2024年项目资料管理制度.docx

2024年项目资料管理制度项目资料管理制度11.1 基本管理制度1.1.1 项目部每周举行周例会一次,由项目技术负责人主持项目经理等全体项目成员参加。每次例会后，应在下周一内将会议纪要上报公司工程技术部经理。1.1.2 每周未提出项目上周工作执行情况及下周工作安排情况上报工程技术部经理或总工程师。1.1.3 每月底将当月开竣工项目、在建项目进度月报表上报总工程师或工程技术部经理。1.1.4 出现重大质量、服务或客户投诉事故，立刻安排相关人员处理。处理的同时，应上报处理技术方案以及费用分析方案给公司工程技术部经理，以便公司正确决策。1.1.5 事故处理结束后，应在3日内完成事故处理报告，报告内容应包括起因分析、责任人分析、事故处理费用等相关内容并上报公司.1.2 资料管理制度1.2.1 内业资料包括施工技术文件和施工过程记录资料，是编制竣工文件、施工技术总结、进行质量事故分析、工程成本分析等工作的基本依据。1.2.2 内业各类资料的分类登记、保管和借阅等制度责任到人。123资料按照细目分类管理，建立文件清单、受控文件有效文件、作废文件目录、在文件上进行标示。1.2.4 内业资料范围：设计文件资料：包括设计图、参考图、变更设计、设计图审核、设计图优化和各种规范、验标等。过程控制资料：包括检验批记录、分项工程评定、分部工程评定、测量资料、施工日志、征地拆迁、地质核查、作业指导书、技术交底及技术交底发放记录、工程试验、试验检验及测量设备台账等。施工技术管理资料:包括项目部形成的各种文件、会议记录和会议签到表、施工组织设计、施工规范、验收标准、创优规划、保证工程质量、安全和环境保护措施、管理方案、应急预案、水保措施、施工技术小结或总结、竣工文件相关资料、施工过程验收及竣工验收记录，竣工验收报告等。工程试验资料,设专门资料档案由试验室负责管理。试验资料包括原材料试验检验报告、材料合格证、成品及半成品质量合格证、原始检查试验资料、理论配合比、施工配合比、进场检验、试件记录等。其它技术资料，含文字、图纸、照片、录音、录像及电子版技术资料。1.2.5 内业资料的管理:资料的收集应真实及时记录施工全过程，可按施工专业分类分阶段收集，资料的整理可按单位工程分类组卷。对上级单位下发的设计文件进行查收、使用和保管。负责管理本单位组织核直的技术资料以及上级单位下发的全部核直资料。负责管理公司全部施工调查资料以及工程项目经理部下发的有关施工调查资料。及时将建设单位或监理单位批复的开（复）工报告进行编号统计管理以及建设单位批复的变更设计资料进行编号统计管理。负责本公司及所辖项目部全部技术交底资料收发管理。负责保存公司各项目工程全部测量资料。计量、试验资料暂由本部负责保管。竣工文件所需有关资料签证、验收资料、施工记录和其它竣工资料在工程竣工后按建设单位要求分类立卷。各类技术资料均应按专业分类立卷，并编制卷内目录，收发、借阅应履行签字手续；标准设计图应分类存放，定期清理，及时补充新图，更换修改图纸和剔除旧图，需保存作为参考的旧图应有作废标识，并注明修改、作废的日期和依据。1.2.6 内业资料管理基本要求内业资料的收集、整理、存档应符合编制竣工文件所要求的内容、格式和装订样式。设专人负责内业资料管理，建立资料的接收、登记、分发等台账本。内业资料的收集、整理按单位工程进行存放、装订、摆放按照工作顺序进行，首页摆放记录目录清单。施工日志记录要求规范，将现场发生的问题要如实记录，对严重问题要追踪调查，对处理结果要有记录。必须是以一个单位工程进行记录、存档，不得用一本施工日志记两个以上单位工程施工情况或混记。填写内业资料时要求字迹清晰、字面干净整洁、规范，不能随意涂改,用语要严谨，质量结论要有充分的评判依据，并具有追溯性。填写内容不能漏项、不能留有空白，无内容可填的部分打一斜杠。内业资料的签名人员必须是经办人自己，必须看清姓名，不能潦草，不能使用个性签名，并且必须是在职职工和有签字权的。禁止代替签字或模仿签字。内业资料所用纸张满足规定要求，字体用宋体四号字，纸张左边距和顶边距应适当留大，以便于装订。图纸也必须满足规定要求，图纸要有标题内容，要有说明、单位、标注、比例、制图、复核等，并绘制图形边框。工程材料报验单、出厂合格证、出厂试验报告、进场检验自检报告等填写的日期、编号、批号、内容、规格、操作人员等内容要前后一致，不能出现时间上、逻辑上矛盾。工程材料报验单、试验报告等必须注明本试验代表的批量、批号、数量、规格、使用的工程部位或地点。钢筋焊接试验报告必须注明焊接工的姓名和岗位证书。工程报验单、隐蔽工程检笥正等报验、签证资料应有的附图、试验资料、过程记录资料、其它附件资料必须附上对质量结论必须写明判断的依据。!佥验批、分项、分部、单位工程质量评定情况描述要详细，基本项目、保证项目、允许偏差项目的填写内容，数据要真实、可靠,不得漏项或降不够。(11)建立专门的资料分区。规划整洁，面积适当，标识明确。分区内防潮，保持干燥，严禁烟火。(12)资料架文件盒摆放整齐，每个文件盒的正面、侧面标明资料名称及档案盒号。每个文件盒内均建立记录目录清单，反应目录和资料的份数、记录存放时间、存放档案盒号、归档部门、文件内容表明是否有效、借阅时间和借阅人及退还时间等。(13)对资料进行登记造册、归档，建立登记总台帐，并与卷内子目录相互对应。项目资料管理制度2第一条、项目文件的整理1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。第二条、项目文件的组卷1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。第三条、案卷与卷内文件的'排列1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。4、竣工图按专业、图号排列。5、卷内文件TS文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。第四条、卷内编目，装订必须符合规定要求，详见综合科档案管理制度第五条、声像材*斗整理声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。第六条、项目文件的归档1.建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理，编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。2、根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反应建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反应项目建设过程和竣工的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合项目文件质量要求的规定。4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件，应按国家有关档案管理的规定和附表1的要求单独立卷归档。5、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。第七条、项目文件的归档审查施工单位在项目竣工文件收集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。第八条、项目文件的归档时间1、除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。即：在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。2、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记，安装调试后归档（任务结束后一周内向上级档案室移交）3、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档（一周内）。5、下列文件材料应随时归档：5.1、 变更、修改、补充的文件材料；5.2、 矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件称料；5.3、 矿产权变动过程中形成的文件材料；5.4、 其他临时活动形成的文件材料。项目资料管理制度3为加强本项目施工技术管理,完善工程质量技术资料的收集、存档工作,保证工程竣工结算及工程交工验收的顺利进行,根据xX市建设工程文件材料整理和档案移交工作办法,及公司有关文件资料档案工作的有关规定,特制定本办法。望项目各有关人员密切配合,共同遵照执行。-工程技术资料填写的要求1、相关文件建筑工程竣工验收统一用表填表说明（XX市档案馆）建筑工程文件归档整理规范（gbt50328-20xx）2、资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象进度同步。资料所记载的内容必须与实际图物相符,并按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序,负有责任的各方在资料指定位置上签署意见,签名或盖章并注明时间。3、作为工程档案,必须用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸书写,要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改。二、主要工程技术资料填写要求及责任人1、工程基线复核单、单位工程座标定位测量记录、垂直度观测记录、建筑物沉降观测记录,由测量人员按单位工程分层数填写,交项目总工核定。要求所填数字准确无误,所绘简图上各测点应编号,表中应有测量者、校核者签名。由测量员交项目资料员一式四份（含原件二份）。2、质量、安全整改通知单由质量安全组填写,令工长限期整改,复检无误后,将结果记录在上。由质量员、安全员交项目资料员一式三份（含原件T分）。3、隐蔽工程验收记录,由负责所办隐蔽工程内容的工长在下一道工序施工前办理。隐蔽记录上应有施工部位及隐蔽项目,重点写出施工及修改依据、质量情况,必要时绘出简图。并须报质检员验收签字、经项目自检合格后,由各相关工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份（含原件二份）。4、检验批验收记录,由各主管工长负责填写,要求填写规范,签字盖章齐全,由各主管工长向监理公司工地代表签字及盖章认可。资料填报及所有签字盖章完毕后交项目资料员一式四份（含原件二份）。5、各分项工程施工安全质量技术交底卡,由负责施工的工长填写。主要是对施工工艺、质量标准、技术安全措施、施工规范要求、对新结构、新规范、新技术以及图纸会审提出的有关问题,解决方法等进行详细且有针对性的技术交底,填写要具体,交接手续应及时且要齐全,所有交底必须要有交底人、接受交底人（接受交底人必须是经各分包或民建队书面指定的各班组长）的签名及交接时间,以明确责任,班组所有人员必须逐一签字,不得找人代签。本交底一式四份,交项目资料员二份。6、工程质量自检、互检、交接检记录,由工长及班组长负责填写,并有交接双方及有关检查人员签字,质量检查评语,并经质检员及工程技术负责人签字核实,由质检员交项目资料员一式三份（含原件一份）。7、材料合格证:主要包括钢材、水泥、砂石、砌体、外墙砖、楼梯砖、防水材料、半成品（如栏杆）、涂料等材料,由负责提供材料的彳共应商随进场材料同时供应,由项目材料员负责收集。-般应提供一式二份原件,若提供复印件或抄件,必须注明原件存放处并加盖供应商公章,项目材料员必须在材质或检查报告上加盖材料方章,注明工程名称、材料名称、规格、进场数量、使用部位、经办人等内容,资料内容必须齐全。由材料员交项目资料员一式四份（含原件二份）。8、钢筋原材、焊接试验报告,狡、砂浆试块强度报告（包括同条件养护试块及拆模强度试块强度报告）,砂浆、砂配合比设计报告,水泥、砂石检验报告及其它材料复检报告均由试验员提供,各施工工长负责提供使用部位,设计要求,构件名称等有关数据,试件组数应符合施工验收规范的有关规定（注:实行100%有见证送检其中另加5%的质监站监督抽检）。钢筋焊接试验报告还必须加盖方章（注明焊接人员姓名及操作证号）,由试验员交项目资料员一式四份（含原件二份,如果有）。9、钢材力学、工艺性能试验报告,钢筋进场应按直径分批检验,检验内容包括查对标志.外观并按现行国家有关标准规定抽取试件,作力学、工艺性能试验（必须见证取样）,合格后才可用于工程上。钢材力学、工艺性能试验报告,要求使用部位要填写清楚,按试验结果判定钢材等级,如须降级用或改变使用部位应注明.由试验员交项目资料员一式四份（含原件二份,如果有）。10、水泥物理性能检验报告:水泥性能指标必须符合gb75-92及其它规范标准.进场的水泥须做到检验合格后使用,杜绝使用无试验和伪劣水泥,防止发生工程质量事故.水泥物理性能检验报告,由试验员交项目资料员一式四份（含原件二份,如果有）。I1.验质量搅拌记录,由试验员按已申请报告单向搅拌站索取,由试验员交项目资料员一式四份（含原件二份）。12、施工日记:必须以单位工程逐日填写,并应填写如下内容:天气情况,工程进展情况及施工部位,因设计与现场不符,由设计单位或建设单位在现场解决的设计问题和对施工图修改记录,劳动力调配.材料设备供应情况,质量安全技术管理情况及各种事故情况及原因分析,处理记录,停水停电待料等意外情况记录及所采取的措施,与本工程有关的其他情况。工程完工交项目资料员存档。项目的施工日志由项目总工填写。13、各分项工程、分部工程验收记录由项目总工根据检验批如实填写,向监理公司工地代表签字盖章齐全后交项目资料员一式四份原件。14、图纸、设计变更发放由项目资料员统一进行发放,并作好记录,所有图纸、设计变更、来函必须发放项目副经理以便指导施工,项目相关管理人员领取图纸、设计变更后要对图纸及时进行标注并妥善保管,不得遗失,要确保图纸、变更的完整性。15、资料的交接必须办理好交接签字手续,以备查验。三、外部文件的处理1、原则上,外部文件的收发工作由项目资料员统一负责。2、对外来所有文件均需办理收文卡,并报项目领导审批后进行处理。资料员对外来文件进行处理时,需严格保证及时,避免在工程施工中造成不必要的损失。3、对材料报验及实验报告向监理公司的报验工作,由项目实验员依据监理公司要求进行报验工作。项目质检组负责报验前的检查工作。若材料的报验过程中出现问题,需及时上报项目领导进行处理。4、对于进场设备、机械的报验,由项目机电工长根据监理公司要求填写报验手续后,交项目资料员统一向监理公司进行报送。5、对分包文件的处理由项目资料员统一负责。四、分包资料的管理1.分包资料的管理由项目资料员在分包进场时,对各分包分别进行交底,明确资料填写要求及资料填写执行标准及统一用语等。2、项目总包管理人员（暂为项目经理及项目副经理）应协助项目资料员进行分包资料的管理,做到及时准确的收集资料。3、分包资料的收集整理由分包单位负责,完工时交总包单位汇总后上报。4、分包单位施工过程中的报审资料,由分包单位进行填写,并加盖红章后报总包单位f总包单位负责向监理公司上报。5、分包单位完工时,应保证上交总包单位一式五套完整工程资料原件。其原件的要求同前。五、工程技术资料填写统一用语1、工程名称:XXXXXXXXXX2、设计单位:×××××××建筑设计研究院3、建设单位:XXXXX房地产有限公司4、监理单位:XXXXX建设监理有限公司5、施工单位:XXXXX建设工程有限责任公司6、工程队别（或施ZME组）:填写一线作业班组.如:*班7、施工部位:必须填写栋号、轴线、标高。8、单位填写采用国际单位,书写采用英文缩写,如:m2,m3,t,kg等。9、资料原则上均采用手写,所有签名必须由本人用黑色签字笔签字。10、施工部位层段位置的填写与设计图纸一致,填写时需按轴线+层数+标高。结构施工中填写的层数是指本自然层底板结构,其余与自然层一致。I1.当同一层结构需分几个检验批验收时,几个验收部位务必闭合。六、对内资料发放部门（一）、项目生产会议纪要：劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅（二）、分包协调会议纪要劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅（三）、技术交底会议纪要劳务队、会议相关分包单位、项目部内部传阅（四）、设计图纸、变更劳务队、钢筋翻样、相关工长、预算、测量组、质检组、内业组、经理室、总工室（五）、项目管理办法劳务队、相关分包单位、施工组、质检组、内业组、各相关部门、经理室、总工室（六）、总阶计划、月计划、周计划劳务队、相关分包单位、施工组、质检组、内业组、各相关部门、经理室、总工室（七）、发分包商函件相关分包商、抄送监理、业主、项目留底、施工组、经理室、总工室（八）、发甲方文件业主、华西监理、项目留底七、其它注意事项1、凡提供资料的部门及责任人,必须按施工工序及时向项目质检员或资料员提供工程上的一切资料,质检人员及时按分工检查资料,收集整理齐全后,移交项目资料员,并向项目总工汇报。2、凡所提供资料未按要求填写或手续不齐、模糊不清、有缺漏项等,资料员有权拒绝接收，并限期整改。3、对项目发放的图纸.设计变更.图纸会审等有关工程技术资料,以及项目内部形成的会议纪要.生产计划等资料,各有关人员必须严格按照iso9001要求,装订成册,妥善保管,直至工程完工。4、施工人员因工作调离本项目,须将其签收的有关工程资料以书面形式移交接收人,并将移交清单交项目资料核实后,方可离场。5、所有资料的提供者与接收者必须履行交接签字工作,并将收发文登记表装钉成册妥善保菅。若因交接不清发生资料遗失,由各相关责任人负责补齐资料并追究相关责任。6、项目总工将定期或不定期对工程资料进行检查。项目资料管理制度41.由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识。2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写文件和资料发放登记表，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。5、当文件使用人的文件破损严重,影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门宙卜发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。7、在用有效文件控制清单,项目部办公室负责编制管理性有效文件控制清单，项目工程部负责编制技术性有效文件控制清单，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。8、文件和资料的更改a.当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写文件和资料更改申请表，说明更改的理由依据和更改内容，如更改涉及其它部门时，应重新会审。b.文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其它人员审批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。c.经更改审批的文件，由审批人填写文件和资料更改通知单，并发至有关部门。d.文件持有人根据文件和资料更改通知单的指令，直接在文件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将文件更改通知单附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。e.文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。f.文件更改应做好记录和标识。9、作废的文件应加盖"作盖"印章，已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。10、文件和资料的保管a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏，若损坏丢失应向主管领导报告，批准后按二.5和二.6办理。b.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。c.文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并作好文件移交记录。I1.文件和资料的使用控制a.文件和资料需要时，由需要人填写文件和资料复印审批表，应经主管部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号,发放应做好记录和登记。b.需要临时借阅文件的人员应填写文件和资料借阅申请单，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅后必须及时归还，文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。项目资料管理制度5第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任1、项目准备阶段建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。2、项目施工阶段项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件项目监理单位负责收集积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。3、项目试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。第三条、收集范围1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。2、项目文件归档范围和保管期限见附表1第四条、收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的'承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。第五条、项目文件质量要求1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。4、录音、录像文件应保证载体的有效性。5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。项目资料管理制度6第一条、项目档案的整理全部项目档案的汇总、整理应由建设单位负责进行或组织，其内容包括：1、根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目的实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。2、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的，建设单位（并责成设计、施工及建立单位）可用铅笔临时填写档案号。3、对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。4、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格第二条、项目档案的移交1、项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的'要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交。凡是分期或分机组的项目，应在每期或每机组正是通过竣工验收后办理档案移交。2、建设单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交按手续：建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。3、竣工验收以后，在大中型城市规划区范围内的重魁设项目。建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。项目资料管理制度71.由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知!单的收发,负责编制目录,分发清单,所有施工图的持有人应对图纸的修改,变更及时标识。2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数,文件发放人应填写文件和资料发放登记表，按发放范围和数量发放文件,并做好编号及登记。3、文件领用人在收到文件和资料时,应在文件发放的表格上登记签字。4、在发放过程中,文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。5、当文件使用人的文件破损严重,影响使用时,应向文件发放部门办理更换手续,交回破损文件,补发新文件、编号不变,文件发放部门应将原礴文件收回处理。6、文件使用人文件丢失后,应向文件发放部门办理补领手续,在补领申请时必须作出书面说明,文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号,并注明作废。7、在用有效文件控制清单项目部办公室负责编制管理性有效文件控制清单,项目工程部负责编制技术性有效文件控制清单，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。8、文件和资料的'更改a.当文件和资料需要更改时,应由文件更改人或更改部门填写文件和资料更改申请表，说明更改的理由依据和更改内容,如更改涉及其它部门时,应重新会审。a.文件更改原则上应由原审批人审批,当原审批人不在或需指定其它人员审批时,则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。a.经更改审批的文件,由审批人填写文件和资料更改通知单，并发至有关部门。d.文件持有人根据文件和资料更改通知单的指令,直接在文件的相应处进行更改,但应确保内容的正确、清晰,并将文件更改通知单附于文件后或收回原文件,并做好发放登记。a.文件更改后文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。a.文件更改应做好记录和标识。9、作废的文件应加盖"作盖”印章,已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。10、文件和资料的保管a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料,防止丢失、损坏,若损坏丢失应向主管领导报告,批准后按二.5和二.6办理。a.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。a.文件管理人在调离岗位或存档时,必须移交全部文件并作好文件移交记录。I1.文件和资料的使用控制a.文件和资料需要时,由需要人填写文件和资料复印审批表，应经主管部门或部门负责人批准,规定复印的份数、编号,发放应做好记录和登记。a需要临时借阅文件的人员应填写文件和资料借阅申请单，经文件管理部门负责人批准后方可借阅,借阅后必须及时归还文件一般情况下不外借,如确需外借,需经主管领导批准。本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢!