基于物联网的实物档案管理分析研究物流管理专业.docx

摘要：随着现代信息技术的发展，实物档案也在档案工作中愈来愈受到重视，成为档案管理的一个重要组成部分，本文在传统实物档案管理的基础上，将物联网相关技术引进到实物档案管理中，对实物档案管理系统进行了架构设想及初步说明，以及为实现这一设想提出一些建议，为实物档案管理及利用提供新的方法，以便更好的开展档案工作与服务。关键词：物联网，实物档案，档案管理Abstract:Withthedevelopmentofmoderninformationtechnology,inthearchivalwork,thephysicalfileshavebeenpaidmoreandmoreattentionandbecomeanimportantpartofthearchivesmanagement,basedonthetraditionalphysicalfilemanagement,thispaperintroducestherelatedtechnologyofIoTintothephysicalfilemanagement,andmakesatentativeandpreliminaryexplanationtothephysicalfilemanagementsystem.Andtomakesomesuggestionsfortherealizationofthisidea,toprovidenewmethodsforthemanagementandutilizationofphysicalfiles,andtobettercarryoutarchivalworkandservice.Keywords:InternetofThings;physicalfiles;filemanagement前言近年来，随着社会的发展，我国档案事业发展迅速，档案数量急剧增加，种类繁多，实物档案已是不可忽视的一部分，它是增强档案资源建设、优化馆藏结构、开发新型资源的需要，是档案事业服务和发展的新趋势；同时，随着科学技术的进步，物联网技术日趋成熟，给人们的生活方式和工作模式带来了翻天覆地的变化。为了做好实物档案的管理工作和提高实物档案管理效率，引入物联网相关技术，将会克服一些在传统档案管理系统和传统档案管理方法中的缺陷，使实物档案更好的进行开发利用,服务于社会。一、实物档案与物联网概述（一）实物档案1、实物档案的发展历程及定义“实物档案”这一词的提法出现在上世纪80年代，1988年时空档案第4期刊载了一篇名为陶瓷实物档案的功能与特点的文章，出现了“实物档案”一词；但对“实物档案”的具体探讨发端于天津档案1991年1期的实物档案初探一文1。然而“实物档案''这一提法在目前学术界还有众多纷争。争鸣中主要形成三种观点：一是肯定说，认为实物档案应加强收集和管理；二是否定说，认为实物档案在概念及实践上都讲不通；三是折中说，认为实物档案不能简单接受或否定，应具体分析2O关于“实物档案”这一说法是否准确，几十年来，各自有不同的见解，目前还无法达成统一共识,这一研究还将持续深入探讨，也许将来会提出更为准确的合理称谓。但现在工作中确实出现有关实物类的这一档案类型，其管理与利用已成为一个不可回避的问题，国家图书馆也曾发布过国家图书馆关于征集实物档案公告。对于“实物档案”的定义，持肯定观点的学者，例如仇壮丽、白丽、利琳等人都分别给出其定义。概括而言，实物档案是指机关单位、社会组织、个人团体在社会实践活动中直接形成、获得或征集的以物质实体为载体的档案，能反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品3。2、实物档案的特点一是全宗性特点，实物档案是一个单位全宗的重要组成部分，它与有关全宗的文书档案等具有同一来源，是不可割裂的；二是原始记录性特点，实物档案会带有一定反映人类社会活动的原始文字记录，而档案是具有原始记录性的本质属性的，所以作为档案的一个类别的实物档案也具有这一属性；三是直观生动性，实物档案形状大小各异，材质繁多，能以千姿百态、活灵活现的直观物质形态呈现在人们面前，给人以空间视觉的感受，容易被人理解和接受；四是载体多样性，实物档案的信息记录形式不一，其载体材料可有金属、玉器、石、陶瓷、布料、塑料、木材、纸张、玻璃、橡胶皮革等多种类型；五是可保存性特点，档案库房空间是有限的，即使实物档案自身带有文字但体积庞大或者是不可移动，那保存还是不妥。3、实物档案的分类分类是档案整理的一个重要环节，实物档案的分类可按其年度、保管期限和机构问题进行分类。年度分类法即按其获得或产生的年度进行分类；保管期限分类法即根据实物档案的保管时间长度进行分类；按机构问题分类，实物档案可分为奖品（“奖”字类物品）、信品（产权证书、营业执照、机构失效的印章等实物）、赠品（领导、知名人士的题词、字画）、产品（单位在职能活动中形成的模型样品、成品等）这四类4Jo（二）物联网1、物联网的发展历程、定义及特征物联网（InternetofThings,IOT）,被称为信息产业的第三次浪潮。比尔盖茨在1995年就提出了物联网技术；1999年麻省理工学院正式提出物联网概念;2005年，国际电信联盟（ITU）首次在信息社会世界峰会上，以专业的态度向世界解说了物联网的概念。物联网，是指在互联网的基础上，通过各种信息传感设备，如传感器、射频识别（RFlD）技术、全球定位系统等各种装置与技术，实时采集、监控，实现物与物、物与人的网络连接，方便识别、管理和控制5。物联化、智能化、网络化、感知化、互联化和自动化是物联网的基本特征。2、物联网的应用作为一种新兴的信息化技术，物联网如今已被广泛地运用到各项工作中，在政府工作、智能交通、消防、家居、图书馆、电网、环境监测等多个领域发挥着重要作用，取得极大成功。例如，在智能交通行业，通过对天气、路况、车辆、交通事故的实时感应及监控，来实现智能交通的管理、监控及收费。3、物联网的技术支撑（1）RFID技术RFID,全称为RadioFrequencyIdentification,即无线射频识别，兴起于20世纪90年代，是一种非接触式自动识别的高科技通信技术，其基本原理是利用射频信号和空间耦合传输特性实现对被识别物体的自动识别6。（2）传感网技术传感网也称无线传感器网络（WSN,WirelessSensorNetwork）,其内部部署了大量的微型传感器节点。物联网通过遍布在监控区域内的无数传感器及由它们通过自组织方式形成的无线传感网络，监测光、声、温度、压力等数据以感知物体7。二、传统实物档案管理的现状（一）实物档案的收集实物档案的形成规律不可预测，具有偶然性，再加上一些管理人员归档意识淡薄,而且实物档案的接收、鉴定及移交的办法、规章制度不明确，导致在实物征集、整理移交及保管方面有些随意性，造成实物档案移交延迟、归档遗漏、收集过程中的完整性难以保证；由于实物档案缺乏跟踪管理，导致丢失的档案很难找回；同时，在接收、移交、入库等过程中清点工作繁多，效率非常低下，需要耗费大量的人力物力。（二）实物档案的管理对于实物档案的管理，目前仍采用传统的实物档案管理模式，通常是人工方式的档案管理,即档案的形成、入库、管理、检索等操作完全依靠人力完成。目前的管理流程是：对实物档案进行分类、贴标签、编目、拍照、装盒（上架、陈列、入柜），有些条件许可的单位会开发自己的数字档案室系统，之后建立实物档案目录数据库，将其目录和实物档案的照片进行挂接，实现实物档案的信息化、数字化，方便利用。在实物档案的整理保管中，实物档案的表面会粘贴着档号标识、标签等，这极不不利于档案的保护，而且随着保管时间的延长，一些标签会自动掉落，影响查找利用；另外，有些实物档案被档案管理人员随意混合摆放，忽视了其载体类型的不同，不同载体的档案有其不同的保管方法，多种载体杂乱摆放，极不利于管理；馆藏实物档案的目录信息不全、库房缺少自动化的技术检测，易造成档案的损坏。（三）实物档案的利用在实物档案的利用方面，一是查阅耗时长，由于实物档窠种类、数量众多，且它本身就确定了其备份的困难性、数字存储不容易，导致平常核查、清点、查阅耗时长，而且有时因管理者管理不当，将实物档案随意或无序摆放，或不同类型的实物档案保存在不同的库房，导致实物档案检索不便，从而导致查阅档案时取档困难。二是利用办法不够明晰明确，实物档案的使用工作进展慢、使用面窄；实物档案归档后，由于其载体的多样、大小不一，有些材质容易损坏而很少能随意借阅。三是在档案借阅等过程中会存在档案丢失的情况，由于缺乏跟踪管理技术，找回比较困难等。三、物联网在实物档案管理领域的可行性分析（一）物联网技术在实物档案管理应用中的必要性近年来，由于传统实物档案管理手段导致的问题日益突显，虽然一些单位对实物档案也引入了数字化的管理方法，但整体上，我国实物档案管理还是处在传统的手工方式阶段，这种陈旧的管理方式与当下飞速发展的科技水平不相适应，长此以往，会影响实物档案管理、利用工作的发展和升级，将物联网技术引入实物档案管理，有利于简化管理环节，提高保管效率，推动我国档案管理事业的发展。（二）物联网技术在实物档案管理应用中的可行性其一，物联网产业得到国家的相关支持。为了促进物联网产业的健康快速发展，国家一些相关部门已经把物联网列为重点支持的一项新兴产业。例如2010年9月，在国务院通过的国务院关于加快培育和发展战略性新兴产业的决定中，物联网被列为新一代战略性新兴产业之一；2013年2月5日出台的国务院关于推进物联网有序健康发展的指导意见提出在2015年实现物联网在经济社会的重要领域实现示范应用。其二，物联网的教育体系在不断发展和完善。目前在全国，已经有多家高校开设物联网这一专业的相关课程,例如有武汉大学、西安交通大学等学校就开设了此课程,这为物联网相关技术在档案管理中的运用及实现培养了不少人才，提供了人才资源。其三，物联网技术日渐成熟，已被广泛应用于生活和工作中，得到认可与好评，为物联网引入到实物档案管理中提供了借鉴的经验与支持。例如在智能图书馆方面,物联网技术在新加坡、印度等10多个国家的图书馆管理系统中运用广泛，在新书上架及图书典藏时,易于对图书进行感知和定位，为用户提供智能身份识别、图书定位、智能图书导读等个性化服务8。此外，物联网技术也被应用于西安世界园艺博览会和上海世博会。西安世界园艺博览会采用手机门票，这种门票采用国际上最先进的电子信息技术，集电子门票、电子导览、客流协调、电子支付、电子消费等多种功能于一身，一站式、全流程的服务使游客更能畅快游玩9；上海世博会上的门票也是从生产发行到销售、检票等环节都实行信息化、数字化的管理方式，节约了大量的人力资源成本，为游客带来极大的便利。如此，从这些成功的经验案例中，物联网技术运用到实物档案管理中便有据可循，可借鉴其中的管理理念与模式。（三）物联网技术在实物档案管理应用中的优势在实物档案的管理中引入物联网技术，一是可简化操作流程，实现实物档案的高效管理。在传统的实物档案管理中，各项工作流程都要花费大量的人力和时间，例如传统的实物档案管理是给实物档案贴上标签；在查找档案时，需要在档案库房一一查找，这种传统的手工方式严重浪费了人力、物力及时间。如果利用物联网的RFlD技术，只需读写器把关于实物档案的数据信息写入标签，将其贴在待识别的档案表面,之后就可无接触地读取并识别电子标签中数据；在查找实物档案时，通过利用手持仪器的快速识别，就可找到所需的档案。通过利用高效便捷、无线无源、安全防伪、穿透抗扰性强的RFID技术，可促进档案管理的智能化以及自动化。二是可实现档案库房的智能监控。利用物联网技术，可对档案库房进行全天候的检测，以便自动调节库房环境。在传统的档案库房管理中，往往要采用人工查看，将早晚测量的温湿度结果记录在检测表里，同时采用必要的空调等应急设备，但是由于一些客观因素，档案管理人员并不能及时并且毫无错误的进行记录，如果引入物联网相关技术，将会克服这些缺陷，例如在库房布满传感器网络节点，传感器网即可自动地感知、识别档案库房的环境情况；及时自动的调节温湿度及光线强度等并记录相关信息，使其保持在恒温恒湿的环境下，避免了一些人工操作的失误。三是可弥补传统实物档案管理方式存在的收集不全、丢失难寻的问题。在实物档案的接收、利用过程中，运用物联网的相关监控跟踪技术，可以实时反馈档案的具体位置，及时回馈数据信息，以防丢失，还可节约管理成本、提升利用服务水平。四、基于物联网的实物档案管理系统的架构设想（一）实物档案管理系统的目标基于物联网的实物档案管理系统将借助物联网技术，对实物档案的收集、入库、管理、查询、利用等工作环节以及库房进行监控管理，实现档案管理的信息化和自动化，提高工作效率，减少失误，保证实物档案及存放环境的安全。（二）实物档案管理系统的功能设计1、信息存储功能RFID标签的读写器可以写入与识别实物档案的信息，除此RFlD标签还可以对信息进行存储，不过，这只是一部分数据，还需要一个数据中心来存储大规模的数据信息，这是实现实物档案管理系统其他功能的基础。2、自动感应及智能调节在实物档案的存储库房中安装各种传感芯片，将实物档案的信息存储在该芯片中,由此，它可以感知实物档案的生活环境，及时自我调节或预警。3、定位跟踪实物档案在接收、利用的过程中，易于损坏或丢失，在基于物联网的管理系统中就需要定位跟踪的功能，以改进传统管理方式上的不足。在实物档案的分类整理过程中，植入RFID标签，档案管理人员可以提前控制、预测实物档案的数量、质量和其它信息，以确保实物档案的完整性；在实物档案的出、入库时也能实时跟踪，及时记录用户使用的有关情况并提醒档案工作人员。4、档案“通信”功能实物档案根据其载体类型或分类方案而可能保存在不同的档案库房，通过物联网技术，使用者在查询档案的时候，只要在允许的权限内，实物档案就可以和相类似的档案进行“通信”，包括跨库房通信功能的实现，以提供足够的信息进行查询、选择、利用。5、信息远程利用在以上功能的基础上，还将实现实物档案信息的远程利用，最大限度地发挥其作用。6、可扩展的综合功能随着社会的进步、科技的发展，未来的需求难以估摸，可预留一些系统模块和可利用的空间，以保证将来功能的实现。（三）实物档案管理系统的特点1、处理速度快而准通过RFlD技术，实现实物档案的电子标签化，借助读写器能迅速、精准的查询和识别档案信息；在实物档案的接收或盘点时，具有识别速度快、穿透抗扰性强等特点的RFlD技术可进行堆垛扫描，实现批量识别和盘点，提身工作效率10。2、档案管理安全性高首先,RFID标签内部具有许多独立的应用区域,这些区域用于存放不同的数据，且每一张标签具有唯一的序列号，这是在生产过程中写入的，无法更改。其次，实物档案管理系统会结合其他诸如智能门禁系统、环境监测系统及RFlD技术等，确保档案库房环境的安全。3、易用性高基于物联网的实物档案管理系统，可防盗防损，在后期的使用和维护方面也比较便捷，且还可应用于其他类型的档案管理系统中，易用性及实用性都相对较高。（四）实物档案管理系统的平台架构设计感知层（数据提供层）、数据中心、传输处理层和应用层这四个模块构成了基于物联网的实物档案管理系统的主要组成部分，这些模块的实现需要相关技术体系和安全体系的支撑，档案信息管理系统、电子标签管理系统和档案安全监控系统构成实物档案管理系统的应用层。总体框架结构如下图1所示：1、术（1）实物 人员在接 电子标签技术支持档案信息 nn,系统电子标签 林理系统档案安全 监控系统在传输处理反Zj-安全体系EdK r,心数据中心朦务器然端话理系统I,，；.乜11工行也11g而： II1档案整理究,并通过H子标签芯片内；其次，通过专业的数字化设备，对实物档案进行拍照、扫描、存储、档案号关联等实现实物档案的数字化。之后，在进入库房时，库房的每个架位上都会贴入相对应的电子标签，系统将会读取档案上的相关信息，自动进行匹配，发出确认信息到数据存储中心，在数据存储空间确认后，即可完成入库环节的管理。（2）实物档案盘点实物档案管理信息系统发出指令后，RFID读写器会立即完成实物档案相关信息的收集，无需人工干预，并与数据中心的存储数据进行核对，若不能完全匹配，系统会自动发出警报或发送信息到管理员，再由管理员进行检查及处理。（3）实物档案流通管理实物档案的流通管理包括档案查询、调出和归还管理。档案查询可按不同的查询方式精确或模糊的查询功能进行查询，管理人员通过查询管理系统查阅时，系统将会自动记录相关信息；当发出调出指令时，系统首先会确认档案调出人的身份，然后根据档案的编目号找到档案的存放位置，同时可自动打印出调档单；当档案归还时，管理人员使用RFlD读写器读出借出档案的相关信息,看是否与系统中存储的信息匹配,匹配则送回原来的位置保存；若发现问题，系统会自动发送信息给处理模块和工作人员。（4）实物档案防毁、销毁处理在实物档案不定时的盘点或借出归还时，相关的感应系统会采集信息与数据中心的数据相核对，若有不匹配之处会立即发出警告；当其感应到实物档案的保管期限已失效时也会发出警示，及时汇总相关情况，由档案管理人员进行下一步处理。2、电子标签管理电子标签管理由电子标签（TAG）、阅读器和应用软件系统这三个部分组成，可实现电子标签生成、查询、定位及销毁的功能，是RFlD技术的基础，也是人与物的唯一标识3、档案安全监控系统该部分可包括身份识别、库房温湿度控制系统和档案安全防盗系统三部分组成。身份识别即档案管理人员的身份识别，杜绝无关人员的随意操作和出入库等情况；库房温湿度控制系统是采用SHll和防KGS-20烟雾可燃气传感器的感知节点，实时采集库房环境的变化并生成温湿度记录表；在安全防盗系统方面，通过实时监控，掌握各种非法出入库的档案信息，并通过各感知节点发出警报，以及自动启动监控系统进行取证记录，保证档案的安全管理。五、基于物联网的实物档案服务实物档案保管的最终目的是为档案现实工作服务，基于物联网的实物档案的服务一是查询利用，二是展览宣传。（一）查询利用实物档案查询可按不同的查询方式查询其编号、档案号或档案所在的位置，当需要借阅时，档案管理者发出查询的指令，传感器网络将传输指令到储藏实物档案的库房架位，以指示灯提醒管理人员，同时将信息传输到数据中心，系统也将记录下出库的相关信息。（二）展览宣传多年来，实物档案被束之高阁，深藏于档案馆（室），究其原因是实物档案载体类型多样，有些载体脆弱易损坏；还有些实物档案具有文物价值，其唯一性和珍贵性不言而喻。但基于此，可进行实物档案的仿真复制、数字化工作以及利用虚拟现实技术等，进行展览、宣传利用，此外，可利用物联网技术建立智慧实物档案陈列室或展览室，将可展览的实物档案或具有文物价值的实物档案的仿真复制件放入其中，供人们参观学习。而且通过感应、识别，可以将存储的实物档案信息生动的呈现在参观者面前，实现互动；同时，陈列室或展览室的橱、柜、架上都有相应的RFID电子标签，实物档案上也植入电子标签，展览室等展览环境也有相应的物联网技术护驾保行，在参展之余防止展览档案的丢失以及环境的自动调控。六、基于物联网的实物档案管理实现策略（一）制定统一标准规范和完善相关法规制度目前在实物档案管理方面的法规制度和管理标准，国家还没有统一规范，各地方各自实行自己定制的管理制度。例如2006年南京市档案局实施了南京市实物档案管理办法，2015年青岛市发布实物档案管理规范（试行）。但既然引入物联网的管理，就需要制定在物联网相关技术下的实物档案管理系统的标准规范，同时要与实物档案管理规范互相协调和统一，以达到档案规范化管理建设的要求”2。（二）加强交流合作与技术研发现今社会，学科门类多样、专业分工更加细化，术业有专攻，在有关物联网技术方面，档案界学者或工作人员对其了解或研究毕竟有限，这就需要与各界专业人士相互交流切磋、分工合作，借鉴国内外的经验技术；此外，在共性及关键性的技术领域，要加大新兴技术研发力度，加强国际产业联盟与合作、加固产学研相结合的创新体系I13o（三）提高档案管理人员的综合素质及业务能力随着物联网技术应用到实物档案管理系统中，对档案管理者的业务能力及素质提出了更加严格的要求，这就需要档案管理者不断学习和掌握相关知识与技术，参加培训，与时俱进，不断加强自己的业务技能以及转变观念，吸收新型知识，具有创新、合作的意识，以适应高速发展的信息社会。(四)加强档案信息安全建设物联网的应用与普及给人们的生活与工作带来了极大的便利，但凡事有利有弊，将物联网引入到实物档案管理系统中来，一定程度上可以改变、弥补一些传统实体档案管理方法的缺陷，但其自身也带来一定的信息安全隐患，例如：标签信息安全、信息存储及处理安全、网络安全、网络传输信息安全、无线通讯信息安全、个人隐私问题等，这就需要档案部门加强防范，不断加强档案信息安全建设。对电子标签所载的信息、档案库房采集的信息、个人隐私进行有效的保护；针对不同的档案信息传输设置不同的密码与验证协议；设置相应的权限，进行实名认证与密钥管理，采取数字水印、数字签名、指纹认证等保密技术，防止信息的泄露与追踪，从而保护档案信息的安全。此外，要建立、完善相关安全保障体系，例如防御、监控系统、应急响应系统、技术支撑系统以及容灾备份系统等，通过安全法规、管理制度体系、安全组织体系以及安全人员的培养、培训体系来加强档案信息安全。七、结语近年来，物联网相关技术日渐成熟，物物相连的物联网，能够对物品进行自动识别、定位和追踪,带来前所未有的机遇,将其引进到实物档案管理系统中是大势所趋，虽然其自身也会带来新的问题，但对于这一新技术，不是躲避，而是应该积极面对，顺应时代潮流、与时俱进，不断发现并解决问题，不断创新，建设更加智能化的档案管理系统，积极开发利用实物档案。基于物联网的实物档案管理，将对实物档案的收集、整理、保存到利用等一系列工作环节带来极大的改变与影响。随着这一研究方向的深入，物联网技术将不仅局限于实物档案管理方面，在其他类型诸如文书档案、建设档案、科技档案等领域也将大有建树。参考文献1王先发，康蠡.反思“实物档案”本质及其对档案工作的影响IJ.档案管理，2011(6)：16-18.2陈国泳.实物档案研究综述J.档案与建设，1996(6)：34-36.13J盛年红.实物档案风雨兼程二十年J.机电兵船档案，2009(6)：31-32.4王海洋.浅谈实物档案的整理J.黑龙江史志,2014(1)：118-118.59宁志华.物联网关键技术及应用研究J.电脑编程技巧与维护，2011(20):83-84.16胡蓉.基于RFID的实体档案管理研究J.档案建设,2011(9):17-19.7 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