采购合同管理制度.docx

1.目的为规范公司合同管理的方式和程序，提高经济效益，避免或减少合同纠纷，根据中华人民共和国合同法及其它相关法律、法规和规章，结合公司实际情况，特制订本管理制度。2 .范围适合公司对外签订的各类经济合同3 .参考文献3.1 中华人民共和国合同法3. 2采购部管理制度4 .定义无5 .权责5.1 采购部负责在职权范围内进行合同的日常管理工作，进行合同的起草、审核、合同的谈判、签订及合同执行管理。5.2 如有需要，其它部门或副总按职能可参与合同的谈判、会签5.3 主管副总负责合同的审查、批准5.4 总经理负责合同的批准（仅限于合同金额高于30万元的合同）。5.5 风险管控部门负责人负责合同的把关、确认。6 .作业流程6. 1合同的签订和审查合同的签订必须遵守国家的法律、法规及相关政策，关系重大的合同签订应进行可行性分析论证。根据具体情况的需要，采购部相关负责人应对合同对方进行相应的资信审查，审查范围有以下内容：.1审查对方主体资格：是否具备法人资格、营业执照是否经过年检、对方名称是否与营业执照上核定的名称相符等。.2审查对方代理人或负责人资格：是否有正式的授权委托书，委托权限期限是否有效，是否是对方公司正式职员等信息。.3审查对方经营范围：是否按核准登记的范围开展经济活动。.4审查对方履约能力：是否有支付能力，是否有生产力（生产设备、人员等）。.5对于履约能力或资信状况较差的，应要求其提供合法、真实可信的担保，对方出示担保文件者的，应审查担保人的资格。采购部相关负责人与合同对方进行协商谈判，就合同条款在双方自愿、平等基础上达成一致，再根据具体要求和相关资料编制和修改完善合同，合同包括的内容和要求如下：.1合同首部：包括合同的名称及合同编号、签约地点及日期。.2合同正文：包括合同标的、权利和义务、数量和质量要求、价款或酬金、履约期限、地点和方式、违约责任，根据法律规定或按照合同性质必须具备的条款及当事人一方要求必须具备的条款。.3合同尾部：包括合同份数、签约方的开户行及账号、双方公章或合同专用章、法定代表人或代理人签章。.4以上内容要求必须符合国家有关法律、法规和规章的规定，条款完备，权利义务明确，文字表述准确，逻辑严密。合同编制修改完成后，进行合同文件内容的会签和审核，与合同事项相关的部门参与文件的会签确认，然后交分管副总或总经理审核、批准并签字确认。.1合同的审核、批准，应对合同的合法性、真实性、履行可行性、价格合理性进行审核并签字确认。最后将合同流转到风险管控负责人进行审查签字。6. 2合同的履行采购部应对合同执行的全过程负责，并及时向部门负责人、分管副总或总经理报告合同执行情况，必要时，其它相关部门应可以协助。合同生效前，不得实际履行合同，对于特殊情况造成的未签订合同而已经履行的项目，采购部应尽快完善合同，并不得将我方义务提前到合同签订日前,合同生效后，应实际、全面履行合同。采购部有责任及时发现对方不履行或不全面、不适当地履行合同的情况，并应在法定或合同约定的期限内向对方提出，若收到对方关于履行方面的书面异议，应在法定或约定的期限内答复。合同在履行中如发生遗漏、偏差等问题，采购部应及时采取补救措施，主动与对方协商、签订补充合同，赋予补充合同与正式合同同等的法律效力。合同执行应按照公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或旅行情况并向部门主管、主管副总或总经理汇报。6.3合同的变更与解除合同的变更和解除必须具备法定事由，符合法定程序，采取法定形式。合同的变更和解除由采购部受理，在征得主管副总、风险管控负责人、总经理同意后，采购部应在法定或约定的期限内以书面形式告知对方，不得超过有效期限答复。对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护公司合法权益出发，从严控制。变更解决合同未经双方书面协议前，原合同继续有效，仍应履行，但特殊情况经双方一致同意的例外。变更解除合同一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等）。因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负的责任外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。变更解除合同的协议、文书、电传、图表等应与原合同一起存放、归档合同的变更、解除的审批程序与合同签订时相同。6. 4合同纠纷的处理合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按合同法等有关法律、法规的规定妥善处理，处理可采用以下方式:.1协商：双方协商解决的，应签订书面协议，双方代表人签字并加盖公章或合同专用章。.2调解：纠纷一方或双方可请第三人或上级主管部门进行调解，达成调解协议。.3仲裁：合同有关仲裁条款或事后达成仲裁协议的，可向仲裁机构申请仲裁。.4诉讼：合同中没有仲裁条款，事后又没有达成仲裁协议且不能协商解决的，可向人民法院起诉。合同纠纷处理，应由公司合同执行部门派人参加，双方已签订的解决合同纠纷的协议书、调解书、仲裁机关的仲裁书以及人民法院发生法律效力的调解书、判决书，应由采购部、风险管控部妥善保管。对方当事人逾期不履行已发生法律效力的仲裁决书、调解书、判决书的，由公司相关部门负责人在经过公司相关领导同意后依法向人民法院申请强制执行。合同纠纷处理完毕后，采购部及相关部门（人员）应及时将相关材料汇总、归档。编制/日期：审核/日期：批准/日期：合同签订审批流程:供应商资质审查AE国合同的起草与修改完善部门主管审核签字不通过J总经二审核签回风控负责人审核签字、盖章注：合同金额超过30万元，需要总经理审核签字