全过程工程咨询单位在合同签订阶段的合规管理.docx

全过程工程咨询单位在承接全过程工程咨询服务过程中，根据服务模式不同会涉及全过程工程咨询服务合同以及包括勘察设计咨询合同、工程监理合同、施工合同、物资采购合同等在内的专业合同文本的拟定。且若印章及委托授权管理、合同管理等合规方面无法在全过程工程咨询单位内控体系中得到充分重视，则易发生部门或工作人员等超出授权代理权限、范围等对外签订合同、确认相关资料文件的行为，进而引发表见代理风险，全过程工程咨询单位也须承担不利后果。故在该阶段，全过程工程咨询单位应当制定全面严密的合同签订合规管理制度，并对合同签署流程、内容以及公司印章、授权委托手续等进行严格的合规防控。本文亦旨在探寻全过程工程咨询单位在台同签订阶段的合规管理要求。一、合同条款合规审查（一）审查主体在合同的拟定过程中，全过程工程咨询单位应对合同主要条款,特别是涉及进度、质量、安全、计价计量、结算等部分予以重点关注。在对合同条款进行合规审查时，应首先明确各部门的职责范围，具体如下：1.业务部门应当对合同文本进行全面的业务风险审查，就咨询服务范围、咨询服务期限、咨询服务报酬等内容予以确认。2 .技术部门应当重点审查技术协议或者合同文本中的技术条款。3 .财务部门应当重点审查咨询服务计费方式、付款方式、税费承担等条款约定是否明确、是否符合公司相关制度以及公司资金管理规划。4 .法务部门应当在充分了解商务背景、交易模式等信息基础上对合同文本进行整体审核，主要内容如下：（1）若系通过招投标方式承接咨询业务，应当确认拟签订合同文本与招标文件、投标文件、中标通知书的服务范围、服务期限等内容保持一致。（2）应就双方主体资格、合同内容是否符合法律、公司章程以及规章制度的要求进行再次核查，如合同的签订是否属于公司“三重一大”范畴以及是否附有相应的表决文件等。（3）合同文本若采取合同协议书、通用合同条件以及专用合同条件的方式，还需审查合同条款是否前后一致。（4）审查合同文本中关于权利义务、违约贲任、管辖、合同成立与生效等内容约定是否合理、明确、严谨，避免出现歧义、权责不清或衣述不明确等情况。（二）审查重点1 .服务范围条款全过程工程咨询服务合同的服务范围条款是否全面、明确至关重要。在对服务范围条款进行审查时.，应主要注意如下两方面：（1）服务范围应当明确。根据服务合同模式举例，如投资决策综合性咨询服务内容中是否包含投资机会研究咨询、可行性研究咨询等：工程建设全过程咨询服务内容是否包含运营维护咨询等，凡需要全过程工程咨询单位承担的咨询服务，均应在服务合同中明确且具体地表述出来。（2）服务范围表述应当具体。合同中应避免出现咨询范围描述模糊不清甚至存在歧义的情况，不应有如“包括但不限于”、“包括、咨询等内容”此类不确定的描述，或者“详见实际咨询需要”等箍单模糊的约定。2 .服务费用条款全过程工程咨询单位应当明确约定咨询服务费用的支付方式。在对服务费用条款进行审查时，应从以下几方面入手：（1）服务酬金。全过程工程咨询单位应根据项目的服务内容和周期、规模大小、复杂程度、行业计费惯例等因素综合考虑，选定最适合的计费模式。此外，亦应当明确收取的各项咨询费用是否含税及其税率。（2）服务开支。对于全过程工程咨询单位在履行合同中所发生的差旅费、通讯费、检测费或向第三方支付的合理开支等费用，如需委托方补偿的，应当在合同中明确委托方同意另行支付或是由全过程工程咨询单位向委托方实报实销。（3）奖励费用。若委托方承诺如全过程工程咨询服务单位所提供服务能有效帮助其效益最大化或合理规避潜在风险等将给予一定奖励时，咨询单位可与委托方于合同中就奖励事项、金额、支付方式等进行明确约定。（4）支付方式。应以银行转账为主，承兑汇票等金融借贷措施为辅，且需明确因金融借贷措施而产生的手续费等均由委托方承担。3 .服务期限条款鉴于全过程工程咨询服务具有涉及面广、跨阶段、服务期限随着工程建设周期较长等特点，以下期限条款亦应予以重视。（1）具体执行期限。全过程工程咨询服务具体的执行期限应当明确具体的开始和完成时间：针对只提供咨询报告、意见书等服务的投资决策综合性咨询或工程实施前咨询，可约定具体的开始和完成时间；针对某一项具体的咨询项目服务，可约定服务实际开始日起至项目对应工程或其它任务完成之日止；针对与工程项目建设进度相关联的如工程监理或施工项目管理等咨询服务，则可约定为服务开始口至咨询项目工程竣工口期或者缺陷责任期满等。<2）进度计划。全过程工程咨询单位应当明确完成每项咨询服务的顺序和时间、提供各项服务成果的交付时间、委托方审查时间以及再次提交与审查进度计划的时间和需要委托方或其它第三方提供决策或批准相关资料的时间。如需提供进度报告的，委托方应当明确具体提供进度报告的进度信息。<3）咨询服务进度延误。若咨询服务非因全过程工程咨询单位原因导致延误，则应当在合同中明确因此产生的任何贲任与其无关,且其有权利向委托方提出咨询服务延期。若咨询服务因咨询单位致进度延误，则需尽量采取限制范围和违约责任的方式进行约定，尽可能避免承担无上限民事赔偿责任或其它不合理的民事责任。（4）咨询服务暂停。若因委托方暂停咨询服务的，全过程工程咨询单位应当在合同中明确约定委托方应在合理时间之前发出通知并列明暂停的原因、日期以及预计期限，并应在能够恢熨服务时及时通知：对于因委托方未按时足额支付费用、不可抗力等情形咨询单位亦有权单方暂停全部或部分服务。就服务暂停的后果，合同中需明确约定委托方仍应支付暂停前咨询单位已经履行的咨询服务工作所对应费用、服务暂停及恢熨的费用及该些费用的计算与支付方式。4 .服务成果条款（1）服务成果标准。全过程工程咨询服务合同应当对咨询服务成果标准进行明确，应具体到需符合的法律法规、技术规范、专业标准等。同时合同中还需明确，若委托方在合同签订后提出其它咨询服务标准的，双方应当另行签订书面补充协议，并由其承担因此导致的咨询服务费用增加或者服务期限延长。（2）服务成果交付。全过程工程咨询单位应当在合同中明确约定咨询服务成果的交付形式、期限。若委托方要求提前交付的，全过程工程咨询单位有权利视项目的具体开展情况选择是否接受，若接受,则可与委托方协商并约定由此增加的服务班用由其承担。（3）服务成果审查。全过程工程咨询单位应当在合同中明确约定委托方对于咨询服务成果的审查时间，并明确审查时间届满时委托方未对咨询服务成果提过异议也未作出审查结论的，视为该成果已经获得委托方认可。另，若委托方出具的审查结论或意见实际上超出或更改了原合同服务范围，应当视为委托方单方要求变更，由此产生的服务期限延长或者服务费用增加等贲任均应由委托方按其变更范围承担。（4）责任承担。全过程工程咨询服务合同中应当明确约定非因咨询单位的原因造成服务成果不合格而导致的咨询服务费用增加或服务期限延长等贡任由委托方自行承担。此外，双方还应约定委托方在任何情况下均需遵守法律和技术标准，若其要求咨询单位违反法律法规、压缩合理咨询服务期限、降低技术标准、工程质量、安全标准等，咨询单位有权利拒绝且不因此承担任何责任。5 .不可抗力条款司法实践中，在合同对不可抗力没有特别约定的情况下，如合同双方产生纠纷需援引不可抗力条款时，往往无法得到法院的有效认定。因此，全过程工程咨询服务合同中应当对不可抗力的范围、处理程序以及后果等进行明确。（1）不可抗力的范围。双方应结合全过程工程项目所在地自然环境、政策环境等具体情况，在签订合同时将不能预见、不能避免且不能克服的自然灾害和社会性突发事件约定为属于不可抗力，常见有地震、瘟疫、戒严等。但除此之外的其他突发情况等仍需在合同中进一步细化。（2）关于不可抗力事件的处理程序。合同中应明确约定任何一方遇到不可抗力事件以致合同履行受阻时，都应在合理期限内通知相对方，书面说明详细情况并在合理期限内提供必要的证明。否则因通知不到位或是无法按时提交证明等产生的期限顺延或是损失扩大责任，将由过错方自行承担。（3）关于不可抗力的责任承担。合同双方应根据全过程工程项目的特点约定贡任承担方式，包括损失分配、延期处理、免费范围，以及因不可抗力造成的合同终止或解除权分配等内容。此外，也应当对不可抗力事件发生后合同当事人应采取的补救措施、因一方迟延履行致受不可抗力影响等应承担的责任进行约定。6 .违约责任条款全过程工程咨询单位应当根据项目的具体内容和咨询服务流程,全面列举委托方可能涉及到的违约事项及违约责任承担方式，但该违约贡任的计算不得过于严苛。而对于咨询单位自身的违约贡任约定，同样需注意应保持在合理的范畴之内，不得出现合同双方违约处罚严重不对等而导致合同条款无效的情况。7 .争议解决条款合同争议解决方式主要包括协商、调解、仲裁、诉讼及争议评审。全过程工程咨询单位可根据项目地缘特点，尽量选择有最密切联系的法院或仲裁委。另外，应当避免出现约定或诉或裁，或同时约定两个以上法院管辖的无效条款。如双方最终选择采用仲裁方式解决争议的,应明确仲裁机构和仲裁解决的争议范围。二、合同签署合规审查如欲有效防范合同签署合规审查不到位引发的风险，全过程工程咨询单位应当加强对合同签署形式及流程的合规管理，在合同签署方面应该严格遵守的重点合规规范主要包括民法典第135条、第490条、第502条等。三、授权委托合规审查根据民法典第165条规定：”委托代理授权采用书面形式的，授权委托书应当载明代理人的姓名或者名称、代理事项、权限和期限，并由被代理人签名或者盖章。”此外，根据民法典第170条、第171条、第172条和最新出台的最高人民法院关于适用中华人民共和国民法典合同编通则若干问题的解释第20条、第21条、第22条。关于对委托方的授权审查，就最高院法官会议对于新出台民法典合同编司法解释之意见来看，其在表见代理行为中相对于企业印率而言更注重对“人”的认定，故全过程工程咨询单位应当明确签署人是否具备法定代表权及与合同相适应的合法授权。对于由分支机构或其它被授权方作为委托方的情况，则应当审查该分支机构、其它被授权的法人或自然人是否能够提供书面的授权委托书以及本次咨询业务是否在委托方授权委托书授权范围之内，若出现委托方签字人并.其工商系统公开网站公示的法定代表人时.，应当审查证明该签字人的相关证明资料，如授权书、工作证件等。关于对全过程工程咨询单位自身的授权审爸，作为合同签署人不得未经本公司授权招自签署合同，不得在授权范围、授权期间不明确或被授权人不符合授权条件的情形下擅自签署合同。对于各事业部、分支机构不得未经授权或委托签订超越权限的合同。此外，全过程工程咨询单位还应将相应项目的内部授权情况向合同相对方进行明示,以防表见代理之风险。