新编秘书实务（第5版）-习题与答案 第3章 秘书的日常事务工作.docx

第三章秘书的日常事务工作一、单项选择题1 .15一一20平方米的小办公室。优点是各部门有独自的工作空间；缺点是（D）,空间比较浪费。A.监督不便B.缺乏活力C.等级森严D.联系不便2 .一间办公室如果有三人以上，应注意办公桌不要（C）摆设，以免影响思考。A.靠墙B.当中C.面对面D.朝向门口3 .秘书对办公室的各种物品要养成（B）,归置整齐的习惯。A.每月底B.随时清理C.隔一段时间清理D.留出大段时间清理4 .秘书替上司筛选电话，在说了迎接词后，如果来电者寻找你的上司，你应该（D）。A.马上通报上司B.请对方留言C.转接电话D.弄清对方身份和来电目的5 .秘书接打电话过程中，以下三点特别重要：正确、（八）和礼貌。A.有效B.弹性C.全面D.管理6 .以下接打电话的行为中，（C）是不适宜的。A.电话机旁随时放着电话记录单和便笺和笔，一有留言就能立即记录B.秘书离开办公室时，要安排别人替你接电话C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D.如果已经回电，但没打通，切记要再联系7 .衡量督促工作的好坏的标准（D）0A.准确B.事实C.实际D.实效8 .对列入督查范围的决策事项应坚持的立项原则是（D）。A.责任到人B.分解量化C.落实时限D.一事一项9 .专项督查的特点是（八）。A.内容具体,事项单一B.内容广泛,事项较多C.内容具体,事项较多D.,内容广泛,事项单一10 .（C）是处理突发事件的一项基本原则。A.齐心协力B.服从上级C.统一指挥D.实事求是11 .重大交通事故的处理属于（八）。A.偶发性人为事故B.偶发性自然灾害C.刑事案件D.偶发性政治事件12（B）是决策督查的目的之一。A.准备拟定决策B.补充和完善决策C.深入调查研究D.广泛征求意见13 .决策督查的程序要求按照（八）的原则立项。A.一事一项B.一事多项C.多事多项D.多事一项14 .在决策督查的过程中,对已立项的决策事项,要制定（B）。A.督查计划B.督查方案C.督查规则D.督查安排15 .（C）是处理突发时间的基本要求之一。A.实事求是解决问题B.深入细致做好工作C.妥善处理善后工作D.善于说服教育者16 .秘书人员要能制定处理突发事件的（D）并组织措施。A.调查方案B.处置方法C.处置报告D.应急预案17 .决策督查的交办方式主要有（B）两种。A.书面交办和口头交办B.书面交办和会议交办C.会议交办和口头交办D.书面交办和其他交办18 .督查工作的基本原则是（C）。A.实行归档管理B.坚持分级负责C.坚持事实求是D.坚持注重时效19 .对于偶发性事件,秘书人员应该（C）。A.立即报告并听从指挥B.积极参与并勇于负责C.及时掌握并妥善处理D.赶赴现场并维持秩序20 .秘书部门督查的主要职责之一是（八）。A.了解情况B.检查督促C.处理问题D.承办案件21 .督查调研题目确定后,秘书人员应根据选题要求列出较详细的（C）oA.工作计划B.调研安排C.调研提纲D.调研报告22 .办公室日常事务中的（C）工作是一项特殊的管理职能。A.日常B.事务C.应急D.服务23 .（八）是督查工作的主要方法之一。A.督查调研B.督查讨论C.督查访问D.督查咨询24 .专项督查教之决策督查呈现出的（C）。A.范围更少B.时间更长C.内容更单一D.层次更高25 .专项督查的立项，必须是（B）A.多事一项B.一事一项C.一事多项D.减少手续26 .督查立项首先要进行登记，登记的目的是（八）A.为了备查B.为了管理C.为了催办D.为了交办27 .凡需向批示领导或交办领导反馈办理结果的均应（B）A.进行决策督查立项B,进行专项督查立项C.送批D.协调28 .在决策督查中最直接、最有效的方法是（八）A.现场督查B.电话督查C.会议督查D.书面督查29 .在重大决策的督查中，（B）是解决点面结合、掌握全面的好方法。A.催办催报B.专题汇报会C.反馈通报D.强化制约机制30 .在处理突发事件时应加强组织领导，做到（C）A.分片包干B.专人负责C.统一指挥D.常备不懈31 .下列那一项不属于决策督查目的的内容（B）A.促进决策事项的贯彻落实B.制定和宣传决策C.了解决策落实的进程D.补充和完善决策32 .是否坚持（B）原则，是衡量督查工作成败的标准。A.注重实效B.实事求是C.科学管D.分级管理33 .掌握第一手材料，全面、真实、准确地了解情况，是（B）。A.搞好督查工作的关键B.搞好督查工作的基础C.搞好督查工作的条件D.搞好督查工作的核心34 .（B）是专项督查的主要特点之一。A.内容具体，事项较多B.内容具体，事项单一C.内容广泛，事项较多D.内容广泛，事项单一35 .（C）是督查工作由被动完成交办向主动发挥参谋助手作用转变。A.开展督查反馈工作B.开展决策督查工作C.开展督查调研工作D.开展专项督查工作36 .一般认为，督查工作由（八）两个重要部分组成。A.决策督查与专项督查B,专项督查与调研督查C.决策督查与调研督查D.专项督查与定期督查37 .在决策督查程序中，对己立项的决策事项，应制定（八）0A.督查方案B.督查安排C.督查计划D.督查方法38 .督查工作最基本的原则是（D）0A.坚持责任到人B.坚持分级负责C.坚持对口管理D.坚持实事求是39 .秘书部门或秘书人员要能够制定处理突发事件的（D）并组织实施。A.处置方案B.处置办法C.应急方案D.应急预案40 .重大食物中毒事件的处置属于（B）aA.偶发性自然灾害B.偶发性人为事故C.偶发性政治事件D.偶发性刑事案件41 .（B）是处理突发事件的基本要求之一。A.认真调查解决问题B.妥善处理善后工作C.做好思想教育工作D深入细致维护稳定42 .秘书工作人员如遇突发事件应该做到（C）。A.赶赴现场并维持秩序B.立即报告并听从指挥C.及时掌握并妥善处理D.积极参与并勇于负责43 .决策督查的交办方式主要有（B）两种。A.书面交办和口头交办B.书面交办和会议交办C.会议交办和口头交办D.口头交办和电话交办44 .秘书部门督查的主要职责之一是（B）。A.掌握动态B.了解情况C.检查督促D.处理问题45 .秘书打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C）A.国名、地址、部I1、姓名B.姓名、地址、部I1、国名C.姓名、部I1、地址、国名D.姓名、国名、部门、地址46.秘书如果误拆了非本公司的信，应该（八）。A.在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去B.在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去C.在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去D.写上“查无此人”，并把信重新封好并退回去47 .（八）标准不是秘书分拣邮件应该遵守的。A.按私人公务标准分拣B.按收件部门名称分拣C.按收件人姓名分拣D.按邮件重要性分拣48 .制作日程计划表，应该根据一个企业的行业类别、例行之事、上司所负责部门及上司的习惯来决定那一种为基础，并没有一定的标准，多数以（B）为基础。A.上司计划B.月预定表C.周预定表D.日预定表49.日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，也不要废弃，而应当作为记录保存下来，仍很有参考价值。保存期限大约（B）oA.1至3年B.3至5年C.5至7年D.6至8年50.秘书对日程安排计划表的确认、变更和调整做法，（C）是不正确的。A.面谈或开会的预定计划是以电话决定时，要以书面形式确认B.会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好C.在会议召开前一小时，和主办者或要访问的对方联系，确认时间、日期、地点D.上司和秘书必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划51 .信访工作中属于主管人的程序是（C）。A.呈报B.批办C.承办D.转办52 .秘书在处理信访工作中，对有的来访者情绪急躁或言行失控，或言辞过激甚至出口伤人，应该有（B）的态度。A.针锋相对B.以礼相待C.息事宁人D.讽刺挖苦53 .来信处理中最重要的程序是（C）。A登记B.阅信C.查核D.回信54 .来访者问及政策、法规问题时，秘书可以（八）。A.当面解答B.记录下来C.请示后再回答D.以后书面回答55 .当秘书接到匿名信或匿名电话时，应当（C）。A.不作处理B.查清身份C.视内容而定D.请示上级56 .重要案件的调查、旁证，以及座谈记录等材料，必须将同文多页沿边取齐后平均错开，从首页到末页，骑各页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，这是（B）A.骑缝章B.骑边章C.证见章D.封存章57 .公章应放置在机要室或办公室的装锁的抽屉或保险箱内，钥匙应该（C）eA.挂在抽屉上B,挂在保险箱上C.保管人随身携带D.委托他人代管58 .凡单位撤消，原公章应即停用，公章停用后即为废章，以下处理方法（D）是不正确的。A.送交原制发单位销毁B.经主管部门批准后销毁C.经销毁的公章应留下印模D.放入保险箱内封存二、多项选择题1 .办公桌抽屉里的物品摆放要注意（BE）。A.专门放置需保密的物品B.放置整齐C.不能放私人物品D.东西放得满一些E.经常清理2 .办公室的配置，就是办公室的家具布置和空间设计，必须考虑到符合（ABCDE）等要求。A.沟通B.守密C.心理调适D.情绪转换E.休息3 .秘书如果把花瓶、香水、小摆设等都放置在办公桌上，会产生（ABCE）的效果。A.破坏办公室庄重气氛B.妨碍工作C.不利于提高效率D.情绪变坏E.损坏公司形象4 .秘书在电话通话中，当需要对方等候时，应该（ACD）oA.说：“我去查看一下，请稍等一下好吗？”B.中途放下话筒时，应轻放，把话筒朝上放置C.当秘书再拿起话筒时，要对对方的等候表示谢意D.需要较长时间等候，先问对方是否愿意等下去E.需要较长时间等候，最好要求对方再打过来5 .以下接打电话的行为，（AB）是不正确的。A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B.给上司的留言正面朝上放在他的办公桌上C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D.秘书离开办公室时，要安排别人替你接电话、作记录E.拿起话筒，先说出自己单位的名称，或自己的姓名6 .以下秘书应遵守的电话礼仪中，（BD）是不适宜的。A.考虑打电话的时间是否合适B.打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话C.有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”D.对方询问上司电话、地址时应尽可能满足要求7 .以下关于邮件的处理方法，（BCD）是正确的。A.正确的拆封位置在信封的右边侧，信封可以丢掉8 .应该用回形针把信封与信纸或附件等附在一起C.发现附加的名称或数量不附，要在信封上注明，与寄信人联系D.移交物品时，要先打印一份清单8 .秘书收到邮件后的处理方式可能有（ABD）oA.交给上司B.转交他人C.全部拆开D.自己处理E.全部转交9 .党政机关和企事业单位邮件的送达情况有（BCDE）。A.上司转交B.收领邮件C.取回邮件D.专人送达E.电子邮件10 .督查工作主要包括（AD）A.决策督查B.文件督查C.会议督查D.专项督查11 .属于重大突发事件内容的有（ABCD）A.金融风波B.重大疫情C.重大涉外事件D.重大火灾事故12 .在进行反馈通报时可根据材料的密集情况，采取（BCD）A.向群众说明的方式B.向领导反馈的方式C.发内部通报的方式D.用新闻舆论进行宣传的方式13 .决策督查程序的两个主要环节是（BD）A.协调B.审核验收C.报告进展D.反馈报告14 .专项督查的特点包括（BC）A.时限相对较长B.内容更具体C.要求更明确D.层次更高15 .突发事件的处置包括（ABCD）A.偶发性自然灾害B.偶发性人为事故C.刑事案件D.偶发性政治事件16 .接到上级领导批示交办的事项后，秘书部门送本单位领导批示时应注意（BC）A.要横批B.要及时C.要将批示退回办公室D.要将批示件交承办部门17 .调查的主要方式有（ABCD）A.电话询问B.发书面督查通知C.亲临现场D.召开座谈会18 .督查工作的基本方法包括（AB）A.督查调研B.催办催报C.归口管理D.反馈通报19 .决策督查方案的主要内容包括（ACD）A.交办方式B.分解量化C.督查协调的方法D.报告时限20 .督查工作的一般原则包括（BCD）A.坚持认真协调B.坚持实事求是C.坚持注重实效D.坚持归口管理、分级负责21 .在督查调研中应了解的情况包括（BCD）A.承办部门的态度B.办理进展情况C.遇到的困难问题D.决策失当之处22 .决策督查程序开始的三个环节是（ACD）A.交办B.催办C.立项D.制定方案23 .决策督查的方法包括（ABC）A.现场督查B.会议督查C.电话督查D.微服察访24 .在督查工作中，应遵循（AC）的原则。A.注重实效B.突出重点C.归口管理，分级负责D.内外有别，区别对待25 .专项督查工作的交办包括（ACD）A.确定承办单位B.进行登记C.规定办理时限和要求D.确定主办单位和协办单位26 .在专项督查中，秘书人员接到上级的批示文件后，经立项，应注意（AB）A.及时送单位领导批示B.不将批示件横传C.将批示件横传D.将督查件退给上级领导27 .督查反馈应做到（ABCD）A.全面B.真实C.客观D.准确28 .督查调研的主体可以是（ABD）A.办公室单独进行B.与职能部门联合进行C.与决策层联进行D.与网络单位协作进行29.决策督查的范围包括（AB）。A以文件形式作出的重大决策B.以会议形式作出的重大决策C.以电话形式作出的重大决策D.以电传形式作出的重大决策30 .一般的督查方案包括（ACD）等主要内容。A.交办方式B.督查方式C.协调方法D.报告时限31 .秘书授权向对方要求约会时应注意的事项为（ABCD）oA.要获得上司的许可B.如用写信的方式，在等对方收到信后，再打电话确认C.告知你或上司的联系电话，以便出错或调整时联系D.对方越忙越必须早一点联络E.如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会32 .秘书经常要提醒上司在什么时间做某事，使用（ACDE）比较好。A.纸日历B.闹钟C.电脑软件D.固定活动日期一览表E.日程表33 .秘书陪同上司进行国（境）外旅行的做法，（ADE）是比较妥当的。A.根据要求逐项办理护照或有关出境手续B.在国外旅行，应争取把房间订妥，如不需要了则不必退订C.与上司一起时，安派饮食应由秘书做主D.随时与公司保持联系，让公司知道你在哪里E.对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，去函电表示感谢34.秘书开展信访工作，受理来信的程序和基本要求是（ABCDE）oA.及时拆封B.认真阅读C.逐项登记D.认真处理E.及时复信35 .信访工作的原则是（ACD）。A.以事实为依据B.信件必须具名C.以政策法律为准绳D.实事求是36 .信访工作的必要程序有（ABC）。A.阅信或接洽B.呈报或立案C.批办、承办或转办D.访问信访人37 .秘书在信访工作中处理信件应该按照（CE）的原则进行转办、交办或自办。A.领导负责B.秘书负责C.分级负责D.层层办理E.归口办理38 .秘书在信访工作中要注意，由收信人（单位）复信的情况有（ACDE）几类。A.已按照政策规定多次复查而不需要再复查的申诉信B.举报违法、违纪、违章的匿名信C.有价值的建议信，有事实、有针对性的批评信D.问题复杂、调查处理的时间较长的信件E.初次写信，或有过激言行的来信39 .秘书做好信访工作的作用在于（ABC）。A.保证人民群众的合法利益B.促进党群、干群关系C.维护社会安定团结D.维护领导者的威信40 .凡机关、单位的公务印章，可以（BD）亥IJ制。A.自己B.上级主管机关C.公安局D.专门刻制厂E.地摊上41 .公章的样式由质料、（ABCE）等组成。A.形状B.图案C.尺寸D.颜色E.印文42 .关于介绍信的使用和保管，（CE）是不恰当的。A.介绍信一般和公章由同一人保管并使用B.领用介绍信者须经主管批准C.由领用人自己填写姓名、身份，联系何业务、有效期限等项D.落款处及骑缝线上应加盖两次公章E.秘书可将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人三、判断题1 .秘书离开办公室时，要安排别人接电话，要交代给他们你的去向和电话号码，以及你回来的大概时间。（J）2 .秘书替上司拨电话时，应确保你要找的人接话时，你的上司要能够立即说话。（J）3 .秘书经常会接到推销或新闻界等电话，对这些电话态度可以严厉一些。（X）4 .寄发邮件前，秘书要检查姓名和地址、邮寄标记、附件是否正确和完整。（J）5 .机要邮件和私人邮件秘书不应拆封，除非上司特别授权。（）6 .上司因为出差或其他原因不在公司时，秘书可以代替上司回复全部邮件。（X）7 .秘书在清理上司字纸篓时可以向其他垃圾一样一倒了之。（X）8 .大办公室的优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。（J）9 .办公室内放置花卉盆景会影响人们的注意力，影响工作效率。（X）10 .护照需要妥善保管，防止丢失，也不得污损、涂改。如有遗失，应立即报告本国驻当地的使领馆，并申请补发。（J）11 .商务旅行中坐出租车最好坐在司机旁边。（×）12 .密封章是在封条上加盖印章以封存帐册、财物、以及文件橱、仓库等，常常在节假日前夕或特殊情况下使用。（X）13 .印章中的印文可以根据单位喜好使用各种文字，自左向右环型排列。（×）14 .盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。（J）15 .信访工作是党政机关、企事业单位与职工群众保持密切联系的重要渠道，也是接受群众监督，保证从业清廉的必要形式。（J）16 .坚持实事求是，是督查工作的基本原则。（J）17 .督查调研就是督查人员在调查研窕过程中处理需要督查解决的问题。（X）18 .督查工作的主要方法是电话督查。（×）19 .对突发性人为事故的处置首先要做的事情是立即报告事故名称、出事地点等。（J）20 .值班人员接到火灾的报告，不管情况如何应该迅速采取行动，立即向消防部门呼救求救.（×）21 .专项督查的特点是内容具体、事项单一。（J）22 .督查工作尽管服务对象不同，其工作程序总是相同的。（×）23 .办公室日常事务中的应急工作是一项经常性的管理职能，要经常做。（X）24 .秘书不需要将会议记录送给缺席的领导成员阅知。（X）25 .再督查就是对领导在督查反馈报告上的再批示进行督查。（）26 .督查方案的主要内容只是交办方式和督查方法和报名时限。（X）27 .办公室日常事务中的应急工作是一项特殊的管理职能。（）28 .督查工作的主要方法是现场督查。（J）29 .以文种形式做出的重大决策在督查中不需要协调程序。（X）30 .对于偶发性事件，秘书人员应该按照基本要求及时掌握妥善处理。（J）31 .决策督查就是督查部门催办单位落实领导批示的进度情况。（X）32 .会议形式做出的重要决定不属于决策督查的范围。（X）33 .在专项督查的办理过程中，办公室对承办单位提示办理时限。（）34 .应急工作专指在发生了重大突发事故之后，需要做出紧急决策处理而采取的果断措施。（×）35 .专项督查的特点是内容具体、事项较多。（X）36 .督查调研要求督查人员在调研过程中处理需要督查解决的问题。（X）四、案例分析题（一）阅读案例，回答问题。下午上班时间，秘书小张正在电脑上查资料，这时电话响了，而办公室的公用话机在窗台上，所以小张站起身来走到窗前去接电话。电话是找主管的，但她这时没有在办公室，对方要求留言，所以小张又走到办公桌旁在抽屉里翻找可以用来记录的纸张。记录完毕，小张把这张纸压到了主管的水杯下面。刚在电脑前坐下，经理进来要一份资料，小张又赶忙起身走到资料柜前找资料。不到10分钟，小张己经在屋里转了好几个圈，真是够辛苦的。问题：你认为秘书小张工作中存在的问题主要有哪些？参考答案：本案例反映了一个有序、完备的办公环境对办公室工作来说是十分必要的。秘书小张正是由于对办公室的工作环境没有很好地布置，也没有采取很好的方法来对自己的工作环境进行优化，从而导致自己的工作效率不高，也使办公室显得十分凌乱，没有秩序。其中还充满了许多的潜在的危险得不到解决，可以说，优化自己的工作环境对一个秘书来说是十分必要的。秘书小张存在问题主要有：第一，电话应该放在伸手可及的地方，如果电话就在电脑旁边，小张不用站起身，走过去就可以接电话；第二，电话边应该放置记录用的纸和笔。如果电话旁事先摆好笔和便笺，小张也不用临时乱找纸；第三，资料柜经常使用，要放置在秘书办公桌附件。如果资料柜就在附近，小张就不用走很远。第四，记录电话内容的纸条，不应放在水杯下面，因为这极有可能会因为水渍损坏纸条。（二）阅读案例，回答问题。安泰公司秘书小江正在电脑前按照讨论修改后的文稿修改公司的投标书，来了三位外单位的未预约客，小江放下手头的工作忙着接待、询问、联络和端茶倒水，待将客人安排妥当后才回来接着操作电脑。几天后开标，安泰公司奇怪地发现竞标成功的对手的标书中所列主要项目的价格都比自己的价格低，而且都只低1-2个百分点。问题：你认为秘书小江工作中存在的问题主要有哪些？参考答案：从上述情况看，公司的秘密不一定是在秘书小江接待访客时泄露出去的，但是可以肯定的是秘书小江头脑中欠缺保密意识。在计算机前打这么重要，且一定要保密的“标书”时，如果需要接待访客，一定要立即处理关掉电脑屏幕，收藏好手头文稿，这是一位合格秘书做好保密工作必须要做到的。