证车况良好、司机驾段技术娴熟.职壹月惯良好;6）军辆使用航确认I必东章料粗也公司的（r-）.方可使用车辆,否则，辆出现任何事故及弓I起的一切击任科无法确保承担Ifi住单位.7）车辆也用后.甯罂双方补充,车辆怅用费M衣，.8）租赁费用结算以双方提字确认的海车手3和（车辆使用费用表9） C餐厅预仃,H常中，多了IW当地特色的酒需和餐厅，按酒店级别和菜来等进行分类,预定前，需妾了解JSIT要求，内容涉及I酒店油货水平、地理位Sr楼屋'历间大小.Wff1.IItIH.有无窗户，是否带担生间、是否有址低消疥：酒店是否普要现金或到长等.11 .非长期性M订车的管理和1»用体算I工作近程r1）建立非长期性预订军M管理档窠3，2）根糖田乍单3车辆使用费用改3.按月度与车辆租赁公司纳灯相应费用：3）通过使用人，记录使用车辆的车况、司机驾航技术和取务水平，按月度作出评估：同时向公司提出是否进一步与车辆租赁公司合作的府见和建议.12 .公司后勤管建,及各类费用的支付工作,包含，费、水电费、停车费、电话费、R*/政、保泊明与对应单位,如保泊公句、物业公司、家政公司、电信公句保持良好的合作木沟通.工作流程：I）后勤管咫.2） 了解公司与各对应单.位的合同规定.时方的职由范Sh是否出现提供的服务与合同不符的地方：通过日常工作记录.对在对应单位进行评估.为公司选揉服务单位意见和建议：3） 了解类费用结算月期和支付标准：1）按期支付，不得因廷迟支付影响办公区的正常办公I严禁出现囚个人原因，出现公司停水.电，或电话.网络无法使用的情况I5）必。时.校财实以使川黄川和结算费用足否相符.6）时T豳要改进的方窗.庖及时的报反饿意见.并提出改造意见和方案.Htt部门蜂理审批.7）对各对应冷位进行评估，为公司次年选挣取务年位提供意见和建议13.用存管建.H度末，与行政人专员共盘点*存.工作流程：I）都季度末（月收20日-30日）.本人作为瞅点人.行政人本专员作为Jfi做人,进行就存盘点.冬杯陈存取点确认我.备行政人事郃经理处.2）何年末（月僮20日-30日）.本人作为您以人，行政人渺专员作为监似人，部门蛭理作为审核人，透行忤存盘袅，妥詈库存盆点确认表,备行政人事部经理处。3）比点合格标准I咋存刎余=购买总数-短川总散I）所需文件：入库外.（演用中）14.档案管.度末，向CH报日"的电子文档、文本文档九视,电子文档备存”11H处.工作流程11）M季度末（月度20日-30日）.向部门经理提IHH前的电子文档、文本文档列衣.提报审核：2）文档列&交予部门经理,福要、实除文档进行核对I3）审核通过后.电了文档占存慕门经理处.2）审核合格标准：工作要求中的各类签署及格小仝.I1.项目内容符介公司要求.16.本人工作管建.按日n报工作耳实，按m本人皮工作策告及下皮工作总站，按年电年度工作报告，Jt过划府本职工作的总的，以完和mr工作水平I1&公司负责人及每门经理交办的其他工作.行政前台岗位职责说明书一、岗位标识岗位名称行政前台所属部门行政人事部向位级别一般职员岗位人数1人直接上级行政人事经理直接下级无二、本职工作负走前台接待、后勤保障、行政管理等工作，为公司内外部客户提供支持和服务。三、工作职责17 .接听电话，收发传其，记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确。18 .对来访客人做好接待、登记、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员。3 .保持公司清洁卫生，负责室内外绿化、盆景状况的维护与监督，展示公司良好形象。4 .监督员工每日考勤情况，不允许作假包庇；负责公司协工的考勤情况统计，考勤资料存档。5 .负货公司快递、信件、包裹的收发工作：管理及更新公司刊物。6 .对办公劳保用品的领用、发放、出入库做好登记。建立办公用品管理分账，保证账物相符。7 .杜绝浪费办公劳保用品，有效控制成本：及检杳用品库存，及时申请采购，做好后勤保障。8 .负贪复印、传真和打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低耗材。9 .负货做好公司例会及中高层象导的会议记录。10 .协助上级完成日常工作，完成上级交办的其他事务。四二岗位权限时来电、来访者具有监杼、决策权20. 对考勤情况具有监督、检查、决策权。21. 对办公劳保用品具有保管、检查、监督权。