档案信息化软环境建设初探论文.docx
档案信息化软环境建设初探论文具体的工作内容重要包含档案检索数据库的建设、档案全文的数字化、档案资源的二次开发、档案局域网和网站的建设、档案管理软件的开发等。但是很多相关领域信息化的经验和教训告知我们，信息化建设不但需要搞好硬环境的建设，如计算机等设备、软件、网络、技术支持等，更要重视信息化的软环境建设。所谓信息化的软环境所指内容较多，本文所指软环境，重要是指信息化的观念、管理规范和标准建设、人才队伍建设等。现在信息化发展的重要趋势是技术越来越简单化、“傻瓜”化，管理越来越规范化、标准化，信息系统使用效率的高处与低处、好坏，越来越倚靠于软环境的优化，倚靠于信息系统的使用者的素养Q一、对档案信息化的认得。全国档案事业发展“十三五”规划纲要，由国家档案局于20xx年XX月XX日颁布并印发，纲要确定了档案事业发展的引导思想和目标：到20xx年，实现以信息化为核心的档案管理现代化，加快档案管理信息化进程，连续推动数字档案馆建设，全国xx%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。档案信息化已经成为档案管理研究中的热门话题，各种档案管理信息化的方案、建议不绝涌现，研究不绝深入，形成了档案管理信息化的热潮，推动着档案管理中的信息化不绝前进。目前，全国各地重要档案馆和各高校档案馆都已经装备了计算机、扫描仪、打印机等基本的硬件，同时计算机大多数安装了办公自动化软件，基本可以实现文本、数字、图形、图像输入、输出的信息化；而且随着国家和城市网络化的建设，各地重要档案馆和各高校档案馆也都实现了宽带网络互通。目前信息化的硬件基本具备，而且随着计算机技术和通讯技术的快速发展，信息化硬环境建设将不绝完善。但目前档案管理、利用的信息化工作仍处于较低水平，仅限于档案馆内部文本、数字、图形、图像的输入与输出，可以说，只是实现了档案管理技术手段上的变动，档案管理的重要思路、方法并没有转变，这是制约我们进一步推动档案信息化的紧要障碍。究其原因，在于我们在档案信息化过程中，重硬环境建设，包含硬件、软件和网络建设，而忽视了档案信息化的软环境建设，包含档案信息化中的观念更新，管理规范、数据标准、技术规范、相关法律、法规体系建设、人才队伍建设等。二、档案信息化的软环境要求。1、更新观念，由管理型向服务型变化。档案信息化建设是实现档案资源社会共享的基础，档案信息化的建设，有助于从根本上提高档案服务质量，强化档案信息的社会需求，有助于实现档案的实体模式向信息管理模式的变化，社会发展到今日,经济全球化进程加快，科技进步日新月异，档案管理要针对新形式下产生的新问题乐观探究，要解放思想，变化观念，充分认得到信息化为档案事业的发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，档案管理理念也正以传统的物本管理向人本管理变化，在不绝探究如何利用信息时代的有利条件，充分呈现人的创新性和敏捷性，促进管理和服务的发展。面对社会的发展被动服务已不能满足人们的需求，因此，档案信息化的建设为档案资源的社会共享供应了条件。2、管理和标准规范建设。档案管理和开发应用的标准规范建设是档案管理信息化的关键和核心，目前我们的档案管理信息化实践中，由于没有相应的数据标准和技术规范，在文件的命名、存储方式、数据格式、使用的软件平台等方面各行其是，不要说利用网络进行资料自动交换，即使是在大量的计算机文件中找寻特定的档案资料也成了一件困难的事情。例如,在文字档案中插入一幅图像，常常只注意文字存储的格式，而疏忽了插入图像的格式，这对于查找图像来源，确定图像的原始性，就十分不利，而原始性、真实性是档案的基本属性；又例如，由于个人使用计算机习惯的不同，基本按个人习惯给文件命名，随着时间推移和资料的大量积累，找寻文件变得越来越难，这些都是我们在日常工作中常常遇到的问题。因此，档案信息化管理和标准规范建设必需尽快提到议事日程上来。标准是对肯定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成绩为基础，以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的，经有关方面协商全都，由主管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。对于档案信息化管理来说，所谓标准和规范重要包含管理规范和技术规范两大部分。管理规范重要包含档案资料建设和使用中的一些管理规定，如数字档案相关术语、定义，标准的订立原则、程序，档案信息的分类、代码，档案原始性保证、利用方式，档案使用定价、安全性保证等方面的规定和规范。档案信息化管理和标准规范有肯定基础。我国的“档案法”，各级相关管理部门和档案馆订立的各类档案资料管理规定在相当程度上可以在档案信息化管理和标准规范中引用，有一部分可能需要修订，还有一些新的规定和规范需要订立。技术规范与标准是关于保证管理规范能够具体落实的各种规范性的技术方法的规定和规范，如信息化档案馆软硬件基础设施建设标准、软件系统工作平台标准、文件存储格式、元数据标准、数字水印、加密算法等。技术规范与标准引用国家计算机信息管理相关标准就充分使用，基本上不需要新订立，其中一部分标准和规范可能依据实际需要修改,以适应档案信息的特殊要求。档案技术规范与标准方面相对困难的是如何理解和落实的问题。由于档案管理工大多计算机水平有限，对于国家计算机信息管理相关标准中的一些术语和技术难点理解上有困难，假如产生畏难情绪，可能影响计算机信息管理相关标准的落实。因此，一方面，档案管理工要不绝提高本身的'计算机水平，另一方面，在相关标准引用过程中，加以适当的注解，以方便计算机水平相对较低的使用者使用。3、档案信息人才队伍建设。依据档案信息化的不同要求，档案信息人才队伍的建设也需要分层次、有序地进行。一般来讲，可以把档案信息化人才分为3个层次。(1)档案信息化建设研究型人才。档案信息化建设研究型人才。高层次的研究型人员是档案信息化建设的重要人才，这部分人才是档案信息化建设的主力军，完成架构档案信息化建设的理论和档案信息化建设的标准，研究新技术、新方法在档案领域的应用等工作。因次，要充分发挥高等院校师资力气雄厚，在传统的档案专业课程设置中加添计算机课程的份量，同时，各专业档案馆要乐观创造条件。吸引计算机专业的毕业生到档案馆工作。(2)档案信息化管理人才。档案信息化建设是一个系统工程，需要一个可行的目标，良好的运行机制，有效的组织和协调，需要掌握信息化建设的近况、问题及发展方向。因次档案信息化的实施将带来档案管理创新的巨大机遇，将打破原有管理体系和管理模式，档案信息化管理人才的培养就显得由为紧要。要建立系统的培训计划，分层次，对档案管理人员进行培训，使我们的档案管理人员能够在深厚的档案学基础理论下，创新更科学更先进的管理方法，引导档案信息化工作的有序开展。(3)档案信息化应用操作人才。知识经济时代对人才的基本要求是知识和本领。档案信息化建设的本质也是渐渐实现档案保管由实体型向信息开发型变化，档案信息化建设过程中对知识与本领的要求在朝着复合型和全方位的方向发展，因此，档案信息化人才不但应具有技术性知识和本领，还具有全程化参加的本领。应当看到，当档案信息化建设到肯定阶段后，对档案人员数量的要求将会相对减少，而对人员本领的要求将会不绝提高。档案信息化实际操作人员要必需懂得现代化管理的基本知识、娴熟操作计算机，了解网络知识，敏捷使用档案管理软件，熟识从计算机网络系统环境掌控、电子文件形成到文档归档、编研、供应利用等一系列环节的工作。总之，档案管理的信息化已经成为一种趋势，与其他行业的信息化相比，档案管理信息化目前正处在起步阶段，我们应当借鉴其他行业信息化的经验教训，在大力推动硬环境建设的同时，重视软环境建设，既重视信息化观念、管理规范和标准，以及人才队伍建设，使档案管理的信息化少走一些弯路，以加快档案管理信息化的步调。
