某集团采购控制体系培训课程.docx

1、目的22,久一23、职责24、工作程序25,程序外涉接口86、程序支持文件96.1 主料申购程序106.2 辅料申购程序116.3 物品申购程序126.4 设备申购程序136.5 确定合格供应分承包程序146.6 合同合约审查签订程序156.7 收货入库程序166.8 付款申请程序176.9 退货程序186.10 IO紧急采购程序196. 11米购物资招（投）标管理管控办法206.12 浙江报喜鸟服解有限公司招标通知书226.13 招标邀请通知书236. 11招（投标评定表246.15招（投）标报价表256. 16招（投）标申请表267. 17中标通知单277、程序作业记录98. 11口头协议备忘录281 .目的为了规范集团公司及下属各公司的采购行为，确保所采购的产品符合规定的旗破要求,特制定本程序。2 .范围适用于面料、辅料、外购件、办公用品、生产设备、机器零配件等所;®产品采购的控制。3 .职责3.1 佻团企管部采购管理管控科：负贡对集团及下IW各公司的果明过程和行为进行监督、控制，井组织合格供应商的评审：负或发布采购价格信息：负1建立合格供应商档案.3. 2XX质检部：负贲对采购物资的检验,参与合格供商商评定.3.3 XX产品开发部：负贡报奥鸟服饰主料及本公司外购件的采购.3.4 上薛宝鸟果饰有限公司来陷部：负货宝鸟眼饰主料、本公司外购件及设备、零备件的来购.3.5 报物鸟集团销售公司综合办：负成本公司外购件的采购，3.6 XX生产部采购组：负货辅料和其它生产相关物资、设爵零备件的采购.3. 7XX设备科：负责生产设备的采购.3.8 报喜鸟服务公司采购科：货货办公设芾、办公用品、生活用品及食堂用品的来购。3.9 报喜鸟服务公F办公用品仓库：负货办公用品、生活用品的保管和发放.3. 10财务部：审核费用、提供采购财务支持。3.11各娘领导及相关部门的职责在本程序中详述。4.工作程序4.1 采购产品的分类R类主料：面料、B类辅料：里布,各种村布、拉鞋、商标、纽扣、疑、蛰肩、题底呢、裤的、包条、棉（胸棉、弹袖棉）等C类生产设备（详见资产管理管控控制程序）D类外购件；衬衣、风衣、皮带、促销物品、外包装袋、衣架、纸箱、胸章等E类办公设备及用品F类除上述以外的采物物费4.2 采购过程流程图（图1）4. 3.1主料的申购与审批（洋见主料申购程序）XX产品开发部根据精包实际制求、产品开发需求填写申购单（申购单应附销售相关计划或产品开发报告）：部门经理签字后交公司总经理审批：由产品开发部加织柔购。报喜鸟集团销售公司的业务部门根据客户南求报喜鸟品牌）由国内业务部城写申明总，部门势理（或主任）签字后交XX产品开发部，由产品开发部组织采购，报喜鸟集团的售公司的业务部门根据客户需求（宝鸟品牌田国内业务部填写申啕单.部门经埋签字后交上海宝鸟服饰有限公司采购部组织采照.图1采购过程流程图上海宝鸟服饰有限公F各业务部根据销件合同合的订单需求墩写申购单经部门经理签字后交公司总势理市批；由宝鸟服饰有总公司采购部殂织采购，采购费任人必须按批准的购物申请中$进行采购，不得接受和办理任何部门或个人的口头采购.4.3.2 辅料的申购与审批（详见辅料申购程序）XX生产部采的组根据生产相关计划的偌要制定采曲相关计划.由部门经理审核,交总经理审批,批准后交生产部果明组组织采购.上海宝鸟眼饰有限公司采购部根据生产相关计划的需要制定采购相关计划，由部门经理审核,交总经理审枇后组织采购.4.3.3 生产设备的申购与审批生产设备的申购与审批执行资产管理管控控制程序令4.3.4 外购件的申购与审批XX产品开发部根据错售需要编利采购相关计划，部门羟理签字后交主管总钱理审批，由产品开发部组织采购,部分物资如需要仓库管理管控员电话采购,产品开发部必须给予书面授权，否则无权采照.上海宝鸟眼饰有限公司业务部门根据生产相关计划单编制采购相关计划，部门经理签字后交主管总经理审批,批准后由采购部组织采购：报宓鸟集团销售公司由业务部门负贡人提出报总经理批准，由综合办组织采购。4.3.5 办公设备及用品的申购与审批详见C物品申购程序34.3.5.1对预匏内的物品采照，使用部门需填写购物申请单.其申购碓审批权眼如下：（1）一T元以内（含）的物品采购由部门负贡人审批，签准后交采购货任人i行询价、比价.组织采购：（2）各控股子公司一千元至五仟元（含）的物品采明由部门负费人审核,控股子公司副总经理审批，签准后交来购出任人进行询价、比价，组织采购；（3）集团总部一千元至二万元（含）的物品采期由部门负责人审核，集团总监审批,签准后交采购员任人进行询价、比价，组织采购；（4）行控股子公司五千元至二万元（含的物品采购由部门负货人审核，控股子公司总经理审批，签准后交采照费任人进行询价、比价，组织采购：（5）集团总部和各控股子公司二万元以上的物品采购由部门负资人审核，总裁审批，签准后交采购员任人进行询价、比价,组织采期.如申购技术性设饴.应由相应的技术部门拟定采购合适的方案,按以上权限审批后.方可采购，物品采回由技术部门按预先拟定的采购合适的方案进行骁收，验收合格后，方可交付使用。4.3.5.2办公用品（文具、复印跃、笔、倍型等低但易耗品）的申购与审批（洋见物品申购程序¥）,办公用品仓库保管员每月盘点库存编制库存报表，配合果的责任人做出采购相关计划填写采购申请埴按E物品申购程序P组织采购.仓库保管员每月将领出物M按部门进行统计，并将统计结果交服务公司经理核准后，分别报各部门鱼贵人核实，同时报集团预算管理管控办公室一份备案.各部门如需果期物品应提曲三天申报.采取统一采购.4.4供应商评价及寻价与合格供应商的批准确定4.4.1 对A、B、D类物资的采购必须对供应商作出评价.4.4.2 对E、F类物资（低（ft易耗M）的采购必须对两家以上供应商通过寻价作出比价.4.4.3 合格供应商的评价合适的内容4.4.4 .1合格供应商的评价合适的内容是：供货能力、产品质量（包括工作质Iih交货质量、技术质员）、价格、企业伯誉、就近原则等.4.4,3.2合格供应商的确认（招标执行确定合格分承包方程序14.4.3.3提供供应候选名单（1）主料：供应面料的供应商候选名电、供应商资料及样品由产品开发部提供，（2）辅料:供应里布、商标、垫舄、线、拉链、纽扣、衬等供应商候选名单、供应商资料及样从由XX生产部果购组提供.（3）外购件的供应商候选名单、供应商候选资料与样品由产品开发部提供，4.4.3.4合格供应商的谣审（定标（1）评审由佻团采购管理管控科组织召集,主管总羟理主持.（2）参加人员：主管总经理、供应商候选名单的提供者、财务部、质量管理管控科,技术部及质检部的负贲人.（3）经评审后认为符合要求的供应商，由采购管理管控科埴写合格供应商评价认定表，其中主料（A类物资）供应商报总裁批准；辅料（B类物资、外购件（D类物资供应两报主管总经理批准，并由采物管理管控科备案.（4）采购货任人必须在评价认定的合格供应商处进优。（5）采期费任人如更换未曾评定的供附商必须在进货前通知采期管理管捽科,由采的管理管捽科组织对新供应商进行评定后方可进行采物.（6）具备招标采购条件，应尽业实行招标采购，4.4.4 E.F类物资比价£、F类（低位易耗品）由IR务公司采购科询价并进行比价,从质依、价格、信售等方面择优确定供应商，报主管总经理批准。采购管理管控科应保存合恪供应商名录。（2）果曲责任人必须在合格供应商名录中选择合格供应商进货.（3）如更换未普比价的供应商,采明贡任人应在进货前对新供应商进行比价.4.4.5 对合格供应商的控制要求4.4.5.1对有特殊要求或对产品质Gt有重大影响的采购物资应采用加严进货检脸方式和审杳供货单位资格iS行控制，4.4.5.2供货业绩良好的供应商，可在进货检脸中脸证其质量证明或枭用合圻的检验方法.4.4.5.3对连续两批供货质麻不合格又无明显改进的供应商,应取消其合格供应商的资格.4.4.5.1采购责任人应定期向供应商反馈其产品质修信息，督促其提高产品侦业和质业保证能力.-1.-1.5.5采购管理管控科应根据市场价格变化,将市场实际价格定期向采眼南任人进行通报,当市场价格低于采购价10%且产品成埴符合要求时，应督促采购货仟人与供应商协商，对其产品价格作适当谓整.如采购责任人与供应商不能达到降价协议,采购管理管控科应报总裁批准后，根据市场调杳情况和样品，召集合格供应商评定人员，进行重新评定，选择新的合格供应商,与新供应商的谈判由采购货任人负费。1.5合同合约采购1.1.1 5.1为保护集团利益，采购一般应与供应尚卷订合同合约。A、C类物资的采购必须与供应商签订合同合约,并按才合同合约审查签订程序执行.其他类物资如仅为I头协议则需主管总经埋批准.1.1.2 合同合约盖章批准权限：A、C类合同合约由总裁批准：B、D类合同合约由总经理批准1.1.3 采购合同合约由财务部负责归档.采购管理管仲利（复印件）备案.4.5. 1口头采购协议的备案：凡总价佰超过2万元的采购需由采购货任人填写口头协议备忘录?经主管总经理批准后交财务部、采购管理管控科各一份需案，46订货和入摩检验4.6. 1订货：采期货任人根据果的相关计划按照采附合同合约条约条软通知供应商发货.如果期合同介的约定货物门提则由采的费任人通知车认并组织提货.采购货任人必须及时登记£采的日记帐3在登记过程中详细记录企业名称、产品名称、规格、数量、价格，4.6.2入库检验：4.6.21枭购物资未经麻IS检脸或脸证不准办理IE式入库和结算手续，特殊情况除外，企业对果购物资质疑桧验或蛤证时，可能影响公正检裟的部门和单位不得介入，4.6.2.2入底检验按M收货入库检紧程序执行，由该次的采购责任人组织，质业校验或缝证人员应当严格按标准和程序进行检验或验证，并对检验或监证结果承担责任.4. 6.2.3对主要采购物资，企业可以根据需要留样存档，并进行复检.-1.6.2.4合格：按财芬的入库规定由原材料库组织入库并填写入库单（如原材料入外协厂仓库则由采购优任人负责办理入库手续并负责向财务移交相关单据）：采购贵任人按采物合同合约条约条款的要求付款，执行付款申请程序h4.6.25不合格：质检员应出具不合格报告，并根据其质量侍况提出卜列处理意见：（1）让步接收：报主管总经理批准，（2）退换货：按退货程序执行，由采购货任人组织。（3）索赔：由来购证任人负击（不合格Hi告应报采购管理管控科备案）.-1.7紧急采购：当生产、销售急端，而仓底无存货且合格供应商无法及时供货的，用料部门可申请紧急采购.4.7.1紧急采购由采期申请人填写紧急采啕申请表.报主管总经理枇准后按本程序4.54.6执行，并通知我购责任人,具体见紫急来曲程序K4.7.2紧急采购申谛发生错误时，由采购申请部门负贵.4 .7.3紧急采购发生后，采购管理管控部要对已发生的紧急采购原因进行调杳，其调伐合适的内容为；仓库是否存有紧急采购所采照材料.（2）不实施紧急采购是否会影响生产或销售.（3）实施紧急采购的物资是不是公F生产、俏密过程中的常用物资.（4）生产用料相关计划为何没有列入.是不是突发事件或客户特殊要求.5 .7.4采购管理管控科要对每次发生的紧急采购建立调存档窠，在调查中如发现不需紧急来购的物资,而实施紧急采购，要早.文上报总裁.追究紧急采购巾谛人及其部门经理货仔.4. 8库存统计（1各仓库保管员必须将采购物资的入库单分类登记M实物明细帐或输入电脑，（2仓库保管员每月月终要时自已所管的仓库进行一次盘点，编制月报丧，（3）仓阵管理管控员根据使用季节的不同，经上级领导淡定每年六月份、十二月份，建、工相应合埋库存上下限,编制合理库存报表，并上报企业管理管控部采购管理管控科”49采购监督：采购管理管控科在对采购责任人实施采照监督，防止果购腐败.4.1.1 采购管理管控科要对每月的采购入席情况进行分析,并随机抽样实修栗购调查.4.1.2 采购管理管控科负贲建立合格供应商档案，其合适的内容：（1）营业执照及税务登记证（2）合格供应商调皆表（3）原辅材料检胺报告单（次月2日前送交采购管理管控科）（1合格供应商最低报价表（5合格供应商评价表（6）每月采的工作相关计划次月2日前送交采购管理管控科）（7）每月采期日报表（次月2H前送交采的管理笆控科（8）每月库存报表（次月5H曲送交采购管理管控科4.1.3 采购调15必须具备以下合适的内容：（!）采购时任人所采的物资的客户名称、产品名称、型号、价格、质量.（2）该物资其它供应商的产品烦砒与价格。（3该物资供应是否是认定合格供应商。（4）以其它公司采购人员名义，在采购责任人所照物资供应商处得到的该物资供应价格，4.1.4 4采购管理管控科负说采解价格信息的发布，价格信息发布主要产Itt是以下A、B、C类物资：A类产品毡：里布、各类衬布、垫肩、袋布、闪光、湾拘、钮扣、衣疑、节扣、双面股、白沙带、切条、M谭袖H、各类线、头等B类产品是：套爱、纸袋、JM章、吊牌、吊粒、衣架、商标、外购品、纸箱、村衫盒、条码纸、碳带、飘袋、薄膜袋、粘尔洁、广告伞、尼龙赛等C类产品是：电脑及耗材、复印纸、传其纸、部分办公用品、部分办公设冬、低值曷耗品、机叁设冬、煤、柴油等4.1.5 9.5每年七月份,企业管理管控部采购管理管拄科组织相关部门对下列产品采用招标形式进行采购详见£招（投）标管理管控办法h主要有：套袋、抵袋、肩章、吊牌、吊敕、衣柒、纸箱、馆织裳、尊膜袋、高标、根标、钮扣袋、衣嗖、樽咳、轴口码、钮扣、线、电脑及耗状4.1.6 米购管理湃控科对呆购调变中发现的问题要向总裁早.根,并提供相关证据及处理意见，5程序外涉接口5. 1£资产管理管控控制程序35.2行政事务控制程序6程序支持文件6. 1«主料申购程序6.1 E辅料申购程序36.2 办公用品申购程序6.3 技术性设备申购程序6.4 巾确定合格分承包方程序6.5 合同合约审查签订程序6.6 £收货入库检验程序6.7 工付款申请程序6.8 退货程序6.9 紧急采购程序36.10 E采购物资招（投）标管理管控办法6.11 M采购物资招（投）标笆理管控办法6.12浙汀报月当服饰有限公司招标通知书6.13招标邀请通知书6.14招（投）标评定表6.15招（投）报价表6. 16招（投）标申请表6. 17中标通知单37程序作业记录7. I申购单7.2 供应商候选名总7.3 合格供应商评价认定表7.4 合格供应商名录7. 5采购合同合约7.6 A、B类物资检脸报告7.7 D、E类物资比价报告7.8 入库单7.9 退货通知单7. IO紧急采购申请单7. Il11头协议备忘录712采购日记帐6.1主料申购程序第12页6.3物品申购程序说明1(1)表示100O元以内(含100O元*(2)表示1000-5000元(含5000元)(3)表示1000-20000元(含20000元%(4)衰示5000-20000元第14页五、评审第十二：条投标总位的4招（投标申请表X由招（投）标申请部门公司的总经理审批同意后送至企业管理管控部救潸理管控率HA行。第十三条企业管理管控部采臃理管控科收ii1招（投标申请表，后对f招（投）标申请表3与实物样品，进行整理，交评审会级联评审。第I四条评审会主要对投标单位的产品质量、价格、公司信誉度、资信状况、制约傀力、就近原则等诳行滁合评定，选择合格供应商-第卜八条企业管理管控部采购管理管控科外囱评审部门时投标单位进行评定时，应做好评审记录,如实反映评审情况.第十六条评审记录应布评审结论,并由评审参加人在£招投）标评定表3上签字认可：对评审结论有不同意见者，可签署保府懑见。第十I:条招（投）标评审会对评审选择佻应商意见不致时，由乂分管招标事项公司的总经理确定.六'中标第十八条羟评定为预选中标者，均为预选中标户，企业管理管控部采购管理管控科根据招（投）标评审结论对中标单位发出中标通知书采明责任人与中标单位约定H期、地点仍商淡判.预选中标单位如在通知的期奴内无承诺反映,即视为弃权.第I九条与预选中标单位协商淡利后，经依次逐一脸诬，协商比较，综合分析，以变量、价格、交黄期、运输条件最佳者为最后中标单位,提出要约.七、合同第二十条招标中.位在毡定中标单位后.发给中标单位签约函件,中标单位必须按签订合同台约的法定手续，如期前来l商，依据4经济合f司合约演的规定采购设任人与中标单位签iJ来购合同合约.八、附则五、招标地点：浙江永明报喜鸟工业园。六、开标H期：年月日上午9：00.特地清对此有兴趣的合格投标商前来投标。敬候光临浙江报喜鸟服饰XX6.13 招标邀请通知书（单位名称）你单位多年从事服饰印务工作，公司信誉度、产品质量比较好,经研究决定邀请你单位前来投标。随函“招标通知书”一份，如同意，里接函后，认真填写招（投）标申请表和招（投）标报价表并附实样送本公司产品开发部,请按规定日期参与投标。招标单位：报喜鸟服饰XX地址：永晶报喜鸟工业园联系人：电话：日期：6.14 招（投）标评定表填表日期：年月日企业名称，也址法人代表联系电话基木户及帐号税务登记证号产品名称规格型号数量色泽价格产品等级产地评语部门姓名认可保用意见评审意见6.15 招（投）标报价表填表人：填表日期：单位：元企业名称地址法人代表联系电话基本户帐号税务登记证产品等级产品名称型号规格单价数量交货期等级备注套袋牛津布96*59.5大纸袋铜版纸52*42*10小纸袋铜版纸33*28*9吊牌西服5*8吊牌西裤5*8吊牌衬衫5*7.1吊牌领带5*7.3吊牌T恤5*8吊粒四合一1.8*1.6缰号:时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第28页共31页衣架男式黑色衣架女式白色衣架男式白色纸箱衬衫箱61*38*62纸箱立体箱54*70*154纸箱加厚54*102*75纸箱普通54*102*75衬衫盒细纹36*25*5.5商标套色4粒胸章6.16 招（投）标申请表填表日期:年月B企业名称地址法人代表联系电话基本户及帐号税务登记证号产品名称规格型号数量色泽价格产品等级产地缰号:时间：2021年X月X日公司简历产品特征供货及生产能力交货期主要合作商检验控制情况6.17 中标通知书（单位名称）经评审会评定，总经理审核同意，此项业务由你单位中标,请于年月日前来签订采购合同合约。望你单位按审定的合同合约条约条款实施，保质、保量按期完成任务。产品名称型号数员色泽价格产品等级产地招标部门部门负货人:章招(投)标管理管控部门部门负贵人:(¢)报百鸣集团企业管理管控部办公室年月日7.11口头协议备忘录供应商名称：地址电话：联系人供货品种规格单价数量月用量备注付款方式（时间）：交货方式（时间）：采购部门签字：主管总经理签字：备注：注：此表由采购贲任人填写，式三份填表人自留一份，交财务部、采购管理管控科各一份备案。