河南XX职业技术学院新校区建管局文件及档案管理办法（2024年）.docx

河南XX职业技术学院新校区建管局文件及档案管理办法第一条文秘、档案管理人员应严格遵守保密工作规定和档案管理制度。第二条凡上级和其它单位送达或传真的各种书面文件、函件须由综合管理部文秘人员登记，配备专门的收文记录薄。第三条登记后的文件及时交有关领导签阅批示，并在承办完毕后及时归档。技术资料的收发严格按领导批示办理。第四条建管局签发的各种行文底稿一律由文秘人员向档案人员归档。综合管理部档案由专人负责。第五条建管局各部要设置专人负责各类文件、技术资料和图纸的管理工作。按照综合管理部档案管理要求，认真做好各类文件、技术资料和图纸的归档工作。要明确责任，做好文件、图纸移交登记。第六条归档文件和图纸要求必须保存原件。特殊情况先保存复印件或传真件，再联系相关部门原件保存。协议合同等重要文件归档时手续要完备。否则，档案人员不予接收。第七条通过学校办公室收发的与新校区建设工作有关的各类文件，综合管理部除按规定及时归还还要备份归档。第八条各部门安排专人做好录音、录像、图片等资料的编制、收集、管理工作，并定期向综合管理部移交。重要音像资料要及时移交。第九条综合管理部要加强档案管理，对各种归档文件和图纸要及时进行登记、编号、分类存档，以备查阅。要编制归档文件检索目录，编制新校区建设工作文件汇编，对省市、学校及建管局的重要文件、会议纪要、工作简报全部进行扫描，方便档案利用，提高档案利用率。第十条根据档案工作需要，运用必要档案管理软件，进行科学化管理，缩短档案查阅时间，提高工作效率。第十一条严格规范各类文件、技术资料的借阅手续，要认真填写档案利用情况登记簿，并及时催还，保证归档文件完整齐全。已归档的各类文件资料一般不再外借，对确需借出的档案原件一般要由副局长批准。重要档案原件的外借要经局长批准。若需复印件，须经建管局有关负责人批准。第十二条综合管理部档案管理要严格按照档案库房“八防”要求，做好档案防火、防水、防盗、防霉等安全管理工作。第十三条要建立档案责任制度，加强档案诸环节的管理，出现问题要及时向部门负责人和主管领导汇报。出现严重失误和事故，要追究当事人和相关人员责任。