外贸客户接待流程是怎样的.docx

外贸客户接待流程是怎样的外贸客户接待流程一、接待宗旨、原则和目标1.宗旨：让客人有宾至如归、亲切、舒适的感受。2 .原则：注重细节、尊重客户、促进双方发展。3 .目标：提高客户下单率,培养忠诚客户。二、各部门的准备工作1.行政部：- 准备高品质的茶具或咖啡杯,提升公司形象。- 提前一小时告知前台,准备客人需要的饮品。- 根据业务员提前3天的通知,准备适当的纪念品。- 准备好工具箱,以备客人使用。- 提前半小时打开空调,营造舒适的环境。-制作欢迎牌,摆放鲜花。2 .仓库：-根据业务员提前一天的通知,准备和测试感兴趣的样品。3 .展厅管理：-根据业务员提前一天的通知,整理展厅,确保所有产品充电。4 .业务员/跟单：-负责与各部门沟通协调。-提前一天准备好报价单和产品目录,熟悉产品价格。-主动与客人和司机沟通,了解客人行程。三、接待细节（按时间顺序）1 .电梯接待：-向客人简要介绍公司即将进行的欢迎仪式。与客人进行轻松自然的交谈。2 .欢迎仪式:-全体员工在公司门口列队欢迎,热烈鼓掌。3 .公司参观：-业务员负责介绍各部门代表,热情问候。-如为大客户,需要总经理亲自迎接。4.送客离开：-询问客人是否需要叫车,由行政安排。-送客人到楼下,赠送纪念品,互相道别。很多人以为这是一个容易的事情，但是你要想到飞机可能会晚点，你的客户可能中国的手机号码还没有开通，根本没有办法联系等等的问题。首先，如果你是新人，那么一定要亲自去机场接人，绝对不能只是叫个司机过去就行了，这个时候一定要显示你的重视，而且作为新人，一般你手上都没有什么单要去跟，所以客户才是你最重要的，在网上发几十份的邮件也比不上你亲自去与客户面对面的谈。其次，如果你是第一次见这个客户，那么你一定要准备接人板板上面一定要写明公司的名字，然后是客户的名称，在乘客出口处,一定要大大方方的举起来，有些人会觉得不好意思，其实没有什么必要的，对于一个跑来外地谈生意的人，没有什么比他一下飞机就有人立刻把他接走来的更加的开心。因为如果他下了飞机，还要找来找去都找不到你，这个时候他一定会很担心，特别是那些第一次来中国，而且英文水平也不是很高的那些客户，这一点更加重要。第三，接到客户，简单的认识之后，要搞清楚下面几个问题：1.咨询一下客户是否要办中国的手机卡。2 .客户是否要简单的吃点东西（飞机上虽然有餐饮供应，但是有些客户是不喜欢那些食物的）二、如何在车上交谈一般来说，现在很多工厂跟机场的距离是比较远的，就我而言,大概就是2个小时左右，在这2个小时里，你也不可能什么都不说,所以你也要注意以下几点：1.做足一切准备来接客户之前，你一定要准备好公司的简介，一些的样板之类的东西。客户未必要看，但是如果他真的要看的时候，你一定要拿的出来，特别是对于一些时间很紧迫或者是工作狂的，他们是不会放过任何的时间的。如果客户是跟老婆或者孩子一起来，那么别忘了在车上准备一点小零食/饮料之类的东西，孩子毕竟不是大人，他们的目的不是谈生意，但是你也要照顾好。3 .客户要休息如果客户在车上要求休息，很多新人觉得这是个非常好的建议,因为根本不需要自己去准备任何的话题，也不怕出错，但是你一定要知道，如果客户这样做的话，你就少了一个跟客户沟通的过程，当然如果你看到他真的也很累，他要休息也是很正常的。4 .简单的咨询一下旅程跟客户聊聊旅程，这些都是很客套的话题-机票好订吗?-飞机上舒服吗？一餐饮可以吗？一飞机票需要确定回程吗?对于一般的东南亚的客户来说，这个通常是不用的，因为飞机的航班比较多，而且比较密，而且去东南亚也非常方便，所以这个问题可以忽略，但是如果你遇到的是非洲或者中东的客户，这个问题非常重要，因为那边的航线比较少，而且很爆，他们订机票的时候，基本上是没有确定回程日期的，所以你一定要第一时间帮他们去排期，特别像阿联酋航空，卡塔尔航空这些，你要提前很长时间准备的，所以一定要聊这个话题。所有做外贸的新人，一定要把一些比较常见的航空公司的电话写下来。国际航空一般要把上海的分公司，广州的分公司和香港的分公司分别写下来，有时候一个分公司解决不了，另外一个分公司可能可以帮你解决。所以机票的常识你一定要懂，否则如果到时候你们所有的问题都谈好了，他的回程确定不了，你就更加不知道给如何打发客户，因为有时候还涉及如果酒店费用是你们提供，这个成本就变高了，所以一定要注意这个问题。在谈这个机票问题的时候，一定要主要你的语气，要让客户知道你是为他着想而不是要尽快把它赶走，这个要很注意。三、到了工厂如何交流客户到了工厂之后，一般要先去会议室，或者接待室坐下来。如果你们的老板要亲自接见，或者你还有上司要直接跟他谈，那么你的责任基本上完成。但是如果你的老板要你做翻译，还有他要你全权负责，那么接着就是你最重要的谈生意的环节了。1.如果可以的话，即使是由你全力负责，还是要把客户跟老板简单的介绍一下，握个手，打个招呼，这样显示你们的重视，对于你的工作还是很有利的。当然在跟你老板见面之前，你要搞清楚情况，像一些中东人，他们要做面颊之礼，你一定要提前跟老板说，不然会吓坏他。而且如果中东人带了女的过来，你老板跟她点个头就可以了，如果人家不主动握手，千万不要主动握手。2 .介绍工厂，看样品。这些就是你们公司自己的东西，外人就很难教你了。四、吃饭的时候谈什么对于第一次来中国的人士，你就不要准备那些稀奇古怪的中国菜了。找一些普通点的，然后点一两个特别点的作为介绍就可以了。但是你一定要点一两个比较地道的中国菜，否则你一会儿没有话题谈。当然如果客户坚持要吃他们本地的菜，那么你就尽量找些符合他口味的，餐厅了。1.吃饭的时候谈菜式，简单一点，轻松一点。3 .不要谈政治，这个不是我们范围之内的事情，如果客户要求谈，或者电视上正在播报这些新闻，能避免就尽量避免不要谈，真地避免不了的时候就顺着客户的思路去，不要起冲突，如果真的没有办法回答客户的问题，那么就说：我是中国人，我信佛教的，我回家之后帮你问问佛祖，明天答复你。把问题带过，不要在那里纠缠。4 .不要谈价格，这个很敏感，吃饭的时候不要谈价格，如果客户真的要谈起来的话，你也要带过。5 .谈一些其他客户的事情，这个你可以有夸张的成分。你告诉他，上个月你做了一个什么客户，买了多少东西，货到了客户那里之后，很快就卖完了，现在又要下单了，型号跟你的那个一样之类的，你要说的很真实，让人家不知道你在说谎;或者说哪个客户买了个什么型号（这个型号是你们公司的主打，但是客户这次没有问这个型号的资料），让他知道这个型号很好卖，让他心里有个数;还有如果客户这次问的型号你们不是那么喜欢生产的型号，就是说这个型号即使客户下单，你们也不想做的，那么你就要在这个时候，暗示一下这个型号的销量不是很好啊之类的东西-（不过所有你说的事情，一定是之前有客户合作过，成功地或者不成功的案例，一定要说的很真实，这个你就要自己慢慢想了，千万不能空口说白话）五、送客人回酒店保持一颗愉快的心情，积极主动的迎接客户的到来。要提前给公司报备，合理安排时间，避免时间冲突，进而合理安排车辆，接送人员。可以在公司的1.ED灯上打一个欢迎词，欢迎客户的到来。事前最好准备一些关于公司的英文介绍，整个生产流程的英文，省的到时候翻译出现困难。另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。同客户确认好接机时间，地点，拜访人数，然后在提前预定好酒店。最好能亲自去机场或者车站接待客户，拿接待牌或者客户照片迎接客户。车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的，比如讯问客户旅途状况，进一步了解客户的喜好，禁忌，宗教文化，加深的客户的了解。.把客户送到预订好的酒店，登记入住，交代早餐的时间以及地方，注意一些注意事项。并且确认好第二天接客户的时间。客户临走之前可以送一点带有中国特色的小礼物，价格不一定过高，但是一定要有纪念意义。外商走后，还要写一封感谢函感谢他们的到访，同时还要写上之前有所细漏的事项。客户回去之后的一个星期内要勤发邮件，打电话，这是客户返单的最佳时期。当然如果能在客户拜访过程中确定订单更好不过了。