公司印章使用管理办法与施行制度规范.docx

公司印章使用管理办法与施行制度规范公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。第一条、目的为了保证公司（以下简称“公司D印章保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。第二条、范围本管理办法所指印章包括公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。第三条、用处本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证明、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文件等。第四条、印章授权管理和使用部门：（一）公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用：1、公司公章、合同专用章由公司人资行政部负责管理和使用；法定代表人章（2枚）由人资行政部和财务部分别管理和使用，其中财务部管理的法定代表人章限于财务单据、报表、票据方面的使用。2、财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用。3、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本办法执行。4、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司人资行政部上报书面申请，经董事长批准同意后配置或更换印章。5、印章刻制由公司人资行政部负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司人资行政部按有关规定办理。第五条、印章的管理（一）公司的所有印章，均由公司人资行政部负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称印章保管责任人，一般为各部门负责人）。印章启用时由公司人资行政部下发关于公司启用有关一章的通知（详见本管理办法附件一），注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。（二）人资行政部向印章保管责任人移交印章时，应填写公司印章留样备案表（详见本管理办法附件二）。（三）由于印章磨损而更换印章，仍需在公司人资行政部登记、留样。（四）公司部门撤销或重组，原部门有关印章交回公司人资行政部，由公司人资行政部负责销毁。（五）严禁印章保管责任人将印章转借他人。（六）印章丢失时，印章保管责任人应当及时向公司人资行政部书面报告，公司人资行政部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。（七）公司决定需要停用印章的，由董事长签字同意后由公司人资行政部下发关于公司停用有关章的通知（详见本管理办法附件三）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。（八）各部门不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。第六条、印章保管责任人的职责公司所有印章保管责任人应遵守本条以下规定：（一）印章保管责任人每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章，若发现意外情况应立即报告。（二）印章保管责任人因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章保管责任人要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。印章保管责任人正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作。（三）印章保管责任人要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章保管责任人不予用印；经办人拒绝印章保管责任人审核文件内容或审批手续的，印章保管责任人可拒绝用印并报告领导处理。（四）印章保管责任人用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。（五）印章保管责任人不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司有关的规定进行处罚。（六）印章保管责任人离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章保管责任人离职时，须办理分管印章、印章使用登记簿的移交手续并填写印章交接单（详见本办法附件四）后方可办理离职手续。7、禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须经董事长批准并填写公章外出使用审批单（详见本办法附件五）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件四的印章交接单办理交接手续后方可带出。第七条、各类公章的使用规定（一）公司公章的使用1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的文件审批表（附件八）或文件发文单（附件九），并按取得相应权限领导的书面审批同意后，连同需用印的文件等一并交印章保管责任人，由其审核审批手续齐备后，在用章登记本登记后用印，不用再填写公司用印审批单。业务经办人员需要用章时，须填写公司用印审批单（详见本管理办法附件六）并按上述规定报相关领导审批后，方可到印章保管责任人出用印。印章使用的审批类别为：公司对外公文、内部公文、人事调整文件、薪酬调整文件、重要会议记要、重大合同及协议，需使用公司公章的，须经总经理审批；总经理认为有必要的，须经董事长审批。董事会、股东会的文件、决议，公司经营班子人事调整文件，涉案法律文书（法人授权委托书、诉状、答辩状、执行协议等文件），需使用公司公章的及法人签名的，须经董事长审批。业务部门日常签订的经济合同、经济往来及行政办证审批类的授权委托书、转帐单据、信函、介绍信（开具时必须按要求认真填写存根）、证明、协议、业务报表等文件，须经分管领导审批，分管领导认为有必要的，须经总经理审批。2、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章（合同专用章除外）所用印的文件、资料、附件资料由用章部门印章保管责任人保管，公司用印审批单作为用印凭据档案由人资行政部印章保管责任人留存。3、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经公司法律顾问审核签字后方可使用。4、禁止在手写文件上加盖公司印章。5、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、信函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。6、公司印章、法定代表人印章、合同专用章由人资行政部的印章保管责任人负责保管。（二）合同专用章的使用规定1、对外签署的合同或协议，应按公司合同签订规定办理审批程序并填写合同审批表。2、公司合同专用章由人资行政部的印章保管责任人负责保管。3、需使用合同专用章时，印章保管责任人查看合同审批表（附件十），合同须按审批程序，经相关领导审批同意方可用印，不用再填写公司用印审批单。总经理认为必要的重大合同须经律师签名方可用印。重大合同或协议总经理认为有必要的，须经董事长审批。4、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年、月、日后，方可用印。5、禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章。6、对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。（三）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理本条第（一）项的审批程序。公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。（四）公司其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相关规定并报公司人资行政部备案。各部门须在本部门设立用章登记台账，由各部门印章保管责任人登记、管理。（五）公司各类印章实行用印登记制度，印章保管责任人应每年度的12月31日前应将该期间填写的印章使用登记簿（详见本管理办法附件七）移交公司档案保管人存单。第八条、法律责任（一）任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。（二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重,对责任者处罚直至追究法律责任。第九条、附则（一）本办法附公司印章管理的相关文件范本。（二）本办法自发布之时效实施。（三）本办法由公司人资行政部负责解释。章章章章 录一二三四 目第第第第有限公司印章使用管理制度总则印章的适用范围及管理职责印章刻制与启用印章的保管第五章印章的使用第六章责任第七章附则第一章总则第一条为规范有限公司（以下简称“公司''或"本公司”）印章的制发、管理及使用，防范印章管理和使用中的不规范行为,根据公司章程（以下简称“公司章程D等规定，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度所指印章包括公司及子公司公章、法定代表人印章、财务印鉴专用章、合同专用章、部门印章等具有法律效力的印章（含电子章）。第三条本制度适用于公司、各子公司、各分公司印章的管理和使用。第二章印章的适用范围及管理职责第四条本制度所指印章的适用范围：（一）公司及子公司公章：适用于以公司名义上报国家机关、市区政府部门的重要公函和文件，以公司名义出具的证明、函件、下发的各类内部文件以及以公司名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件；（二）法定代表人印章：适用于由公司及子公司法定代表人签章的文件、法定代表人证明书、法定代表人授权委托书、统计报表等；（三）财务印鉴专用章：包括财务专用章、发票专用章、作为银行预留印鉴使用的私章，适用于公司及子公司财务部对外开具发票、银行票据及其他财务凭证等；（四）合同专用章：适用于以公司及子公司名义签订的不需要使用公司及子公司公章情形的各类协议、合同等有法律约束力的文件；（五）部门印章：适用于以部门名义出具的通知、报告、证明等，原则上仅限公司内部使用；（六）其他根据公司经营需要刻制的印章。第五条印章管理职责：（一）公司行政人事部（以下简称“行政部”）负责公司公章、合同专用章的管理与使用，负责公司各类印章的统一制发、登记；（二）董事长授权财务印鉴专用章及法定代表人印章由财务部负责管理和使用，财务部负责人应在财务部内部确定财务印鉴专用章及法定代表人印章的具体管理和使用人；（三）各部门负责本部门印章的管理与使用。第三章印章刻制与启用第六条公司印章的制发必须合法进行。公司所有印章的刻制由公司行政部统一办理。需刻章的部门应填写印章刻制申请单，经过公司规定的审批程序后由公司行政部统一安排刻制。公司及子公司的其他任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。第七条印章刻制的审批权限：（一）公司公章、法定代表人印章、合同专用章的刻制，由公司行政部提出申请，总经理批准；（二）公司财务印鉴专用章、部门印章的刻制，由使用部门提出申请，公司行政部审核，总经理批准。第八条公司用章部门根据公司行政部的通知及相关证明文件负责到公安部门指定的刻制部门进行印章的送交刻制和检查验收工作，并及时向公司行政部移交。公司行政部应留下印模，发布印章启用通知；通知中应明确发布印章全称、启用日期、启用印模，并做好印章领用登记台账。第九条公司原使用印章需作废时，由印章管理人员填写印章废止申请单，经批准后，交公司行政部处理。公司行政部应及时将旧印章收回，并建立印章废止登记台账，必要时需发布印章作废公告。已废止印章应妥善保管至少三年后销毁。第四章印章的保管第十条公司印章保管应按照“审用分离、分散保管”原则进行保管。负责签批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章。公司各类印章必须有专人保管。其中，公司公章、公司合同章由公司行政部指定专人保管；财务印鉴专用章、法定代表人印章由财务部指定专人保管；各部门及子公司印章由各部门及子公司指定专人保管。公司行政部建立印章专管人员档案，对印章专管人员进行登记管理。第十一条公司印章专管人员应保证印章的保管安全，使用规范，建立印章使用台账，若不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向公司行政部报告，并采取紧急补救措施，以免造成损失。如遗失公司印章、合同专用章、财务印鉴专用章等必须登报声明。第十二条从各类印章启用之时起，印章专管人员将对该印章使用的正确性负责，对因印章不当使用、保管不慎给公司权益造成损害的，须追究相关责任人的责任。第十三条如遇印章专管人员离职或调岗等情形，须办理印章移交手续。第十四条印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格按照本管理制度用印，未按批准权限的用印申请或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印。第十五条印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理，由此产生的一切法律后果由其自行承担。第十六条用印审批凭据或公司领导签批件的复印件由印章专管人员留存，保存三年以上，公司级印章的使用、销毁凭证及用章登记台账定期归档。第五章印章的使用第十七条公司印章使用实行事前审批制度，经审批后方可用印。第十八条公司印章使用的审批权限如下：（一）加盖公司部门印章、财务专用章，须经部门负责人批准；（二）公司的公文，由行政部审核并签署意见，由公司总经理批准后用印，并应留下文件底稿；（三）对外签署的合同、协议或意向书等，按合同审批权限，由公司总经理或董事长批准后用印；（四）公司开具的介绍信、授权委托书等由公司总经理或董事长批准后用印；（五）一般日常工作，经公司总经理批准后用印；（六）上述未规定事项的印章使用审批程序，由申请部门发起用章申请表，经部门负责人、分管领导审核后，公司总经理或董事长批准后用印。第十九条公司各部门如需盖公司法定代表人章，应附董事长己签批报告或按公司有关文件规定授权的其他领导（如财务票据方面授权财务负责人进行监管）的有效签批。第二十条H公司对外报送的各类业务报表及其他需用公司印章的文本等，由部门经理审核及主管领导审核后，经公司总经理或董事长批准后用印。第二十一条公司员工因私人事宜需出具证明（包括在职证明、收入证明、招聘录用证明等）而使用公司印章的，由经办人提交报告或填写用章申请表，由部门经理及主管领导审核后，经公司总经理批准后方可用印。第二十二条严禁在空白的合同、协议、函件等空白纸张上加盖印章。第二十三条已盖章的文件若未使用，必须立即交回公司行政部销毁。第二十四条行政部指定专人负责用印登记台账，登记印章使用日期、部门、用印人、用途和用印数量等，盖章依据及重要资料的盖章原件须复印留底。第六章责任第二十五条公司统一刻制和发放的印章，由公司总经理负责不定期组织检查，印章使用和保管部门也应定期检查并核对用印情况。如印章失效、新增或变更，应及时通告。第二十六条出现下列情形时，公司将追究有关人员的责任，并依情节轻重,给予责任人处分、经济处罚直至追究刑事责任的处罚：（一）未执行“审用分离、分散保管''原则的；（二）印章专管人员未妥善保管印章，导致印章被盗用或丢失的；（三）签批人超越用印审批权限，越权签批的；（四）用印文件未履行签批程序，印章专管人员仍擅自用印的；（五）发现签批人越权签批，印章专管人员仍然用印的；（六）发现签批人越权签批，印章专管人员虽拒绝用印但不及时向上级汇报的；（七）印章专管人员无适当理由，拒绝用印的；（八）未妥善保管用印留存资料，导致资料灭失的；（九）其他违反本制度的行为。第七章附则第二十七条本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规、规范性文件和公司章程的规定执行；本制度如与国家日后颁布的法律、法规、规范性文件或经合法程序修改后的公司章程相抵触时，按国家有关法律、法规、规范性文件和公司章程的规定执行。第二十八条本制度自公司董事会审议通过之日起生效并发布实施，修订时亦同。第二十九条本制度由公司董事会负责解释。附表1：公司印章交接登记表移交人接收人移移交公章法人名章印鉴样式交印章合同章发票章双类别财务章方移交原因新启用临时口岗位异动填移交日期20年月日写本印章自移交日起，其保管责任和用印责任均由接收人负责。接收人签字：年月日总经理审批舒：年月日备注附表2：公司印章使用登记表册用以部门用a类型文样名新用章,由使用人/外信H时间归还的闾审批人0102Cx产岳情*合同初001号东三2022.08.08一季因印章保管人员工作规范为防范法律风险，规范用印管理，制定本规范。一、各公司应指定专人（以下称印章保管人）负责保管公司印章，印章保管人应与公司签订印章保管和使用责任书，并报大区法务备案。二、印章保管人应妥善保管印章，防止丢失和私用，印章需带出办公区域使用的，申请人应与公司签订印章外带使用保证书；外带印章使用，必须有两名企业员工同时在场。三、印章保管人应建立健全印鉴使用台账，确保每次用印均记录在账，并将用印文件复印或拍照后存档备查，做到账实相符。四、印章保管人使用印章的依据为印章使用审批流程，审批表（单）应与盖章的文件相符。五、印章保管人加盖印章时，应进行形式审查，审查内容包括但不限于如下所列，印章保管人认为不符合形式要求的，有权拒绝用印：1、用印流程是否会签完毕；2、用印文件内容是否符合所保管印章的使用范围；3、用印文件份数是否与申请份数一致；4、用印文件内容是否齐全，是否留白；5、用印文件内容是否存在语句不通、错别字等；6、用印文件形式是否美观、大方，字迹是否清晰等；7、两页及以上的文件用印时，应加盖骑缝章。六、合同或具有合同性质的文件，原则上应使用公司合同专用章，对方明确要求使用公司公章的，可以加盖公章。七、合同用印必须完成合同审批流程，印章保管人不得将公章使用审批单作为使用合同专用章的依据。八、未经总经理书面同意，印章保管人不得私自刻制、更换、销毁、外带公司印鉴，印章保管人发现私刻公章或其他异常,应及时向总经理或大区法务反映。九、各公司应综合考虑印章保管人的工作量，给与相应的物质和精神奖励。十、本规范作为印章管理指导意见的附件，与之一并发布生效，由大区法律合规部负责解释。印章外带使用保证书某有限公司：本人（），因办理O业务，需要外带O印章，并在O文书上加盖印章，外带期间为O。本人保证外带印章在上述范围内使用，如超出上述范围，或在外带期间印章丢失或被盗用，本人愿意承担由此造成的一切法律责任和赔偿一切经济损失。外带人（签字）：批准人（签字）：