观筑项目开盘活动会务执行标准.docx

观筑项目开盘活动会务执行标准北京XX广告有限公司2023/4/9策划体现实力，服务产生价值，细节成就品质。在公关活动领域，公司要具备强大的竞争力就必须要以超前的策划创意能力打动客户；以完善到位的服务赢得客户；以细致出色的执行留住客户。为保证有限的人力资源在会议执行过程中得到充分的利用，在今后的会议执行工作中将以下列规范指导各部门的协作CIient（客户）：北京XX房地产开发有限公司Item（项目）观筑项目开盘仪式JobNo.（H作编号），PR03Date（日期）：2023年4月12日下午13:3015：30Location（地点）北京XX饭店二层大宴会厅ItemManager（项目经理）XX一、各岗位工作描述岗位人员人员工作描述工作要求ReceptionTealn（接待组）XX普通来宾XX媒体/嘉宾XX/XX礼品资料管理一协助客户进行媒体及来宾接待一发放礼品及资料一提前准备签到用品；AVsystem（AV系统组）XX/XX一灯光、音响、视频系统安装、调试、维护、看管一流程配合一会议前仔细熟悉流程，保证配合无误；ExhibitionTeam（展示组）XX/XX一展品搭建、维护、拆除一对进场工人进行管理一监督工人施工质量，保证现场不受损坏；一保证各类展品在会议期间正常使用；ConventionTeam（会务组）XX一现场协调XX礼仪/鲜花XX/XX一摄像XX一摄影XX一司机业务员一维护现场秩序一视会议议程需要，由项目经理安排配合流程一维护场内秩序，随时解答来宾疑问一场内清洁一由项目经理安排专人负责摄影、摄像一在会议执行过程中各部门人员应该打破部门界限，分工一概依会议需要而定；一摄影与摄像要保证会议各主要环节、同时要保证图像质量Finance#SupportTeam（财务及后勤保障组）XX一财务XX/XX一物品管理，后勤保障一负责现场费用支出一负责现场所需会议用品的准备与保管一安排工作人员工作餐现场物品清单物品规格及要求负责XX负责会务步话机6个/使用前需准备好充足的电源项目经理摄像机/DV带90分钟DV带后勤组照相机/胶卷/电池柯达100彩卷后勤组工作证30个会务组工作人员服装正装个人准备签到簿/签到笔签到簿采用红色大16开本；签到笔采用黑色（3套）后勤组名片盘来宾与媒体分开酒店桌卡/桌布签到处采用大号桌卡后勤组签约用品1套后勤组演出道具3套礼品接待组手提袋接待组宣传资料接待组笔记本电脑及ppt资料两台?接待组新闻稿50（含软盘）接待组装饰背景板2个展示组舞台1个展示组大幅挂墙喷绘2张展示组花篮10个/三层会务组指路水牌3个会务组嘉宾胸花40个会务组表一、会议流程时间内容投影幕灯光音效会务13:30签到、来宾参观/现场乐队轻松的背景音乐投影XXLOGO/会议主题PPT灯光全亮音效使用工作人员协调来宾停车/礼仪小姐迎宾/发放资料/发放礼品/VIP接待14:00开场舞现场特写舞台效果音乐伴奏带、催场14:05主持人开场白/介绍到场嘉宾投影XXLOGO/会议主题PPT会议灯光主持人上台追光灯应用现场音乐停止音效应用准备开盘仪式14:07XX领导致辞开盘仪式PPT灯光全亮音效应用主持人串词14:10主管领导致词开盘仪式PPT灯光全亮音效应用主持人串词14:13两位领导启动观筑开盘观筑项目Video追光灯应用音效应用开盘仪式(电动)14:18电子小提琴演出(1)投影XXLoGO/会议主题PPTPAR灯/电脑灯同时应用制造热烈的现场气氛灯光应用烟机应用主持人串词（介绍一下节目）14:23第一次抽奖（三等奖）抽奖画面追光灯/PAR灯/电脑灯同时应用制造热烈的现场气氛现场乐队扇情的背景音乐音效应用烟机应用准备抽奖程序/奖品由XX领导抽取主持人串词14:28项目总设计师致辞设计、规划PPT灯光全亮音效应用资料准备14:38主持人串词电子小提琴（2）投影XXLOGO/情景主题PPTPAR灯/电脑灯同时应用制造气氛灯光应用效果应用演员准备道具准备效果准备主持人串词14:45项目园林设计师致辞园林设计、规划PPT灯光全亮音效应用资料准备主持人串词14:50项目顾问公司致辞项目PPT灯光全亮音效应用资料准备主持人串词14:55第二次抽奖（二等奖）抽奖画面追光灯/PAR灯/电脑灯同时应用制造热烈的现场气氛现场乐队煽情的背景音乐音效应用烟机应用准备抽奖程序/奖品由中原领导抽取抽奖人的职务名字要确认好15:00主持人串词投影XXLoGO/情景主题PAR灯/灯光应用演员准备拉丁乐队演出（两首歌）PPT电脑灯同时应用制造气氛效果应用道具准备效果准备主持人串词15:10明星业主现场换签仪式投影XXLOGO/会议主题PPTPAR灯/电脑灯同时应用制造气氛背景音乐明星邀请准备物品屏幕切换主持人串词15:22第三次抽奖（一等奖）抽奖画面制造热烈的现场气氛现场乐队准备奖品屏幕切换由明星嘉宾抽奖15:30主持人宣布会议结束致谢画面追光灯/PAR灯/电脑灯同时应用制造热烈的现场气氛彩炮应用二、现场工作注意事项：1、按时到位一所有参会人员必须在会议开始前一小时按时到位以保证工作顺利进行；2、服装-除一些小型会议或特殊说明的会议以及AVsystem（AV系统组）、ExhibitionTeam（展示组）外，参加会务工作的人员一律着正装；3、签到一负责签到的工作人员需协调好与客户的关系，在没得到客户允许的情况下不能和来宾或记者交换名片，如有需要需在签到处以外且客户不在场的情况下进行；4、工作举止一会议过程中所有工作人员在各自的岗位上应保持端正的站姿或坐姿，不能靠在墙上，不应该聚众聊天给来宾与客户懒散的感觉，负责出入口的工作人员开关门时要注意不能出现特别大的声音影响会议；5、接待来宾一对于来宾的询问应正确使用礼貌用语，如I：“您好！有什么需要帮忙的？”并耐心解答，如遇到无法解答的问题不能轻易说“不知道”,可以说“对不起！请您稍等我叫专业人员帮您解答J或是说：“这个问题请您跟我来，我们会有专业人员为您解答”然后将来宾引导至相关客户处让客户进行解答，6、休息一项目经理视现场需要安排工作人员轮流休息，休息时应该到不影响会议的休息区休息，同时工作人员休息时不能聚在一起打牌或远离会场，在休息时间结束后准时替换其他人员；7、就餐一由项目经理安排工作人员就餐，工作人员在会议现场在未经允许的情况下不能使用会议现场为来宾准备的食品和茶歇，如需要饮水应该到不影响来宾的场所，就餐时应该到会场以外的场所，以不影响会场形象及卫生为准则；8、财务一现场发生费用一律从Finance&SupportTeam（财务及后勤保障组）支出，费用经手人员需提供发票或是收据，工作人员产生的交通费或是其它费用在会后由项目经理签字认可后到公司财务报销；9、保洁一工作人员有责任维护会场整洁，不能在会场内或客户面前吸烟，如遇会场内有垃圾出现任何人都有责任第一时间找来清洁工打扫，如果找不到清洁工需自己动手；10、物品使用一对于现场使用的各类物品实行专人专管制度，所有物品与器材统一由后勤管理，使用时到后勤组领取并进行登记，若产生遗失或损坏由责任人负责修复或赔偿；