ERP系统物料编码的建立与意义及误区.docx

ERP系统物料编码的建立1目的作为一个线束加工企业，产品所需物料的管理很重要。为了能更好的管理及存储物料，企业都会引入ERP系统来管理物料，这样一来如何给物料建立一个清晰明了的编码就很重要。合理的物料编码将会给企业管理带来前所未有的便利。2范围线束企业所需物料认为大致可分为以下几个部分，公司日常办公用品（后勤部）、公司机器设备等资产（工程部）、公司检验治具及设备（质量部）、公司生产用料（技术部/采购部）。这里只对技术部所用物料编码原则做简要讲解。3管理办法建立料号最好由专人进行建立，专人进行审核。一般技术部会配备文员来进行生产文件的发放与回收以及技术文件的整理与管理，所以将料号的建立划分到文员处比较合理。物料编码的建立必须要有公司下发的正式文件的支撑，要有例可依。要规避因人员离职造成物料编码的混乱。4编码建立这里只对生产用品编码进行讲解，但各用品编码的编制原则都大同小异。以物料编码为10位数为例（能力有限、或有缺漏）。IaOO.00.00.0000”嫡码（后四位为津水号）"1"为£（成出£栗）-02-*Kfi（.二加工）“03"为（材H（生产用-03.00.00.0000" «6（这里以累村3为眇-M-1MM（布线幅导才白淳所用右具）f014搐34-Ol-SIBS-02-M÷-03-防水件-05-WM«023ff3I03附件（Jg.tMv>rtn母子J02公*？I0391子（ffW0ll÷）I（M中压0子（用来底窗台纹）OiRMi02地（Mie标修02日1?«。3,标籍04国标较OSBfftt06成品纹<带连攘K的加电胸传感3萼）07XKtfOiPPlSW02PA豉较03»«1M号码05PVCX*06后龙材太多值不一一Wm7>*W«M（IO!）.,orflit.电子JSOlKiKlCTlIIWtl8扎事03Rlg住住咫EB+4I予*皿东架上）M*住住用栋床上金孔处）060基XR关多为给东舄）Ol保炫丝“、02ffltX03（M二W06嫡电3*W（»t>01”ttK*<KRK*>OJRWfr（气8龄MlW><6itt9M*VB9>064l*（此用东物国忡黄的a化）代衰物品髀育：如果想给一个母护套建立料号，料号就为03.01.01.0001,0001为流水号如再建一个就为OOO2。如果想再细分可建为03.01.01.02.（此两位数定义孔位，02为2孔以此类推）.OOOlo为保持结构一致，其它料号也建为12位。所以一个公司在建立料号前一定要根据自己的情况来选择，如果后期想更换将是一项非常大的工程。太简不好管理，太详细如没有相应人手及制度去保障只会适得其反。结合实际、量力而行，方能利己。在这里只是浅显的讲解了物料编码建立的原则，像内容则更是一项繁杂的工作。如想建立一个护套、端子、导线有许多要注意的地方。我在这里只讲三个部分名称、规格、单位（举个别例子）。（1）连接器名称母端规格要能看到就知道是什么型号，如282080-1（AMP）,像DJ7021-1.5-21虽然与282080-1是一样的东西，但它是国产化的东西，没有统一的品牌和厂家，建立时就直接用DJ7021-1.5-21o单位EA（个）像AMP件、莫仕、天海、余姚等大的国内外知名厂家就可以在后面加上品牌名，为了新加入的员工能更好的熟悉各插件。（2）导线名称导线规格FLRY-B白1.0、AVSS白1.0>ULl007白17AWG（全部大写、规格+颜色+线径、禁止空格或逗号等特殊字符）单位M（米）（3）管材名称PP波纹管规格PP波纹管闭口黑6（通常厂家给的6.5*10内径*外径，但为了统一在建立时可将内径5.5-7.5都归为6,建立时只建立4、6、8、10、12、14、16等规格这里就不一一举例了。材质+开闭口状态+颜色+内径，顺序可自定义）单位M（米）5建立流程6实例以胡连端子为例1.:21.31W:064H:0.64D:0E:83t>'89IO11-Z*mWW包n袅面各号段都有对应的意思由于内容较多，在这里就不做具体说明了。DescriptionsofTervifialNuaberirw:旧编码6 O 1 2 OI-HS805103H WMPatl CUkM两者对比胡连采用的新编码清晰明了，根据编码就可以知道它的大部分信息。新编码6（端子）02（025型即0.63型）1（公端非防水）1（线径0.3-0.5）02（流水号）0（一般/原始开发型式）B（黄铜）S（成盘连续包装）S（镀锡）以上可以看出物料编码的重要性，唯一不同是胡连的编码是即服务内部又服务外部，而线束厂的编码是内部用的，举例只是说明合理的编码的重要性7经验（1）对可以一步到位建立的物料最好一次性建完。如管材、导线、包装材料、圆形铜端子、中继段子等线束厂用的都大同小异，在建立编码时就可以一次性将将其建完。（2）建立时要考虑全面，如果你想建一个护套就要将其所需附件所适配端子全部考虑到。（3）严禁一物多码的出现，建立之前一定要查清楚（有的ERP系统带有智能识别功能）。（4）建立样件库（实物库和电子库），建立新物料的人要将采购回来的东西和其规格型号信息（包括配套件信息）交到文员处，由文员建立封样库和公司电子库。这样有利于新进员工能很快的接手，避免老员工离职造成新进员工需很长时间来适应工作。大的公司可以引进先进的系统工具来建立物料库，小的公司就自己来建议简易的物料库。（5）最好不要在规格型号中添加购买公司的名字，做过采购的都知道，切换供应厂家是常有的事。如有的主机厂指定用哪家产品，最好在备注中说明。这样是为了让技术员能更便捷的来选用物料。方式方法没有唯一，但规范有序是必须的。物料编码的意义及误区对于制造企业而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上万种物料，如果没有可做唯一标示的物料代号，而仅靠物料名称或者其它途径作管理依据，很难想象企业如何合理管理物料。物料的名称、规格等都不能作为区别物料的标示，同名同规格的物料总是存在的。要实现物料的科学管理，物料编码是基础。为了对物料实现统一编码，许多企业特别是大中型企业，通常设有独立的物料编码机构，或组织专项编码培训班等。但往往实践证明，相关的执行部门最终还是没有严格按照物料编码的规则执行，工作也没有达到预想中的效果。物料编码和企业标准化工作也息息相关，很多企业在推行标准化（模块化设计）工作中，花费了大量的人力和物力，又是抽调骨干队伍，又是收集图纸、制定标准，一干就是好几年。但最后，往往又是无疾而终。物料编码，是一件简单的事情，但绝对不是一件容易做好的事情；是一件重要且有意义的事情，但绝对不是每家企业都能做好的事情。一、物料编码的功能物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频繁，而借着物料编码，使各部门提高效率，各种物料数据传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下：1、增强物料数据的正确性；物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。2、提高物料管理的工作效率；物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。3、利于计算机的管理；物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用计算机作更有效的处理，以达到物料管理之效果。4、降低物料库存、降低成本；物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。5、防止物料舞弊事件之发生；物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。6、便于物料之领用；库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。7、便于压缩物料的品种、规格。对物料进行编码时，可以对某些性能相近或者相同的物料进行统一、合并和简化，压缩物料的品种、规格。二、物料编码的误区图号作为物料编码随着信息化的不断推进，当前大部分的中国企业都在使用CAD等辅助设计系统。由于设计管理规范的要求，每张图纸都会有一个图号，于是大部分的企业直接使用图号作为物料的编码。但使用图号作为物料编码，会存在如下问题：1、由于技术部门并不负责原材料的管理，原材料就没有图号；2、图号并不唯一；很多使用图号作为物料编码的企业，他们一直认为这是比较合理的。图号能够表述物料的唯一性吗？他们认为：“可以但是，极个别的不能。”为什么极个别的不能？同样一张设计图纸，可以使用不锈钢制造，也可以使用镀锌板制造，两种不同的原材料制造出来的产品，我们能够说是一样的吗？但他们的图号确实就是一样的。3、图号的管理本身不规范；大部分的研发部门对于图号的编码管理本身就不严谨。不同的设计人员、不同的设计小组遵循的编码规则并不相同，导致后续使用图号的混乱，图号作为物料编码就更加不合适了。4、要求物料编码表述大量的信息部分企业由于缺乏物料编码的经验，在制定编码规则的时候，往往希望制定出一套万能的、一见到编码就可以知道物料所有情况的规则。包括物料种类、属性、供应商信息，甚至包括存放仓库的信息。这些对于编码的过高期望，都是由于没有编码制定经验造成的。期望越高，失望就越大。编码就是编码，它无法表达其根本无法承载的过多信息。5、把制定编码规则的工作交给个别人或部门去完成企业的管理层往往习惯把编码工作交给技术部门或者某个资深员工来主持完成。这种做法忽略了一点，编码真正使用最多的是物料管理部门、财务部门，而非制定编码规则的技术部门。制定物料编码，应该联合技术部门、物料管理部门、财务门，组成制定团队共同完成。三、物料编码的原则物料编码必须合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必须具备下列基本原则：简单性；分类展开性；完整性；单一性；一贯性；可伸缩性；组织性；适应计算机管理；充足性。1、简单性编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因此物料编码在应用文字元号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。2、分类展开性物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采用阿拉伯数字十进制，则每段最多只能有的十个细分的项目，如果采用英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进制，有十八个项目时,其分类展开可以利用下列方法。3、完整性在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。4、单一性物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码,而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料,一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。例：3OOOA,3OOOB,3OOOC三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。5、一贯性物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，若要这么做必须要分段或分级进行。6、伸缩性物料编编码要考虑到未来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩展或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的情况。7、组织性物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或数据。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。8、适应电脑管理电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其它符号，如等。9、充足性物料编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别物料编码，足以代表所有个别物料，以及应付将来物料扩展时的实际需要，以免遇有特殊物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。10易记性在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字,或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。四、物料编码的技巧1、编码规则需尽可能反映物料大类。物料大类可以让我们对物料的类别有一个直接的判断。比如我们每天都在使用移动电话，如果我们看到139号段的号码，就知道是移动的来电。大类的划分原则往往是：第一码：产成品、半成品、原材料、辅料、低值易耗，主要供财务使用；第二码：真正的类别，依据企业不同的情况具体制定。2、编码需要长短适中。按照人的记忆习惯，7-13位的编码是比较合理的。3、尽量不要使用有特别意义的编码。很多物料编码的初衷是为了清晰明了地表述物料，如将钢板编码成GB,简单易懂。但随着物料种类的增加，以GB编码的物料也不再仅限于“钢板”，“钢笔”就以GB命名。4、避免使用难以交流和区别的字符。文字代表了中华民族博大精深的文化，拼音更被誉为世界上最复杂的字符之-O如果单纯通过拼音字母，如G和J,很大部分人会因为不标准的发音而难以进行区分。另外，字母L的小写打印出来以后和数字1没有区别，O打印出来后和数字O没有区别等等。我们在制定编码规则过程中，要尽量避免使用这些容易产生混淆的字符。5、不要把可能变动的信息编入编码。什么是可能变动的信息？举个最简单的例子，现在很多企业将员工编码规则定为：部门号+流水码。笔者认为这是最不合理的编码，员工如果发生人事变动或者岗位变换，编码就无法准确表述其所在部门。如果员工的人事和岗位变动频繁了，编码反而成为企业的困扰。五、物料编码如何有效推行很多企业在花费了大量的人力、物力和财力制定出一套科学的、合乎企业实际情况的物料编码体系后，就像他们制定的其他厚厚的管理制度文件一样，被锁进了黑暗的文件柜中，仅仅在进行相关质量体系认证时拿出来使用。当然，有同行过来参观的时候，也会时常拿出来进行炫耀。制定完善的物料编码规则只是物料编码工作的第一步。如何使制定的编码规则在企业内部真正得到推行，改善和解决技术、物管、财务等部门各自为政、多套编码并存、多种物料称谓混乱等企业管理问题，才是物料编码工作中最实质性的一步。有效推行企业的物料编码工作有两种途径：1、实施软件管理系统实施ERP等信息化软件系统，是在系统中固化物料编码，实现强制推行的最容易也最有效的方式。ERP系统会按照企业制定的物料编码规则，自动生成编码。ERP系统具备的便捷的查询、排序等功能，也可以让员工快速体验统一编码带来的效益，进而积极配合编码工作的执行。合理的编码规则结合ERP、PDM系统中的查询、排序功能，对于企业标准化工作的推行会起到直接的积极影响。2、设定专人负责编码如果企业尚不具备实施ERP、PDM等信息化系统的条件，要实现物料编码规则的贯彻执行，唯一的办法就是通过制定物料控制流程，设定专人控制物料编码。在流程的执行过程中，严格遵守物料编码唯一出口原则。企业制定出来的物料编码规则得不到真正有效推行，究其原因，在推行组织机构的设定、物料编码流程的执行等方面一定有不到位的地方。因此设定专人负责物料，不失为有效的办法。